Effektiv Oppgaveprioritering med Prioriteringsmatrisen
Å sette prioriteringer i arbeidslivet kan ved første øyekast virke enkelt. Man skulle tro det bare handler om å fullføre det oppdraget kunden definerer som mest presserende. I virkeligheten er det imidlertid ikke en hensiktsmessig måte å håndtere prosjektoppgaver på, spesielt ikke når det gjelder større forretningsprosjekter. Prioritering av oppgaver er en prosess som bygger på vitenskapelige prinsipper, ofte referert til som en prosjektprioriteringsmatrise.
For å oppnå suksess i et konkurransepreget marked er det avgjørende å ha mer enn en god idé, et dyktig team og avanserte verktøy. Det kreves at oppgavene utføres med høy kvalitet, uavhengig av om det dreier seg om applikasjonsutvikling eller produksjon av varer.
Høy kvalitet oppnås når teamet arbeider disiplinert og følger en systematisk tilnærming til fordeling, gjennomføring og avslutning av oppgaver. Prioriteringsmatrisen er et slikt verktøy som bidrar til å strømlinjeforme prosjektoppgaver og oppnå mer på kortere tid, gjennom planlagt utførelse av de viktigste oppgavene.
Denne artikkelen vil utforske hva en prosjektprioriteringsmatrise er, fordelene den gir, hvordan den kan brukes og ulike maler som finnes for å lette prosessen.
Hva er en Prioriteringsmatrise?
En prioriteringsmatrise er et analyseverktøy for prosjektoppgaver, ofte brukt sammen med andre verktøy for prosessledelse. Det brukes også i kombinasjon med Six Sigma-metodikk for å evaluere alternativer basert på bestemte kriterier og for å identifisere fokusområder.
Verktøyet er anvendelig uavhengig av prosjektets størrelse, enten det dreier seg om en enkel oppgave eller et komplekst prosjekt som tar flere år å fullføre. Det er heller ikke utelukkende forbeholdt bedrifter. Frilansere, selvstendig næringsdrivende og andre profesjonelle kan også dra nytte av dette verktøyet i både jobbsammenheng og personlige prosjekter.
Det kan oppstå usikkerhet blant prosjektinteressenter ved prioritering av oppgaver. I slike tilfeller gir prioriteringsmatrisen et vitenskapelig grunnlag for å velge den mest relevante oppgaven, basert på verdi og hastverk.
Utformingen av en prioriteringsmatrise kan variere avhengig av prosjektets kompleksitet og de valgte vurderingskriteriene. Enkle matriser kan for eksempel være 2×2 rutenett, hvor «Verdi» plottes mot «Kostnad». Mer komplekse matriser kan oppstå ved integrering av prioriteringsmatrisen med Six Sigma-metodikk.
Six Sigma Prioriteringsmatrise
Six Sigma, som en ledelsesmetodikk, er nært knyttet til prioriteringsmatrisen. Six Sigma fokuserer på gap-analyse, kontinuerlig prosessforbedring og eliminering av sløsing, og prioriteringsmatrisen er et sentralt verktøy i denne tilnærmingen.
I denne sammenhengen benyttes prioriteringsmatriser til å sammenligne flere datasett (minst to), hvor veide kriterier benyttes til å rangere oppgaver. En Six Sigma prioriteringsmatrise går utover en enkel 2×2-kvadrant fordi den evaluerer flere datasett.
Den består av:
- Utdatavariabler som kolonneoverskrifter øverst i diagrammet
- Inndatavariabler som rader i panelet til venstre
- Vektet poengsum, prosentandel, rangering og status helt til høyre i tabellen
- En beregnet vektet poengsum nederst i kolonneoverskriftene
Ved å bruke Six Sigma-metoden får man en logisk tilnærming til prioritering av prosjektoppgaver. Denne metoden fremmer konsensus blant alle interessenter.
Lynne Hambleton, en anerkjent forretningskonsulent, strategisk utvikler og forfatter, beskriver tre ulike typer Six Sigma prioriteringsmatriser i sin bok «Skattekiste av Six Sigma vekstmetoder, verktøy og beste praksis»:
#1. **Konsensuskriterier:** Anvendes når variabler med høyere score er viktigere. Denne metoden tar hensyn til alle teammedlemmers innspill og skaper en konsensusbasert modell med numeriske resultater.
#2. **Kombinasjonsmatrisen:** Er en blanding av årsak-virkningsdiagram og prioriteringsmatrise. Metoden beregner effekten av alle variablene på hverandre.
#3. **Full Analytical Criteria:** Dette er det mest komplekse Six Sigma prioriteringsverktøyet, hovedsakelig brukt av prosjektporteføljeforvaltere for å evaluere flere prosjekter og deres innvirkning på forretningsmodellen og kundeforhold.
Fordeler med Prioriteringsmatrise
#1. Prioriteringsmatrisen forenkler organiseringen av et stort antall oppgaver i henhold til deres betydning og verdi. Uten dette verktøyet kan det være vanskelig å skille viktige elementer fra de mindre viktige, da det er krevende å holde oversikt over alle oppgavene i et stort prosjekt.
#2. Verktøyet er svært fleksibelt og kan tilpasses. Teamet kan samles for å legge til eller fjerne variabler basert på oppgavene i det aktuelle prosjektet. Dette resulterer i et bredt spekter av prioriteringsmatriser.
#3. Eksisterende prosjektmatriser kan brukes som mal for nye prosjekter, noe som gjør prosessen mer effektiv. Man kan enkelt justere vekter, kriterier og variabler for å tilpasse malen til det nye prosjektet.
#4. Verktøyet er lett å forstå for alle teammedlemmer, også de som ikke er teknisk anlagt. Man legger inn oppgavelisten, poengsummen og kriteriene, og verktøyet gjør resten.
#5. Objektivitet står sentralt i verktøyet, noe som bidrar til å redusere subjektivitet som kan oppstå ved manuell prioritering.
#6. Prosjektledere og eiere kan delegere oppgaver mer effektivt, og maksimere utnyttelsen av den tildelte arbeidsstyrken ved hjelp av prioriteringsmatrisen.
Når bør man bruke Prioriteringsmatrisen?
Dette verktøyet er spesielt nyttig i følgende situasjoner:
- Prioritering av komplekse oppgaver, billetter eller problemer som innebærer flere variabler.
- Evaluering av inndata for å rangere feil, billetter, oppgaver eller prosjekter for å tildele prioriteringer.
- Planlegging av forretnings- eller personlige prosjektoppgaver for å sikre rettidig fullføring.
- Utarbeiding av et oversiktlig dokument som visualiserer viktige fokusområder i et prosjekt.
- Effektiv oppgavedelegering til teammedlemmer uten å forstyrre prosjektplanen.
- Fremme samarbeid i prosjektgruppen.
Prioriteringsmatrisen er nyttig for:
- Hjemmekontoransatte som håndterer både kontoroppgaver og husarbeid.
- Frilansere og entreprenører som trenger å prioritere prosjekter og oppgaver.
- Små, mellomstore og store bedrifter som evaluerer prosjekter basert på forretningsverdi.
- Prosjektledere som fører tilsyn med flere prosjekter og prosjektteam.
Hvordan bruke Prioriteringsmatrisen
For å bruke verktøyet effektivt er det viktig å forstå de forskjellige kvadrantene i prioriteringsmatrisen:
Kvadrant 1
- Oppgaver med høy verdi som krever lav innsats, men gir større effekt enn andre.
- Oppgaver i denne kvadranten er presserende og kritiske, og bør fullføres først.
Kvadrant 2
- Store prosjekter som krever mer innsats og gir stor effekt.
- Disse oppgavene har ofte ikke en spesifikk tidsfrist.
- Man bør sette rimelige milepæler for disse prosjektene og oppnå dem regelmessig.
Kvadrant 3
- Oppgaver som krever lav innsats og har liten effekt.
- Disse oppgavene bør delegeres til underordnede eller kolleger hvis mulig.
Kvadrant 4
- Oppgaver som ikke gir mye avkastning (ROI), men krever høy innsats.
- Disse oppgavene bør fullføres etter oppgavene i de andre kvadrantene.
- Det kan være hensiktsmessig å forbedre prosessene for å eliminere slike oppgaver helt.
Etter at man har forstått kvadrantene, er det på tide å ta prioriteringsmatrisen i bruk:
#1. Velg prosjekter eller oppgaver fra matrisen basert på variabler og utvalgte kriterier.
#2. Elementene som er valgt fra matrisen, vil automatisk ha verdi for virksomheten. Man bør likevel dobbeltsjekke for å unngå økonomiske tap.
#3. Velg neste oppgave fra prioriteringsmatrisen basert på rangeringene. Verktøyet fungerer som et prosjektplanleggingsverktøy.
#4. Bruk en programvare eller en mal for prioriteringsmatrisen for å vedlikeholde filene dine. Dette gjør det enkelt for interessentene å gjennomgå arbeidsprioriteringene dine, og du kan bruke malen på nytt i fremtiden.
Beste Praksis for Prioriteringsmatrisen
#1. Velg kriterier for å rangere oppgaver eller problemer gjennom en idédugnad med prosjekteiere, ledere, teammedlemmer og sluttbrukere.
#2. Bruk Analytic Hierarchy Process (AHP) for å oppnå enighet blant interessentene. Deretter setter man opp vektede kriterier som alle kan stole på.
#3. Poengprosessen bør være samarbeidsorientert. Man kan bruke elektroniske skjemaer og tavler for å oppnå enighet om den subjektive vurderingen av prioriteringsmatrisen.
La oss nå se på noen verktøy og maler som kan hjelpe deg med å bruke prioriteringsmatrisen:
Smartsheet
Smartsheet er et globalt anerkjent arbeidsområde- og prosjektstyringsverktøy som brukes av bedrifter i alle størrelser. Hvis arbeidsplassen din allerede har et abonnement på denne skybaserte appen, kan du enkelt bruke løsningssenteret for å lage en brukervennlig produktprioriteringstavle.
I løsningssenteret finner man forskjellige prosjektstyrer, som for eksempel finans og regnskap, kundehåndtering og menneskelige ressurser. I produktutviklingsgruppen vil man finne den nødvendige prioriteringsmatrisen.
Hvis du ikke har et Smartsheet-abonnement, eller ikke ønsker å prøve ut prøveversjonen, tilbyr Smartsheet en grunnleggende prioriteringsmatrise som kan lastes ned gratis av alle. Du finner den på Smartsheet-maler bibliotek. Her vil du finne 2 til 3 maler som kan lastes ned i Excel, PDF eller Word.
Miro Priority Matrix
Miro er en annen pålitelig løsning som samler ulike forretningsapper på ett sted, som en tavle, et hybrid arbeidsområde, et verktøy for eksterne møter, flytskjemaer og prosjektplanlegging. Miro tilbyr også et kvalitetsarkiv av maler for tids- og prosjektstyring, som for eksempel tankekart, Kanban-tavler, tjenesteplaner og prioriteringsmatriser.
Søk etter «Prioritering» i malbiblioteket, og du vil finne prioriteringsmatrisemaler som 2×2, 3×3 og RICE (rekkevidde, innvirkning, selvtillit og innsats).
Disse malene må tilpasses i Miro-tegnebrettet. I motsetning til Smartsheet kan man ikke laste ned malen og bruke den i et Excel-ark. Du kan derimot eksportere brettet i delbare formater som JPEG, PDF, CSV og JIRA-kompatible filer.
Miro er kjent for sitt samarbeid rundt prosjektplanlegging og idédugnad. Miro-prioriteringsmatrisemalen tilbyr en rekke samarbeidsverktøy, som for eksempel stemmegivning, presentasjonsmodus, notattaking i sanntid, chat, videochat og skjermdeling.
Eisenhower Matrisemal: Evernote
Evernote er en app for notattaking som også tilbyr dokumentsynkronisering, dokumentskanning, organisering av kalenderplaner og strømlinjeforming av oppgaver. Evernote tilbyr også maler for bedrifter, hjemmebruk og arbeidsformål. En slik mal er Eisenhower Matrisen.
Eisenhower Matrisen, som ligner prioriteringsmatrisen, har lenge vært brukt for å prioritere oppgaver i forretningsprosesser. Det er en 2×2-kvadrant hvor man rangerer oppgavene basert på deres viktighet og hastverk.
Venstre kolonne inneholder overskriftene: Haster + Viktig, og under den Haster + Ikke viktig. Kolonnen til høyre har overskriftene: Viktig + Ikke Haster og Ikke Viktig + Ikke Haster.
Du kan tilpasse malen i Evernote-appen gjennom en prøveversjon eller et betalt abonnement.
Google Workspace Priority Matrix
Hvis organisasjonens retningslinjer begrenser deg til Google Workspace-økosystemet, kan du prøve Prioriteringsmatrise, utviklet av prioritymatrix.com. Det er en Google Workspace Marketplace-app som er utviklet med ressurser fra Google, som Google Cloud-appmotoren.
Det intuitive brukergrensesnittet gir et rammeverk for prioritering. Du kan også kommunisere teamprioriteringer gjennom samarbeidsprosjekter. Noen av de viktigste funksjonene er:
- Oppgavedelegering
- Oppgavestyring
- Styring av flere prosjekter
- Integrasjon med Gmail, Google Drive, Google Docs og mer
- Oppgavesortering ved hjelp av avansert filtrering
I praksis hjelper verktøyet deg og teamet ditt med å fokusere på de riktige oppgavene. Det er imidlertid en abonnementsbasert app. Etter at den gratis prøveperioden er over, må du kjøpe en lisens for å fortsette å bruke verktøyet.
Som vi har sett, er prioriteringsmatrisen et populært tidsstyringsverktøy for beslutningstaking. Mange prosjekter, både enkle og komplekse, benytter dette verktøyet for å identifisere hvilke oppgaver som krever umiddelbar fokus og hvilke som kan utsettes.
Konseptet og vitenskapen bak denne teknikken er solid, og verktøyet hjelper teamet ditt med å maksimere oppgaveprioriteringen mot prosjektmålene dine. Verktøyet bruker vektede poengsummer for å rangere oppgavene. Men bruken av prioriteringsmatrisen kan bli utfordrende på grunn av:
- Vanskeligheter med å finne de rette kriteriene for bruk av verktøyet
- Vanskeligheter med å veie kriteriene riktig i samarbeid med kundene
- Utfordringer knyttet til sanntidssamarbeid og det å jobbe sammen
- Utfordringer med å lage den perfekte malen som kan fungere i de fleste prosjekter
Med kunnskapen fra denne artikkelen og tilgjengelige, gratis verktøy for prioriteringsmatrisen, blir det enklere å implementere dette i dine egne prosjekter, både alene og i team.
Du er kanskje også interessert i den beste prosessadministrasjonsprogramvaren for å drive forretningsvekst.