Det gamle ordtaket «Tid er penger» resonerer sterkt i dagens samfunn. Vi lever i en verden hvor tempoet er høyt og konkurransen intens. Hvert sekund teller, både i privatlivet og i yrkeslivet. Evnen til å administrere tiden effektivt spiller en avgjørende rolle i mange viktige aspekter av livet vårt.
Dette gjelder spesielt i næringslivet. Effektiv tidsstyring kan være en avgjørende faktor for en organisasjons suksess. Jo mer produktivt et team er, desto større er inntjeningspotensialet. Derfor legger moderne organisasjoner stor vekt på å administrere og utnytte tiden på en optimal måte, blant annet ved å bruke verktøy for tidsregistrering.
Hvorfor bør man vurdere tidsregistrering?
Tidsregistrering er tett knyttet til produktivitet og brukes for å måle hvor effektivt en person utfører sine oppgaver. Ledere bruker denne informasjonen til å forbedre driftsprosesser og redusere kostnader, med det formål å øke fortjenesten. En rapport fra Harvard Business Review viser at den amerikanske økonomien taper rundt 50 millioner arbeidstimer daglig, tilsvarende et tap på 7,4 milliarder dollar, på grunn av ineffektiv tidsbruk.
Årsakene til dette er mange. Distraksjoner som sosiale medier, uformelle samtaler, og nyhetslesing tar opp mye tid. Tidsregistrering er også i tråd med Parkinsons lov, som sier at arbeid utvides til å fylle den tiden som er satt av til å fullføre det. Det vil si at hvis man får to dager på å fullføre en oppgave som egentlig tar fem timer, vil den som oftest ta to dager. Dette fordi folk antar at de trenger mer tid, selv om de kunne gjort det raskere.
Tidsregistrering er spesielt viktig når man leder et eksternt team. Man har ikke den samme muligheten til å overvåke alle ansatte, og hyppige video- eller telefonsamtaler kan være en distraksjon. Løsningen er et tidsregistreringsverktøy, som kan bidra til å opprettholde produktiviteten.
Hva er tidsregistreringsprogramvare?
Tidsregistreringsprogramvare er et dataprogram som lar deg registrere den totale tiden en ansatt bruker på å fullføre en bestemt oppgave. Den gir rapporter og statistikk som kan analyseres for å forbedre produktiviteten og holde oversikt over tidsbruk. Opprinnelig ble denne typen programvare brukt i tjenesteytende næringer, men nå brukes den av virksomheter i alle størrelser og bransjer, samt av frilansere.
Hvordan kan det hjelpe?
Tidsregistrering gjør det mulig å sammenligne faktisk tidsbruk med planlagt tid. Ved å måle og identifisere faktorer som påvirker ytelsen, kan man forbedre prosesser og effektivitet.
Få innsikt i tidsbruk
Tidsregistreringsprogramvare gir et helhetlig bilde av når, hvor og hvordan ansatte bruker tiden sin. Avvik kan analyseres og diskuteres, slik at man kan prioritere riktige oppgaver og hjelpe ansatte med forbedringsområder.
Øk lønnsomheten
Ved å spore tid nøyaktig, kan man se hvilke aktiviteter som gir god avkastning og hvilke som ikke gjør det. Dette gir grunnlag for å overvåke og planlegge prosjektbudsjetter og omprioritere oppgaver.
Ledelsen kan også bruke timeregistrering til å fastsette priser for kunder. Tidsregistrering motiverer ansatte til å være fokuserte og produktive, da de har en klar oversikt over tidsbruken sin og kan planlegge arbeidet bedre.
Kommuniser fremgang
Feil kan skje, og det er menneskelig å ikke alltid levere i henhold til plan. Tidsregistrering gjør det enklere for ansatte å kommunisere utfordringer i forkant av frister, dersom oppgaver tar lengre tid enn forventet.
Fremmer disiplin
Tidsregistrering skaper en følelse av ansvar og fremmer disiplin. Det motiverer ansatte til å fullføre oppgaver innen fastsatte tidsrammer, i stedet for å utsette dem.
Her er noen av de beste tidsregistreringsprogramvarene som kan hjelpe teamet ditt med å holde seg produktive, effektivisere prosjekter og fullføre oppgaver i tide.
DeskTime
Med DeskTime kan du øke produktiviteten og overvåke prosjektfremgang med en sikker og brukervennlig tidsregistreringsapplikasjon.
Programvaren hjelper med prosjekt- og fakturabehandling, samt planlegging av fridager og ferier. DeskTime gir også innsikt i sykefravær og daglige aktiviteter for å forstå arbeidsflyten bedre. Rapportene kan tilpasses og sendes til kunder for økt transparens. Programvaren integreres med applikasjoner som Asana, JIRA, Zapier, Basecamp, Trello og GitLab.
DeskTime tilbyr sikkerhet med kryptering, brannmurer og datasentersertifiseringer i henhold til ISO 27001 9001. Andre funksjoner inkluderer:
- Automatiske skjermbilder og aktivitetsmåling
- URL- og appsporing
- Kostnadsberegning
- Dokumenttittelsporing
- Prosjektsporing
Det er også et supportteam tilgjengelig via e-post og chat.
Bonsai
Bonsai er et verktøy for selvstendig næringsdrivende som inkluderer tidsregistrering.
Med Bonsai kan man angi timepriser for ulike prosjekter og fakturere timer med et enkelt klikk. Det er også mulig å runde av tider for enklere beregning. Bonsai skinner spesielt når man registrerer tid for hele team, med en timeliste som angir totalt antall timer og fakturerbart beløp. Bonsai fungerer på macOS, iOS, Android og som en Chrome-utvidelse.
Det er ingen gratisversjon, men man kan prøve en fullversjon i 14 dager. Abonnementene gir tilgang til fakturering, regnskap, oppgavebehandling og skatteplanlegging.
RescueTime
RescueTime er et tidsregistreringsverktøy som automatisk sporer tidsbruk, uten manuell input. Programmet gir mulighet for 1-klikks offline tidssporing, for å fange opp tid som ikke tilbringes online.
Med FocusTime kan man blokkere distraherende apper og nettsteder. RescueTime integreres med applikasjoner som Google Calendar og Slack, og fungerer med macOS, Windows, Android, iOS og Chrome. Det er en 14-dagers gratis prøveperiode.
Teamdeck
Teamdeck er en programvare for tidsregistrering som gir oversikt over fakturerbare timer på tvers av avdelinger og prosjekter. Programmet lar deg sammenligne prosjektplaner med timelister og justere budsjetter. Teamdeck hjelper deg med å overvåke ytelsen til teamet og beregne nøkkeltallsindikatorer basert på tilgjengelig data. Det er et nyttig verktøy for kreative byråer og programvarehus.
Programvaren er gratis for opptil to medlemmer, med betalte planer fra $3,99/medlem/måned. En 7-dagers gratis prøveperiode er tilgjengelig.
Timecamp
Timecamp er en kraftig og brukervennlig programvare for tidsregistrering for ulike bransjer og virksomheter. Programvaren lar ansatte spore aktivitetene sine og arbeide ansvarlig. Timecamp skanner applikasjonsdomenenavn automatisk og organiserer dem i kategorier.
Rapporter hjelper deg med å måle lønnsomhet og spore budsjetter, mens faktureringsfunksjonen lar deg markere tid som fakturerbar eller ikke-fakturerbar. Timecamp integreres med over 100 applikasjoner, inkludert Trello, Asana, Slack og Google Kalender. Prisen er $5,25/måned ved årlig fakturering.
Time Doctor
Time Doctor er en tidsregistreringsprogramvare som forbedrer produktivitet og fokus. Daglige rapporter og timelister gir deg en oversikt over produktiviteten din. Det intuitive dashbordet viser oppgaver, klienter og distraksjoner.
Time Doctor lar deg spore spesifikke applikasjoner og nettsteder, og gir mulighet for skjermbilder for å identifisere distraksjoner. Du kan hvitmerke klienter for å gi dem tilgang til rapporter og skjermbilder. Lønn beregnes automatisk. Programvaren er kompatibel med Windows, Android, Mac, Linux og iPhone. Time Doctor integreres med GitHub, JIRA, Trello og Slack. Prisen er $10/måned.
Harvest
Harvest er en brukervennlig tidsregistreringsprogramvare. Over 50 000 bedrifter bruker programvaren globalt. Harvest samler data fra timelister i et sammendrag for å se hvordan teamet ditt presterer.
Utgifter og fakturerbar tid konverteres enkelt til profesjonelle fakturaer, og du kan motta betalinger online. Prognose er en tilhørende app for planlegging av tid. En 30 dagers prøveperiode er tilgjengelig.
Toggl
Toggl er en enkel programvare for tidsregistrering. Et klikk er alt som skal til for å starte tidtaking, og Toggl minner deg på om du glemmer å starte eller stoppe timeren. Toggl har 100+ populære integrasjoner.
Du kan angi tid manuelt eller konvertere kalenderhendelser til tidsoppføringer. Rapporter kan eksporteres til PDF, CSV og Excel. Prosjektoversikten gir deg et visuelt overblikk over dataene. Fakturerbare priser kan tildeles prosjekter. Data synkroniseres i sanntid på tvers av enheter.
TMetric
TMetric er en app for timeregistrering. Den sporer effektivt oppgaver og analyserer produktivitet, med mulighet for å sette oppgavebudsjetter.
TMetric gir oversikt over arbeidsdager, oppmøte og fakturerbare timer. Programmet integreres med andre applikasjoner. Det finnes en gratis plan for team på opptil fem medlemmer.
BeeBole
BeeBole er en tidsregistreringsprogramvare som tilbyr fleksibilitet med månedlig, ukentlig eller daglig sporing og ferie/fraværsadministrasjon. Programmet er tilgjengelig på flere enheter og integreres med faktureringsprogramvare og ERP via API. Det støtter også Office 365 og Google Suite-integrasjon.
BeeBole har DCAA-godkjenning, er GDPR-kompatibel og tilgjengelig på flere språk. Det er en 30 dagers gratis prøveperiode.
Workpuls
Workpuls hjelper deg med å overvåke produktivitet. Prosjekter administreres med et Kanban-tavle, og du kan spore hvilke nettsteder og apper ansatte bruker. Programmet gir også muligheten til skjermbilder.
Workpuls muliggjør manuell tidsregistrering, produktivitetsmerking og fakturahåndtering. Data kan lagres i skyen eller lokalt. De bruker Google Cloud for sikker datalagring.
Hubstaff
Hubstaff fokuserer på å forbedre produktiviteten. Dashbordet gir oversikt over ansattes timer og timelister. Du kan bruke GPS og geofence-tidsregistrering, samt sette opp automatiske klokker for Android- og iOS-enheter.
Hubstaff gir mulighet for å sende påminnelser om uproduktive nettsteder. Programmet kan registrere skjermbilder, plassering og arbeidstider for ansatte. Spor lønnssatser og timer, og angi budsjetter for varsler om grenser.
Clockify
Clockify er en gratis minimalistisk app for tidsregistrering for ubegrenset antall brukere, prosjekter og sporing. Programmet fungerer på både datamaskin og mobil.
Du kan logge inn på den ukentlige timelisten, se totale tid/aktivitet og legge til notater. Dashbordet viser toppaktiviteter og visuelle diagrammer over tidsbruk. Rapporter kan filtreres og eksporteres, og du kan invitere teamet til å registrere oppmøte.
Timely
Timely automatiserer tidsregistrering og notattaking. Programmet registrerer arbeid og tid brukt på applikasjoner, og kunstig intelligens utarbeider timelister. Det synkroniserte sanntidsdashbordet gir oversikt over arbeidet til teammedlemmer.
Du får en rask oversikt over loggede timer og kapasitet. Timely støtter integrasjoner og stedssporing, og programmet bruker ikke skjermbilder for personvern.
TrackingTime
TrackingTime er en brukervennlig timelisteapp som hjelper deg med å registrere arbeidstimer og prosjektstatus i sanntid. Programmet tilbyr fleksibilitet for prosjektbudsjettering, lønn og fakturering, og er kompatibelt med applikasjoner som Todoist, Smartsheet, Trello og Microsoft Teams.
Bonustips for å motivere teamet til å registrere tid
- Forklar hvorfor tidsregistrering er viktig, og hvordan det kan være en fordel for både ansatte og selskapet.
- Gjør prosessen enkel og fleksibel, og bruk et intuitivt verktøy for å automatisere prosessen.
- Lag klare retningslinjer, da det er viktig å fullføre oppgaver korrekt.
- Alle, inkludert ledere, bør følge de samme retningslinjene. Når de ser at ledere registrerer sin tid, aksepterer de ansatte det som en naturlig praksis.
- Be om tilbakemelding om hvordan tidsregistreringsopplevelsen er, og lytt til forslag til forbedring.
Konklusjon
Tidsstyring er ikke enkelt, det krever engasjement og målrettet innsats. Tidsregistreringsprogramvare kan forenkle prosessen for teammedlemmer, slik at de kan bli mer produktive og disiplinerte. Dette vil skape en vinn-vinn-situasjon for alle i teamet.