For byråer som samarbeider med kunder, er utfordringene knyttet til faktureringsprosessen velkjente. Fra utarbeidelse av tilbud, innsending for godkjenning og videre behandling, krever disse økonomiske oppgavene betydelig tid.
For å optimalisere faktureringsarbeidet og spare tid og krefter, er det nødvendig med en tilbudsadministrasjonsløsning som samler alle nødvendige funksjoner på ett sted.
I denne artikkelen vil vi utforske hva tilbudsadministrasjonsprogramvare er, og presentere noen av de beste verktøyene som finnes på markedet i dag.
Hva er tilbudsadministrasjonsprogramvare?
En tilbudsadministrasjonsløsning er et verktøy som forenkler opprettelsen av forretningsforslag og gir raske svar på anbudsforespørsler. Den automatiserer tilbudsprosessen, henter inn data fra CRM-systemer, og bidrar til raskere fakturering.
Tenk på det på denne måten:
Tilbudsprosessen er ofte det første kontaktpunktet mellom en bedrift og en potensiell kunde utover markedsførings- og salgsdialoger. Et nøyaktig og fullstendig tilbud presentert i et profesjonelt format gir et godt inntrykk.
I stedet for å kommunisere via e-post og styre tilbud på ustrukturert vis, gir en tilbudsadministrasjonsplattform en sentralisert kommunikasjonskanal for alle involverte – bedriftseiere, salgsledere og kunder.
La oss se nærmere på noen av de essensielle funksjonene du bør vurdere når du velger en programvare for tilbudsadministrasjon.
Kjennetegn ved tilbudsstyringsprogramvare
#1. Profesjonelle maler for forretningsforslag
Et fullstendig, korrekt tilbud i et profesjonelt format gir et positivt førsteintrykk. Programvare for tilbudsadministrasjon tilbyr maler som kan tilpasses for å møte bedriftens unike behov og skape profesjonelle dokumenter.
#2. Automatisering av arbeidsflyt
Tilbud kan enkelt fylles ut med oppdatert produkt- og prisinformasjon hentet fra regnskapssystemet.
#3. Reduksjon av menneskelige feil
Sannsynligheten for feil er betydelig lavere i automatiserte tilbud enn i manuelle tilbud.
#4. Mulighet for mersalg
Detaljerte og lett tilgjengelige mersalgsalternativer kan enkelt integreres i tilbudene.
#5. Oversikt over salgssyklusen
Motta varsler når en kunde ser på tilbudet, slik at du kan følge opp i tide og diskutere detaljene direkte på plattformen.
#6. Automatiserte betalingssykluser
Med en tilbudsadministrasjonsløsning slipper du å opprette gjentatte fakturaer manuelt.
Nå som du har en oversikt over funksjonene, la oss se på noen av de mest populære tilbuds- og fakturahåndteringsverktøyene på markedet.
La oss begynne.
SuperOps.ai
SuperOps.ai er en plattform for automatisering av profesjonelle tjenester (PSA) som hjelper bedrifter med å effektivisere driften. Den har en integrert funksjon for tilbudsadministrasjon som sørger for at tilbudene når kundens innboks med få klikk.
Du kan enkelt opprette tilbud med alle tjenestene og sende det til kunden med en lenke. Gjennom den delte lenken eller portalen kan kundene godkjenne eller avvise tilbudet, noe som forenkler prosessen. Kundene kan også legge til kommentarer, noe som gir bedre kontekst og mindre forvirring.
Med SuperOps sin tilbudschat kan du diskutere detaljene med kundene dine direkte ved siden av tilbudet. Dette reduserer behovet for lange e-posttråder og sikrer at kommunikasjonen knyttet til tilbudet er samlet på ett sted.
Scoro
Scoro er en brukervennlig plattform for samarbeid om prosjekttilbud, fakturering og sporing av alt på ett sted. Det hjelper teamet ditt med å samarbeide om prosjektoppgaver og gir en klar oversikt over pågående og fullførte oppgaver. Du kan spore tidsbruken på oppgaver og fakturere kundene basert på dette.
Scoro forenkler tilbudsprosessen ved å generere tilbud basert på forhåndsdefinerte tjenester, kundeprofiler og prisinformasjon i ulike valutaer. Du kan tilpasse disse fakturaene basert på arbeidsordrer og konvertere standarddokumenter til personlig PDF-format med få klikk. Du kan også spore teamets salg og sette salgsmål med tilpassbare dashboards.
Som mange prosjektstyringsverktøy, tilbyr Scoro integrasjon med over 1000 verktøy via Zapier. Noen av Scoros integrasjoner inkluderer Slack, Asana, Jira, Trello, Basecamp, og flere. Integrasjonen med Slack, Gmail og Google Kalender holder også kommunikasjonen flytende.
Bitrix24
Bitrix24 er en samlet samarbeidsplattform som håndterer ulike aspekter av ledelse, samarbeid og teamkommunikasjon. Det er en nettbasert løsning som samler selskapets ulike operasjoner på en enkelt plattform, og eliminerer behovet for flere separate verktøy. Noen av funksjonene inkluderer prosjektledelse, fildeling, salgsadministrasjon, kontakter, e-post og mer.
Med Bitrix24 kan du opprette ubegrenset antall tilbud og integrere plattformer som PayPal for å ta imot betalinger online. Plattformens skybaserte arkitektur og åpne kildekode gjør den enkel å ta i bruk for å opprette fakturaer for kundene. Bitrix24 tilbyr også integrasjon med regnskapsapper som Xero, noe som forenkler klientinteraksjoner.
Når du logger deg på Bitrix24, finner du mange alternativer i tillegg til fakturaverktøyet. Du kan bruke disse alternativene for å samarbeide med ulike avdelinger i bedriften din, som markedsføring og salg, HR, etc., sammen med tilbuds- og fakturahåndteringsverktøyet. Plattformen er betrodd av over en million selskaper og tilbyr en mobil løsning som fungerer på smarttelefoner og nettbrett, både Android og iOS.
ITarianer
ITarian er en IT-administrasjonsplattform for bedrifter som tilbyr tjenester for håndtering av billetter, ekstern arbeidsflytadministrasjon, fjernstyring og endepunktsikkerhet.
ITarian har en tilbudsadministrasjonsfunksjon som hjelper deg med å forenkle prosessen med å opprette profesjonelle tilbud. Disse tilbudene er integrert med CRM-er, slik at selgerne dine kan bruke mer tid på å bygge kunderelasjoner.
Verktøyet har forhåndsdefinerte maler som bidrar til å øke salgssyklusen. Du har også muligheten til å automatisk fylle ut tilbudene med informasjon fra distributører.
Hubspot
Hubspot er en av de mest populære markedsføringsplattformene, og et CRM-verktøy som lar deg sende e-post og registrere kundesvar i et dashbord gratis. Hubspot er kjent for sitt brukervennlige innholdsstyringssystem, som genererer skjemaer som kan bygges inn i e-post eller brukes på landingssider.
Mange vet ikke at Hubspot også tilbyr tilbudsadministrasjon gjennom sine salgssentertjenester. Med Hubspots tilbudsadministrasjonsverktøy kan du opprette tilpassede tilbud på få minutter. Du kan utforme salgstilbud som er i tråd med din bedrifts identitet, og levere dem raskt etter at du har mottatt en forespørsel.
CRM-verktøyet hjelper deg også med å samle inn elektroniske signaturer på tilbudene dine og administrere alle mottatte betalinger på samme sted som du administrerer avtaler. Salgstilbud fra HubSpot henter automatisk inn all kontakt- og produktinformasjon knyttet til en avtale, noe som sparer deg for mye manuelt arbeid.
Onpipeline
Onpipeline er en skybasert CRM som hjelper bedrifter med å forbedre kunderelasjoner. Programvaren gjør det enkelt for salgsteam å administrere kontakter, avtaler, aktiviteter, automatisering og hele salgsprosessen, uansett hvor de befinner seg.
Tilbudsgodkjenningsfunksjonen lagrer alle tilbud som utkast, klare for godkjenning fra ledelsen. Med et enkelt klikk kan du raskt sende tilbudet direkte fra Onpipeline når det er ferdig og klar til å sendes til kunden.
Med Onpipeline kan brukere legge til varer fra en forhåndsdefinert prisliste eller opprette tilpassede varer uten å måtte konsultere prislisten. Dette hjelper bedrifter med å lage effektive og nøyaktige tilbud, og sparer både tid og penger.
Quoter
Quoter er et intuitivt og brukervennlig verktøy som gjør tilbudsbygging raskt. Det er en skybasert programvare som er tilgjengelig for hele teamet uten at du trenger å kjøpe flere lisenser. Du får tilgang til en rekke ferdige maler som teamet ditt kan konfigurere underveis og sende tilbud raskt.
En av de mest karakteristiske egenskapene ved Quoter er integrasjonene med tredjepartsplattformer og SaaS-verktøy. Noen av de populære integrasjonene inkluderer Hubspot, Salesforce, QuickBooks, Avalara Tax, Zoho og flere. Siden det er en tilbudsprogramvare, har den også regnskapsintegrasjoner med FreshBooks Classic, QuickBooks Online og Xero.
Gjentakende betalinger kan håndteres problemfritt i Quoter. Når du har integrert den med regnskapsprogramvaren, kan du velge en betalingsgateway for å behandle betalinger automatisk. Quoter har også en funksjon for å sende e-postpåminnelser til kunder for ventende tilbud.
PandaDoc
PandaDoc er en programvare for e-handelskontraktshåndtering som forenkler tilbudsadministrasjonsoppgaver som fakturering, signaturinnhenting fra kunder og godkjenning fra ledelsen, alt i en enkelt plattform. Den tilbyr innebygde, juridisk bindende e-signaturer som gjør den GDPR-kompatibel og beskytter juridisk informasjon mot feil.
Programvaren for forslagsadministrasjon er utviklet for å hjelpe bedrifter med å øke effektiviteten til salgsteamet gjennom automatisering av kontraktopprettelse. Du kan generere salgstilbud og fakturaer på få minutter. Du kan også enkelt redigere produkt- og oppgavebeskrivelser, endre mengder og legge til bilder.
PandaDoc tilbyr over 750 fakturamaler i sitt malgalleri, noe som sparer deg for mye tid og designarbeid. Du kan sende tilbud til kunder og motta betalinger med Stripe og kredittkort. Du kan også sette opp betalingspåminnelser for kunder når de har blitt fakturert.
Oppsummering
Håndtering av betalinger fra kunder er en viktig oppgave som krever oppmerksomhet. Bedriftseiere er klar over at dette er tidkrevende, spesielt når salgsteamet bruker mye tid på å lage tilbud.
Tilbudsadministrasjonsprogramvare kan løse mange av disse problemene og frigjøre tid for salgsteamet, slik at de kan fokusere på salgsgenerering.
Effektiv fakturering er avgjørende, og det å begynne å utforske disse plattformene kan ha en positiv innvirkning på virksomheten din.
Du kan også vurdere å sjekke ut tilpassede prisantydningskalkulatorer.