Den digitale utviklingen av signaturer
Verden beveger seg raskt mot det digitale, der papirbaserte prosesser erstattes med elektroniske løsninger. Dette gjelder alt fra offisielle dokumenter og eksamener til betalinger og signaturer.
Digitalisering har fullstendig endret både privatliv og arbeidsliv, og gir oss nå muligheten til å velge elektroniske signaturer (e-signaturer).
Tradisjonell signering med penn er i ferd med å bli en saga blott. Covid-19-pandemien har akselerert denne overgangen ved å fremme fjernarbeid, der e-signaturer ofte fremstår som det eneste praktiske alternativet.
Det er upraktisk å benytte tradisjonelle signaturer både privat og i forretningssammenheng, spesielt når man samarbeider med folk som befinner seg langt unna.
Fysiske signaturer innebærer personlige møter, skanning, utskrift og sending av dokumenter via post eller faks. Denne prosessen er tungvint, tidkrevende og krevende.
Her kommer e-signatur programvare inn i bildet! Den automatiserer prosessen og sparer deg for mye bryderi.
Dersom du ønsker å øke produktiviteten og effektivisere arbeidsflyten samtidig som du unngår problemene knyttet til den gamle signaturmetoden, har du nå muligheten.
Gjør deg klar til å lære mer om e-signaturer, i tillegg til noen av de beste programvareløsningene for dette.
Hva er en elektronisk signatur?
En elektronisk signatur (e-signatur) er en digitalt kodet form for signatur, som bekrefter godkjennelse av en elektronisk avtale eller et dokument. Programvaren som muliggjør elektronisk signering kalles gjerne e-signatur programvare.
Du kan laste opp et dokument via datamaskin, nettbrett eller smarttelefon, og deretter sende det til flere personer ved hjelp av programvaren. De kan signere dokumentet elektronisk uten å gjennomgå den tradisjonelle, fysiske prosessen.
Med e-signaturprogramvare kan du enkelt innhente og lagre signaturer ved å legge til signaturfelt i dokumentene dine.
Sikkerheten er ivaretatt; programvaren benytter sterk kryptering for å verifisere signaturen og beskytte all data. Anbefalte leverandører tilbyr også tilleggssikkerhet, som revisjonslogger og autentisering.
Et eksempel er signering av en pakkelevering via en budtjeneste med mobil eller nettbrett. Det er en e-signatur i praksis.
Der har du det! Du kjente til det, du bare tenkte ikke på det.
Noen vanlige bruksområder:
- Salgskontrakter
- Avtaler med leverandører
- Nye kundeskjemaer
- Kundegodkjenninger
- Endringsordrer
- Oppstart av nye ansatte
- Juridiske dokumenter, inkludert åndsverk
- Aldersbekreftelse og samtykke fra foreldre
- Fortrolighetsavtaler
Er e-signaturer juridisk gyldige?
Et viktig spørsmål som dukker opp i forbindelse med e-signaturer er om de er lovlige.
Svaret er et klart ja.
Elektroniske signaturer er juridisk bindende.
I år 2000 vedtok USA ESIGN Act, som legaliserte e-signaturer for all virtuell bruk. Andre land og regioner, som Europa med elDAS, har fulgt etter.
Nå er ikke bedrifter og selvstendige næringsdrivende bundet til å inngå avtaler på papir.
Hvordan kan det hjelpe virksomheten din?
Populariteten til e-signaturer øker raskt. I følge Statista har e-signaturtransaksjoner steget fra 200 millioner i 2014 til omtrent 754 millioner i 2017. Det forventes en økning på 39%, og transaksjonene kan nå over $9 073 millioner innen 2023.
Hva er årsaken til denne veksten?
La oss se nærmere på det.
Raskere arbeidsflyt sparer tid ⏱️
Med e-signaturer reduseres tidsbruken betraktelig siden dokumenter kan sendes digitalt og signeres umiddelbart. Du trenger ikke vente på at en person skal være til stede for å signere, noe som hindrer effektiv fremdrift i arbeidet.
Denne teknologien er spesielt verdifull for helsesektoren og andre kritiske virksomheter der rask godkjenning er essensielt.
Økt brukervennlighet 💯
Å reise lange avstander bare for å signere dokumenter fremstår som utdatert. Med tilgang til internett og e-signatur programvare kan du oppnå godkjenning på kort tid, noe som øker brukervennligheten for alle parter.
Miljøvennlig 🌲
Det brukes enorme mengder papir hvert år, noe som belaster miljøet. Ved å digitalisere dokumenthåndteringen kan vi spare trær og beskytte miljøet for kommende generasjoner.
Spar ressurser ✂️
E-signaturer sparer både tid og penger. Du slipper reiseutgifter og innkjøp av blekk og papir. I tillegg kan du frigjøre personell som tidligere var involvert i skanning, utskrift og levering av dokumenter, slik at de kan fokusere på andre oppgaver.
Du har nå fått innsikt i fordelene ved å velge e-signatur fremfor fysiske signaturer.
Hvis du er overbevist, bør du ta en titt på noen av de beste e-signaturprogramvarene som finnes på markedet for å dra nytte av fordelene de gir.
eversign
Automatiser både kundevendte og interne signaturprosesser og godkjenninger med eversign. Signering med dette verktøyet er sikkert og brukervennlig på alle enheter og er nyttig for bedrifter av alle størrelser.
Verktøyet har en innebygd editor med funksjoner for å endre, signere og sende alle dokumenter raskt. eversign tilbyr også en kraftig JSON-basert REST API for å automatisere funksjoner.
Funksjonene ligner på de andre verktøyene, som maler, revisjonsspor, personlig signering, integrasjon og samsvar. For sikkerhet tilbyr det 256-bits SSL, i tillegg til overvåket infrastruktur.
Du kan også planlegge automatisk utløp av dokumenter, slette dem permanent eller eksportere dem til et annet privat sted. Du kan legge til opptil 25 teammedlemmer eller administrere flere virksomheter.
Bruk gratisversjonen for 5 dokumenter hver måned og 3 API-dokumenter, eller velg et betalt abonnement fra $9,99/måned for ubegrenset antall dokumenter og utvidede funksjoner.
SignNow
Bruk SignNow til å generere e-signaturer for ulike behov og øk arbeidsflyten. Send dokumenter for signering av flere mottakere, eller signer dine egne filer med noen få klikk. Deres enkle og kraftfulle API hjelper deg med å bygge inn e-signaturer på nettsiden eller appen din på få minutter.
Selv uten internettilgang kan du signere dokumenter hvor som helst. Du kan be om tilleggsinformasjon eller dokumenter, sette opp varsler ved ferdigstillelse, invitere flere mottakere samtidig og angi spesifikke signeringsrekkefølger for malene dine.
Du kan opprette en unik signeringslenke for å få dokumentene signert, inkludere betalingsseksjoner i utfyllbare skjemaer og tilpasse invitasjonsmeldinger. Legg til kopi (CC) til mottakere som trenger varsler, samt en utløpsdato. signNow varsler deg også dersom en mottaker nekter å signere dokumentet ditt.
Verktøyet er kompatibelt med PCI DSS, GDPR, HIPAA, SOC 2 Type II og 21 CFR Part 11, og har avansert trusselbeskyttelse. signNow har også et fantastisk RESTful API som raskt kan integreres med andre verktøy.
PandaDoc
Inngå avtaler med juridisk bindende og praktiske e-signaturer ved hjelp av PandaDoc.
Mer enn 20 000 selskaper bruker allerede denne løsningen for å spare tid og ressurser. Bruk PandaDoc til å sende forslag, tilbud, kontrakter og betalingsinnkrevinger som krever godkjenning.
Du kan bruke løsningen hvor som helst, på alle enheter og effektivisere arbeidet. PandaDoc ivaretar sikkerhet og har utviklet e-signaturteknologien i full overensstemmelse med UETA og ESIGN. De tilbyr også et elektronisk sertifikat med hvert signerte dokument.
Unngå gjetting ved å bruke dokumentanalysene og varsler for å se når potensielle kunder åpner, ser på eller kommenterer dokumentene du har sendt. De tilbyr over 200 profesjonelle maler som gir et godt inntrykk for virksomheten din.
PandaDoc kan også integreres med en rekke andre verktøy for å effektivisere arbeidsflyten, inkludert HubSpot CRM, Zoho, PayPal, Dropbox og Slack.
Nitro Sign
Gi potensielle kunder en brukervennlig e-signeringsopplevelse med Nitro Sign.
Verktøyet eliminerer unødvendig bruk og koster deg ikke per signatur. Enten du jobber med kontrakter, regneark, skjemaer, tegninger eller andre dokumenter, gir Nitro deg verktøyene du trenger for å forenkle e-signering.
Det er kompatibelt med flere nettlesere og mobile enheter. Nitro Sign er sikkert og overholder amerikansk e-signaturlovgivning. Det legger til rette for smidig samarbeid ved å dele dokumenter digitalt, gjennomgå og kommentere dem i skyen.
Du kan enkelt invitere andre til å kommentere dokumenter og spore arbeidsflyt ved å se analyser og sanntidsvarsler. For å beskytte dokumentene og dataene dine bruker Nitro Sign tofaktorautentisering, revisjonsspor og sofistikerte samsvarssertifiseringer fra HIPAA, SOC Type II, Privacy Shield og andre.
Frem prosjektene dine og gi kundene dine en bedre opplevelse ved å opprette, kombinere, konvertere og organisere PDF-filer på enheten din, noe som bidrar til å eliminere menneskelige feil.
Fill
Dette er en meget god og allsidig e-signaturløsning. Det er en enkel metode for å fylle ut PDF-filer og sende signaturer som holder i retten. En av de største fordelene med Fill er at den kan brukes på de fleste datamaskiner, iOS eller Android-enheter. Dette gir god funksjonalitet og tilgjengelighet på tvers av plattformer.
Fill-brukere kan være trygge på at de er i gode hender. Fill overholder globale sikkerhets- og personvernstandarder, og følger beste praksis innen sikkerhet. Derfor er Fill mye brukt i helsevesenet, rettshåndhevelse, eiendom og finans.
Brukere kan være trygge på at dataene lagres med kryptering av militær kvalitet og er i samsvar med HIPAA. Fill gir også brukerne nyttig analyser, noe som kan være svært nyttig for mange virksomheter.
DocuSign
Effektiviser arbeidet med kontrakter, tilbudsbrev, kontoåpninger og fakturaer ved hjelp av DocuSign. Send avtaler og få dem signert elektronisk på en sikker måte, uavhengig av hvilken enhet du eller den andre parten benytter.
Unngå repeterende manuelle oppgaver og spar penger ved å bruke deres sømløse tilbud og funksjoner. Applikasjoner tilbys for Android, Windows og iOS slik at du kan jobbe hvor som helst.
Hold oversikt over avtalens fremdrift og sett opp påminnelser for å få varsler automatisk ved hvert trinn. Du kan inkludere standardfelter i avtalen din, som dato og signatur, eller opprette egendefinerte felter og lagre dem.
DocuSign gir brukere mulighet til å logge på 43 språk og sende dokumenter på 13 språk. Standardiser prosessen og spar tid ved å lagre dokumenter som du ofte bruker og gjenbruke mottakerruting, tilpassede felter osv.
Koble til og integrer e-signaturer med verktøyene og programvaren du bruker. DocuSign støtter mer enn 350 integrasjoner og ledende APIer, som Salesforce, Google og SAP. Den solide infrastrukturen til DocuSign gir dem en tilgjengelighet på 99,99 %, noe som er essensielt for arbeidsflyten.
Sikkerheten er ivaretatt; DocuSign oppfyller strenge sikkerhetsstandarder som brukes globalt, inkludert EU og USA, og benytter avansert datakryptering. Verktøyet er i samsvar med reguleringsorganer som UETA, US ESIGN Act og EU elDAS. De lagrer og genererer også nøyaktige revisjonsspor for dokumentene dine.
Prisen starter fra $10 per måned.
Adobe Sign
Adobe Sign er et annet godt alternativ. Dette enkle verktøyet hjelper deg med å sende dokumenter like enkelt som e-post. Alt du trenger å gjøre er å laste opp en fil, skrive inn signatørens e-postadresse og trykke på «send»-knappen.
Mottakeren kan klikke på lenken du har sendt og signere direkte i nettleseren på alle enheter. For enkelhets skyld krever ikke Adobe at de registrerer seg eller laster ned noe program.
Du kan se signaturstatus, sende påminnelser, se detaljerte revisjoner eller kansellere forespørsler for transaksjonene dine. Adobe Sign fungerer med ulike verktøy, slik at du kan sende dokumenter fra Microsoft 365, Dropbox, Box med flere.
For sikkerhet er det kompatibelt med standarder som PCI DSS, SOC 2 Type 2 og ISO 27001. Det støtter også ulike filformater, inkludert Adobe PDF, andre PDF-filer, MS Word, Excel og PowerPoint, Text, WordPerfect og grafikk som PNG, GIF, JPG, JPEG, TIF og BMP; i tillegg til HTML og HTM.
SignEasy
Med mer enn 10 års erfaring har SignEasy hjulpet over 35 000 organisasjoner med å automatisere signaturprosesser. Glem utskrift, skanning og faksing av dokumenter; bruk heller dette brukervennlige verktøyet som tilbyr en god signeringsopplevelse.
Sett inn signaturer i dokumenter med fingeren, pekepennen eller musen. Du kan også laste opp et bilde av en håndskrevet signatur. Send dokumenter parallelt eller i serie til flere personer, der du kan velge rekkefølge.
Du kan følge med på fremdriften ved å sjekke hvem som må signere eller hvem som allerede har signert. Send push-varsler eller e-poster for påminnelse. Andre funksjoner inkluderer integrasjon, samsvar, global gjenkjenning, og sikkerhet med fingeravtrykkautentisering, passord og SSL-sertifisering.
Verktøyet støtter filformater som MS word, Excel, PDF, Pages og PNG. Du kan lagre dokumenter i utkast, slik at du kan komme tilbake senere. Importer dokumenter fra skyen, SD-kort, e-post og andre applikasjoner.
Kvaliteten på signaturene er høy og ligner fysiske signaturer. Du kan gjenbruke eksisterende maler, legge til bilder, notater, initialer og tekst, og angi egendefinerte felt for e-post. SignEasy er tilgjengelig på 24 språk, og du kan teste en 14-dagers gratis prøveperiode.
HelloSign
HelloSign er en brukervennlig e-signaturløsning som brukes av tusenvis av enkeltpersoner og bedrifter over hele verden. Det eies nå av Dropbox, som gjør at du kan utnytte kraften fra begge plattformene.
Løsningen er tilgjengelig i form av et unikt nettgrensesnitt, Salesforce-tillegg eller et utviklervennlig API.
Du har mulighet til å gjenbruke signaturdokumenter som maler, sammen med en rekke funksjoner som tilpasset branding, signeringsvedlegg, white labeling, teamadministrasjon, innebygde e-signaturer og Salesforce-integrasjon. HelloSign overholder HIPAA, slik at du ikke trenger å bekymre deg.
Prisen starter på $15/måned ved årlig betaling. Du kan også teste HelloSign gratis uten å oppgi kredittkortinformasjon.
Docsketch
Docsketch er et gratis verktøy for raskere signering, og tilbyr et svært intuitivt brukergrensesnitt. Det er enkelt for alle med ulik teknisk kunnskap å benytte det. Verktøyet arkiverer og beskytter de signerte dokumentene dine.
Docsketch overholder amerikansk og internasjonal lovgivning om e-signaturer. Du kan velge om signering skal foregå trinnvis, der den neste personen blir varslet når det er deres tur. Du kan også se hvor mange personer som gjenstår å signere dokumentet.
Du kan gjøre et dokument om til en gjenbrukbar mal. Med hver signert fil får du en detaljert rapport med juridisk informasjon. Verktøyet gjenkjenner automatisk tomme linjer i filene, noe som gjør det enklere å plassere felter riktig, og raskere å sette opp dokumenter for utfylling.
Ved å bruke «Send som salgsdokument» funksjonen kan du få enkelte dokumenter godkjent, som tilbud og forslag. Hvis mottakeren er klar til å godkjenne, kan de klikke på «Godkjenn»-knappen og bli guidet videre.
Bonustips for å velge god e-signatur programvare
Du kan oppleve at mye programvare tilbyr lignende funksjoner, men at de har ulike tilnærminger. Derfor kan det være vanskelig å velge. Her er noen tips som kan hjelpe deg å ta det riktige valget.
- Dokumentvolum: Vurder hvor ofte du sender dokumenter som krever e-signatur. Hvis det er få ganger i løpet av et år, trenger du ikke programvare med stor kapasitet. Velg heller et verktøy basert på ditt faktiske behov.
- Samsvar: Ikke stol blindt på en løsning. Sjekk hvilke sikkerhets- og samsvarsbestemmelser de overholder. Verktøyet må verifisere ekthet, gi revisjonsspor og andre viktige funksjoner for bevis på gyldighet.
- Integrasjoner og API: Sjekk hvor enkelt programvaren integreres med tredjepartsverktøy du allerede bruker. Finn også ut om de tilbyr en tilpassbar åpen API for å bygge inn e-signaturfunksjonalitet direkte på applikasjonen eller nettstedet ditt.
- På tvers av plattformer: Forsikre deg om at programvaren er kompatibel med ulike plattformer. Du skal ikke møte problemer dersom du sender en kontrakt fra en Android-telefon og mottakeren bruker macOS.
- Dokumenttyper: E-signatur programvaren må støtte ulike dokumenttyper og formater.
Konklusjon
Elektroniske signaturer har blitt en viktig del av moderne forretningsvirksomhet og hverdag. Teknologien er allment akseptert og støttes av lovbestemmelser som er avgjørende når man har å gjøre med kunder fra ulike land.
Hvis du ennå ikke har tatt i bruk denne teknologien, er det ikke for sent. Skaff deg en e-signatur programvare i dag og øk produktiviteten.
Deretter lager du e-postsignaturen din.