Hvilket er det bedre eSignature-verktøyet?

Elektroniske signaturer eller eSignaturer er nyttige for å drive forretninger med partnere, eksterne arbeidere og internasjonale kunder.

Husker du sist du signerte med penn og papir?

En penn-papirsignatur krever skanning, utskrift, personlig avtale, utsendelse, faksing og mer til det berørte personalet. Hele prosessen kan være arbeidskrevende, tidkrevende og kjedelig.

Det er her elektronisk signatur kommer inn i bildet.

Dropbox Sign og DocuSign er to flotte eSignatur-verktøy som du kan prøve.

Så la oss sammenligne disse to eSignature-plattformene for å forstå hvilken som er best for dine behov.

Hva er en e-signatur?

En elektronisk signatur (eSignatur) er en lovlig og effektiv måte å få dokumenter signert elektronisk og raskt. Den er klarert over hele verden siden den er sikker. eSignaturer kan erstatte håndskrevne signaturer i forskjellige prosesser.

Enkelt sagt er en elektronisk signatur en signatur i elektronisk form. Du kan bruke datamaskiner eller elektroniske enheter for å autentisere underskriveren og sikre dokumentets sikkerhet.

Vi kan si at en elektronisk indikasjon på en persons intensjon om å godta vilkårene i dokumentet eller et sett med data og tilbakestille disse dataene med en e-signatur er kjent som en elektronisk signatur. Det finnes tre typer e-signaturer:

• Enkle e-signaturer
• Avanserte e-signaturer
• Kvalifiserte e-signaturer

Den kan brukes i ulike situasjoner, for eksempel transaksjoner, kontrakter og administrative prosedyrer. e-signaturer er pålitelige, håndhevbare og lovlige over hele verden. Det vil hjelpe deg å fremskynde signeringsprosessen, og du kan spare timer på denne prosessen.

Elektroniske signaturer er den nye måten å gjøre forretninger med kundene dine på, og det er derfor du må ha en elektronisk signaturapplikasjon som du kan stole på.

Med eSignature-verktøyet kan du få en praktisk og rask måte å løse signaturproblemer på. Du kan forsikre kundenes sikkerhet og returnere dokumentene enkelt uten å flytte noe sted.

Det er snarere en miljøvennlig tilnærming som kan spare millioner av papirutskrifter. Dessuten hjelper det å holde dokumentet ditt organisert, redegjort for og tilgjengelig.

Videre kan bruk av eSignaturer spare mye tid og penger. Det effektiviserer også arbeidsflytene dine og kan gi effektivitet til bransjen eller avdelingen.

eSignaturer kan brukes i ulike bransjer som salg, HR, finansielle tjenester, IT, life science, myndigheter og mer.

La oss sammenligne Dropbox Sign og DocuSign, og starter med Dropbox Sign.

Hva er Dropbox Sign?

Dropbox Sign (tidligere kjent som HelloSign) er en applikasjon for elektronisk signatur og digital transaksjonsadministrasjon som inkluderer signatursporing, signaturhistorikk, dokumentsignering, forskriftsoverholdelse og mer.

Den lar deg be om elektroniske signaturer og legge til juridisk bindende signaturer til dokumentene. Det eies av Dropbox, som lover å la kunder lukke avtaler raskere, fullføre nøddokumenter i tide uten feil, ombord nyansettelser umiddelbart, og mer.

Dropbox Sign er en nyttig løsning for frilansere. Frilansere kan enkelt sende dokumenter til sine kunder og motta dokumenter som avtaler om å signere elektronisk. Plattformen er solid, med flere integrasjoner, tilpassede merkevarefunksjoner og mer.

Fra private brukere til store selskaper kan bruke denne plattformen uten problemer. Enten du vil bruke den på mobilen eller skrivebordet, støttes applikasjonen av alle enheter slik at du kan bruke den hvor du vil.

I tillegg er Dropbox Sign tilgjengelig på mer enn 20 språk og kan integreres med populære verktøy som Salesforce, Slack, HubSpot og mer. Videre forenkler det arbeidsflytene og gjør kommunikasjonen mellom kunder, leverandører og kolleger enklere.

Med Dropbox Sign kan du:

• Samle elektroniske signaturer trygt og trygt med datakryptering
• Lukk avtaler raskt med automatiserte prosesser for forslags- og kontraktsignering
• Automatiser oppgaver, styrk overholdelse og administrer risiko i AI-funksjonene
• Rut dokumenter til dine tildelte arbeidere for å administrere interne arbeidsflyter
• Opprett og rediger kontraktene dine ved å bruke gjenbrukbare og tilpassbare maler
• Gå fra hektisk papirarbeid til papirløst arbeid for å redde trær

Dropbox Sign tilbyr en gratis pakke som inkluderer grunnleggende funksjoner og tre signaturforespørsler hver måned. Dette gjør det til et godt alternativ for de som har behov for signering med lavt volum.

Dropbox Sign-funksjoner

Dropbox Sign har unike funksjoner, som gjør det til et godt valg for alle. Det fokuserer vanligvis på å forenkle prosessen for brukere og organisasjoner. La oss diskutere funksjonene:

#1. Maler

Du kan gjøre om dine ofte brukte dokumenter til Dropbox Sign-maler for å strømlinjeforme hver signaturforespørsel. Du kan formatere dokumentene på noen få minutter for å gjøre hver sending enkel og rask.

Alt du trenger er fire trinn å følge mens du formaterer dokumentene:

• Last opp dokumentet ditt: Velg et dokument du sender gjentatte ganger, for eksempel en taushetserklæring eller W2-avtale.
• Bestem hvem som skal signere: Tildel en signerrolle, som en klient, bedriftseier, ansatt, leietaker, etc.
• Plasser felt eller mellomrom: For hver rolle, dra og slipp signaturfeltene der du vil at underskriveren skal fylle den delen.
• Lagre, send og gjenbruk: Når du har opprettet en mal, vil det være enkelt å sende dokumentet raskt og sømløst uten gjentakelser.

Med denne funksjonen kan du automatisere den kjedelige jobben din, forenkle massesendinger ved hjelp av multi-signer-funksjoner, og gjøre dokumentene klare til å bli signert umiddelbart.

#2. Dokumentredigering

En funksjon som en dokumentredigerer er en veldig vanlig funksjon i alle applikasjoner. Ved å bruke verktøyet kan du legge til felt i dokumentene dine slik at underskriveren kan fylle ut nødvendig informasjon. Den inkluderer navigasjonsfunksjoner som er en unik funksjon i Dropbox Sign.

Dropbox Sign lar deg legge til tilpasset merkevarebygging og tilpasse applikasjonens språk. Dette hjelper din bedrift med å heve merkevaren sin og forbedre kommunikasjonen med interessenter. Når du legger til e-postelementer, må du laste opp en firmalogo, legge til en firmaordre, redigere avsenderens navn og en e-postsignatur.

#3. Sending av dokument

Det er flere måter å sende dokumenter på. Dropbox Sign kan laste opp en CSV-fil som genererer en signeringslenke eller en CSV-fil for massesignaturer og personlig signering.

Når du sender dokumenter via e-post, kan du tilpasse dokumenttittelen, be om vedlegg, tilpasse en melding for underskriverne og tildele CC-er.

#4. Dokumentsignering og lagring

Dropbox Sign gir verdifulle funksjoner, inkludert en «Neste»-knapp som veileder mottakere til det tomme feltet for å signere direkte.

Etter at du har utført dokumentene, må du få tilgang til dem enkelt og effektivt. Dropbox Sign er en skybasert dokumentlagringsplattform som lagrer alle dokumentene dine og gir deg tilgang til bruk når du vil.

#5. Sikkerhet

Elektronisk signaturprogramvare må leveres med spesiell sikkerhets- og lovoverholdelse. Dropbox Sign tilbyr SSL-kryptering, tofaktorautentisering, samsvar med internasjonal lov, HIPAA-samsvar, ESIGN-samsvar og sikker dokumentlagring.

Verktøyet gir revisjonsrapporter for å spore alle dokuments vesentlige endringer og aktiviteter. De legges automatisk ved de signerte dokumentene.

#6. Integrasjoner og API

Dropbox Sign har mange integrasjoner og et API som hjelper til med å strømlinjeforme dokumentarbeidsflyten. Du kan integrere favorittverktøyene dine med Dropbox Sign og bygge tilpassede applikasjoner via Dropbox Signs funksjoner.

#7. Kundeservice

Dropbox Sign har bedre kundestøtte. Den bruker Live chat og e-postkanaler for å kommunisere med kundene sine. Støtten er tilgjengelig 24/7, og du vil få en applikasjonsstatusside, støttede ressurser og plattformoppdateringsvarsler.

Hva er DocuSign?

DocuSign, grunnlagt i 2003, er en av de første eSignatur-applikasjonene, med over 1 million kunder, 44 språk og 400 integrasjoner.

eSignature-verktøyet samler inn og administrerer dokumenter fra stedet eller enheten effektivt, gir revisjonsspor og effektiviserer arbeidsflytene dine. Med DocuSign kan du enkelt sende, notarisere og signere digitale dokumenter.

Videre kan du enkelt rute dokumenter til de tildelte arbeiderne for å organisere interne arbeidsflyter. Den hjelper til med å automatisere oppgaver, styrke overholdelse og administrere risiko ved å bruke kontraktslivssyklusadministrasjonen og dynamiske funksjoner for kunstig intelligens.

Lag et bredt spekter av kontrakter og rediger dem i henhold til din bruk ved hjelp av tilpassbare og gjenbrukbare maler.

DocuSign er skreddersydd for flere bransjer, forretningssektorer og mer. Hvis du trenger dokumenter som må signeres regelmessig og ikke har noe imot å betale for dem, er DocuSign ditt alternativ.

Med robuste valgfrie integrasjoner kan du integrere DocuSign med forretningsverktøyene dine for å strømlinjeforme forretningsprosesser. Dessuten vil ubegrensede malfunksjoner være til stor nytte ettersom den lagrer ulike dokumenter for å signere og lar ubegrensede varianter av en lignende mal uten å endre noe.

DocuSign tilbyr 99,99 % oppetid, og over 180 land bruker det til å signere avtaler. Hvis du vil se kontrakten og signere den, vil DocuSign forberede alt med sin overlegne mobilapplikasjon og nettleserstøtte.

Det er på tide for deg å bli en helt i bedriften din ved å redusere manuelle oppgaver og strømlinjeforme prosessene for å sende, signere og administrere dokumenter med DocuSign.

DocuSign-funksjoner

DocuSign tilbyr fleksible funksjoner som hjelper mellomstore og store bedrifter med å lagre og redigere dokumentene sine på kort tid. Funksjoner som maler, revisjonsrapporter, personlig signering, flerpartssignering, juridisk bindende signaturer og mer lar deg frigjøre deg fra din vanlige manuelle jobb.

La oss diskutere noen av funksjonene i detalj:

#1. Dokumentoppretting

Med millioner av brukere over hele verden behandler DocuSign over en million dokumenter daglig. Det gjør dokumentet allment tilgjengelig og kompatibelt. Den tilbyr:

• Omfattende filtypestøtte: DocuSign støtter alle typer dokumentfiltyper, for eksempel Microsoft Excel, Word og PowerPoint, slik at du kan sende dokumenter til signatur. Den støtter også .pdf, .doc, .xls, .txt, .xlsx, .docx og mer.
• PDF-skjemakonvertering: Forbered dokumenter på et blunk med PDF-skjemakonvertering. Mens du laster opp en PDF-fil, gjenkjenner og konverterer DocuSign filen automatisk til signeringsfeltene.
• 20+ standard og egendefinerte tagger og felt: Med denne funksjonen kan du veilede kundene eller fagfolkene dine til å logge på de riktige stedene uten problemer. I tillegg kan du sende standardmerker for å få signaturer, titler, initialer, firmanavn, tekster, tall, navn og mer.
• Tegning: Dette feltet lar underskrivere og avsendere laste opp underskrivere og bilder direkte til dokumentet.

DocuSign tilbyr også skylagringsintegrasjoner, automatisk taggplassering, PowerForms og tilleggsdokumenter i denne delen.

#2. Datafelt

DocuSigns avanserte feltvalideringsfunksjoner automatiserer forretningslogikken og effektiviserer prosessen for signere. Du kan integrere DocuSign sømløst med andre applikasjoner for å forhåndsutfylle skjemaer.

• Full skjemafunksjonalitet: Design former slik du vil med kraftig skjemafunksjonalitet som inkluderer avmerkingsbokser, rullegardinkoder, tekst, valutafelt, numeriske felt, alternativknapper, etc.
• Tredjepartsdatafelt: Du kan koble feltene dine til data fra tredjepartstjenester. Data oppdateres automatisk fra tredjepartssystemet til dokumentet og omvendt, noe som eliminerer hardt arbeid.
• Datavalidering: Begrens datatypen som er angitt i det valgte feltet for å minimere transaksjoner som ikke er i god orden. Dette vil eliminere resending av dokumenter og feil ved dataregistrering. Det inkluderer e-post, telefonnummer, 9-sifret postnummer, tekst, dato, 5-sifret postnummer, maskering av regulære uttrykk og personnummer.
• Feltformatering og logikk: Du kan bruke betingede felt for å skjule data og avsløre dem når det er nødvendig. Verdier beregnes dynamisk med de beregnede feltene basert på inngangene til de andre feltene. Videre sikrer låste felt data, og koblede felt sikrer at alle endringer gjenspeiles på tvers av lignende felt.
• Felt- og dokumentoppmerking: DocuSign gjør at visse felt kan redigeres. Den kan administrere forespørslene og endre initialene som er laget. Med transaksjonshistorikk kan du spore alle endringene.

#3. Signeringsarbeidsflyt

DocuSign lar deg spesifisere og bestille antall underskrivere. Du kan tildele mottakere ulike roller og tilgang, og du vil ha kontroll over hvert trinn.

Det inkluderer seriell, parallell, blandet ruting, massesending, mottakertillatelser, korrekte dokumenter, påminnelser og varsler, dokumentsynlighet og maler.

#4. Signerautentisering

Med flere nivåer av autentisering kan du sikre at underskriverne er ekte. Det øker tersklene som trengs for at signere skal bekrefte identiteten deres før de får tilgang til filene.

Det inkluderer e-postbasert, tilgangskodeautentisering, SMS, telefon, kunnskapsbasert autentisering, ID-verifisering, tredjepartsautentisering og mer.

#5. Sende- og signeringserfaring

Send dokumenter enkelt med DocuSign og la kunden signere og sende tilbake dokumentet innen få minutter. DocuSign gjør sending og pålogging raskt og enkelt.

Det inkluderer responsiv signering, SMS-varsler, offline signering og sending, mobilapplikasjoner, delt tilgang, elastisk signering, merkevarebygging og mer.

#6. Rapportering

Kraftig produktrapportering gjør jobben din superenkel. Den lar kontoadministratorer og DocuSign-brukere få klar synlighet inn i kontoen.

Bedriftsstatistikk er alltid tilgjengelig og tilgjengelig med sanntidstilgang og utvidbar planlagt rapportering. Det inkluderer sanntidsstatus, signeringsinnsikt, dataeksport, dokumenter, kontorapporter og mer.

Dessuten tilbyr DocuSign et bredt spekter av funksjoner som overholdelse, tilleggstjenester, arkivering og oppbevaring av dokumenter, tilgjengelighet, sikkerhet, internasjonal administrasjon, passordpolitikk og mer.

Dropbox Sign vs. DocuSign

Begge eSignatur-verktøyene tilbyr lignende utdata. Til syvende og sist sender du dokumentet som skal signeres av klienten din ved hjelp av verktøyet. De største forskjellene vi kan visualisere mellom DocuSign og Dropbox Sign er funksjoner, priser og støtte. La oss se hvordan begge skiller seg fra hverandre på noen få punkter.

Dropbox SignDocuSignDet tillater integrasjoner i sine høyere planerDen tillater integrasjoner i alle planDen har standardfunksjonerDen har avanserte funksjonerMer egnet for små bedrifterMer egnet for mellomstore og store virksomheterDropbox Sign er rimeligereDocuSign er dyrereEt begrenset antall malerGjenbrukbare maler på de valgte planeneDet gjør det ikke ha et kontaktadministrasjonsalternativDu kan administrere kontakterIngen mulighet for dokumentsammenligningDu kan sammenligne dokumenterDu kan ikke planlegge fildelingstidDu kan planlegge filsendingstidBrukere og avsendere kan sende og signere dokumentene på 22 forskjellige språkDu kan sende dokumenter på 14 forskjellige språk , og mottakerne dine kan logge på 44 forskjellige språkMed et enkelt klikk kan du sende dokumenter til en stor liste over mottakere i høyere planer.Den sender automatisk e-post og unike dokumenter etter import av en liste over mottakereDen tilbyr e-post og nettstøtteDen tilbyr e-post, telefon og nettstøtte

Siste ord

Begge eSignature-verktøyene, Dropbox Sign og DocuSign, har utmerkede funksjoner som kan være til nytte for ulike typer virksomheter. Dropbox Sign er et flott alternativ for små bedrifter siden det er rimeligere og har standardfunksjoner som du kanskje trenger. Men hvis du trenger flere funksjoner og har en større virksomhet, kan det være lurt å prøve DocuSign.

Derfor, hvis du vil vite hvordan disse verktøyene kan være til nytte for virksomheten din, prøv dem ut selv. Å sette verktøyene på prøve vil hjelpe deg med å finne ut hvilken som er best for ditt bruk.

Det fine er at begge verktøyene har gratis prøveversjonsalternativer for å hjelpe deg med å komme raskt i gang og bestemme hvilken som fungerer best for deg.

Deretter kan du sjekke hvordan du legger til en signatur i et Word-dokument.