Føler du at lønnsadministrasjon er den mest utfordrende delen av din voksende virksomhet? Da bør du vurdere det smarte lønns- og skattesystemet Zoho Payroll.
Det er komplisert å holde oversikt over ansattes utbetalinger, goder, lønnstillegg og skattetrekk. Derfor velger mange bedrifter, uansett størrelse, å bruke programvare for å håndtere disse oppgavene sentralt. Slike verktøy kalles ofte lønnssystemer.
Likevel melder mange bedrifter at de fleste lønnssystemer er for kompliserte. Noen ganger kreves det et helt team av regnskapsførere og HR-ansatte bare for å betjene systemet.
Lønnsadministrasjon bør ikke være så vanskelig. Det er en nødvendig, men ikke-produktiv oppgave for alle selskaper, som likevel krever stor oppmerksomhet fra eiere, ledere og finansdirektører.
Hva med et virkelig enkelt system som en enkelt lønnsansvarlig kan bruke til å håndtere lønnen til tusenvis av ansatte? Vi skal se nærmere på hvordan Zoho Payroll møter denne utfordringen, og vurdere dette innovative økonomiske verktøyet fra Zoho.
Hva er Zoho Payroll?
Zoho Payroll er en skybasert lønnsapplikasjon, integrert i regnskapsplattformen Zoho Books. Zoho har utviklet denne appen for lønnsadministrasjon og skatteplanlegging i samsvar med amerikansk skatte- og arbeidslovgivning. Dette gir en enklere lønnsbehandling gjennom automatisering, uten fare for å bryte loven.
Verktøyet tilbyr automatisk lønnsberegning, generering av lønnsslipper og sikrer at de ansatte får betalt i tide. Det har også en modul for å sikre at du overholder lovpålagte krav. I tillegg legger det til rette for å beregne flere lønnsordninger for ulike ansatte.
Ansatte får også tilgang til en selvbetjeningsportal hvor de kan laste ned skjemaer og lønnsslipper, eller laste opp investeringsdokumenter for skatteformål. Denne selvbetjeningsløsningen avlaster lønnsavdelingen, slik at de kan fokusere på viktigere arbeidsoppgaver.
Appen integreres enkelt med HRMS-funksjoner via Zoho People. Den synkroniserer også regnskapsprosesser med Zoho Books. Dette bidrar til raskere ansettelse og utbetaling av lønn.
Zoho Payroll passer for oppstartsbedrifter, små, mellomstore og store selskaper. Verktøyet følger føderale skatte- og arbeidslover i California, New York, Washington, Tennessee, North Carolina, Texas, Florida, Illinois og Kansas. Du kan be om tidlig tilgang for andre stater, da Zoho arbeider med å inkludere flere regioner.
Zoho Payroll – Funksjoner
#1. Ansattadministrasjon
Det virker ikke logisk å administrere ansatte i et HR-system og behandle lønnen deres i et annet regnskapsverktøy. Derfor har Zoho implementert en ansattadministrasjonsmodul direkte i Zoho Payroll-appen.
Denne funksjonaliteten gir alle nødvendige verktøy for ansettelse, digitalt papirarbeid og avslutning av arbeidsforhold. Du kan også importere historisk lønnsdata og starte derfra, selv om du allerede har begynt lønnsutbetalinger for inneværende regnskapsår.
#2. Lønnsbehandling
Zoho Payroll har en intuitiv lønnsmodul som gjør lønnsadministrasjon til en enkel oppgave. Ansatte med begrenset kunnskap kan forberede lønnskjøringer, godkjenne lønnsdata og fullføre lønnskjøringer uten problemer.
Lønnsfunksjonen har flere underfunksjoner, som brutto-til-netto-beregning, kontroll av godkjent lønn, planlegging av lønn (ukentlig/bi-ukentlig/månedlig) og online utbetaling direkte til bankkontoer.
Har du både fast ansatte og timebaserte frilansere? Det er enkelt å håndtere betalingene deres i henhold til kontraktene, ettersom verktøyet tilbyr funksjoner for ulike betalingstyper og priser. Bonusutbetalinger håndteres også enkelt med appen, som automatisk beregner goder og skattetrekk.
#3. Lønnsgoder og regnskap
Modulen for lønnsgoder og regnskap lar deg inkludere helseforsikring, pensjonsordninger og skattepliktige fordeler i kompensasjonspakker for ansatte. Zoho Payroll har et bibliotek med ulike fordelspakker, fra 401(k) pensjonsordninger til helseforsikring. Du trenger bare å velge de komponentene du ønsker fra en omfattende liste.
Du kan også planlegge betalt fri, sykedager og ferie ved hjelp av de innebygde verktøyene. I tillegg kan du la ansatte med ubrukt fri saldo få utbetalt sine PTO-er når de slutter.
#4. Skatter og skjemaer
Du trenger ikke lete på internett for å få klarhet i skatteregler eller lønnsskjemaer. Modulen for skatter og skjemaer i Zoho Payroll har alle systemene på plass i henhold til de amerikanske delstatene som støttes. Du trenger bare å velge riktig statlig og føderal skatt for å fullføre rapporteringen.
Velg for eksempel skjema 944 for å generere en automatisk rapport over virksomhetens årlige skatteforpliktelser for føderale inntektsskatter, trygdeavgift og Medicare. På samme måte velger du skjema 941 for å hente den kvartalsvise selvangivelsen over totale skatteinnskudd, trygdeavgift og forskuddstrekk fra de ansattes lønn.
#5. Lønnsstatistikk
Lønnsdataanalyse er en viktig rapport som hjelper deg å optimalisere driften og redusere unødvendige utgifter. Du får tilgang til slik datainnsikt i Zoho Payroll via funksjonen for lønnsstatistikk.
Den genererer et utgiftssammendrag som viser alle kostnadsposter som ansattes lønn, bidrag, goder, statlige og føderale skatter. Du kan eksportere disse rapportene til andre verktøy for forretningsanalyse.
#6. Lønnsadministrasjon
Lønnsadministrasjon er en viktig funksjon i all standard lønnsprogramvare. Den lar deg kontrollere apptilgang for lønnsansatte, ledere og administratorer.
Hvis du administrerer en distribuert arbeidsstyrke med ansatte eller kontraktører spredt over hele USA eller i utlandet, lar lønnsadministrasjonen deg opprette ulike arbeidssteder for enkel sporing av de ansattes lønn.
Zoho Payroll – Fordeler for ansatte
- Få betalt i tide for nøyaktig arbeidstid uten uenigheter.
- Overhold føderale skatter enkelt og uanstrengt.
- Motta sikre og praktiske betalinger via bankoverføringer.
- Få tilgang til lønnsdokumenter som lønnsslipper, skatteskjemaer osv. via en selvbetjeningsportal.
Zoho Payroll – Fordeler for oppstartsbedrifter
- Ha kontroll over lønnsoperasjonene dine gjennom tillatelser og rollebasert tilgang.
- Fokuser på produkt-/tjenestemarkedsføring og investorrelasjoner ved å automatisere hele lønnssystemet for betalinger, skatter, goder osv.
- Opprett et selvbetjeningssystem for utlevering av skatteskjemaer, investeringsdokumenter, lønnsslipper m.m.
- Reduser personalressursene som kreves for lønnsavdelingen.
Zoho Payroll – Fordeler for små bedrifter
- Beregner ansattes utbetalinger nøyaktig, og sparer bedriften for unødvendige tap.
- Vurder og håndter skatter enkelt, samtidig som du sparer mye tid.
- Automatiserte og sikre lønnsutbetalinger via Forte.
- Synkroniseres med Zoho Books for lønnsregnskapsdata, og gjør hele prosessen sømløs.
Zoho Payroll mobilapp
Mobilappen til Zoho Payroll fungerer som en selvbetjeningsportal for ansatte, i tillegg til nettversjonen. De ansatte kan laste ned appen fra Apple Store og Google Play Store for sine respektive smarttelefoner.
Ansatte kan se sine lønnsslipper og annen lønnsinformasjon i mobilappen. De kan også få en detaljert oversikt over sine kompensasjonsplaner. I tillegg kan de planlegge fri ved å sjekke sin saldo for fri og retningslinjer fra appen.
Zoho Payroll – Alternativer
OnPay
OnPay er et lønnsverktøy som også inkluderer HR og ansattgoder. Det er en nettbasert app, og dermed enkel å bruke. Den har også en lang liste med ulike typer virksomheter å velge mellom, for eksempel oppstartsbedrifter, profesjonelle gründere, landbruk, tannleger, restauranter, ideelle organisasjoner og regnskapsførere.
Appen forenkler rask og enkel introduksjon av nye ansatte, kontraktører og leverandører. Den lar deg samle og organisere alle de ansattes papirer og økonomi i én sikker app. Du kan også integrere verktøyet med andre økonomiske applikasjoner som Xero og QuickBooks.
Rippling
Rippling er et fullservice, helautomatisert betalingsbehandlingsverktøy for små og store bedrifter. Det støtter skattetrekk, lønn, goder og lovpålagt overholdelse i alle de 50 amerikanske statene. Du kan også enkelt håndtere internasjonale ansatte og kontraktører, da verktøyet har de nødvendige funksjonene.
I tillegg til automatisk overholdelse av arbeidslover og skatteregistreringer, tilbyr appen også funksjoner som sporing av betalt fri (PTO), tidsregistrering, registrering av arbeidsdager og detaljert lønnsrapportering. Med funksjonen for jobbkoder kan du se hvilke ansatte som koster deg hva for hvilken kunde, og hvordan du kan spare mer.
Patriot Software
Patriot Software er et annet populært betalingsbehandlingsverktøy for ansatte. I tillegg til lønnsmodulen har det også en fullverdig regnskapsfunksjon hvis du velger å abonnere. Siden appen er nettbasert og mobilvennlig, bruker oppstartsbedrifter i flere bransjer og erfarne selskaper dette verktøyet til å behandle lønn.
Avhengig av virksomhetens størrelse og kompleksitet, kan du velge mellom grunnleggende og fullservice lønn. Du kan kjøre ansattes lønn og registrere skatt på egen hånd med den grunnleggende planen. Hvis du er svært opptatt av inntektsgenererende oppgaver, kan du velge fullserviceplanen hvor Patriot Software-teamet vil rapportere og betale føderale skatter.
Siste ord
Denne gjennomgangen forklarer tydelig de forretningsmessige fordelene med Zoho Payroll. Artikkelen hjelper deg også med å ta strategiske beslutninger når du skal velge riktig lønnsadministrasjonsapp for oppstartsbedrifter, små og mellomstore bedrifter.
Du kan også bruke verktøyet for større selskaper, da det har fleksible skaleringsmuligheter. Prøv en gratis prøveversjon av appen nå for å oppleve den forskjellen og de produktivitetsfunksjonene du ser etter.
Du kan også se på ADP HR og lønnsløsninger.