Forstå forskjellen mellom ressursledere og prosjektledere
Det er lett å forveksle rollene til ressursledere (RM) og prosjektledere (PM), men de har distinkte ansvarsområder i en organisasjon. Selv om begge er sentrale for å oppnå prosjektsuksess, jobber de på ulike nivåer og med forskjellige fokusområder.
Når et selskap ønsker å gjennomføre et prosjekt i tide og innenfor budsjettet, er både PM-er og RM-er viktige. De samarbeider for å sikre at prosjekter blir levert på en effektiv og vellykket måte.
PM-er jobber med spesifikke prosjekter, mens RM-er opererer på et forretningsenhetsnivå. Prosjektlederen har ansvar for at prosjektet leveres innenfor den fastsatte tidsrammen og budsjettet, mens ressurslederen sikrer at de riktige ressursene er tilgjengelige for prosjektene.
RMs rolle starter når organisasjonen har sikret seg en kontrakt. De sørger for at de nødvendige ressursene blir allokert til prosjektet, og når dette er på plass, går de videre til andre prosjekter.
PM-ens oppgave er å administrere de tildelte ressursene og sørge for at prosjektet leveres i henhold til plan og serviceavtale (SLA).
Det er viktig å merke seg at uten de korrekte ressursene vil ikke prosjektet kunne starte. Derfor er det en klar sammenheng mellom RM og PM i mange bransjer.
Prosjektlederens rolle (PM)
En PM har ansvaret for den komplette leveransen av et prosjekt, og kan håndtere ett eller flere prosjekter samtidig. Hovedmålet til en prosjektleder er å oppnå milepæler innenfor de definerte serviceavtalene (SLA) og innenfor budsjettrammene.
PM-rollen er spesifikk for et prosjekt og fokuserer på å gjennomføre det innenfor avtalt omfang og tidsplan, ved hjelp av prosjektteamet. Kort sagt, prosjektledere er ansvarlige for prosjektene, og deres jobb er å sikre at prosjektet leveres på en tilfredsstillende måte i tråd med selskapets mål og kundenes forventninger.
Ansvarsområder for en prosjektleder
- Planlegge, overvåke og utvikle prosjektstyringsplaner og sikre god kommunikasjon mellom interessenter og ledelse.
- Budsjettering og sørge for kostnadseffektiv gjennomføring av prosjektet, uten at det går på bekostning av kvalitet.
- Overvåke serviceavtaler (SLA) for å følge prosjektets ytelse.
- Levere prosjektet innenfor budsjett og definert omfang.
- Risikostyring: Identifisere potensielle risikoer og utarbeide en plan for å redusere dem.
- Arbeide med kontinuerlig forbedring av tjenester (CSI) for både tekniske og ikke-tekniske tjenester.
- Ansvarlig for standard driftsrutiner (SOP), sjekklister og annen dokumentasjon.
- Ansvarlig for kundetilfredshetsvurderinger (CSAT) – følge opp, forbedre og avslutte prosessen.
- Ansvarlig for prosjektvurdering og kvalitetssikringsprosesser, som Six Sigma.
- Personalledelse: Motivere teamet, gjennomføre evalueringer, jobbe med forfremmelser og utvikle karriereveier.
Rollen som ressursleder (RM)
Hovedrollen til en RM er å sørge for at prosjektlederne har de nødvendige ressursene for å levere prosjektene. Mens PM-er jobber på prosjektnivå, jobber RM-er på et forretningsenhetsnivå (BU) for å sikre at BU har tilstrekkelige ressurser til å oppfylle sine forpliktelser.
RM-er er ikke knyttet til spesifikke prosjekter på lang sikt. Deres rolle er midlertidig for det aktuelle prosjektet, og når ressursbehovet er dekket, går de videre til et annet prosjekt.
Ansvarsområder for en ressursleder
- Forstå prosjektbudsjettet og tildele de riktige ressursene til prosjektet.
- Tilgjengelighetsplanlegging: RM-er må sikre at de alltid har de nødvendige ressursene tilgjengelig og være oppmerksomme på prosjekter som er under planlegging.
- Søke etter og vurdere ressurser basert på erfaring, ferdigheter og tilgjengelighet.
- Koordinere med PM-er for å identifisere over- og underbemanning, og sørge for at de riktige personene med rett kompetanse blir tildelt prosjekter.
- Samarbeide med PM-er for å omfordele ressurser, justere behov og identifisere kritiske ressurser som krever ekstern rekruttering.
- Regelmessig dialog med PM-er for å få informasjon om kommende prosjekter og deres ressurser.
- I enkelte tilfeller kontakte relevante avdelinger for å diskutere medarbeidernes prestasjoner, opplæring og utvikling.
- Samarbeide med forretningsutviklingsteamet for å estimere ressursbehov.
- Etablere kontakt med eksterne leverandører for å dekke ressursbehov i presserende situasjoner.
- Holde seg oppdatert på gjeldende arbeidslovgivning, dokumentere prosesser og vedlikeholde journaler.
Forskjellen mellom en prosjektleder (PM) og en ressursleder (RM)
Selv om rollene til PM og RM er forskjellige, må begge samarbeide for å levere et vellykket prosjekt.
Mål
Prosjektledernes mål er å levere prosjekter innenfor serviceavtalene (SLA), omfang og budsjett. De benytter seg av beste praksis, som ITIL og Six Sigma, og leder prosjekter ved hjelp av teamressurser. Deres hovedmål er å generere fortjeneste og oppnå kundetilfredshet.
RM-er fokuserer på effektiv ressursstyring. Deres mål er å sørge for de rette ressursene til prosjektet, og sikre at medarbeiderne er tilfredse og oppnår sine karrieremål.
Leveringsmetode
Når selskapet vinner en kontrakt, definerer PM prosjektets omfang og gir ressursestimater til ressurslederen. RM begynner å hente inn ressurser fra interne kanaler, som «benken» (medarbeidere som venter på neste prosjekt), ressurser som frigjøres fra andre prosjekter, etc. Noen ganger kan de også vurdere å leie inn eksterne ressurser, gjennom rekruttering eller kontraktsbasis.
Gjennomføring
RM-er sporer ressursutnyttelse ved hjelp av verktøy som PeopleSoft eller lignende. De overvåker kontinuerlig over- og underbemanning, fakturerbare og ikke-fakturerbare timer, og justerer planen i samråd med PM-ene.
Hvis RM-er ikke klarer å levere ressurser i tide, er det en stor sjanse for eskaleringer, straffer og i verste fall tap av prosjekter.
PM-er analyserer prosjektet for risiko og utarbeider en plan for risikoreduksjon dersom de ser noen potensielle problemer. I tillegg vurderer de jevnlig prosjektets fremdrift og ytelse, ved hjelp av milepæler. PM-er sørger for at prosjektet fullføres innen tidsfristen og budsjettet, uten forsinkelser, eskaleringer eller brudd på serviceavtalen (SLA).
Kompetanseområder for PM og RM
En prosjektleder har et variert ansvarsområde og bør derfor ha en rekke viktige ferdigheter, inkludert:
- Tilpasningsevne
- Prosjektledelse
- Ansvarlighet
- Gode kommunikasjonsevner
- Evne til å tenke kreativt
- Kunnskap om når man skal delegere
- Prognosearbeid
- Lederskap
- Problemløsning
- Strategisk tenkning
En ressursleder trenger de følgende ferdighetene for å utføre sin rolle på en vellykket måte:
- Gode kommunikasjonsevner
- Kunnskap om teknologi
- Utmerkede forhandlingsevner
- Fleksibilitet
- Raske beslutninger
- Engasjement
- Analyse- og prognosearbeid
- Presentasjonsferdigheter
Verktøy som brukes av prosjektledere (PM) og ressursledere (RM)
Prosjektledere har en mangefasettert rolle som omfatter teamledelse, tidsplaner, budsjetter, rapportering og omfang. Det er vanskelig å håndtere alle disse aktivitetene manuelt, så det finnes spesialverktøy og programvare som kan hjelpe ledere.
Prosjektstyringsverktøy er gode hjelpemidler for prosjektledere, som hjelper dem med å organisere og administrere prosjekter og oppgaver på en effektiv måte. Disse verktøyene kan tilpasses ulike størrelser og formål, avhengig av prosjektkrav.
La oss se på noen av de beste verktøyene som prosjektledere bruker for å gjennomføre prosjekter.
#1. monday
Monday er et skybasert, omfattende verktøy for prosjektledelse. PM-er kan bruke dette verktøyet til å planlegge, spore og oppdatere prosjektstatus.
Det har over 200 innebygde maler som gjør det enkelt å lage arbeidsflyter og administrere teamaktiviteter.
Det visuelt tiltalende brukergrensesnittet er enkelt å bruke uten opplæring, og dra-og-slipp-funksjonaliteten hjelper til med å tilpasse elementer og underkategorier og oppdatere arbeidsflyter i sanntid.
Programvarens unike datarepresentasjon lar PM-er vise prosjektflyt ved hjelp av Gantt-diagrammer. Kanban-systemet gjør det mulig for teammedlemmer å overvåke gjeldende status for arbeidet til enhver tid.
Programvaren er tilgjengelig i tre versjoner – Basic, Standard og Pro, og prisene er henholdsvis $8, $10 og $16 per bruker per måned. Det finnes også en bedriftsversjon som støtter tilpassede funksjoner og svært komplekse miljøer.
#2. Wrike
Wrike er en programvare som sørger for smidig gjennomføring av prosjekter. Verktøyet hjelper prosjektledere med å administrere, spore og forhindre forsinkelser i gjennomføringen av prosjektaktiviteter.
Verktøyet gir full oversikt over et prosjekt for å sikre enkel styring av ressurser og oppgaver, og bidrar til å holde tidsplanen.
Tidsregistreringsprogramvaren, tilpassede Kanban-tavler, sikkerhet på bedriftsnivå og automatisering av arbeidsflyt gir full kontroll og synlighet over prosjektet.
Uansett sektor eller forretningsenhet, gjør dette verktøyet jobben for prosjektledere. Verktøyet kan brukes av ulike sektorer som IT, digital markedsføring, produkt- og prosjektledelse, konsulentprosjekter, profesjonelle tjenester og forretningsdrift.
Du kan se på flere prosjektstyringsverktøy her.
Verktøy som brukes av ressursledere
Ressursledere bruker verktøy og maler for å få arbeidet utført effektivt.
Avhengig av størrelsen på prosjektet eller teamet, og bedriftens profil, kan ressursledere velge mellom mange ressurshåndteringsverktøy som er tilgjengelige på markedet i dag.
Teamdeck
Teamdeck er en effektiv og komplett skybasert programvare for ressursadministrasjon. Programvaren dekker ressursplanlegging, tidssporing, tilgjengelighetssjekk og generering av tilpasset rapportering.
Den fleksible ressursadministrasjonskonsollen gir detaljert informasjon om ressursene som er tildelt prosjekter, og synlighet i nåværende og fremtidig arbeidsmengde.
Både faste medarbeidere, midlertidige ansatte og frilansere kan spores, og timelistene deres kan vedlikeholdes.
En av de beste tilpasningsegenskapene er at den gir API-programvareintegrasjon med andre verktøy som Slack og Zapier. Innebygde maler, som kan tilpasses ytterligere, kan brukes til rapportering.
Programvaren er tilgjengelig for en gratis prøveperiode på sju dager, deretter koster den $3,99 per teammedlem per måned.
Noen mer populære SaaS-baserte HR-administrasjonsverktøy er forklart her.
Konklusjon
Prosjektledere og ressursledere er to viktige roller for å sikre vellykket gjennomføring av prosjekter. Ved å bruke verktøy for å lette og automatisere arbeidet, vil man kunne øke hastigheten på det daglige ansvaret, fremme god kommunikasjon, og ikke minst, holde oversikt over budsjetter og utgifter.
Valget av spesifikke verktøy baseres på behov, prosjekt og bedrift. Jeg foreslår at man starter med en prøveperiode av verktøyet, sjekker gjennomførbarheten og deretter tar en endelig beslutning.
Du kan også være interessert i Beste åpen kildekode prosjektstyringsprogramvare