Microsoft Excel fremstår som en prisgunstig programvareløsning for databehandling, overvåkning og analyse, relevant for alle bransjer og sektorer.
Hvorfor har Excel blitt uunnværlig for alle virksomheter?
Microsoft Excel er uten tvil en av de mest utbredte programvareapplikasjonene i dag. Det er et fleksibelt verktøy som kan tilpasses et mangfold av oppgaver. Excel fungerer som en uvurderlig ressurs, enten man er en gründer, student, eller simpelthen prøver å organisere personlige finanser og gjøremål.
Excel har etablert seg som et nødvendig verktøy for både små og store bedrifter av en rekke grunner, inkludert evnen til å administrere data, makroer og komplekse arbeidsbøker.
Programmet er en utmerket plattform for å lagre data, kontrollere økonomi, generere rapporter, og visualisere informasjon gjennom grafer og diagrammer.
I tillegg til å være ekstremt tilpasningsdyktig og brukervennlig, er Excel også rimelig. Verktøyet kan brukes til en rekke forskjellige oppgaver, fra budsjettering til salgssporing.
Funksjoner som pivottabeller, grafiske verktøy og Visual Basic for Applications, et makroprogrammeringsspråk, bidrar ytterligere til Excels funksjonalitet. Dette regnearkprogrammet er mye brukt på tvers av operativsystemene Microsoft Windows, Mac OS X, iOS og Android.
Vesentlige grunner til hvorfor enhver bedrift behøver Excel:
- I finanssektoren er Excel nyttig for organisering av kundesalgslister, budsjettering og aksjeanalyse.
- For e-handelsvirksomheter hjelper Excel med å identifisere mønstre og gruppere data på meningsfulle måter.
- Excel håndterer personalrelaterte oppgaver som å kategorisere arbeidstimer, administrere ansattprofiler og utgifter.
- Andre bruksområder inkluderer innholdskalendere, innsamling av forbrukerdata, fakturering, samt lagerstyring og -overvåkning.
- Excels evne til å raskt integreres med andre datakilder og automatiseringsverktøy gjør programmet unikt. For eksempel kan Zapier brukes til å koble Excel med tusenvis av populære applikasjoner.
Excel er et must for alle som jobber i en bransje som krever behandling av tabellformede data. Kunnskap om Excel vil gjøre hverdagen enklere, uansett om man jobber i næringslivet, i et yrke eller som lærer.
For å oppsummere, Excel er en verdifull ferdighet for de som ønsker å håndtere data, lage diagrammer, analysere informasjon, gjøre prognoser, og mer. Excel er ikke bare viktig for bedriftseiere som ønsker å øke effektivitet og produktivitet, men også en verdifull ferdighet for alle andre.
Hva er en Excel-formel?
Microsoft Excel-formler brukes til å utføre beregninger, matematiske operasjoner og andre former for databehandling.
I Microsoft Excel, bruker en formel en gruppe celledata for å generere et bestemt resultat. Formlene gir alltid et svar, selv om utfallet er feil. Excel-formler kan brukes til alt fra enkle beregninger til svært komplekse matematiske operasjoner.
Excel tillater også bruk av dato- og tidsvariabler og utførelse av en rekke andre operasjoner, som for eksempel å finne gjennomsnitt og prosenter for en gruppe celler.
Denne artikkelen vil presentere noen av de mest populære Excel-formlene og snarveiene, for å hjelpe deg med å utføre oppgaver raskt og effektivt.
La oss se nærmere på noen av de mest brukte Microsoft Excel-formlene.
MATRISE (ARRAY)
En Excel-formel kalt MATRISE (ARRAY) brukes til å utføre kompliserte beregninger som ofte er umulige å gjennomføre manuelt.
Den kan brukes på mange måter, men den grunnleggende funksjonen er å fungere som input for beregninger via et celleområde i Excel.
Det finnes to hovedkategorier av matriseformler: de som returnerer en matrise med verdier, og de som returnerer en enkelt verdi. MATRISE-formler er et viktig verktøy for alle som ønsker å utnytte Excel fullt ut, og kan brukes til en lang rekke beregninger.
Eksempel på enkeltcelle matrise:
Som illustrert nedenfor, multipliserer matriseformelen aksjer fra celle C3 til G3 med prisene deres fra celle C4 til G4. Deretter legges disse resultatene sammen for å gi en totalverdi på 14400.
Denne formelen er et eksempel på en enkeltcelle matriseformel, siden den bare opptar én celle.
Excel gjør denne prosessen enkel ved å bruke likhetstegnet (=) for å starte formler i standard syntaks. Du kan bruke alle de innebygde Excel-funksjonene i matriseformler.
Brukerne kan benytte seg av Excel-arbeidsbokens MATRISE-funksjoner for å utføre et stort antall beregninger. Du kan finne mer informasjon om bruk av matriser fra Microsoft.
GJENNOMSNITT
Excel-funksjonen GJENNOMSNITT brukes, som navnet antyder, til å beregne gjennomsnittet av et datasett. Gjennomsnittet for de aktuelle dataene i en rad eller kolonne, finnes ved å legge sammen alle de numeriske verdiene, og dele resultatet på antall verdier.
La oss benytte en illustrasjon for å gjøre dette mer forståelig:
La oss se på hvordan man finner den gjennomsnittlige aksjekursen i Excel-arket nedenfor.
Plasser markøren der du ønsker å sette inn gjennomsnittet, gå til Autosum-menyen øverst til venstre i Excel, og velg GJENNOMSNITT, som vist i Excel-arket nedenfor.
Formelen for gjennomsnittet av hele raden vil automatisk legges inn, og vise svaret i den aktuelle cellen, som vist nedenfor:
Microsofts videoer kan også gi deg en dypere forståelse av hvordan gjennomsnittsfunksjonen fungerer.
TELL
I Excel brukes funksjonen TELL vanligvis til å telle antall celler i en gitt matrise.
Med andre ord, den brukes til å bestemme hvor mange celler i et spesifikt tallområde som inneholder numeriske verdier.
For eksempel, kan du skrive inn formelen =TELL for å telle tallene mellom D4 og D8 (D4:D8). Funksjonen TELL vil returnere fire, siden dette området inneholder fire celler med tall, som vist i eksemplet nedenfor:
Data kan kvantifiseres ved å bruke TELL-formelen. For å finne mer informasjon om hvordan du bruker TELL-funksjonen, besøk Microsoft Video.
DATO
Excel-funksjonen DATO kan brukes til å sette sammen spesifikke år, måneder og dager fra andre celler, for å lage datoer.
Dette kan være nyttig for å dynamisk endre datoer i et Excel-regneark basert på annen informasjon.
Standard syntaks for formelen er =DATO (år, måned, dag). Bildet nedenfor viser hvordan DATO-formelen fungerer i Microsoft Excel.
Du kan endre datoformatet ved å bruke alternativet Formater celler, som vist på bildet nedenfor.
DIVISJON
Excel har egentlig ikke et eget DIVISJON-symbol. Du bruker bare en skråstrek (/) for å utføre en divisjon. Det er en av Excels enkleste formler.
La oss se på et eksempel for å forstå hvordan Excels DIVISJON-funksjon fungerer.
Formelen =D/10 vil bli brukt til å dele verdier fra kolonne D med 10, som vist nedenfor. Den samme formelen kan brukes på alle celler hvis du drar hjørnet av celle E4 ned til alle de andre cellene.
Divisjonsformelen vil være =C4/D4, som vist nedenfor, for å dele tallene i celle C4 med tallene i celle D4.
Ved å dra hjørnet av cellene, kan du reprodusere resultater i et hvilket som helst antall celler.
HVIS
HVIS-kommandoen er en ofte brukt Excel-funksjon. Den gjør det mulig å gjennomføre logiske sammenligninger mellom verdier og generere utdata. Både tekst og numeriske verdier kan evalueres ved hjelp av HVIS-funksjonen.
HVIS-funksjonen kan brukes til matematiske operasjoner med logiske funksjoner som OG og ELLER, i tillegg til sammenligninger. Feilevaluering er en annen bruksområde for funksjonen.
I tillegg kan du sette sammen flere HVIS-funksjoner for å utføre en rekke sammenligninger.
HVIS-funksjonen i Excel utfører en logisk test, og returnerer en verdi eller tekst for både SANNE og USANNE utfall.
Standard syntaks er HVIS (logisk test, verdi hvis sann, verdi hvis usann).
La oss se på Excel-arket pic1 nedenfor for å forstå HVIS-funksjonen:
Oppgaven er å identifisere studenter som har fått mer enn 50 poeng, og merke dem som bestått, mens de som har oppnådd mindre enn 50 poeng skal registreres som ikke bestått.
HVIS-setningen, som vist nedenfor i bilde 1, kontrollerer studentenes poengsummer i D-kolonnen mot tallet 50. Hvis poengsummen er høyere enn 50, vil den merkes som bestått. Hvis lavere enn 50, vil den settes inn som ikke bestått. Bestått og ikke bestått settes inn i resultatkolonnen.
Bilde 1
Her er en annen illustrasjon av hvordan en HVIS-erklæring kan brukes i prosjektledelse eller salg:
Oppgaven er å finne prosjekter som er innenfor budsjett, og de som er over budsjett, i Excel-filen nedenfor.
HVIS-formelen legges inn i E-kolonnen, og avgjør om et prosjekt er innenfor eller over budsjett ved å sammenligne den faktiske kostnaden fra D-kolonnen med den budsjetterte prisen fra C-kolonnen. Resultatet legges i E-kolonnen.
Mange virksomheter bruker HVIS-funksjonen til å beregne nedbetalingsplaner for gjeld, lage avskrivningsplaner, evaluere datanøyaktighet, overvåke budsjetter, organisere data, osv.
VENSTRE, MIDT og HØYRE
For å trekke ut et bestemt tegn, ord eller tall fra en Excel-celle, bruk kommandoene VENSTRE, MIDT og HØYRE.
La oss se en rask demonstrasjon av hvordan du gjør dette.
Øvelse – Trekk ut fornavnet fra det fullstendige navnet ved å bruke VENSTRE-funksjonen.
Syntaksen for VENSTRE-funksjonen er =VENSTRE(tekst, antall tegn).
Som vist i Excel-arket nedenfor, bruker eksemplet vårt =VENSTRE(B4,3), og fornavnet Sam trekkes ut og legges inn i celle D4. Det første navnet, fra venstre, er representert med tallet 3.
Hvis du vil trekke ut navn og tall ved hjelp av HVIS-funksjonen, må du være svært nøyaktig når du spesifiserer start- og sluttnummer. Du kan ikke bare kopiere formelen inn i de andre cellene, og forvente et korrekt resultat.
Siden fornavnet Ricky har fem bokstaver, vil formelen din være =VENSTRE(B5,5) hvis du vil trekke ut fornavnet fra B5.
La oss nå se hvordan du bruker MIDT-funksjonen og skiller det andre navnet fra det fullstendige navnet.
Syntaksen for MIDT-funksjonen er =MIDT(tekst, startposisjon, antall tegn).
I vårt Excel-ark nedenfor er det andre navnet Derling fra B4-celle, slik at formelen blir =MIDT(B4;5;11).
D-en i Derling starter på plass 5, mens g-en i Derling slutter på plass 11. Tallene 5 og 11 brukes i formelen. Derling vil bli trukket ut som det andre navnet og lagt inn i celle E4.
I denne funksjonen må du også være forsiktig når du angir start- og sluttnummer. Du kan ikke kopiere og lime inn formelen for å replikere den i andre celler.
Til slutt vil vi trekke ut «ext.» nummer fra kolonne C ved hjelp av HØYRE-funksjonen.
Syntaksen for HØYRE-funksjonen er =HØYRE(tekst, antall tegn).
Se på Excel-arket nedenfor for å se hvordan HØYRE-funksjonen fungerer.
Formelen vil være =HØYRE(C4,2).
Tallet 2 er sluttposisjonen til «ext.» fra høyre. Som vist på bildet nedenfor, vil utvidelse 88 bli trukket ut og plassert i F4-cellen.
Det er viktig å påpeke at for å unngå feil, må posisjonsnummeret være nøyaktig.
For raskt å trekke ut informasjon fra en stor database, som for eksempel kontakter, adresser, lister, osv., kan du bruke funksjonene VENSTRE, MIDT og HØYRE.
MULTIPLIKASJON
En annen enkel Excel-operasjon er å multiplisere tall ved hjelp av stjerne-symbolet (*).
Du har allerede lært at Excel-formler alltid starter med likhetstegnet (=). For å forstå multiplikasjonsformelen, la oss se på et eksempel.
Hvis du for eksempel skriver inn formelen = 11*5 og trykker Enter, vil cellen vise svaret 55.
Ta et annet eksempel.
Hvis du ønsker å multiplisere et tall i kolonne C med et tall i kolonne D, vil formelen være =C5*D5, som vist nedenfor i Excel-arket.
Hvis du drar hjørnet av E5-cellen til andre celler, vil formelen automatisk bli brukt på dem alle, og resultatet vil bli plassert riktig.
Multiplikasjonsformelen vil begynne med PRODUKT hvis du ønsker å multiplisere spesifikke tall fra en kolonne, som illustrert i det følgende bildet.
PRODUKT kan også brukes til å spesifisere sekvensielle celler, atskilt med et kolon (:), som illustrert i bilde 1.
Bilde 1
Det finnes flere måter å bruke Excels multiplikasjonsfunksjon på.
Formelen for å multiplisere et enkelt konstant heltall med en hel kolonne er =C5$D$5, som vist i Excel-arket nedenfor.
Eksemplet nedenfor multipliserer alle tallene i kolonne C ved å bruke det konstante tallet 8 fra kolonne D.
Dollarsymbolene ($) forteller Excel at referansen til D5 er «absolutt», som betyr at referansen alltid vil være D5 når du kopierer formelen til en annen celle.
PROSENT
Excels PROSENT-funksjon brukes til å bestemme prosentandeler av ulike data, inkludert prosentvis korrekte svar på eksamen, rabattpriser basert på prosentvise rabatter, prosentforskjellen mellom to tall, og mer.
Prosentandelen beregnes som andelen per hundre i matematiske prosedyrer. I denne forstand deles nevneren og telleren, og det resulterende tallet multipliseres med 100.
Excel beregner prosenter ved å dele data, og deretter gjøre de om til prosenter ved hjelp av hurtigtasten Ctrl+Shift+%, eller prosenttegnet (%) som finnes i Tallgruppen på Hjem-fanen, som vist på bildet nedenfor.
La oss se på eksemplet nedenfor for å forstå hvordan prosenter fungerer:
Oppgaven er å bestemme prosentandelen elever som har fire fag med 100 poeng hver.
Som vist nedenfor, inneholder kolonne I karakterer oppnådd av studentene, og de totale karakterene (100 karakterer for hvert fag x 4) presenteres i kolonne J.
La oss se på beregningen av prosenter nå.
Prosentandelen beregnes ved hjelp av følgende formel.
= I5/J5 (oppnådde poeng / totalt antall poeng)
Denne formelen legges til kolonne K i Excel-arket, og resultatene vises nedenfor. Vi ønsker imidlertid å vise prosenter i stedet for desimaler.
Naviger til Hjem-fanen, velg tallgruppen som angitt i bildet nedenfor, og klikk på prosenttegnet (%) eller trykk CTRL+SHIFT+% for å konvertere disse desimalene til prosenter. I Excel-bildet ovenfor viser kolonne L beregningsresultatene.
Man må kjenne til celleformatering for å forstå desimalene i PROSENT-funksjonen. Besøk Microsofts side for å se en forhåndsvisning av den.
TILFELDIG
I Microsoft Excel finnes det ingen presis funksjon for å TILFELDIGGJØRE listeelementer.
RAND-funksjonen genererer tilfeldige tall som grunnlag for å randomisere listen din, basert på stigende eller synkende rekkefølge, hvis du ønsker å TILFELDIGGJØRE noe.
Plasser RAND-funksjonen i kolonnen ved siden av listen for å TILFELDIGGJØRE. Sorter deretter disse tilfeldige tallene i enten stigende eller synkende rekkefølge. Dette vil føre til at listeelementene endrer posisjon.
Du kan slette RAND-funksjonskolonnen når elementene dine er blitt randomisert, siden du ikke lenger trenger den.
For å forstå hvordan RAND-funksjonen fungerer, kan du se på eksemplet nedenfor.
Plasser markøren ved siden av kolonnelisten, og skriv deretter =RAND().
Som du kan se på bildet nedenfor, vil denne funksjonen legge inn ett tilfeldig tall i cellen. Hvis du flytter hjørnet av cellen, vil det vise alle de tilfeldige tallene ned til bunnen av listen din.
Gå til fanen Hjem, klikk på Sorter og filtrer, og velg enten Sorter størst til minst eller Sorter minst til størst for å randomisere listen.
Som du ser på bildet nedenfor, er elementene i listen din nå randomisert. Du kan slette RAND-funksjonskolonnen når listen din er tilfeldig generert.
SUBTRAKSJON
De enkleste oppgavene i Microsoft Excel er å legge til og trekke fra tall.
La oss øve på å trekke verdier fra én kolonne fra verdier i en annen kolonne.
Formelen starter med likhetstegnet (=), velger cellen som skal trekkes fra, skriver inn det negative tegnet (-), og velger neste celle.
Subtraksjonsformelen vil dupliseres i alle celler hvis du drar hjørnet av E4-cellen.
Du kan til og med trekke et enkelt tall fra en rekke tall.
La oss se eksemplet nedenfor for å forstå:
Formelen vil være =C5-$D$5, som vist i Excel-arket nedenfor. Du kan skrive inn denne formelen i den tilstøtende kolonnen. Ved å flytte hjørnet av E5-cellen kan du kopiere denne formelen til andre celler.
SUM
I Excel kombinerer SUM-funksjonen flere tall, legger til et enkelt tall til en rekke tall, legger til tall fra en kolonne til en annen, osv.
La oss se hvordan du legger til tall fra alternative celler.
Sumformelen starter med likhetstegnet (=), som vist i Excel-arket nedenfor.
Plasser markøren der du vil at de totale tallene skal vises, og begynn med å legge til et likhetstegn (=), velg cellen du vil legge til, etterfulgt av et plusstegn (+), og gjør dette så mange ganger du vil. Etter å ha trykket Enter får du summen av alternative tall, som vist nedenfor.
La oss se på hvordan du bruker AutoSum-metoden for å legge til alle tallene i en enkelt kolonne. Dette er igjen en av de enkleste formlene i Microsoft Excel.
La oss bruke samme eksempel som tidligere, og legge til alle tallene samtidig.
Alle valgte tall blir automatisk lagt til ved å gå til Hjem-fanen, bytte til redigeringsområdet og velge Autosum, som vist på bildet nedenfor.
SUM.HVIS
I Excel legger funksjonen SUM.HVIS sammen tall som oppfyller spesifikke betingelser.
Hvis du for eksempel ønsker å legge sammen tall større enn 11 fra en rekke tall, brukes SUM.HVIS-funksjonen.
La oss se på hvordan du utfører denne beregningen.
Angi celleområdet og betingelsen for tillegget. I dette tilfellet vil vi bare legge sammen verdier som er større enn 11.
Som du ser i eksemplet nedenfor, er formelen for å utføre denne operasjonen =SUM.HVIS (C4:C10, «>11»).
Du kan også bruke SUM.HVIS for å legge sammen tall avhengig av en tekstbetingelse. Det er en svært fleksibel formel som du kan bruke til å integrere, basert på omstendigheter, i en hvilken som helst Excel-side.
TRIM
Ekstra ledende eller etterfølgende mellomrom elimineres med TRIM.
TRIM-formelen starter vanligvis med et likhetstegn (=), etterfulgt av celleinformasjonen, og deretter trykker du Enter.
=TRIM (C7)
Som vist på bildet nedenfor, eliminerer TRIM-funksjonen innledende, overflødige og etterfølgende mellomrom fra celle C7.
Når du formaterer et gigantisk Excel-ark, er TRIM-funksjonen nyttig fordi alt du trenger å gjøre er å spesifisere celleområdet for å fjerne eventuelle ekstra mellomrom.
FINN.RAD
Manuelt søk vil ta mye tid, spesielt hvis arbeidsboken er omfattende, for å finne noe i en stor tabell eller et celleområde.
Under