En av de utfordrende oppgavene til enhver bedriftsprosjekteier eller -leder er å lage en handlingsbar WBS for prosjektledelse. Det er et av de viktigste verktøyene for å administrere ethvert kommersielt prosjekt. Derfor er WBS-verktøy virkelig nyttige for prosjektledere.
Hvis du synes det er utfordrende å lage en WBS-mal for det kommende prosjektet, har du kommet til rett sted! Vi skal forklare WBS i prosjektledelse på et enkelt språk. Vi vil også introdusere deg for noen svært populære og populære verktøy som toppprosjektledere bruker for å lage WBS-ark på jobben.
Innholdsfortegnelse
Hva er en arbeidssammenbruddsstruktur (WBS)?
En arbeidsnedbrytningsstruktur (WBS) er en tabell som identifiserer og viser prosjektkomponenter og leveranser. En WBS i prosjektledelse er et verktøy som gir prosjektledere en klar oversikt over hvilket innhold/produkt/tjeneste prosjektet skal levere til oppdragsgiver.
I hovedsak bør du lage WBS-malen som et hierarki av komponenter prosjektet skal produsere. Denne strukturen hjelper også prosjektledere med å organisere et prosjektteams oppgaver og plikter i små biter av mål.
De fleste WBS-verktøy for forretningsprosjekter er mer enn 3 nivåer dypere. Imidlertid kan du også finne opptil 2 til 4 nivåer dypt hierarki av leveranser og komponenter i et lite prosjekts WBS-ark.
Hva er typene WBS?
#1. Leveringsbasert WBS
Som navnet antyder, vil dette WBS-arket hovedsakelig fokusere på prosjektleveransene. Dette kan være et fysisk produkt, digitalt innhold eller en nettbasert tjeneste (nettside/mobilapp.) Det knytter enkelt prosjektets omfang til hver leveranse. Prosjektledere bruker ofte denne WBS-malen til å lage prosjektbudsjetter, ressursberegninger osv.
Et sant eksempel ville være et WBS-ark for bilproduksjon. Interiør, kropp og elektronikk utgjør de første elementene i hierarkiet. Deretter kan du koble de riktige komponentene du må produsere for hvert av disse hodene.
#2. Prosessbasert WBS
Denne typen WBS-verktøy vil definere prosjektet ditt knyttet til arbeidsfaser, funksjoner og trinn. Du kan enkelt tilordne forskjellige trinn til forskjellige ferdigheter og disipliner. Det hjelper å identifisere hva slags verktøy du trenger, krav til ferdigheter osv.
Et eksempel på denne typen vil være et WBS-utkast for et utviklingsprosjekt for mobilapper. Her utgjør faser av apputviklingen som konfigurasjon, systemtester, kritisk systemgjennomgang og brukersystemer det første nivåhierarkiet. Du kan nå koble andre faser til de aktuelle overskriftene.
Hva gjør WBS til en go-to-løsning for prosjektledere?
#1. Det gir en klarhet på toppnivå over prosjektoppgavenes ansvarlige ressurser. Derfor kan prosjektledere umiddelbart nå ut til det rette teammedlemmet hvis de trenger oppgavestatuser.
#2. Du vil aldri gå glipp av noen prosjekttrinn eller leveranser når du distribuerer en effektiv WBS-mal.
#3. Siden WBS-arket fremhever alle leveransene og fasene visuelt, kan prosjektledere sikre at hver del av oppgaver/leveranser blir fullført i tide.
#4. WBS-verktøyet hjelper deg også med å fikse feil og feil i prosjektet ditt som ikke er lett identifiserbare i begynnelsen av prosjektet.
Sjekk ut denne ultimate listen over toppverktøy som hjelper deg med å lage et effektivt strukturark for arbeidssammenbrudd:
mandag
I tillegg til å være en førsteklasses prosjektledelsesprogramvare, monday.com gir deg også en WBS-mal. Med dens hjelp kan prosjektledere sømløst planlegge og kontrollere prosjektene sine. Denne malen er ikke bare gratis, men klar til bruk, slik at du får en prøveplan for arbeidssammenbrudd for å komme i gang akkurat nå.
Brukere kan laste ned denne intuitive malen for å utvikle en personlig plan ved å legge til handlingspunkter og omorganisere oppgavene basert på prosjektprioriteringsmatrisen. Med denne malen blir gjennomføringen av planen en uanstrengt prosess.
Alt du trenger å gjøre er å tilordne hvert handlingselement til teammedlemmene. Den lar deg spore fremgang på hvert trinn gjennom ulike beregninger. Malen kommer også med funksjoner, for eksempel å legge til nytt element med ett klikk, søke- eller filtreringstavle, deling osv.
Lucidchart
Lucidchart er en intelligent diagramprogramvare som hjelper deg å drive innovasjon gjennom diagrammer og samarbeid. Ved å bruke WBS-skaperen kan brukere lage en arbeidsnedbrytningsstruktur for prosjektene sine på noen få minutter. Verktøyet kommer med et intuitivt grensesnitt og noen robuste funksjoner for å tilpasse en WBS i henhold til prosjektets behov.
Brukere kan begynne å lage strukturen ved å dra figurer på lerretet og sette inn oppgaver i individuelle figurer. Den lar deg også definere oppgaveeierskap og skille mellom oppgaver og underoppgaver gjennom dens omfattende formateringsfunksjoner.
Lucidchart tilbyr samarbeid i sanntid, chat i redaktøren og omtalekommentarer for umiddelbare oppdateringer og deling. Dette skybaserte verktøyet kan nås fra hvor som helst og fra hvilken som helst enhet. Den har også betinget formatering som hjelper deg med å fargekode oppgavene og organisere roller og andre elementer i strukturen.
Kreativt
Med WBS-verktøyet til Kreativt, kan du administrere prosjektleveransene på en bedre måte. Med sin arbeidsnedbrytningsstrukturprogramvare kan prosjektledere visualisere omfanget av prosjekter. På denne brukervennlige visuelle plattformen kan brukere bryte ned et prosjekt i mer håndterbare milepæler for enkel arbeidsadministrasjon.
Creately lar deg legge til detaljerte dokumenter, lenker og vedlegg til hver WBS-leveranse. Den støtter også import av data fra prosjektstyringsverktøy slik at brukere kan identifisere hull og overlappinger i prosjektkrav.
WBS-plattformen inneholder ulike innebygde verktøy for å lage dashboards, presentasjoner og rapporter for interessentene. Dessuten støtter den flere app-integrasjoner for eksport og import av prosjektdata.
Dette verktøyet er designet for ekte teamsamarbeid. Nå kan tverrfunksjonelle team holde seg på linje gjennom sanntidskommunikasjon og samarbeid. Den inneholder funksjoner som samarbeid med flere brukere, nevne kommentarer, statussporing på arbeidsområdenivå, flere tilgangsnivåer og roller, og smarte varsler for å koble alle sammen over hele linjen.
EdrawMax
Leter du etter en programvare for struktursammenbrudd der du kan få gratis og enkle å tilpasse maler? Gå for EdrawMax å visualisere hele prosjektomfanget ved å lage interaktive WBS. Ved å lage strukturen på dette verktøyet kan du organisere målene på en enkel og forutsigbar måte.
Her kan du velge mellom flere strukturmaler for arbeidssammenbrudd som kan brukes direkte. Den har også et rikt symbolbibliotek der du kan legge til nyttige symboler ved å dra og slippe dem på lerretet. For de som ønsker å utdype diagraminnholdet, tillater EdrawMax import og eksport av tilleggsdata for tilpasning.
Brukere kan laste ned strukturen fra dette WBS-verktøyet i forskjellige formater, inkludert PDF, DOCX, XLSX, PPTX, JPG, HTML, SVG og PNG. Deretter kan de også dele og laste opp disse filene til forskjellige plattformer. Den støtter også innebygging av diagrammet i e-poster, sosiale medier og nettsteder.
PlanHammer
PlanHammer er en plattform for å lage online WBS-diagrammer med letthet. Det er en kraftig programvare med kraftige prosjektstyringsmuligheter. Programvaren lar brukerne bryte ned prosjektene sine mens de tildeler oppgaver til lagkameratene og samarbeider med dem på samme tid.
Siden dette WBS-verktøyet lar deg lage en fleksibel struktur, kan du utvide og kollapse oppgavetrær slik du ønsker å vise bare grenen du jobber med akkurat nå. Ved å klikke på info-knappen kan brukere også få detaljene for enhver oppgave.
PlanHammer gjør det superenkelt å legge til og fjerne oppgaver og underoppgaver i WBS. For hver overordnede oppgave har du også full frihet til å vise underoppgavene i utvidet eller listestil.
Denne interaktive WBS-kartmakeren forenkler skjermdeling og Chromecast-basert telecasting for en fantastisk presentasjon. Du kan også skrive den ut fra PDF-filen og dele papirkopien med interessentene.
Praxie
Ved hjelp av Praxie, kan du utmerke deg i WBS-prosjektledelse på to måter. Du kan enten bruke den interaktive appen til å lage en WBS fra bunnen av. Eller du kan bruke WBS-malen for å tilpasse den etter dine behov.
For å bruke malen må brukerne gjennomgå den og vurdere oppgavene som er inkludert i prosjektet ditt fra et trinn-for-trinn-synspunkt. Deretter må de liste ned alle deloppgavene og fullføre tabellen ved hjelp av de nødvendige dataene. Etter hvert som arbeidet skrider frem, må teammedlemmene oppdatere det slik at prosjektlederen kan ha en klar idé om det.
Ethvert team eller selskap kan komme i gang med Praxies samarbeidsverktøy ved å definere oppgaver og lage Action Items. Den skybaserte programvaren inkluderer også funksjoner, som fremdriftsdashboard, dataimport fra forskjellige SaaS-applikasjoner eller dokumenter, og et intuitivt grensesnitt.
OpenProject
OpenProject tilbyr deg en åpen kildekode-programvare for prosjektstyring som samtidig er robust og sikker. Dette verktøyet støtter ende-til-ende-prosessen for å administrere et prosjekt med strukturen for arbeidssammenbrudd.
I OpenProject-verktøyet kan du bryte ned hele prosjektet i håndterbare leveranser og aktiviteter ved hjelp av listevisningen. Dessuten kan du enten opprette en oppgave raskt med inline-oppretting eller bruke fullskjermvisningen for oppgaver med detaljert informasjon. Den viser også oppgavefremdriften og brukt tid for bedre analyse av prosjektet.
MatchWare MindView
MatchWare MindView er et tankekartleggingsverktøy med evne til å utvikle en arbeidssammenbruddsstruktur. Denne effektive konseptutviklingsprogramvaren kommer med 6 utskiftbare visninger for å lage en WBS. Du kan enkelt lage strukturen i topp-ned eller venstre-høyre layout.
Om nødvendig kan dataene eksporteres til et innebygd Gantt-diagram i applikasjoner, som MS Excel og MS Projects. MindView er et ideelt verktøy for å lage WBS-diagrammer, da det lar deg legge inn forskjellige elementer på et blunk og organisere dem i en struktur som passer til ditt spesielle prosjekt. Strukturen kan også redigeres sømløst hvis du trenger å gjøre endringer i den.
JadeALM
JadeALM lar deg lage WBS-diagrammer for prosjektene dine slik at du kan ha en klar prosjektstruktur. Det hierarkiske diagrammet er perfekt for å bryte ned fremdriften fra topp til bunn. Du kan enkelt se hvor hver deloppgave og oppgave hører hjemme i det store bildet av prosjektet.
Denne strukturen informerer deg også om hva som skjer og hvor. Siden brukere enkelt og praktisk kan dele opp prosjektet i mindre deloppgaver, mister de aldri fokus på kjerneverdien og målsettingen. JadeALM hjelper deg også med omorganisering og forutsigbarhet ved å administrere avhengigheter mellom mennesker, oppgaver, funksjoner og prosesser.
I tillegg er dette WBS-verktøyet svært nyttig for å administrere mindre leveranser. Sanntidsoppdateringen lar deg spore fremgang, ressurser og tildelte fra ett enkelt verktøy med fullstendig konsistens, åpenhet og enhetlighet.
Kakao
Kakao er et essensielt verktøy for team som ønsker å utføre en organisert og visuell nedbryting av oppgavene og deloppgavene. Den tilbyr en sofistikert WBS-mal som brukere kan tilpasse etter behovene til individuelle prosjekter.
I tillegg til å bruke det til et enkelt prosjekt som inneholder flere oppgaver som blir tildelt forskjellige personer, kan du også bruke det til større prosjekter som omhandler flere team.
Selv om du er en nybegynner bruker du ikke mye tid på å lære hvordan du kjører dette verktøyet. Den tilbyr et bredt utvalg av opplæringsprogrammer som inkluderer dedikerte og detaljerte guider og videoer. Du kan også gå gjennom bloggen og kunnskapsbasen for å finne ut om hvordan dette verktøyet fungerer.
Cacoo støtter integrasjon med ulike verktøy, som Google Drive, Google Docs, AWS, Dropbox, Slack, Adobe Creative Cloud, OneDrive, MS Teams, Visio og Zapier. Denne funksjonen gjør oppgaven med prosjektledelse enklere for deg.
Kan du bruke Gantt-diagram som WBS?
Et WBS-diagram viser prosjektets omfang og milepæler. Et Gantt-diagram hjelper deg med å visualisere prosjektaktivitetens tidslinje.
Et Gantt-diagram regnes ofte som en slags WBS for prosjektledelse. Brukere kan organisere sin WBS som et Gantt-diagram som inneholder koblinger mellom oppgaveavhengigheter og prosjektmilepæler.
De siste ordene
Så langt har du funnet en grundig diskusjon om det grunnleggende om WBS i prosjektledelse. Du har også oppdaget noen verktøy på toppnivå som kan hjelpe deg med å lage en profesjonell og feilfri WBS-mal.
I en prosjektleders profesjonelle karriere skiller ferdighetene til å utarbeide et WBS-verktøy dem fra nybegynnere. På samme måte, når du tar i bruk WBS-malen, reduserer du flaskehalser, øker produktiviteten og tjener til slutt mer enn amatørbedrifter som ikke bruker dette verktøyet.
Du kan også være interessert i å lære om teamcharter som legger til rette for effektivt samarbeid i et team.