Mens du jobber med mange ansatte på arbeidsplassen, må HR administrere informasjon om dem alle for nøyaktig beslutningstaking på dyktig måte.
En slik krevende oppgave krever mye og gir mindre tid til andre HR-ansvar.
En HRIS kan potensielt være en utmerket investering for å administrere informasjon om de ansatte og maksimere effektiviteten.
I denne artikkelen vil du finne ut hva HRIS-programvare er, dens typer og åtte HRIS-programvare for å ta seg av HR-relaterte aktiviteter.
Så la oss ta det fra toppen.
Innholdsfortegnelse
Hva er en HRIS-programvare?
Et Human Resource Information System, også kjent som HRIS, er et system som digitaliserer menneskelige ressursaktiviteter og prosesser.
Du kan også si at en HRIS er en programvare som tar seg av menneskelige ressursaktiviteter som ansattinformasjonshåndtering, regnskap, lønn, etc.
Ettersom HRIS tar seg av alle disse oppgavene, blir det lettere for HR å ta bedre beslutninger ved å fokusere mer på å analysere dataene enn å prøve å samle inn og kompilere dem. I tillegg til det kan hele organisasjonen jobbe mer effektivt og smidig.
De fleste HRIS-programvare har vanligvis funksjoner som trengs for ende-til-ende administrasjon av menneskelige ressurser.
Fordeler med HRIS-programvare
Automatiserte prosesser for raskere fullføring av oppgaver
Vanlige HR-oppgaver som sporing av permisjonsdager, oppmøte, lønn, etc., er alle automatisert av en HRIS. Dette hjelper deg å spare tid hvis du har gigantiske team å håndtere.
Enkel rekruttering, kandidatvurdering og onboarding
En HRIS kan samle inn og skanne mange CVer om gangen for å finne den beste kandidaten til en stilling. Disse funksjonene gjør HRs jobb enkel ved å eliminere behovet for å sjekke alle CVer selv.
Selv etter at en kandidat er ferdigstilt, kan HRIS ta seg av mange onboardingsoppgaver.
Øker samarbeid og intern kommunikasjon
En HRIS er også ment for at alle ansatte skal holde kontakten med HR-teamet. De kan finne fremmøtedata, lønnsslipper, resultatanalyse og be om permisjoner eller kampanjer gjennom HRIS.
Ansattes rapporter og analyser
En HRIS kan spore alle ytelsesberegninger satt for de ansatte og lage ukentlige, månedlige, kvartalsvise og årlige rapporter for detaljert analyse.
Raskere og nøyaktig beslutningstaking
Eventuelle beslutninger om å administrere de ansatte kan tas effektivt ved å analysere alle rapportene og lese de ansattes informasjon fra HRIS-databasen.
Integrasjon med andre verktøy
En HRIS kan integreres med alle andre verktøy bedriften din bruker til ulike oppgaver. En av de vanligste metodene for integrering er å integrere et prosjektstyringssystem med en HRIS.
Dette gjør det mulig for HR å se hvilke ansatte som har utført hva slags arbeid og hjelper dem med å generere karakterer for hver ansatt.
Nå som du vet hva HRIS-programvare er, her er tingene du bør se etter når du investerer i HRIS-programvare.
Hvordan velge riktig HRIS-programvare?
Forstå dine behov
Det første og viktigste før du trykker på avtrekkeren er å forstå hva du vil ha fra HRIS.
Det finnes ulike typer HRIS-programvare (mer om dette senere). Begynn med å begrense valget ditt avhengig av disse typene.
List deretter oppgavene du vil automatisere og administrere ved hjelp av en HRIS og se den totale arbeidsstyrken du forventes å administrere.
Rådgivning av andre avdelinger
En annen faktor du bør vurdere før du får en HRIS er å konsultere alle avdelingsledere, IT-støtte og hele HR-teamet.
Dette vil gi deg et innblikk i hva alle ting må tas vare på.
I tillegg kan det å konsultere andre i bedriften åpne deg for noen forslag som kan brukes når du kjøper en HRIS.
Sett et budsjett
Ulike typer HRIS og leverandører vil ha løsninger som tilbyr forskjellige pakker basert på funksjonene deres.
Hvis du setter et budsjett i henhold til dine behov og forventet avkastning på investeringen, kan du begrense listen til bare noen få programvare.
Du bør også vurdere å få programvare som enten er et engangskjøp eller har pakker med lengre varighet som gir visse rabatter.
Snakk med leverandørene og forstå programvaren
Når du har laget en liste over HRIS-programvare du mener er god nok for dine behov, ta kontakt med leverandøren.
Sett opp et møte for å diskutere hvordan systemet fungerer og forstå alle funksjonene grundig.
Dette vil gi deg en idé om hvordan funksjonaliteten på papir fungerer som leverandørene lover. Du kan også sammenligne disse programvarene med hverandre for å ta de riktige avgjørelsene.
Delta i demoøkter
Hvis det er gratis demoer for HRIS du velger, ikke gå glipp av dem. En demo kan være fantastisk for å faktisk få en praktisk følelse av funksjonaliteten og forviklingene til programvaren.
Hvis du har disse faktorene i bakhodet, kan du identifisere en flott HRIS-programvare.
Her er en liste over noen av de beste HRIS-programvarene vi har funnet. Ta en titt og se hva som passer utmerket for deg og din organisasjon.
Freshteam
Freshteam HRIS er en flott programvare for ansattes ledelsesoppgaver som onboarding, offboarding, administrering av ansattes informasjon og oppmøtesporing.
Funksjoner
- Konfigurer systemet for onboarding og samle inn og lagre ansattes dokumenter effektivt på plattformen
- Analytisk datarepresentasjon og enkle rapporter for kandidatpipelines og endringer i arbeidsstyrken
- En selvbetjeningsportal lar ansatte legge til inn- og uttider, permisjoner osv.
Freshteam HRIS er et utmerket verktøy for medarbeiderinformasjon og arbeidsstyrkestyring. Du kan prøve programvaren gratis med en 21-dagers prøveversjon for å se om den passer.
Rislende
Rislende er en omfattende HRIS som tilbyr et bredt spekter av funksjoner som kan ta seg av stort sett alt for en HR.
Funksjoner
- Integrerer med slike som Slack, Zoom, Google Workspace, etc.
- Administrer ansattesendringer, onboarding og offboarding-oppgaver enkelt
- Håndterer kompensasjonsoppgaver som å administrere lønn, automatisk skattetrekk, etc.
- Administrerer andre ansattegoder som helseforsikring
- Ansattes tids- og nærværsstyring og sporing
- Innebygd Learning Management System for produktopplæring, opplæring i etiske retningslinjer, etc.
Rippling er sannsynligvis en av de beste løsningene for HR-ledelse, men kommer på en dyrere side.
Zoho People
Zoho People er en HRIS for sporing av ansattes data og ytelse med funksjoner som LMS, Analytics og tilpasningsfunksjoner, sammen med kjernefunksjoner for HR.
Funksjoner
- Ansattadministrasjonsfunksjoner som innsamling og lagring av personellinformasjon, klassifisering av arbeidsstyrke, etc.
- Funksjoner for oppmøtesporing og avspasering
- Håndterer dokumentasjon ved onboarding av en ny ansatt
- Corporate LMS med alle typer opplæringssystemer
- Tilpassbare arbeidsflyter og selvbetjeningssystem for alle ansatte
- Enkel integrasjon med Zoho Payroll for å administrere kompensasjon og fordeler for dine ansatte
Standard Zoho People HRIS er bare flott for ansattes ledelse og noen få andre HR-oppgaver. Hvis du leter etter lønnsfunksjonalitet, må du få Zoho Payroll sammen med denne HRIS, som også vil øke kostnadene.
ADP
ADP er en HRIS som tilbyr funksjonalitet som ansattes tidsstyring, lønn, fordeler og forsikring, compliance-tjenester og HR-outsourcing.
Funksjoner
- Flott lønnsbehandling med raskere innskudd og integrasjon med forretningsprogramvare
- Effektiv og automatisert arbeidsstyrkeadministrasjon med løsninger for tidsregistrering og oppmøte
- Enkel rekruttering og onboarding med screeningtjenester for riktig ansettelse
- Tilgang til HR-outsourcing for alle større HR-oppgaver
- Overholdelsestjenester som skatter og verifisering av ansatte
ADP er en flott HRIS for små bedrifter som ikke har et stort HR-team til å håndtere alle oppgavene. HR-outsourcing-tjenesten er også ganske nyttig for startups som ønsker å få virksomheten i gang så raskt som mulig.
Bambus HR
Bambus HR er en HRIS for å effektivisere informasjonssystemet for menneskelige ressurser og organisere all data på en sikker måte. Den tilbyr også rapporter og analyser, visningstilpasninger og mer.
Funksjoner
- Gjør datainnsamling og administrasjon for sanntidsvisning og modifikasjoner
- De innsamlede dataene kan også representeres i form av uttrykksfulle rapporter for dybdeanalyse.
- Tilpass informasjonssystemet ditt for å få tilgang til dokumentasjon med letthet og utrolig fleksibilitet
Bamboo HR er en begrenset funksjon HRIS som spesifikt retter seg mot datadokumentasjon, rapportering, analyse og sikker lagring. Dette gjør det til en utrolig løsning for små bedrifter som trenger HR-datahåndtering.
Zenefits
Zenefits er en HRIS designet for enkel onboarding, administrering av ansatte, PTO-sporing og ytelsesvurderinger.
Funksjoner
- Forenklet prosess for å kurere og gi ansatte fordeler som helsehjelp og pendlerkompensasjon
- Rask og enkel lønnsbehandling for alle ansatte med mange avanserte funksjoner
- Effektiv selv-onboarding av nye rekrutter med enkel dokumentasjon og andre aktiviteter som de kan gjøre selv
- Overholdelseskompatibel og enkel sporing av viktige tidsfrister for en flott planlegging
Zenefits HRIS er tilgjengelig i tre forskjellige pakker, som du kan kjøpe avhengig av dine organisasjonsbehov.
Naturlig HR
Naturlig HR er en alt-i-ett HRIS-løsning for mellomstore organisasjoner for å strømlinjeforme alle HR-oppgaver enkelt.
Funksjoner
- Enkel medarbeideradministrasjon med nøyaktig datainnsamling og lagring
- Tidssporingsfunksjoner inkluderer inn og ut, blader, ekstra timer, etc.
- Flott automatisert lønnsstyring med rettidig lønnsinnskudd og endringer
- Uttømmende resultatanalyse og rapportering
- Innsikt i arbeidsflytstyring og endringer
- Håndtere ansattes fordeler med letthet
Natural HR er en one-stop-løsning for alle HR-behov i en mellomstor organisasjon eller bedriftsnivå.
Paycor
Paycor er en HRIS for arbeidsstyrkeledelse og ansattes informasjonssystemer.
Funksjoner
- Enkelt mobilt stansesystem for ansatte å klokke inn og klokke ut arbeidstiden
- Spor og mål ansattes ytelse der HR kan lage ytelsesvurderinger, administrere overføringer og kampanjer
- Ansatte kan raskt be om fri eller permisjon.
- Nye rekrutter kan laste opp sin personlige informasjon før ombordstigningsprosessen i det hele tatt starter.
- Få innsikt ved hjelp av totale kompensasjonstrender, nåværende arbeidsstyrke, avdelingsmessig differensiering, etc.
Paycor er en annen begrenset funksjonalitet som HRIS er designet eksplisitt for effektiv arbeidsstyrkestyring og sporing av ansattes informasjon.
Hvordan er HRIS-programvare forskjellig fra annen HR-programvare?
Å skille fra alle de forskjellige HR-programvarene er hvor vi går på et forvirrende sted.
HR-programvaren har blitt mer kompleks og altomfattende at de har blitt noe umulig å skille med svært få differensiatorer.
Det er tre hovedtyper HR-programvare:
#1. HRIS – Human Resource Information System
HRIS er den vanligste av de tre og er ganske mye en HR-programvare på inngangsnivå. Du kan definere det ved å si at det administrerer ansatte, inkluderer retningslinjer og hjelper forskjellige prosesser.
Noen av fellestrekkene til en HRIS er rekruttering, vedlikehold av tilstedeværelsessystemer, arbeidsflyter, personellsporing, administrasjon, opplæring, utvikling, etc.
#2. HCM – Human Capital Management
HCM gjør alt en HRIS kan gjøre og legger til noen ekstra funksjoner sammen med det.
Den mer omfattende programvareløsningen inkluderer evner for talentadministrasjon som kompensasjon, læring og utvikling, etterfølgerplanlegging og karriereplanlegging.
En HCM har også funksjoner som onboarding prosessstyring, ytelsessporing, posisjonskontroll, etc.
#3. HRMS – Human Resource Management System
HRMS regnes som det mest omfattende systemet av alle tre og har alle funksjoner som tilbys av en HRIS og en HCM. Mange funksjoner overlapper mellom HRMS og HRIS, men førstnevnte legger til et annet lag til ansattes ledelse.
En HRMS inkluderer funksjoner som automatisk skatteberegning, behandling, fradrag og deponering av lønn. Den har også tids- og arbeidsledelse, som er utmerket for å spore prosjekttider for å forbedre produktivitet og fortjeneste.
Og den uttalelsen ville være vanskelig å argumentere med, da de fleste selskaper som tilbyr denne programvaren stadig legger til mer og mer til disse sofistikerte verktøyene.
Dette fører til at alle HR-verktøy brukes om hverandre.
Tilbake til HRIS, la oss diskutere hvilke typer HRIS-programvare du kan bruke.
Typer HRIS-programvare
I kjernen har alle 5 typer HRIS grunnleggende funksjonalitet som tilbyr ansattadministrasjon, automatisering, selvbetjening og sentraliserte databaser.
Dette er noen av de essensielle funksjonene, og utover dette har alle forskjellige HRIS-programvare et sett med unike funksjoner.
Her er hva disse typene handler om:
#1. Operativ HRIS
Operasjonelle HRIS-er er flotte for data- og ressursinnsamling og rapportering. Den kan opprettholde ansattes poster, stillingsdetaljer og informasjon om ytelsesvurdering.
HR-ledere kan bruke en operativ HRIS til å administrere ytelse, forfremmelser, ansettelser, interne personalendringer og vurderinger.
Dette er alle standard HR-funksjoner som kan hjelpe organisasjonen ved å eliminere repetisjonen til disse oppgavene og øke effektiviteten.
#2. Taktisk HRIS
Taktiske HRIS-er fokuserer først og fremst på større beslutningstaking, som potensielt kan påvirke organisasjonen i stor grad.
Sammen med generelle funksjoner som opplæring, ledige stillinger, rekruttering og kompensasjon, hjelper det også med ressursallokering, utvikling og jobbanalyse.
En Tactical HRIS kan håndtere eksterne data som rapporter fra konkurrentanalysen, fagforeningsinformasjon, varsler og krav fra myndighetene, etc.
#3. Strategisk HRIS
Strategiske HRIS-er hjelper med bedriftsanalyse for å lage en strategi og ta beslutninger deretter.
Denne programvaren hjelper til med planlegging av arbeidsstyrken og kartlegging av områder og avdelinger som vil ha mange ledige stillinger og krav i fremtiden. De hjelper også med arbeidsstyrkrelatert målsetting ved å analysere budsjettet og markedstrender.
En strategisk HRIS er laget for mellomstore organisasjoner som ønsker å vokse ytterligere og utvide arbeidsstyrken.
#4. Omfattende HRIS
Som navnet antyder, inkluderer en omfattende HRIS alt de ovennevnte typene har. Organisasjoner som trenger funksjonaliteten til operasjonell, taktisk og strategisk HRIS kan bruke denne programvaren til å strømlinjeforme ledelsen.
En omfattende HRIS inkluderer funksjoner som ansattinformasjonshåndtering og stillingsberegninger, hjelper rekruttering og hjelper til med resultatsporing og analyse.
De omfattende HRIS-ene er også dyrere og tilbyr en standardplattform for alt en HR-leder trenger.
#5. Begrenset funksjon HRIS
Denne typen er det motsatte av en omfattende HRIS. En begrenset funksjon HRIS er svært tilpasset og retter seg mot svært spesifikke HR-oppgaver. Vanligvis har denne HRIS kun én funksjon og har et uttømmende system for nettopp det.
En HRIS med begrenset funksjon kan være en fantastisk løsning for mindre organisasjoner som ikke har for mange krav eller bare trenger en ting som skal gjøres.
De er ekstremt enkle å lære og betjene, har muligheten til å bli håndtert av en enkelt HR-leder, og er svært rimelige.
Innpakning
En HRIS kan endre hvordan en organisasjons ansatte administreres.
Med bedre verktøy og funksjoner kan HR holde de ansatte fornøyde samtidig som de får de beste resultatene for organisasjonen.
Det som er viktig å huske er imidlertid at en HRIS bare vil være nyttig hvis du kjenner dine behov.
Så sørg for at du tar med alt du leser i denne artikkelen før du tar en stor kjøpsbeslutning.