For å møte de stadig skiftende kravene i dagens marked, er det essensielt for enhver virksomhet å fokusere på forbedring av sine forretningsprosesser (BPI).
Enhver bedrift opererer med et stort antall prosesser, og ingen av disse er helt feilfrie. Det finnes alltid elementer som kan føre til forsinkelser og unødvendige kostnader.
Ved å optimere og forbedre disse prosessene kan man eliminere problemområder som skaper utfordringer for teamet eller kundene. La oss utforske hvordan forbedring av forretningsprosesser fungerer, og hvordan det kan bidra til å skape vekst i virksomheten.
Hva er forbedring av forretningsprosesser?
Forretningsprosesser er de oppgavene som utføres for å holde driften i gang. For å kunne konkurrere i dagens marked, er det viktig å kontinuerlig forbedre disse prosessene. Forbedring av forretningsprosesser innebærer altså en kontinuerlig optimalisering med tanke på økt produktivitet og effektivitet.
En virksomhets prosesser kan deles inn i tre hovedkategorier:
- Operasjonelle oppgaver: Dette er de repeterende oppgavene som utføres daglig, som produksjon, logistikk og rapportering.
- Ledelsesoppgaver: Disse inkluderer budsjettering, administrasjon og personalutvikling.
- Støtteoppgaver: Denne kategorien omfatter oppgaver som teknisk støtte, rekruttering, regnskap og lignende.
Alle oppgaver innenfor disse kategoriene må evalueres og justeres regelmessig for å unngå ineffektivitet. Gjennom BPI kan bedrifter kontinuerlig gjøre positive endringer i sin drift, basert på tilbakemeldinger fra interne og eksterne interessenter.
Forbedringene kan innebære nye måter å utføre oppgaver på, eller å fjerne feil fra eksisterende prosesser. Målet er alltid å effektivisere prosessene.
Betydningen av forbedring av forretningsprosesser
Uansett hvilken bransje du opererer i, må du tilpasse deg endringer for å holde tritt med konkurransen. Forbedring av forretningsprosesser er en nøkkel til å håndtere denne endringen.
Gjennom denne prosessen kan bedrifter identifisere områder som trenger forbedring og avdekke ineffektive elementer som bør elimineres. Dette hjelper organisasjoner med å forstå sitt eget system og utvikle seg i tråd med gjeldende bransjestandarder.
Det gir også et nytt perspektiv på forretningsprosessene, som kan bidra til å forbedre produktivitet, kvalitet, kundeforhold og kompetanseutvikling.
Hvordan fungerer forbedring av forretningsprosesser?
#1. Velg en prosess
Det første skrittet er å identifisere hvilke områder eller prosesser som trenger forbedring. Selv om mange prosesser foregår samtidig, kan det være lurt å prioritere de repeterende prosessene.
#2. Kartlegg problemer i prosessen
Fokuser på den valgte prosessen for å identifisere problemene som må løses. Kartlegging innebærer å visualisere hele prosessen og identifisere eventuelle flaskehalser.
#3. Analyser forretningsprosessene
Nå må man analysere problemområdene for å finne de spesifikke punktene som kan forbedres. Man kan hente inn informasjon fra de ansvarlige for prosessen.
#4. Redesign prosessen
På dette stadiet må prosessen redesignes for å gjøre den bedre. Benytt den mest passende metodikken for å eliminere de identifiserte problemene og gjøre prosessene mer effektive.
#5. Skaff ressurser
For å gjennomføre forbedringer i forretningsprosessene, må man sørge for at de nødvendige ressursene er tilgjengelige. Dette kan inkludere ny programvare, maskinvare eller arbeidskraft. Det er viktig å sikre godkjenning fra ledelsen før ressurser anskaffes.
#6. Test den nye prosessen
Før man implementerer BPI-systemet i organisasjonen, er testing obligatorisk. Kontroller hvert trinn i arbeidsflyten for å forsikre deg om at ingenting overses. Hvis det er behov for endringer, er dette stadiet for å gjøre dem.
#7. Implementer metoden
Etter vellykket testing og ledelsesgodkjenning, er det på tide å implementere metodikken for forbedring av forretningsprosesser. Start i liten skala og utvid omfanget for å oppnå bedre resultater.
#8. Evaluer og forfin
Arbeidet slutter ikke med implementeringen. Man må kontinuerlig overvåke om de nye metodene forbedrer prosessen eller ikke. Finjustering kan være nødvendig, og det bør iverksettes tiltak når det er behov.
Metoder for forbedring av forretningsprosesser
Avhengig av forretningsprosessene og bransjen, kan man velge mellom følgende metoder for BPI.
#1. Smidig metodikk
Denne metodikken gir et prosjekt fleksibilitet, da man ikke er bundet av en streng tidsfrist. Flere iterasjoner kan innarbeides, og tilbakemeldinger fra team og kunder kan brukes til å rette opp problemer. Dette forbedrer kommunikasjon og samarbeid mellom alle parter.
#2. Slank produksjon
Målet med denne metodikken er å fjerne avfall og redusere kostnader. Selv om den ofte brukes i produksjonsindustrien, kan de grunnleggende prinsippene implementeres i andre sektorer. Teamene må forstå kundens oppfatning for å eliminere sløsing og redundans.
#3. Six Sigma
Denne populære tilnærmingen reduserer variasjon og feil ved å bruke data og statistikk, samtidig som verdien maksimeres. Six Sigma innebærer bruk av DMAIC og DMADV for å oppnå en strømlinjeformet prosess og økt avkastning.
#4. Total kvalitetsstyring (TQM)
Bedrifter som bruker denne metodikken må få med hele teamet for å forbedre kundetilfredsheten. Det gir de ansatte et miljø og en arbeidskultur der erfaringer verdsettes, og de oppmuntres til å ha et felles forretningsmål.
#5. Teori om begrensninger
Teori om begrensninger-metodikken brukes ofte når det er behov for umiddelbare forbedringer. Den kan identifisere flaskehalser og forbedre dem til de er eliminert.
#6. Kaizen
Denne metodikken for forbedring av forretningsprosesser fokuserer på lean og smidig praksis. Den endrer gradvis arbeid og bedriftskultur for økt kvalitet og produktivitet i prosessene.
#7. Kanban
Kanban er en visuell arbeidsflytteknikk som hjelper deg med å identifisere problemer og fjerne flaskehalser. Dette kan øke effektiviteten og lette overvåkingen av fremdriften i prosjektene.
#8. Akkurat i tide
Denne metoden er ideell for produksjonsbedrifter som ønsker å redusere lagerkostnadene ved å produsere varer etter behov. Metoden brukes ofte sammen med Kanban for å sikre nøyaktig prognose og unngå arbeidsoverkapasitet.
#9. Prosesskartlegging
Bedrifter kan kartlegge en plan for prosessforbedring ved hjelp av denne visualiseringsmetoden for arbeidsflyt. Den kan også brukes til å utvikle kart for spesifikke roller eller forretningsmål.
#10. PDCA
Denne modellen står for planlegg, utfør, sjekk og handle. Som en del av Kaizen-metodikken, hjelper den organisasjoner med å identifisere ineffektive prosesser.
Fordeler med forbedring av forretningsprosesser
Agil virksomhet
Gjennom forbedring av forretningsprosesser kan bedrifter bli mer tilpasningsdyktige til de skiftende kravene fra kundene. De kan raskt svare på endringer og tilpasse sine prosjekter.
Bedre innsikt i prosessene
For å implementere BPI må bedrifter visualisere hele arbeidsflyten. Dette gir dem mulighet til å overvåke prosessene og måle effektiviteten i hvert trinn.
Kostnadseffektiv💰
Målet med å forbedre forretningsprosesser er å fjerne flaskehalser og ineffektivitet. Ved å identifisere og eliminere unødvendige kostnader, vil det totale utgiftsnivået reduseres.
Økt produktivitet
For å gjøre prosessene effektive, fjerner BPI alle repeterende og unødvendige oppgaver fra arbeidsflyten. Dette fører til en markant økning i ansattes produktivitet.
Overensstemmelse og sikkerhet
Implementering av forbedringer i forretningsprosessene fører til et mer regulert og administrert arbeidsmiljø. Dette gjør at virksomheten kan oppfylle gjeldende forskrifter og sikkerhetstiltak.
Kunde- og medarbeidertilfredshet
Forbedrede prosesser vil gi kundene merverdi. Med fornøyde kunder vil virksomheten blomstre. Ved å eliminere unødvendige oppgaver, blir teamet mer effektivt og produktivt.
Utfordringer ved forbedring av forretningsprosesser
#1. Motstand fra ansatte
Den største utfordringen ved BPI er ofte motstand fra ansatte. Mange foretrekker å fortsette å jobbe på den tradisjonelle måten. Derfor må bedriften overbevise de ansatte om fordelene med forbedringene, ellers kan initiativet mislykkes.
#2. Manglende evne til å sette mål
Ledelsen må ha klare og spesifikke mål i denne prosessen. Uten definerte mål, kan man ikke få et fullstendig bilde av bedriftens utvikling. Mål er avgjørende for å prioritere tid og ressurser. Uten dem, kan det være vanskelig å forbedre forretningsprosessene.
#3. Tidsjustering⏲️
Det krever tid for å få ting til å fungere. Mange bedrifter tror prosessforbedring er umulig på grunn av de daglige aktivitetene. Det er imidlertid ofte mulig å strømlinjeforme arbeidsflyten og tildele en person ansvaret for å implementere denne prosessen. Eventuelt kan man engasjere en ekstern konsulent til å analysere prosessene.
#4. Innføring av ny teknologi
De fleste prosessforbedringer krever at man forlater eldre applikasjoner og tar i bruk ny teknologi. Dette kan være en stor utfordring for mange virksomheter. I tillegg til at det kan være kostbart, må man også sørge for at de ansatte får opplæring i den nye teknologien.
Læringsressurser
Grunnleggende om forbedring av forretningsprosesser: Udemy
Dette kurset «Fundamentals of Business Process Improvement» lærer deg om rammeverket og trinnene som kreves for BPI. Kurset inkluderer også hvordan man tilpasser forretningsprosesser til målene, og hvordan man finner praktiske forbedringsløsninger.
Du vil også lære å bruke ulike verktøy for å skape nye forretningsprosesser og teknikker for å måle målene dine.
Effektiv forbedring av forretningsprosesser: Udemy
Dette kurset i effektiv forbedring av forretningsprosesser lærer deg om effekten av prosessforbedring, slik at du kan rekonstruere organisasjonens prosesser.
Kurset dekker utvikling av BPI-modellen, implementering i prosjekter og måling av fremgang. Det inkluderer 2,5 timer med on-demand video og et sertifikat etter fullført kurs.
Forbedring av forretningsprosesser
Denne boken om forbedring av forretningsprosesser gir innsikt i hvordan man implementerer kvalitetsforbedringsteknikker i serviceindustrien.
Den omhandler alt du trenger å vite for å starte BPI umiddelbart. Her kan du også lære å etablere og trene team for BPI, forenkle prosesser, redusere tidsbruk og spore fremgang.
Verktøykasse for forbedring av forretningsprosesser
Boken «Business Process Improvement Toolbox» gir en praktisk og omfattende innføring i utvikling av et sammenhengende BPI-system.
Den diskuterer BPI-modellen ved hjelp av ytelsesmåling og introduserer deg for relevante verktøy. I tillegg lærer du hvordan du bruker disse verktøyene og får tilgang til maler for implementering.
Avslutningsvis
Uten forbedring av forretningsprosessene er det vanskelig å holde seg konkurransedyktig. BPI hjelper deg med å identifisere svakheter og ineffektive elementer, slik at du kan implementere nye metoder for å forbedre dem.
Her har vi diskutert hvordan verden ser ut innenfor forbedring av forretningsprosesser, samt delt noen nyttige kurs og bøker for å lære mer om emnet. Når du har tilegnet deg tilstrekkelig kunnskap, kan du starte med å gjennomføre de nødvendige forbedringene for å ta virksomheten din til neste nivå.
Du kan også utforske programvare for administrasjon av forretningsprosesser.