Forståelse av interessenter, deres prioriteringer og hvordan de kan påvirke et prosjekt er essensielt for å oppnå suksess. Dette er grunnen til at interessentkart er blitt et stadig mer brukt verktøy.
Virksomheter kan møte uforutsette utfordringer og risikofaktorer i sine prosjekter, spesielt når de håndterer sentrale aktører og deres innvirkning. Kommunikasjonsproblemer kan også komplisere samarbeidet hvis det ikke håndteres på en god måte. Det er derfor viktig å identifisere disse risikoene og konsekvensene ved å implementere smidige kommunikasjonskanaler.
Et godt utformet interessentkart kan bidra til effektiv håndtering av interessentene, vurdere deres interesser og innflytelse, og redusere avstandene i prosjektene dine. Dette vil legge til rette for en vellykket prosjektgjennomføring.
Heldigvis trenger man ikke lenger å tegne disse kartene manuelt. Det finnes mange programvareverktøy tilgjengelig som kan bistå i denne prosessen.
I denne artikkelen skal vi se nærmere på interessentkart, deres nytteverdi, og noen av de verktøyene som kan hjelpe deg med å lage effektive kart.
La oss begynne!
Hva er et interessentkart?
Et interessentkart er en visuell fremstilling som illustrerer forholdet mellom interessenter og et prosjekt eller en organisasjon.
Kartet kan også vise hvordan dette forholdet utvikler seg over tid. Ved å analysere dette kan man se hvilken innvirkning interessenter har på et prosjekt, og hvordan resultatet av et prosjekt eller organisasjonen påvirker interessentene. Det fungerer altså begge veier.
Et interessentkart er vanligvis tegnet som en graf med to akser. X-aksen viser interessentenes innflytelsesnivå, mens y-aksen viser deres interesse. Interessentens plassering i kartets kvadranter avgjør frekvensen, intensiteten og engasjementet.
Kartet gir en oversikt over personer som er involvert i og påvirket av et prosjekt, og gir et klart bilde av interessegrupper, interesser og motiver.
Når du lager et interessentkart, bør du huske på følgende:
- Kartet bør være detaljert for å gi en fullstendig oversikt over alle involverte interessenter.
- Det må være lett å forstå, slik at alle kan bruke det.
- Det skal kommunisere informasjon tydelig og raskt, slik at berørte parter kan ta beslutninger umiddelbart.
- Interessentene bør organiseres i grupper basert på innflytelse, type og felles interesser.
Hvorfor er kartlegging av interessenter viktig?
Her er noen av fordelene ved å lage interessentkart for din organisasjon og prosjektene dine:
Enkel identifisering av nøkkelpersoner: Interessentkart hjelper deg med å identifisere alle som er involvert i prosjektet, inkludert de som har en sentral rolle i å sikre at prosjektet lykkes.
Du kan raskt se hvem du skal informere, overvåke eller målrette i ulike faser av et prosjekt. Dette sikrer at prosjektet fullføres innen tidsfristen med minimalt med forstyrrelser.
Raskere og bedre beslutninger: Et interessentkart gir en oversikt over all viktig informasjon om interessentene. Dette gjør at du kan ta raskere og bedre beslutninger og engasjere dem på riktig måte.
Skulle det oppstå uforutsette problemer, kan du raskt takle dem for å beskytte organisasjonen mot potensielle risikoer og skade.
Effektiv prosjektstyring: Kartet hjelper deg med å analysere interessentenes innflytelse og engasjement. Dermed kan du definere strategier basert på denne innsikten og styre prosjektet mer effektivt. Dette vil hjelpe teamet med å følge planen og sørge for at prosjektet fullføres innenfor tidsrammen.
Økt produktivitet: Ved å identifisere og vurdere prosjektets interessenter, kan du utvikle en produktiv plan for engasjement. Det vil bidra til å fokusere teamets innsats, tid og ressurser, og sikre at arbeidet flyter som planlagt, samtidig som det opprettholder bedriftens omdømme.
Forbedret kommunikasjon: Siden du kan kategorisere interessenter basert på deres interesser og innflytelse, kan du tildele roller deretter. Dette vil sikre at alle jobber etter samme strategi og at ansvarsområdene er klare.
Dette gir en mulighet for effektiv kommunikasjon internt i organisasjonen, uten forvirring eller feilinformasjon.
Hvor brukes interessentkart?
Interessentkart kan brukes i mange forskjellige situasjoner, for eksempel:
- Når du planlegger å lansere et nytt produkt eller en tjeneste, kan du kartlegge interessentene for å utvikle gode strategier.
- Ved inntreden i et nytt marked eller en ny region er det viktig å gjennomføre markedsundersøkelser. Interessentkart kan være til stor hjelp her.
- Interessentkart er nyttige ved implementering av markedsføringsstrategier, som reklamekampanjer og lojalitetsprogrammer.
Hvordan lage et interessentkart?
Moderne teknologi har gjort det enkelt å tegne interessentkart. Det finnes mange verktøy som hjelper deg med å lage effektive kart.
Men hvordan går man egentlig frem?
Det er noen strategiske steg man bør ta før man starter kartleggingsprosessen.
Her er tre enkle trinn for å lage et interessentkart:
#1. Identifiser dine interessenter
Det første steget er å identifisere de viktigste interessentene. For å gjøre dette, organiser dem i tre kategorier: ledere, bidragsytere og indirekte interessenter.
- Ledere: Denne kategorien inkluderer ledere og beslutningstakere som har ansvar for prosjektets gang. De er direkte tilknyttet prosjektet og har stor innflytelse på den organisatoriske eller tekniske siden.
- Bidragsytere: Denne gruppen består av prosjektledere, deres team og nøkkelavdelinger. Det inkluderer også eksterne interessenter som kunder, godkjenningsansvarlige og leverandører.
- Indirekte interessenter: Her finner vi de som observerer prosjektet på avstand. De kan være mer eller mindre interessert i prosjektet, og eventuelt bli involvert senere.
#2. Utfør en interessentanalyse
Evaluer engasjementet til hver enkelt interessent i prosjektet. Undersøk deres interesser og mulige innflytelse. Tenk på hvordan de kan tjene eller tape på prosjektet, og hvordan de kan bidra. Analyser også deres motiver og bruk denne innsikten til å gruppere dem og utvikle strategier.
#3. Iverksett handling
Bruk en god tilnærming for å lage kartet basert på interessentenes interesser og innflytelse. Utvikle også gode kommunikasjonsplaner.
Etter at du har forstått konseptet og hvordan du lager et interessentkart, bruk et verktøy for å lage et kart som representerer den beste informasjonen om interessentene dine.
Her er noen av de beste verktøyene du kan vurdere:
Miro
Få oversikt over hvem som påvirker prosjekter og få deres støtte ved hjelp av Miros kartverktøy. Det hjelper deg med å lage og samarbeide om kartene dine på en enkel måte og sentralisere all kommunikasjon i tverrfaglige team.
Det brukervennlige dra-og-slipp-verktøyet gjør designprosessen enkel. Gi teamet ditt muligheten til å brainstorme med et uendelig lerret, ferdige maler, effektive plattformfunksjoner og et kraftig sett med widgets. Miro tilbyr et komplett sett med verktøy for brukeropplevelser, reisekart, sprintplanlegging, veikart, retrospektiver, wireframing og mer.
I tillegg til forhåndsdefinerte maler, kan du også lage egne. Jobb slik du ønsker og utforsk din kreativitet ved å bruke et uendelig lerret. Bruk klistrelapper, former, friformspenner, smart tegning, piler og mer.
Engasjer eksterne og distribuerte team på en bedre måte mens dere brainstormer, arrangerer workshops, prosesser og tar beslutninger, ved hjelp av arbeidsområder som tilbyr synkront og asynkront samarbeid. Se teammedlemmers markører og følg med på hvordan de samhandler med tavlene.
Du kan enkelt dele kart og dokumenter direkte fra dashbordet. Få også tilbakemeldinger og godkjenninger ved hjelp av flere kommunikasjonsalternativer som chat, kommentarer og innebygd video. Bygg et knutepunkt for å legge til rette for tverrfaglig arbeid ved hjelp av ulike verktøy.
Standardiser prosesser og skaler dem på tvers av selskapet for en sunn digital transformasjon, uansett hvor teammedlemmene befinner seg. Miro tar sikkerhet på alvor og tilbyr SSL-kryptering, revisjonslogg, SSO, domenefiltrering, avansert brukeradministrasjon og mer. Miro er kompatibel med PCI, GDPR og SOC-2. Det integreres også med over 20 tjenester som Slack, Teams og Dropbox.
Moqups
Moqups er et godt sted å lage interessentkart med brukervennlige maler som hjelper deg med å prioritere, identifisere og forstå nøkkelinteressenter i alle prosjektene dine på en effektiv måte.
Du kan analysere kartet for å sikre en god start på prosjektene dine og garantere deltakelse fra viktige aktører helt fra starten. Ved å bruke disse malene vil teamet ditt involvere viktige personer tidlig i utviklingsfasen og komme nærmere prosjektets suksess.
Det gir også et solid grunnlag for engasjementstrategi og kommunikasjon på teamnivå. Kartene som lages i Moqups hjelper deg med å prioritere interessenter og sørger for at ressurser blir distribuert basert på deres roller.
Oppdag og forebygg potensielle risikoer som kan oppstå når interessenter føler seg oversett. I tillegg kan du koble interessentkartene dine til andre visuelle elementer som wireframes, diagrammer, grafer og mockups. Du kan også lage dine egne arbeidsflyter og fjerne hindringer i enkeltapplikasjoner.
Smaply
Programvaren for interessentkartlegging fra Smaply hjelper deg med å forstå interessentenes perspektiver bedre og administrere deres forventninger enkelt. Den lar deg også visualisere økosystemet rundt produktene dine og finne sammenhenger.
Lag kart i Smaply for å se hvilke interessenter som påvirker arbeidet ditt og finne sammenhenger mellom dem. Se hvordan dine viktigste interessenter er knyttet sammen, analyser deres innflytelse på produktet/tjenesten, og bruk innsikten til å forbedre dine tilbud.
Organiser interessenter i ulike kategorier, som viktig, essensielt eller interessant, og hvilke av dem som er internasjonale, nasjonale eller lokale. Bruk i tillegg filtre for å se spesifikke relasjoner og forstå interessentenes roller. Du kan også bruke denne innsikten til å tilpasse kommunikasjonen til interessentenes interesser.
De høyoppløselige kartene fra Smaply fungerer utmerket for workshops. Bestem hvilke interessenter du må fokusere på og lag ulike typer kart for andre produkter. Koble interessenter til et reisekart og se hvordan de kan påvirke brukeropplevelsen.
Du kan legge til interessenter, koble dem sammen med dra-og-slipp-funksjonen, og flytte dem rundt på kartet. Skriv ut kartet og bruk det i neste workshop.
Lucidchart
Prøv Lucidchart – et utmerket verktøy for design – for å lage et interessentkart. Det gir deg mange maler for å identifisere interessenter og forholdene mellom dem. Du kan også bruke det for å lære deres engasjement i et spesifikt prosjekt.
Bli kjent med engasjementet som kreves for hver interessent i et prosjekt. Åpne kartmalene for å se et omfattende kart som kan tilpasses. Lucidchart holder dataene dine sikre og private. Det bruker 256-bit kryptert tilkobling via TLS 1.2 sammen med AES-256-kryptering for å beskytte dataene.
Amazons nøkkelhåndteringstjenester gir kryptografiske nøkler som sikrer Lucidchart. Ikke bekymre deg for etterlevelse, da Lucidchart er i samsvar med GDPR, CCPA, PCI og SOC 2 og sertifisert med Swiss-US og EU-US Privacy Shield. Du kan integrere det med Google, Atlassian, Microsoft, Salesforce, Slack, AWS, Azure, GCP, GitHub, Zapier, BabooHR, Quip og mer.
Mural
Få tilgang til hundrevis av forhåndsdefinerte maler for interessentkartlegging fra Mural og begynn å analysere nøkkelaktørene i prosjektet ditt. Det er nyttig for teamet eller interessenter på kundesiden for å redusere forvirringen rundt ansvarsområder, slik at alle kan samarbeide.
Mural gjør visuelt samarbeid enkelt i et dynamisk, delt miljø. Med en nesten flat læringskurve kan du enkelt begynne å bruke verktøyet. Brukergrensesnittet er intuitivt og enkelt, med effektive funksjoner som er enkle å bruke for alle med forskjellige ferdigheter.
Bruk klistrelapper og tekst for å legge til tanker, tilbakemeldinger og ideer. Du kan også bygge diagrammer ved hjelp av et bredt utvalg av koblinger og former for å legge til rette for komplekse arbeidsflyter. De tilbyr også et omfattende galleri med ikoner som du kan søke i og bruke til å fortelle din visuelle historie.
Mural tilbyr rammer som lar deg organisere ideer og innhold på effektive måter for å frigjøre innsikt. Dra og slipp grafikk som bilder og GIF-er, og forbedre samarbeidsøkter. Du kan også skrive og tegne for hånd for å maksimere kreativiteten.
Planlegg aktiviteter og hold fokus med en tidtaker, og sørg for at alle ser de samme tingene samtidig. Veiled deltakerne gjennom instruksjoner og skjul eller vis de neste trinnene. Du kan også bruke superlåsen for å sikre at gjenstander forblir på plass eller flytte dem med tilretteleggere.
Feir med konfetti, fokuser på positive øyeblikk, og bruk privat modus for å forhindre gruppetenkning med skjulte bidragsytere. Mural tilbyr flere måter å kommunisere med teamet ditt på og dele diagrammer med enkle hyperkoblinger. Det støtter også kommentarer og tekstchat for samarbeid om diagrammer.
Bygg effektive arbeidsflyter ved å integrere Mural med flere tjenester som Slack, MS Word, Dropbox, MS Excel, GitHub, Jira og mer. De følger moderne praksis med protokoller, globale standarder og allsidig sikkerhetspraksis for sikkerhet.
Konklusjon
Hvis du planlegger å lansere et produkt/tjeneste eller forberede deg på å gå inn i et nytt marked, kan det å kjenne dine interessenter og administrere dem bidra til å nå målene dine.
Tegn derfor kart ved hjelp av kartverktøy for interessenter for å representere alle dine interessenter og utnytte ressursene og potensialet deres på en effektiv måte.