Gjør det enklere å visualisere komplekse prosesser eller algoritmer ved å utarbeide et flytskjema.
Illustrasjoner har alltid vært et enestående hjelpemiddel for å forstå og håndtere intrikate oppgaver. Og når det gjelder flytskjemaer, har de utallige bruksområder.
Fra å tydelig fremstille et helhetlig bilde av enhver prosess til inspeksjon og etablering av standarder for kvalitet og effektiv arbeidsflyt, bidrar det til smidig gjennomføring av alle prosesser.
I tillegg bidrar det til å kommunisere hele prosessen til teamet. Det muliggjør også identifisering av uønskede trinn og flaskehalser, noe som fremmer forbedring av arbeidet.
Er ikke dette svært nyttig?
Joda, det er det!
La oss utforske flytskjemaer nærmere og se hvordan man konstruerer dem.
Hva er et flytskjema?
Et flytskjema er et diagram som sekvensielt illustrerer en prosess eller algoritme, enten fra topp til bunn eller fra høyre til venstre. Det bryter ned det samlede arbeidet i mindre oppgaver og kulminerer i en løsning eller avslutning av prosessen. Det kan skapes både på papir eller digitalt ved hjelp av passende programvare.
Det kan beskrives som et virtuelt kart som forenkler forståelsen av en prosess.
Mange forfattere har kategorisert flytskjemaer basert på deres egne kriterier. For eksempel har Sterneckert klassifisert diagrammer etter «Flow Control». Han skiller mellom fire typer flytskjemaer:
Disse er:
- Dokumentflytskjemaer
- Systemflytskjemaer
- Dataflytskjemaer, og
- Programflytskjemaer.
Det finnes mange andre klassifikasjoner av flytskjemaer basert på andre prinsipper.
Hvordan forenkler flytskjemaer forståelse?
Et flytskjema hjelper deg å forstå vanskelige prosesser umiddelbart ved å forenkle arbeidsflyten eller algoritmen. Det gir en klar visualisering av enhver kompleks prosess. Det hjelper også med å spore hva som er utført, hva som skal gjøres videre, og hva som gjenstår.
Dette gjør det lettere å analysere situasjonen og følge den for å oppnå sikre og ønskede resultater. I siste instans fører det til en forhåndsdefinert konklusjon ved slutten av et gitt scenario.
Flytskjemaet viser hele prosessen ved hjelp av ulike former for de ulike trinnene. Trinnene kan være handlinger, beslutninger, dokumentasjon, inn/utdata, venting, forsinkelse, osv. Det er en standardform for hvert trinn. Dette er ikke faste regler, men globale konvensjoner som gjør dem lett tilgjengelige for alle.
For eksempel, hvis et trinn innebærer en beslutning, skal en rombe benyttes. Det finnes tilsvarende former for ulike typer trinn. Pilene fungerer som veivisere og indikerer rekkefølgen på trinnene. Det er mange visuelt tiltalende former for trinnene, som rektangler, romber, ovaler, osv.
Fremtredende former og deres bruk i flytskjemaet
De ulike formene ble utviklet for å definere trinnene i et flytskjema. Det finnes en rekke former for ulike typer flytskjemaer og trinn. Noen fremtredende og ofte brukte former er:
- Terminator – Denne ovale formen representerer start- og sluttpunkter, samt resultatet/utfallet av en vei i diagrammet.
- Beslutning – Denne rombeformen representerer et beslutningspunkt og gir to alternativer som resultat av et «Ja» eller «Nei»-svar på beslutningen. I datamaskinalgoritmer kan dette relateres til «hvis-ellers»-setninger som brukes for å sammenligne og produsere binære utdata.
- Prosess – Rektangelet brukes for å representere en handling eller funksjon i prosessen. Det kan være ett enkelt trinn eller flere sammenhengende trinn.
- Dokument – Denne formen brukes når et dokument er kilden til inndata, som for eksempel mottak av brev, e-post, bestillinger osv. Det brukes også når et dokument er utdata, som f.eks. notater, brev osv.
- Data (Input/Output) – Den rombeformede figuren brukes til å angi data som tilføres prosessen (input) eller som kommer ut av prosessen (output).
- Forhåndsdefinert prosess – Denne figuren representerer en kjent prosess eller en prosess som er definert et annet sted. Den kan også brukes for komplekse prosesser. Det er ikke nødvendig å inkludere disse i flytskjemaet, men man kan bruke dem for å forstå en prosess» interne funksjon.
- Manuell inndata – Som navnet tilsier, representerer dette inndata som gis manuelt. Vanligvis gjøres inndata via en enhet eller et verktøy.
- Forsinkelse – Dette symbolet representerer forsinkelser i en del av prosessen. Du kan også spesifisere forsinkelsens varighet inne i D-formen.
- Kommentar eller merknad – Kommentar-symbolet brukes når et trinn krever tilleggsinformasjon. Dette symbolet er i parentes med nødvendig tekst. Det kan også ha en stiplet linje forbundet med en bestemt del av flytskjemaet som krever forklaring.
- Database – Denne sylinderformen indikerer at data er lagret i en lagringstjeneste.
- On-page Connector – En On-page Connector er en liten sirkel som forbinder ulike elementer på samme side for å unngå forvirrende og rotete utseende.
- Off-page Connector – Dette symbolet forbinder elementer på forskjellige sider. For komplekse prosesser kan flytskjemaer strekke seg over flere sider. Disse off-page-koblingene gjør ting enklere.
Vanlige bruksområder for flytskjemaer
I tillegg til datamaskinalgoritmer, blir de brukt i ulike områder som forretning, produksjon, utdanning, ingeniørfag, salg og markedsføring. De omfatter alle mulige områder i en prosess og gir en fullstendig oversikt fra start til slutt.
La oss se på noen vanlige bruksområder for flytskjemaer før du begynner å lage din egen.
Effektive datamaskinalgoritmer
Flytskjemaer er utrolig nyttige for utvikling av effektive datamaskinalgoritmer. De hjelper til med å forstå kompliserte problemstillinger og presentere en helhetlig idé for å lage effektive, logiske løsninger som algoritmer. Dermed kan de bidra til å kommunisere, diskutere og analysere algoritmer.
Planlegging av nye prosjekter
Flytskjemaer er svært nyttige ved planlegging av nye prosjekter i team. De hjelper med å visualisere trinnene som trengs for å fullføre et prosjekt effektivt.
Revisjon av prosesser
Flytskjemaer gir ikke bare en oversikt over arbeidet, de bidrar også til å identifisere problemer i prosessen. Ved å dele opp arbeidet i små trinn som er koblet sammen, blir det lettere å identifisere unødvendige trinn og forbedringsområder. Dette sparer tid og sikrer en jevn arbeidsflyt.
Administrere arbeidsflyt
Arbeidsflytskjemaer (en type flytskjema) brukes for å administrere arbeidsflyt. Arbeidsflyt kan omhandle organisering av menneskelig arbeid eller integrering av prosesser, eller begge deler.
Prosesser legges til rette for å gi mest mulig effektiv og virkningsfull produksjon.
Modellering av forretningsprosesser
Flytskjemaer er nyttige for å dokumentere forretningsprosesser, som kan være komplekse og ha mange mulige utfall. Flytskjemaer gir en oversikt og korrekt retning for prosessene. En unik diagramtype er «hendelsesdrevet prosesskjede» (EPC) diagram som benyttes for forretningsprosesser.
Beslutningstaking 🤔
Flytskjemaer illustrerer alle mulige valg som gjør beslutningsprosessen raskere, datadrevet og enklere. Flytskjemaer bidrar til å strukturere beslutningstanking og dermed gjøre det enklere å ta raske beslutninger.
Creately
Creately er et praktisk verktøy for å lage flytskjemaer ved hjelp av maler, og har automatiseringsfunksjoner som øker hastigheten på prosessen. Det tilbyr mange former, diagramtyper, snarveier på verktøylinjen, temaer og stiler som fremhever innholdet.
Arbeidsområdet er ryddig, slik at du kan fokusere på å lage flytskjemaet uten å bli distrahert. Dette er en av mange grunner til at selskaper som PayPal, Amazon og eBay har brukt tjenesten over tid.
Du kan starte med en gratisplan med begrensede funksjoner. De betalte planene, som starter fra $4,95/måned, gir deg tilgang til flere funksjoner slik at du får en fullverdig opplevelse av verktøyets potensial.
For AWS-skytjenestearkitekter har de et spesielt diagramverktøy.
Edraw
Edraw Flowchart Maker er kompatibel med Windows, Mac og Linux. Verktøyet er like bra som de andre som er nevnt i denne artikkelen og brukes av store selskaper som Samsung, IBM og Intel.
Det tilbyr mange symboler, former og elementer som kan inkorporeres ved hjelp av et dra-og-slipp-grensesnitt. Det er også svært brukervennlig, og selv de som ikke har brukt slike verktøy tidligere vil kunne lære seg bruken raskt.
Se programvaren i bruk her:
Det beste med Edraw Flowchart Maker er deres engangspriser som kan spare deg for mye penger over tid.
Lucidchart
Lucidchart er et dra-og-slipp verktøy for å lage flytskjemaer med et omfattende bibliotek av former og elementer. Du kan starte med et tomt lerret eller velge en mal for raskt å komme i gang. Elementene kan kobles sammen og tilpasses i farger og tekst.
Når du er ferdig, kan du lagre og dele flytskjemaet i forskjellige formater, og samarbeide med teammedlemmer. Lucidchart kan også integreres med Google Workspace og Microsoft Office-applikasjoner for økt produktivitet.
Zen flytskjema
Zen flytskjema er et gratis verktøy som brukes av over 650 000 brukere, inkludert Google og Spotify. Det er kjent for sin brukervennlighet, og det krever bare noen få klikk for å sette sammen flytskjemaet. Du kan legge til nye noder og koble sammen eksisterende noder med smarte koblinger.
Grensesnittet er rent og minimalistisk, slik at du kan fokusere på å lage innhold uten forstyrrelser. Du kan enkelt endre fargen på nodene og style dem ytterligere med ett klikk.
Når du er ferdig med å lage flytskjemaet, kan du lagre det som en PNG eller som et live-dokument som oppdateres med endringene dine.
SmartDraw
Du kan bruke SmartDraw online eller laste ned programvaren for Windows for å lage flytskjemaer. Begge alternativene er like brukervennlige, så det er en smakssak.
Du kan starte med en av de mange forhåndsdefinerte malene, og deretter legge til trinn med bare noen få klikk. Du trenger ikke bekymre deg for formatering, da dette gjøres automatisk av verktøyet. Verktøyet organiserer elementene for et godt visuelt uttrykk.
De opprettede flytskjemaene kan lagres i en delt mappe for samarbeid med teamet. Hvis du trenger hjelp, kan du kontakte deres supportteam via e-post eller telefon.
Diagrammer
Diagrammer lar deg lage flytskjemaer og andre diagrammer for ulike formål. Det tilbyr mange elementer i ulike kategorier som grunnleggende, avansert, diverse, osv.
Du kan gjøre mange tilpasninger i arbeidsområdet for å sikre at resultatet er tilpasset dine behov og preferanser. Det er også enkelt å koble elementer med piler og sørge for riktig justering.
Du bør også vurdere å bruke denne programvaren til å lage et applikasjonsarkitekturdiagram.
Canva
Vi har alle hørt om Canva. Det er et allsidig verktøy der du kan lage utrolige flytskjemaer med profesjonelt utformede maler og enkelt justere farger, skrifttyper og justering.
Verktøyet er utviklet for å være brukervennlig, og alt er basert på dra-og-slipp. Du kan bruke opptil 20 forskjellige grafer og legge til ulike symboler, bilder, ikoner, osv.
Når du er ferdig med flytskjemaet, kan du lagre det, laste det ned eller legge det inn i presentasjoner med bare noen få klikk.
Konklusjon
Vi har sett på flytskjemaer og deres anvendelser og hvordan du kan komme i gang med å lage imponerende flytskjemaer.
Du kan også se på Mind Map Maker for å visualisere ideene dine.