Strømlinjeform SMB-innkjøpsprosessen med disse beste innkjøpsprogramvarene.
Innkjøpsprosessen er kompleks da den involverer kjøp, varelager, bestillinger, fakturaer, leverandører, betalinger og mer. Men samtidig er det avgjørende for bedriftens suksess. Det er derfor bedrifter må automatisere og administrere denne prosessen med applikasjoner.
Hvis du venter til siste øyeblikk med å distribuere innkjøpsprogramvare i bedriften din, vil det få konsekvenser av manuell behandling. Derfor er det lurt å begynne å implementere disse verktøyene så snart du merker friksjonen av ineffektive manuelle prosesser.
La oss dykke dypt ned i det grunnleggende om anskaffelsesprogramvare og lære om de beste verktøyene på dette domenet.
Innholdsfortegnelse
Hva er innkjøpsprogramvare?
Innkjøp betyr å finne og anskaffe varene og tjenestene en virksomhet trenger. Derfor refererer anskaffelsesprogramvare til en forretningsløsning som automatiserer ulike faser av anskaffelsesprosessen.
Enten det handler om å analysere utgifter, administrere kontrakter eller foreta betalinger, kan slike verktøy hjelpe deg med å ha total kontroll over hver prosessoperasjon. Disse kan også integreres med ulike ERP-plattformer for å gjøre prosessen smidigere.
Videre tillater noen verktøy også alle ansatte å få tilgang til og utføre oppgaver fra en sentral enhet med pepper brukertillatelse.
Hva gjør disse verktøyene?
En anskaffelsesprogramvare kan utføre flere oppgaver for å gjøre anskaffelsesprosessen enkel for teamet ditt. Ansatte kan bestille kjøp fra hvor som helst og kommunisere med teammedlemmer. Her er de viktigste oppgavene denne programvaren kan utføre:
- Generer en innkjøpsordre og bekreft den
- Automatiser e-kjøpsordre girkasse
- Minn deg på nylige innkjøpsordrer og kanselleringer
- Send ventende innkjøpsordrer til passende personell for videre tiltak
- Utfør økonomiske transaksjoner og lagertransaksjoner etter ordreankomst
- Unngå spotmangel ved å opprettholde en beholdning
- Samle inn data og analyser trender for maksimal lønnsomhet
- Strømlinjeform standardiseringsprosessen på tvers av ulike plattformer
La oss nå diskutere når du bruker programvareverktøy for innkjøp.
Hvem bruker innkjøpsprogramvare?
Du vil trenge innkjøpsprogramvare når du kjøper råvarer, maskinvare, kontorrekvisita, etc., i bulkmengder gjennom året. Derfor, enhver virksomhet som ofte kjøper forsyninger fra tredjepartsleverandører og ønsker å gjøre innkjøpssystemet gjennomsiktig.
Du vil stort sett finne følgende virksomheter som bruker innkjøpsverktøy:
- Produsenter av forbruksvarer og hvitevarer
- Kjøretøyprodusenter
- e-handel og detaljhandel
Men det er en spesialisert virksomhet som også bruker denne programvaren, og det er innkjøpskonsulenter eller byråer.
De fleste merker outsourcer innkjøpsoperasjonene sine til disse byråene for enkelhets skyld og rimelig. Bedrifter som Capgemini, Bain & Company, GEP Worldwide, Accenture, etc., er ledende innen innkjøpsrådgivning.
Hvordan hjelper innkjøpsprogramvare bedrifter?
#1. Automatisering av innkjøp
Automatisering av forretningsprosesser er tydelig på alle domener, inkludert innkjøp. Du kan automatisere hele innkjøpsoperasjonen ved å bruke innkjøpsprogramvare.
Fra leverandøroppdagelse til registrering, produktvalg til kvalitetssjekk, og til slutt, avtalesignering, kommer alt under én programvare.
I de fleste tilfeller behandler verktøyet automatisk interne forespørsler om kjøp av forsyninger. Den trenger bare en leders godkjenning før du sender kjøpsordren.
#2. Åpenhet i kjøp
Bedriftens interessenter som ledere og finansdirektører kan se på kjøpstrendene fra en sentral programvare. Du trenger ikke å hoppe gjennom bøyler for å få rapporter om anskaffelser.
Verktøyet sporer også hvert trinn frem til avtalen sluttføres, og sikrer transparens på høyt nivå for å unngå korrupsjon.
#3. Godkjenningsoptimalisering
Slike verktøy kommer med intelligente algoritmer for å skille ekte kjøpsordrer fra svinn. Derfor får godkjenningslederne bare kjøpsforespørsler som er ekte mesteparten av tiden. Deretter kan ledere raskt godkjenne kjøpsordrer.
#4. Synlighet for utgifter
Verktøyets dashbord viser deg umiddelbart selskapets samlede utgifter til innkjøp av rekvisita, hvem leverandørene dine er, hvor mye du betaler dem, og så videre. Det hjelper deg med å budsjettere prosjekter, spare på unødvendige kjøp osv.
Funksjoner å se etter når du velger innkjøpsprogramvare
De fleste innkjøpsverktøyene tilbyr et standardsett med funksjoner. Men før du kjøper en, sørg for at de minst har følgende funksjoner:
- Verktøyet bør komme med et leverandørstyringsdashbord der du kan ta med nye leverandører eller gjennomgå kontrakter med eksisterende.
- Det vil være praktisk hvis programvaren også tilbyr en funksjon for leverandøroppdagelse.
- Det må være et risikostyringsverktøy som vil blokkere unødvendige utgifter eller feilaktige kjøpsordrer.
- Innkjøpsverktøyet ditt må leveres med en revisjonsfunksjonalitet slik at du kan revidere innkjøpsordrer, leverandørbetalinger osv.
- Det beste innkjøpsverktøyet vil også tilby en budsjetteringsfunksjonalitet der du kan legge inn et månedlig eller kvartalsvis budsjett og holde innkjøp innenfor dette tallet.
- Det bør også være en kommunikasjonsfunksjonalitet som vil varsle programvarebrukeren om nye kjøpsordrer, fakturaer, forfalte bestillinger osv.
- Det er bra hvis appen tilbyr en mobilversjon for forbrukssporing, bestillingsgodkjenning, fullføring av avtaler og mer.
- Pålitelig anskaffelsesprogramvare bør tillate deg å sette bedriftens retningslinjer for innkjøp.
- Til slutt må verktøyet tillate innkjøpsrepresentantene å lage tilpassede innkjøpsarbeidsflyter hvis programvaren mangler maler for visse innkjøpsscenarier.
Nå som du vet om konseptet til dette verktøyet og oppgavene det kan utføre, kan du se på de beste innkjøpsprogramvareapplikasjonene SMB-er kan bruke.
Precoro
Hvis du tilhører et lite eller mellomstort team, kan Precoro hjelpe deg gjennom strømlinjeforming av kjøpsprosessen og eliminering av manuelt arbeid. Det sparer deg for verdifull tid og penger og lar deg fokusere på mer presserende saker.
Denne innovative og lynraske programvaren kan optimere anskaffelse-til-betal-systemet til organisasjonen din for bedre arbeidseffektivitet. Den håndterer effektivt oppgavene som er involvert i kjøpsprosessen, som rekvisisjon, bestilling og fakturering.
Dessuten forbedrer Precoro innkjøpssystemet ditt ved å forbedre godkjenningsarbeidsflyten. Arbeidsflytstadier som forespørselsprosess, innkjøpsordrer, godkjenning, fakturering og fakturahåndtering kan gjøres elektronisk med dette verktøyet.
Applikasjonen gjør også prosesskontroll, godkjenning og utgiftsanalyse på farten mye enklere.
Ved å bruke denne pålitelige løsningen kan bedrifter ha regelmessige rapporter og dataanalyse. De detaljerte og omfattende rapportene dekker alle flytskjemaprosesser og innkjøpsdata.
Dessuten lar disse rapportene deg spore og løse feil, tilpasse rapportformatene for interessenter og eksportere sanntidsdata for regnskap og finansiell analyse.
Kissflow
Ønsker du å ha kontroll over innkjøps-til-betal-prosessen, men med tilstrekkelig fleksibilitet? Kissflow lar deg få det med sin enkle og tilpassbare løsning. For innkjøpsrekvisisjoner tilbyr den flytende skjemaer slik at du kan samle inn, godkjenne og spore innkjøpsforespørslene.
Når en forespørsel er godkjent, genererer den automatisk bestillinger og utsteder innkjøpsordrer. For leverandøradministrasjon tilbyr dette verktøyet en effektiv portal for introduksjon, administrering og vedlikehold av leverandører.
Når du bruker denne applikasjonen, blir det mulig å godkjenne fakturaer mens du er på farten. Den støtter også automatisert treveis matching, sjekk av fakturaer med kontrakter, innkjøpsordrer og serviceoppføringsark.
Kissflow kan også generere datadrevet og handlingskraftig innsikt om kjøpstrender, utgifter og leverandørytelse. Ved å bruke denne programvaren kan brukere også generere umiddelbare rapporter som inkluderer tilpassbare parametere.
Den støtter også sømløs integrasjon med ulike tredjepartsverktøy. Bli kvitt all redundans ved å bruke den med ulike ERP- og finansapplikasjoner, inkludert Microsoft Dynamics, Quickbooks, Xero, SAP og NetSuite. Denne løsningen lar deg også bruke kraftige plugins og APIer.
Team Procure
Som SMB er det på tide for deg å forenkle anskaffelsesprosessen med Team Procure. Denne programvaren kan imidlertid også imøtekomme behovene til bedrifter som håndterer komplekse innkjøpsoperasjoner på internasjonalt nivå.
Denne enkelt skybaserte plattformen kan håndtere alle dine godkjenninger, innkjøpsordrer og inventar. Når det gjelder innkjøpsforespørsler, kan løsningen sortere disse etter budsjett, avdeling og alvorlighetsgrad. Fra disse forespørslene kan brukere også generere POer og overvåke leveringsplaner.
Team Procure tilbyr også en prismatrisefunksjon, der selskaper kan administrere budene fra flere leverandører kjøpt fra lavestbydende. Siden ulike organisasjoner har varierende behov, lar det organisasjoner lage tilpassede godkjenningsarbeidsflyter.
Her er det enkelt å komme ombord på leverandørene og leverandørene. Den har også innebygde KPIer for ytelsessporing. Selv om du har varehus på flere lokasjoner, hjelper dette verktøyet deg med å ha et integrert lagerstyringssystem. Du kan til og med integrere tjenesten i ditt eksisterende system gjennom personlig tilpasset API.
ProcurementExpress
ProcurementExpress er en ideell innkjøpsprogramvare som kan strømlinjeforme alle relaterte arbeidsflyter. Det hjelper deg også å eliminere lange manuelle prosesser, papirspor og mulige hendelser med svindel.
Det innovative godkjenningssystemet lar deg angi maksimale utgifter og bestemme godkjenningskjeder. Bedrifter kan også tildele forhåndsbestemte godkjenningsnivåer til forskjellige ansatte. I tillegg kan organisasjoner tilpasse og automatisere alle trinn i en godkjenningskjede for optimalisert effektivitet.
Applikasjonen lar deg lage raske og nøyaktige POer basert på forholdet ditt til individuelle leverandører. Du kan inkludere nødvendige felt og rullegardinmenyer for å lage profesjonelle og kontekstuelle PO-er.
I henhold til bedriftens økonomiske struktur kan du fordele kostnader til forskjellige lokasjoner for å unngå overforbruk. Ved å bruke rapporteringsfunksjonen i appen kan brukere også analysere de omfattende oversiktene over utgiftene. Dessuten kan løsningen lage budsjetter for ulike prosjekter og avdelinger.
Skaffe
Si farvel til papirprosesser, treg godkjenning og komplekse løsninger med Procurify. Denne proaktive programvaren for kostnadsstyring gir fullstendig synlighet og kontroll over selskapets utgifter.
Når du bruker dette verktøyet, blir det mulig å godkjenne alle innkjøpsordrer fra ett sted. Her kan du også se sanntidsforbruk mot budsjettene. Den tilbyr også fysiske og virtuelle forbrukskort for sømløs forbruk.
Procurify støtter også å lage en arbeidsflyt for automatisering og sporing av hvert trinn i kjøpsreisen. Du kan også angi kjøpstillatelse basert på avdeling og sted. Muligheten til å sortere alle bestillinger for en leverandør er en annen fremhevet funksjon i dette verktøyet.
Appen kan utføre leverandørytelsesanalyse slik at du kan ta informerte kjøps- og forretningsbeslutninger. Her kan du importere katalogelementer og detaljer, inkludert bilder.
Denne løsningen integreres direkte med dine favorittforretningsapplikasjoner som Amazon Business, Oracle, Quickbooks og Slack.
Coupa
Coupa er en plattform som gir deg synligheten og utgiftskontrollen du trenger for å administrere anskaffelsesprosessen. Å velge denne løsningen for din bedrift betyr at du kan anskaffe deg enkelt med forbrukerkjøp samtidig som du sparer de ansatte for verdifull tid.
De beste funksjonene til denne applikasjonen er:
- Forenkling av innkjøpsrekvisisjon og ordreprosesser
- Sporing av kjøpsordre i sanntid
- Varsler for rabatterte priser og andre fordeler
- Fleksible skjemaer for å legge inn data for SOW-baserte tjenester
- Dashboard for budsjettstyring i sanntid
Dessuten støtter verktøyet godkjenning via e-post og mobiltelefoner. Bedrifter kan også bruke den til lager- og kontraktsstyring.
Bellwether
Med Bellwether kan du gjøre anskaffelsesprosessen gjennomsiktig og rask. Det hjelper deg å gjøre unna verbale godkjenninger og langvarig kommunikasjon gjennom e-post og telefonsamtaler.
Denne programvaren lar deg sette opp rekvisisjoner, innkjøpsordrer og fakturaer med minimal tid og innsats. Funksjoner som avansert arbeidsflyt og budsjettering sikrer større synlighet og kontroll over utgifter.
Dette skybaserte verktøyet tilbyr den nødvendige fleksibiliteten og tilpasningen for dine behov. Hvis bedriften din trenger flere språk eller tilpassede felt, kan Bellwether gi deg det. Dessuten lar den deg få tilgang til applikasjonen utenfor stedet.
PairSoft
PairSoft er en brukervennlig programvare som bedrifter kan bruke til å automatisere arbeidsflyten på tvers av P2P-prosessen. Det er også nyttig for å få oversikt over forbruket og ha et godt forhold til leverandørene og leverandørene.
Programvaren kan distribueres raskt på systemet eller eksisterende ERP og brukes med letthet. Den lar deg administrere POer ved å strømlinjeforme hele prosessen. Du får også fullstendig forbruksinnsikt på tvers av kategorier.
PairSoft kan også legge til rette for sanntidskommunikasjon mellom bedrifter og leverandører. Fakturabehandling og validering er annen oppgaveautomatisering du kan gjøre med denne programvaren. Den støtter også analyser og rapportering.
Siste ord
I denne digitaliseringens æra er det utfordrende for bedrifter å administrere anskaffelsesprosessen sin uten programvare eller automatisert løsning. Disse verktøyene kan åpne flere nye muligheter i hvert trinn av denne prosessen.
Dessuten sikrer applikasjonene optimal effektivitet selv når du skalerer opp virksomheten din. Sjekk ut listen over beste innkjøpsprogramvare for å velge den som passer best for dine behov. Du kan også se på de essensielle funksjonene et robust verktøy for automatiserte anskaffelser bør ha.
Som SMB vil du kanskje også vite om de beste dokumenthåndteringsverktøyene.