«`html
Hva du bør vite om kvitteringsskannere
Uansett om du jobber med å styre bedriftens finanser, er det viktig å ha kontroll over hvor pengene dine blir brukt. En kvitteringsskanner kan være et svært nyttig verktøy i denne prosessen.
Fysiske kvitteringer for varer og produkter som kjøpes i butikker har lett for å bli borte i en mengde andre dokumenter og papirer. De kan også lett bli skadet eller ødelagt.
Ved å konvertere papirkvitteringer til digitale filer, kan du unngå disse problemene. En kvitteringsskanner er perfekt for denne oppgaven. Noen skannere tilbyr også internettjenester, som gjør det mulig å organisere og få tilgang til kvitteringene dine fra hvor som helst.
Denne artikkelen vil gå gjennom det du trenger å vite om kvitteringsskannere, så la oss starte.
Hva er kvitteringsskanner-apper?
Kvitteringsskanner-apper lar deg ta bilder av dine fysiske kvitteringer og konvertere dem til digitale kopier, som du enkelt kan hente fra en delt skylagring. Før vi ser nærmere på dette, la oss se hva en kvitteringsskanner gjør.
En kvitteringsskanner-app er en app for smarttelefoner som gjør det mulig for ansatte å registrere kvitteringer ved hjelp av mobilen. For å redusere papirarbeid har bedrifter begynt å bruke kvitteringsskannere for forretningsutgifter, kombinert med OCR-programvare (Optical Character Recognition).
Trenger din bedrift programvare for kvitteringsskanning?
Det er viktig å vurdere verdien av kvitteringsskanning for din bedrift. Den enkleste måten å avgjøre om bedriften din bør bruke en kvitteringsskanner-app, er å se på hvor ofte og hvor komplisert refusjonssystemet i organisasjonen er.
Se på tidligere data om bedriftsutgifter og ansattes involvering. Spør de ansatte om de tror det kan være til hjelp for dem.
Det er spesielt viktig å snakke med økonomipersonalet, da det er de som jobber med refusjoner og utgiftsrelaterte problemer til daglig. En kvitteringsskanner-app kan være nyttig for alle ansatte ved å redusere den manuelle dokumentasjonen som er nødvendig for refusjoner og behandling av utgiftsdata.
Fordeler med å bruke en kvitteringsskanningsapp
Den tradisjonelle måten å håndtere refusjoner på er tidkrevende for både ansatte og økonomimedarbeidere. Metoden er også utsatt for feil. Ansatte kan ha problemer med å få refundert utgifter dersom de mister kvitteringene.
Her kan en kvitteringsskanningsapp være til stor hjelp. Den lar ansatte raskt sende inn kvitteringene sine i digitalt format. Appens OCR-algoritmer (optisk tegngjenkjenning) reduserer risikoen for menneskelige feil som kan oppstå ved manuell inntasting av data fra kvitteringer.
En kvitteringsskanner kan også hjelpe økonomiavdelingen. Med digitale kvitteringer trenger de ikke lenger å mase på de ansatte for å få inn kvitteringskrav.
Kvitteringsskannere finnes i mange varianter, fra fysiske (datamaskin- og mobilskannere) til digitale (apper og nettbasert programvare). Siden dette er en investering, bør du undersøke de viktigste egenskapene som de beste skannerne tilbyr før du bestemmer deg for en.
Her er en oversikt over de viktigste funksjonene du bør se etter i en kvitteringsskanner. Du trenger kanskje ikke alle, men følg disse rådene for å velge den beste for deg.
Funksjoner til en kvitteringsskanner
Det er velkjent at alle selskaper har sine egne spesifikke behov for å spore kvitteringer. Når du velger en app, bør du sørge for at den passer bedriftens behov. Det finnes mange alternativer på markedet i dag, og det kan være vanskelig å velge.
Her er en kort oversikt over de viktigste tingene du bør tenke på når du velger en app for kvitteringsadministrasjon.
Tilpasningsevne
Du kan trenge en bærbar kvitteringsskanner for å følge med på utgiftsrapporter og kvitteringer for ansatte eller innleide konsulenter. Dette kan være i form av en bærbar skanner.
Skannerens størrelse er også viktig for hvor lett den er å ta med seg. Velg en enhet som er lett og liten nok til å få plass i en koffert eller veske.
Online tilgjengelighet
Det er praktisk med en kvitteringsskanner som er tilgjengelig online, og som dermed er mobil. Du kan raskt koble den til regnskapsprogramvaren din, noe som gjør prosessen raskere. Du vil også ha tilgang til kvitteringene dine når som helst og hvor som helst.
Lagringsplass og sikkerhet
Enten du velger fysisk eller digital skylagring, bør du vurdere kapasiteten til kvitteringsskanneren. Skal du skanne kvitteringer daglig eller ukentlig? Skal du bare bruke den i sjeldne tilfeller, eller hele året? Dette kan hjelpe deg med å finne ut hvor mye lagringsplass du trenger for programvaren eller på en ekstern stasjon.
Ikke glem sikkerheten til lagringsplassen du velger. Du må sørge for at alle kvitteringer og dokumenter er beskyttet av mer enn ett sikkerhetsnivå.
Tradisjonelle kvitteringer og dokumenter kan bli skadet fysisk, men digitale data kan komme i feil hender hvis ikke sikkerheten ivaretas på riktig måte.
Hastighet
En av de mest kjedelige oppgavene i en bedrift kan være å skanne kvitteringer for utgiftsrapporter. De fleste ønsker å fullføre denne oppgaven så raskt som mulig, og en rask kvitteringsskanner kan hjelpe. Noen skannere kan ta et bilde av dokumentene dine på så lite som 7,5 sekunder. Dette er nyttig for å skanne mange kvitteringer på en gang.
Filformater
Kvitteringene dine kan ha et bestemt format basert på hva du skal bruke dem til. En regnskapsfører kan kreve at du skanner eller laster opp alle kvitteringene dine som PDF-filer, mens et arbeidsutgiftsprogram bare godtar JPEG-bilder. Sjekk hvilke filformater skanneren din støtter, slik at du slipper å endre dem manuelt etter at de er skannet.
Eksporterbarhet
Til slutt bør du forsikre deg om at skanneren dekker hele prosessen etter skanning av kvitteringene. Vil du lagre dem i skyen? Vil du sende dem til noen andre? Skanneren din må kunne overføre de skannede dokumentene på en enkel måte.
Nå som du vet de viktigste egenskapene til en kvitteringsskanner, kan vi se på de beste appene på markedet. Her er en oversikt over de beste.
Neat Receipts
Neat Receipts er et smart organiseringsverktøy og en bærbar skanner. Du kan skanne kvitteringer, visittkort og papirer mens du er på farten med Neat Receipts mobilskanner. Programvaren gjenkjenner, henter ut og organiserer relevante data.
Funksjoner
- Den bærbare NeatReceipts-skanneren er lett og liten nok til å legges i en koffert, ryggsekk eller håndbagasje. Den trenger ikke strømtilkobling. Du kobler den bare til datamaskinen via USB, og er klar til å bruke den.
- Datamaskinen gir strøm via USB-kabel.
- Neat skanner og trekker ut data fra alt du skanner, og gjør det til digitale filer.
- Med kvitteringsdata kan du raskere lage skatte- eller utgiftsrapporter, eksportere til Excel eller synkronisere kontakter ved hjelp av Outlook eller Adressebok.
- Den tilbyr en gratis 30-dagers prøveversjon av NeatCloud, som lar deg synkronisere og sikkerhetskopiere Neat-filene og se dem fra hvilken som helst nettleser eller mobilenhet.
I tillegg får du NeatCare med ekstra assistanse og ulykkesforsikring for din NeatDesk, så lenge du er en NeatCloud-abonnent.
Dext
Dext forbereder og samler dokumentasjonen din med 99 % nøyaktighet og behandler den direkte i regnskapsprogramvaren din. Det gir deg mer tid til aktiviteter som gir mer verdi.
Funksjoner
- Dext Prepare er en enkel løsning for å organisere og digitalisere alle dokumentene dine.
- Send inn en kvittering, en regning eller en kontoutskrift, og Dext samler informasjonen du trenger og sender den til regnskapssystemet ditt. Du får de riktige tallene du trenger, uten å måtte legge dem inn manuelt.
Dext Prepare samler inn og behandler ledende data før de publiseres i regnskapssystemet ditt. Teamet ditt kan bruke tiden sin på viktigere arbeid, og du kan være trygg på at du jobber med de beste.
ShoeBoxed
Hvis du trenger et pålitelig sted for lagring av digitale skattekvitteringer, er ShoeBoxed en ideell app for kvitteringsskanning. Den vil gjøre kvitteringshåndteringen enklere.
Funksjoner
- Forenkle de daglige regnskapsoppgavene.
- Utforsk funksjoner og verktøy som er laget for småbedrifter, regnskapsførere og revisorer.
- Du kan få kvitteringene dine konvertert til utpakket, bekreftet, kategorisert, organisert, søkbart og redigerbar data, som du har tilgang til når og hvor du vil.
I tillegg kan du lage omfattende utgiftsrapporter som inkluderer bilder av kvitteringene dine, og eksportere, dele eller skrive ut dataene dine, slik at det blir enklere å forberede skatt eller få refusjon.
Easy Expense
Easy Expense trekker ut viktig informasjon som leverandør, avdeling, skatter, sum og betalingstype ved hjelp av kraftig bildebehandling og kunstig intelligens.
Denne kvitteringsskanneren overvåker også utgifter på kredittkort og bankkonto uten problemer. Easy Expense kobles til bankkontoene dine for å skanne opptil 18 måneder med transaksjoner for utgifter og skattefradrag.
Funksjoner
- Fungerer offline, noe som gjør den ideell å bruke på farten.
- Den raskeste måten å registrere, beskjære og spore kvitteringer.
- Du mister aldri en kvittering, takket være automatisk synkronisering med skyen.
- Smart, automatisk kategorisering for å maksimere fradrag.
- Mulighet for massehåndtering av transaksjoner.
Med Easy Expense kan du synkronisere mellom brukere i sanntid, gjennom brukertillatelser. Du kan enkelt begrense hvem som kan se den aktuelle informasjonen.
Expense Management
Et verktøy for utgiftssporing som Expense Management kan hjelpe deg med å håndtere regnskapssystemet, med alt fra ubegrenset skanning av kvitteringer og kjørelengdekontroll til refusjoner neste dag.
Funksjoner
- Det kan være vanskelig å spore og organisere kvitteringer når du reiser eller jobber eksternt, og det kan noen ganger føre til at kvitteringer går tapt.
- Du kan skanne ubegrenset antall kvitteringer, registrere kjørelengde, sende dem på e-post for godkjenning og gjøre andre ting.
Sammen med SmartScan-funksjonen skannes og hentes kvitteringene dine umiddelbart, noe som sparer deg for tid og krefter.
Smart Receipts
Smart Receipts forvandler telefonen din til en kvitteringsskanner og en generator for utgiftsrapporter! Den samler kvitteringsinformasjon, og lar deg lage PDF- og CSV-rapporter som du kan sende til e-postkontoene dine.
Funksjoner
- Profesjonelle rapporter kan lages både for budsjettovervåkning og for kravene i jobben din, ved hjelp av fullt konfigurerbare PDF-, CSV- og ZIP-rapporter.
- Med Smart Receipts kan du velge mellom over 20 forskjellige standard datatyper (som datoer, priser, avgifter, kvitteringskategorier, notater, betalingsalternativer og så videre).
Denne funksjonen kan være nyttig for å hjelpe deg med å lage det perfekte dokumentet, spare deg for mange arbeidstimer og la deg fokusere på ting som er viktigere for deg.
Foreceipts
Foreceipts-appen er en ideell løsning for kvitteringshåndtering, og brukes av over 500 000 bedriftseiere, selvstendig næringsdrivende, byråer og frilansere over hele verden.
Funksjoner
- Ta bilder av papirkvitteringene dine, eller send digitale kvitteringer til deg selv. Foreceipts-appen vil umiddelbart skanne dataene på kvitteringene dine og legge dem inn i regnskapet ditt. Du kan også legge til inntekt ved å skanne fakturaene dine.
- Del dine Excel- eller PDF-utgiftsrapporter med regnskapsføreren din, eller bruk dem til å sende inn skatt. Alle kvitteringsbildene dine lagres, slik at du er beskyttet i tilfelle en revisjon.
De har satt opp forretningsutgiftskategorier for USA og Canada, slik at utgiftsrapporten din ved slutten av året vil oppfylle kravene for skatteinnlevering. Du kan også endre kategoriene etter behov.
Veryfi
Verdens raskeste og sikreste OCR Capture and Data Extraction app for kvitteringer, regninger og fakturaer er her. Du slipper manuell datainntasting og regnskapsføring, og kan spare mange timer hver uke. Veryfi finner leverandører, betalinger, summer, skatter og til og med varelinjer på få sekunder.
Funksjoner
- Veryfis OCR API trekker ut, kategoriserer og forbedrer all informasjon fra uorganiserte forbrukerkjøpsposter, fakturaer og regninger ned til varelinjer (kjøpsdata på SKU-nivå) i stor skala, uten behov for skript eller menneskelig inngripen.
- Veryfi OCR API gir deg en av de mest effektive og avanserte plattformene for OCR (Optical Character Recognition) og ICR (Intelligent Character Recognition) datauttrekk som er tilgjengelig i dag.
Disse funksjonene gjør at du kan utkonkurrere konkurrentene dine og gi brukerne dine de beste tjenestene som er tilgjengelige på markedet.
Hvordan velge den beste kvitteringsappen?
Å ha orden på kvitteringene er en av de enkleste måtene å unngå stress i skattesesongen. Verktøyene vi har nevnt gjør det enkelt, uten at du trenger å passe på hundrevis av små papirlapper.
Tenk på dine egne behov som frilanser eller bedriftseier når du skal velge en app. Tenk på følgende:
- Hvor mange personer har du ansvar for?
- Hvor mange kunder har du?
- Hvor mange kommersielle kjøp gjør du hver måned?
- Hvor ofte og hvor reiser du i jobbsammenheng?
Avhengig av dine omstendigheter, kan det hende du trenger flere verktøy for å tilpasse kvitteringssporingssystemet ditt.
Konklusjon
Det er viktig å holde orden på kontorutgiftene, slik at du får refundert det du har krav på. Hvis du ikke gjør det, vil pengene ikke være tilgjengelige før neste betalingsperiode.
Det finnes mange ulike typer programvare som kan brukes som kvitteringsskannere. Hver av dem gjør prosessen enklere ved å tilby bedre funksjoner og tjenester. De beste appene for kvitteringsskanning som er nevnt ovenfor er verdt å prøve. Hvis du ikke har en allerede, bør du skaffe deg en!
Du kan også undersøke noen av de beste programvarene for utgiftssporing/administrasjon for små og mellomstore bedriftseiere.
«`