Skill Will Matrise: En Dybdegående Veiledning for Ledere
Skill Will-matrisen er et uvurderlig redskap for å styre teamets prestasjoner, individuelle ansattes ytelse og det generelle engasjementet på arbeidsplassen.
Som leder for en bedrift eller et prosjekt, er dine handlinger avgjørende for produktiviteten, ytelsen og engasjementet til teammedlemmene dine. Innenfor forretningsadministrasjon finnes det en rekke verktøy og metoder som kan bidra til å sikre kontinuerlig drift og vekst år etter år.
Skill Will-analyse er et slikt verktøy. Ledere innen HR, drift og prosjektledelse benytter seg av denne metoden for å optimalisere samspillet med sine ansatte og teammedlemmer.
Vi vil nå utforske dette verktøyet i dybden, slik at du kan øke din forståelse og anvende det effektivt i din egen arbeidskontekst. Gjennom å mestre denne metoden, tilegner du deg også en viktig ferdighet som er karakteristisk for en fremgangsrik leder.
Hva er en Skill Will-matrise?
Ledere i virksomheter bruker Skill Will-verktøyet for å vurdere ansattes prestasjoner basert på to hovedelementer:
- Ansattes ferdigheter og kompetanse.
- De ansattes motivasjon og vilje til å jobbe.
Matrisen er utformet som en 2×2-kvadrant, som kan visualisere som en graf. Ferdigheter plasseres langs X-aksen, mens vilje plasseres langs Y-aksen. Den venstre delen av X-aksen representerer lav kompetanse, mens den høyre delen representerer høy kompetanse.
Tilsvarende representerer den nedre delen av Y-aksen lav vilje, og den øvre delen representerer høy vilje. Når disse aksene krysses, dannes fire distinkte områder. Hvert område representerer forskjellige nivåer av ferdigheter og vilje, som igjen gir grunnlag for å vurdere en persons egnethet for et bestemt prosjekt.
De som faller inn i de ulike områdene av matrisen krever ulike tilnærminger for å utnytte arbeidsstyrken på best mulig måte. Alternativet er å si opp eksisterende personale og ansette nytt, men selv da vil Skill Will-analyse være et nødvendig verktøy for å vurdere potensielle ansattes kompetanse og vilje.
Hvordan ble Skill Will-matrisen til?
Ken Blanchard og Paul Hersey utviklet en situasjonsbestemt lederskapsmodell på 1970-tallet. Denne modellen baserte seg på utviklingsnivået til medarbeidere og den tilhørende lederstilen. Modellen presenterte en 2×2-matrise med fire lederstiler: Dirigere, Veilede, Støtte og Delegere.
For medarbeiderne identifiserte de fire kategorier: Høy kompetanse og høyt engasjement, høy kompetanse med varierende engasjement, noe kompetanse og lavt engasjement, og lav kompetanse med høyt engasjement.
Denne kvadranten for medarbeidere er en forløper til dagens Skill Will-diagram. Konseptet ble mer populært etter publiseringen av Max Landsbergs «The Tao of Coaching» i 1996.
Betydningen av ferdighet og vilje i Skill Will-matrisen
For å utvikle en verdifull Skill Will-matrise, er det viktig å definere begrepene ferdighet og vilje i denne sammenhengen:
Ferdighet
Ferdigheter refererer til de tekniske og kreative evnene en ansatt besitter. Dette inkluderer ferdigheter som regnskapsføring, databasehåndtering, filbehandling, kartlegging, datainnsamling, webutvikling, apputvikling, salg og markedsføring. Disse ferdighetene er avgjørende for en virksomhets drift.
Ferdigheter utvikles gjennom kontinuerlig læring, opplæring, eksponering for nye konsepter og praktisk erfaring på arbeidsplassen. Ansatte kan klassifiseres etter ferdighetsnivå som ekspert, avansert, middels eller nybegynner.
Vilje
En persons vilje reflekterer deres motivasjon. Dette kan uttrykkes som:
- Motivasjon til å fullføre oppgaver innen fristen.
- Villighet til å lære nye verktøy, ferdigheter og konsepter.
- Motivasjon til å utvikle seg i karrieren.
- Villighet til å følge ledelse.
Utdanningsnivå, arbeidserfaring og ferdigheter har stor innvirkning på de ansattes viljestyrke. Ledere må derfor tilpasse sin tilnærming, med mer omsorg for de mindre motiverte enn de høyt motiverte ansatte.
Formålet med Skill Will-matrisen
Etter å ha identifisert og klassifisert ansatte etter ferdigheter og vilje, må man velge den mest hensiktsmessige lederstilen. Skill Will-diagrammet hjelper med å identifisere de passende lederstilene.
#1. Dirigere
Direksjon handler om å identifisere hva som motiverer ansatte med lav kompetanse og lav vilje, og bruke denne innsikten for å oppnå resultater. Det er viktig at resultatene er av høy kvalitet, relevante, målbare og oppnås innen fristen.
#2. Veilede
Matrisen viser at ansatte med lav kompetanse, men høy vilje krever veiledning. Det er viktig å:
- Diskutere veiledningens omfang og oppgaver med den ansatte.
- Dokumentere coachingøkter og prosjekter.
- Forklare og demonstrere arbeidsprosesser.
- Etablere kvalitetsstandarder.
Når du veileder ansatte, bør du følge standardiserte coachingsmodeller.
#3. Engasjere
Skill Will-matrisen identifiserer teammedlemmer med høy kompetanse, men lav vilje. Disse ansatte trenger et lite dytt og kan gi betydelig produktivitet. Det handler om å anerkjenne deres kompetanse og verdsette deres bidrag.
#4. Delegere
Noen få individer vil alltid ha både høy kompetanse og høy vilje. Skill Will-diagrammet identifiserer disse, slik at du kan delegere prosjektoppgaver til dem. Før delegering er det viktig å fastsette kvalitetsstandarder, tidsfrister og leveranser.
Kvadrantene i Skill Will-matrisen
Kvadrant 1: Lav ferdighet og lav vilje
Ansatte i denne kvadranten krever maksimal oppmerksomhet. De trenger grundig opplæring for å utvikle ferdighetene som er nødvendige for prosjektet, samt motivasjon for å oppfylle tidsfrister og levere resultater.
Kvadrant 2: Lav ferdighet og høy vilje
Ansatte i denne kvadranten kan vise høyere produktivitet og effektivitet med veiledning og støtte. La dem gjennomgå opplæring for å lære de nødvendige ferdighetene. Involver dem i prosjektet med tett oppfølging, og reduser kontrollen etter hvert som de utvikler seg.
Kvadrant 3: Høy ferdighet og lav vilje
Disse ansatte trenger et motiverende dytt. Ha en-til-en samtaler for å forstå hvorfor de ikke er engasjert. Tilbakemelding, endret lederstil og overvåking er effektive metoder for å coache dem.
Kvadrant 4: Høy ferdighet og høy vilje
Medarbeidere i denne gruppen er ideelle for oppgavedelegering. La dem jobbe selvstendig med klare leveranser, tidsfrister og kvalitetskrav. Anerkjenn deres suksess og involver dem i beslutningsprosesser.
Skill Will-matrise vs. Kompetansematrise
En kompetansematrise er en oversikt over tilgjengelige og nødvendige ferdigheter for et prosjekt. Den inneholder også informasjon om interesse og ferdighetsnivå for spesifikke prosjektoppgaver.
Skill Will-matrisen kartlegger høy og lav ferdighet mot høy og lav vilje i en 2×2-kvadrant. Dette identifiserer fire typer medarbeidere: Delegerende, Engasjerende, Veiledende og Dirigerende. Målet er å utvikle en lærings- og utviklingsplan for de ansatte i kategoriene Dirigerende og Veiledende.
Anvendelsesområder for Skill Will-matrisen
#1. Agile/DevOps-prosjekter
Agile DevOps-prosjekter krever produktivitet, effektivitet, kontinuerlig forbedring og rettidig levering av produkter/tjenester.
Ledere kan bruke Skill Will-diagrammet for å identifisere medarbeidere som raskt kan engasjeres i prosjektet. Opplæring kan tilrettelegges for å heve kompetansen og viljen til andre ansatte.
#2. Ny leder
Matrisen er et uvurderlig verktøy for en leder som begynner i et nytt team. Gjennom en Skill Will-analyse kan du raskt danne et inntrykk av hvordan du bør samhandle med ditt nye team.
#3. Gjeninnføring på kontoret etter pandemien
Etter COVID-19-pandemien må de fleste organisasjoner bruke Skill Will-matrisen til å vurdere:
- Arbeidsinnstilling.
- Håndtering av arbeidsbelastning.
- Kompetanse: oppnådd eller mistet.
- Karrieremål og ambisjoner.
- Lønnsbehov.
Dette hjelper ledere å raskt integrere teamet tilbake i arbeidsrutinen.
#4. Fusjon og oppkjøp
Når nye teammedlemmer fra en annen vertikal legges til, er det lurt å gjennomføre en Skill Will-analyse. Dette gir et bilde av hvem som trenger opplæring, og hvem som er klare til å bidra umiddelbart.
#5. Omorganisering av virksomhet
Under omorganisering må ledere omplassere arbeidsstyrken i tråd med nye mål og strategier. Skill Will-analysen gir et grunnlag for å flytte medarbeidere fra utdaterte avdelinger til mer krevende stillinger.
#6. Sporing av ferdigheter
Før en Skill Will-analyse må du samle inn data om ansattes kompetanse. Dette kan gi grunnlag for en database over medarbeidernes ferdigheter.
Hvordan lage en Skill Will-matrise
En leder eller et lederteam kan lage et Skill Will-diagram, basert på foreløpige data om ansatte eller teammedlemmer.
Denne informasjonen brukes til å bestemme nivået på vilje og ferdigheter. For å samle disse dataene kan man bruke et online spørreskjema, bestående av to sett spørsmål:
Evaluering av ferdighetsnivå
- Utdanningsbakgrunn.
- Arbeidserfaring.
- Styrker og svakheter.
- Demonstrerte forretningsferdigheter.
- Fullførte kurs og sertifiseringer.
- Positive og negative tilbakemeldinger.
Evaluering av viljenivå
- Personlige og profesjonelle mål.
- Proaktiv eller reaktiv i oppgaver.
- Jobbytte og frekvens.
- Samhandling i teamet.
- Generell holdning.
- Engasjement på arbeidsplassen.
Lag deretter en matrise med fire bokser. Plasser ansatte i de aktuelle kvadrantene basert på svarene. Du kan se «Kvadrantene i Skill Will-matrisen» for informasjon om hvordan kvadrantene er navngitt.
Det finnes også maler som kan forenkle prosessen:
Skill Will-matrise Mal
Creately
Mens programmer som Microsoft Word, Microsoft Visio og Microsoft Excel kan brukes for å lage et Skill Will-diagram, tilbyr Creately en nettapp som samler prosessen. Denne plattformen gir et arbeidsområde for å samle, analysere og planlegge ansattes ferdigheter.
Creately-malen er gratis å bruke i prøveperioden. Funksjoner inkluderer:
- Innsamling av ansattes data online.
- Samarbeidsanalyse av ansattes ferdigheter.
- Egendefinerte databaser.
- Integrasjon med anerkjente apper.
- Moderne former, emojier, vedlegg og kommentarfelt.
Arbeidet kan lagres offline som PNG, SVG, PDF, JPEG og CSV.
Scilife
Scilife er en leverandør av løsninger for kvalitetskontroll, dokumenthåndtering og arbeidsflyt for helsesektoren. Som del av et gratis verktøy- og guideprosjekt, tilbyr de en gratis nedlastbar mal for ferdighetsmatriser. Denne matrisen kan brukes for å samle inn data om ansattes kompetanse før prosjekttildeling.
Den Microsoft Excel-baserte malen har følgende funksjoner:
- Identifiser ferdighetsgap som hindrer fremdrift.
- Samle og visualiser teamets kompetanse.
- Formuler lærings- og utviklingsplaner.
- Verktøy uten skjevheter som gir riktig innsikt i ansattes ferdighetsnivå.
Malen kan lastes ned og åpnes med Excel. Selv om den ikke tilbyr en 2×2-kvadrant for Skill Will-matrisen, kan den brukes for innledende datainnsamling.
Siste ord
Skill Will-matrisen er et anerkjent verktøy for å vurdere ansattes ytelse, ferdigheter og læringsmuligheter. Bruk denne ledelsesteknikken for å rekruttere nye teammedlemmer til prosjekter, samt trene eksisterende medarbeidere for å fremme produktivitet og vekst.
Med denne veiledningen bør du kunne forbedre din arbeidsplass. Det finnes også maler som forenkler prosessen med å lage en Skill Will-matrise.
For å spore og administrere prosjektfremdrift effektivt, kan du også lese denne ultimate veiledningen om milepældiagrammer.