Tidsregistrering: En nødvendighet for bedriftens effektivitet
For bedrifter er det avgjørende å ha god oversikt over tidsbruken for å sikre at ressurser brukes på en produktiv måte. Effektiv drift krever at bedrifter nøye sporer de ansattes arbeidstid.
Her kommer programvare for tidsregistrering inn i bildet. Dette er et uunnværlig verktøy, spesielt for fagfolk som fakturerer per time. Selv om en enkelt ansatt kan klare seg med en manuell oversikt, blir dette fort uoversiktlig med flere ansatte. Da er det nødvendig med et digitalt system for å holde styr på tiden.
Det primære målet med tidsregistreringsprogramvare er å gi innsikt i hvor lang tid det tar å fullføre spesifikke oppgaver. Dette gjør at bedrifter kan fakturere kunder nøyaktig for arbeid utført. Mange systemer inkluderer også en digital stemplingsfunksjon for å nøyaktig registrere hvor lang tid en ansatt bruker på en bestemt oppgave.
La oss se nærmere på hvordan denne programvaren fungerer og hvordan den kan bidra til å øke produktiviteten i bedrifter.
Hva er tidsregistreringsprogramvare?
Tidsregistreringsprogramvare gir en detaljert oversikt over hver enkelt ansatts arbeidsinnsats og tiden brukt på ulike oppgaver. Noen verktøy fokuserer primært på stemplingsfunksjoner, mens andre tilbyr mer omfattende prosjektstyringsfunksjoner. Disse utvidede verktøyene er spesielt populære blant entreprenører, tjenesteleverandører og frilansere.
I de fleste tidsregistreringsapper starter brukerne en timer når de begynner å jobbe. Timeren registrerer arbeidstiden på den aktuelle oppgaven helt til brukeren stopper den manuelt.
Funksjoner i tidsregistreringsprogramvare
Markedet tilbyr mange verktøy med tilleggsfunksjoner som går utover bare å registrere varighet. Disse verktøyene gir bedrifter verdifull innsikt i produktivitet. Dataene som registreres, godkjennes av systemadministratorer eller skiftledere. Deretter integreres dataene i fakturaer, betalingssystemer og rapporter.
Tidsregistreringsprogramvare kan gjøre HR-avdelingenes arbeid enklere ved å lette administrasjonen av ansatte og deres lønn.
De ulike verktøyene har ulike funksjoner. Noen verktøy sporer til og med tastatur- og musaktivitet. GPS-sporing kan gi innsikt i hvor en ansatt befinner seg i arbeidstiden, og noen systemer krever også at ansatte tar selfies ved ankomst og avreise fra arbeidsplassen.
En sanntids GPS-sporing med geofencing kan varsle deg når en ansatt nærmer seg eller forlater arbeidsområdet. Denne funksjonen kan automatisk registrere inn- og utstempling basert på den ansattes plassering.
I tillegg til dette tilbyr noen tidsregistreringsapper rapporterings- og prosjektstyringsfunksjoner.
Dette var en generell oversikt over tidsregistreringsprogramvare. La oss nå se på hvordan slike verktøy kan hjelpe bedrifter.
Hvordan tidsregistreringsprogramvare gagner bedrifter
Tidsregistreringsverktøy er utstyrt med en rekke funksjoner som kan tilpasses bedrifter i alle størrelser.
Alle bedrifter ønsker at deres ansatte skal være produktive. Det er ikke uvanlig at ansatte tilsynelatende er opptatt, men egentlig ikke utfører noe arbeid. Tidsregistreringsapper gir en løsning på dette problemet ved å gjøre det mulig å spore hvor mye tid hver ansatt bruker på en bestemt oppgave.
Dessuten kan man automatisere den tidkrevende oppgaven med å manuelt registrere ansattes inn- og utstempling. Ledere kan også overvåke ansattes aktivitet på datamaskinen, og dermed avdekke om de bruker tiden sin på arbeidsoppgaver eller andre aktiviteter.
Rapporter om ansattes arbeid gjør det enklere for ledere å håndtere lønnsutbetalinger for ansatte og frilansere. Dette er en av de viktigste fordelene med tidsregistreringsprogramvare.
Det er tydelig at tidsregistreringsprogramvare har mange bruksområder. For å opprettholde disiplin og øke produktiviteten blant ansatte, bør bedrifter vurdere å implementere slike verktøy.
Valg av den riktige programvaren kan være utfordrende, ettersom det finnes mange alternativer for live-sporing av ansatte. Det er derfor mange bedrifter spør: «Hvilken GPS-sporingsprogramvare i sanntid er best?» Nedenfor finner du en liste over de beste programvarene for å øke dine ansattes produktivitet.
Jibble
Jibble er en avansert GPS-sporingsprogramvare. Den lar deg sette opp geofencing for stedsbasert oppmøte. Ledere kan verifisere registreringer når teammedlemmer stempler inn og ut med sine lokasjoner.
Jibble har en geofence-funksjon som hindrer ansatte fra å stemple inn utenfor det angitte området. Dette sikrer at ansatte befinner seg på rett arbeidsplass. Jibble gjør det også enkelt for ledere å overvåke hvor ansatte jobber, inkludert detaljer om hvem som jobber hvor og hvor mange timer de har arbeidet.
Jibble hjelper bedrifter i ulike bransjer med å spore tid for prosjekter, oppmøte og lønnsadministrasjon. Verktøyet tilbyr også ansiktsgjenkjenning.
Hubstaff
Hubstaffs GPS Time Clock-app er en komplett løsning for tidsregistrering. Dette lettvinte verktøyet inneholder funksjoner for prosjektstyring, tidsregistrering og skjermbilder. Hubstaff har et brukervennlig grensesnitt som gjør det enkelt å spore ansattes arbeidstid.
Hubstaff tilbyr en unik funksjon for budsjettering. Du kan angi en maksimal grense for antall timer en ansatt kan jobbe. Appen hindrer den ansatte fra å overskride denne grensen.
Når mange ansatte er involvert i et stort prosjekt, kan det være vanskelig å holde oversikt over hvordan tiden brukes. Her kommer Hubstaff til nytte. Skjermbilder gir en helhetlig innsikt i alle ansattes aktiviteter. Du kan også se hvilke applikasjoner og nettlesere de ansatte bruker i arbeidstiden.
Hubstaff integreres med en rekke prosjektstyringsverktøy, som Basecamp og Asana. I tillegg kan det integreres med faktureringsplattformer som PayPal og QuickBooks.
Clockify
Med Clockify trenger du ikke lenger en manuell stoppeklokke for å spore tid. Clockify er en enkel timeregistreringsapp med sanntids GPS-sporing. Dette er et ideelt verktøy for eksterne feltarbeidere. Clockify er tilgjengelig på en rekke plattformer, fra Windows og Linux til Android og iOS.
En prosjektsporingsfunksjon hjelper deg å holde oversikt over prosjektets fremdrift. Verktøyet lar deg veksle mellom automatisk og manuell tidsregistrering. Clockify har også mange andre funksjoner som mål og påminnelser, tidsavrunding, låsing av timelister og merkevarerapporter.
Du kan enkelt generere rapporter, som sammendrags-, uke- eller detaljrapporter, for å spore produktiviteten. Dashbordene gir oversikt over tidsbruk og eventuell bortkastet tid.
Arbeidsstatus
Arbeidsstatus er en app for fjernovervåking som gir oversikt over alle ansatte og deres arbeidsplasser. Du kan bruke ulike enheter til å spore ansatte og finne måter å øke produktiviteten.
Ansatte kan bruke ulike enheter for å stemple inn og ut, noe som gjør det enkelt å finne den totale tiden brukt på en oppgave eller et prosjekt. Dette hjelper også bedrifter å beregne den totale arbeidstiden per uke eller måned. Før lønnsutbetaling kan ledere gå gjennom timelistene for å sikre at alt er korrekt.
Arbeidsstatus hjelper bedrifter å spare tid som ellers ville blitt brukt på manuell overvåking av data. Denne appen forenkler lønnsadministrasjon og gir detaljerte rapporter over utført arbeid. Den gir også innsikt i hvordan man kan øke ansattes produktivitet.
I tillegg til dette kommer Workstatus med funksjoner som budsjett- og timebegrensninger, effektivitetsforbedringer med forbedrede ruter og automatisert oppmøte.
Timeero
Timeero er en GPS-sporingsprogramvare for å holde oversikt over ansattes timer, plassering og til og med kjørelengde. Rapporter genereres enkelt med Timeero. Geofencing gir automatisk inn- og utstempling. Du kan spore alt fra arbeidstid til pauser på ett enkelt sted med Timeero.
Timeero gir deg et detaljert spor av hver ansatts plassering. Den nøyaktige sporingen lar deg følge med på ansatte både i sanntid og i fortiden. Du kan motta varsler hvis en ansatt befinner seg utenfor det angitte området.
Timeero gir nøyaktig stedssporing i tillegg til tidsstempler. Du kan for eksempel tildele et spesifikt område for en oppgave, og motta varsler dersom ansatte beveger seg utenfor det området.
En annen nyttig funksjon i Timeero er kjørelengdesporing. Du kan enkelt betale ansatte basert på kjørte avstander, uten å måtte bekymre deg for at de velger lange ruter for å øke utgiftene. Du kan spore den tilbakelagte ruten og avstanden med Timeeros GPS-sporing.
QuickBooks Time
QuickBooks Time gjør det enkelt for ledere å effektivt administrere hele teamet. Enten teamet ditt er ute på oppdrag eller på kontoret, vil GPS-tidssporing forenkle arbeidsstyrkestyringen. Du får oversikt over hvor ansatte jobber, og kan kontrollere deres tidsplaner.
QuickBooks Time sporer hver ansatts plassering fra innstempling til utstempling. Du kan optimalisere arbeidsstyrken ved å fordele de nærmeste ansatte til arbeidsstedet. Kjørelengdesporing gjør det enklere å håndtere refusjon av utgifter og skatteinnlevering.
Geofence-tidssporingen er nøyaktig og gir ansatte påminnelser om inn- og utstempling. Ledere kan enkelt se hvilke ansatte som jobber hvor på kartet. Dette øker både produktivitet og ansvarlighet.
QuickBooks er et godt verktøy for eksterne arbeidere, tjenestebaserte bedrifter, byggearbeidere, og andre virksomheter med ansatte på ulike steder.
Timeliste mobil
Timeliste mobil er et annet verktøy for effektiv arbeidsstyrkestyring. Den har geofence-tidssporing og automatisk stemplingsfunksjon som automatisk stempler inn og ut ansatte ved ankomst og avreise fra arbeidsplassen. Det er enkelt å sette opp tidsplaner for alle ansatte i appen. Ansatte mottar varsler ved eventuelle endringer i vakten.
Lønnsbehandling og budsjettering blir enklere med detaljerte rapporter fra appen. Prosjekter kan håndteres mer effektivt med sjekklister. Du mottar varsler når oppgaver er fullført, noe som gjør det enkelt å følge prosjektets fremdrift.
Timeliste Mobil tilbyr også en meldingsfunksjon for ansatte for å diskutere viktige arbeidsrelaterte ting. I tillegg er det enkelt å se en ansatts tilgjengelighetsstatus, der de kan angi om de er syke, har ferie eller er utilgjengelige av andre årsaker.
TimeTrakGo
Si farvel til rotete, håndskrevne tidsregistreringsskjemaer med TimeTrakGo. TimeTrakGo er en GPS-sporingsprogramvare som gir deg oversikt over ansatte som jobber på ett eller flere steder. Dette er et enkelt og effektivt verktøy for å administrere arbeidsstyrken din.
Det er enkelt å oppdage feil i ansattes arbeidsplaner med dette verktøyet. Du kan se sanntidsrapportering av ansatte på et kart sammen med deres stemplingsdata. Siden stemplingsdataene geotagges med GPS-posisjonsinformasjon, kan ansatte stemple inn og ut fra hvilken som helst enhet.
TimeTrakGo har et intuitivt grensesnitt som gjør det enkelt å administrere arbeidsstyrken. Nå kan du håndtere alt digitalt uten å måtte stole på manuelt arbeid.
Justworks timer
Justworks timer er en komplett løsning for bedrifter i alle størrelser. Verktøyet forenkler sporing av ansattes arbeidstid ved hjelp av funksjoner som skiftstyring, automatiserte varsler via mobil og geofencing.
Verktøyet gir deg verdifull innsikt som kan brukes til å beregne lønn og fakturaer ved å ta hensyn til overtid, ordinære arbeidstimer og pauser. Alt er automatisert, noe som eliminerer risikoen for unøyaktigheter og feil.
Uansett om dine ansatte jobber eksternt eller på kontoret, kan ledere enkelt spore arbeidstiden. Inn- og utstempling gjøres enkelt fra hvilken som helst enhet. Du kan også synkronisere lønnsprogramvaren din med Justworks timer for å administrere fakturaer og betalinger. Dette er nok et utmerket verktøy for produktiv arbeidsstyrkestyring.
Konklusjon
Hvis du ønsker å forbedre ansattes produktivitet og holde oversikt over arbeidstiden deres, er det best å benytte deg av tidsregistreringsprogramvare. Verktøyene nevnt over kan ikke bare øke produktiviteten, men også bidra til å redusere bortkastet tid.
I tillegg finnes det mange andre sporingsverktøy for ansattes oppmøte.