En strukturert tilnærming til endringsledelse gjør det mulig for din bedrift å utvikle seg kontinuerlig, omfavne ny teknologi og tilpasse seg skiftende markedsforhold. Uten en slik plan risikerer du å stagnere eller oppleve en nedgang i virksomheten.
Som eier eller leder er det viktig å beherske kunsten å initiere, implementere og evaluere en endringsledelsesplan. En nylig undersøkelse fra WalkMe viser at 79,7 % av virksomhetene opplever behov for tilpasning hvert femte år eller oftere. Imidlertid lykkes kun 34 % av disse omstillingsforsøkene.
Statistikken understreker at endringsledelse kan være krevende, men med denne veiledningen kan du mestre denne prosessen.
Hva innebærer endringsledelse?
Endringsledelse er en systematisk strategi for å innføre og navigere organisatoriske endringer på en effektiv måte. Dette innebærer utarbeidelse av planer for å forutse hindringer, redusere flaskehalser og veilede organisasjonen gjennom en vellykket transformasjon.
Endringene kan variere fra en enkel utskifting av e-postsystemet til en fullstendig omlegging av bedriftens produkter og tjenester.
Ofte overlates ansvaret for endringsprosesser til HR-avdelingen eller eksterne konsulenter, noe som kan skape et avstand mellom endringsprosessen og ledere, veiledere og teammedlemmer. En vellykket overgang krever imidlertid at alle berørte parter involveres aktivt.
Betydningen av endringsledelse for organisasjonens suksess
Endring er uunngåelig i dagens dynamiske økonomi. Organisasjoner som evner å tilpasse seg slike markedsforandringer vil sannsynligvis lykkes. Det er her en gjennomtenkt endringsledelsesplan kommer inn i bildet. Den sikrer en strukturert tilnærming til implementeringen av endringer, og reduserer potensiell motstand fra ansatte, leverandører og andre involverte.
Dersom endringene krever økt innsats eller nye ferdigheter fra ansatte eller entreprenører, vil planen hjelpe deg med å oppnå ønskede resultater. Ved å involvere alle nivåer av organisasjonen i endringsprosessen, sikrer du at alle forstår viktigheten av endringene.
Videre bidrar endringsledelse til at virksomheten kan tilpasse seg store endringer i markedet, arbeidsstyrken eller økonomien, og dermed opprettholde sin drift.
Fordeler med endringsledelse
- Din bedrift kan håndtere motstand mot endring proaktivt og forebygge potensielle hindringer for en smidigere overgang.
- Ved å definere klare mål for endringsprosessen, kan du spore fremgang og evaluere effektiviteten av transformasjonsarbeidet.
- Du kan utvikle en standardisert endringsplan som kan gjenbrukes ved fremtidige transformasjonsprosjekter.
- Endringsledelse tar hensyn til ulike aspekter av endring, inkludert mennesker, prosesser og teknologi, og sikrer dermed en helhetlig tilnærming.
- Gjennom endringsledelsesprosessen kan du gi ansatte den nødvendige støtten, opplæringen og veiledningen som kreves for å øke produktiviteten.
Endringsledelsesplanen og dens elementer
En endringsledelsesplan er en detaljert oversikt over alle forretningstransformasjonsprosjekter. Den beskriver de nødvendige trinnene for å implementere endringer i hele organisasjonen. Planen inkluderer også kommunikasjonsflyt, teknologibruk og implementering av nye forretningsapplikasjoner. Nedenfor finner du hovedelementene i en slik plan:
#1. Omfang
Her skal du definere rammene for endringen. Det er viktig å identifisere de spesifikke områdene, avdelingene eller prosessene som blir påvirket av transformasjonen. En klar definisjon av omfanget gjør endringsprosessen mer fokusert og håndterbar.
#2. Mål
I denne delen definerer du de ønskede resultatene eller målene organisasjonen ønsker å oppnå. Ved å følge SMART-strategien for å utforme målene dine, kan du enkelt evaluere fremgangen. Målene kan inkludere forbedret effektivitet, økt kundetilfredshet eller implementering av ny teknologi.
#3. Roller
Et endringsledelsesprosjekt bør omfatte følgende nøkkelroller:
- En endringsledelsesspesialist
- Sponsorer eller forretningsinteressenter som godkjenner budsjetter og følger endringsprosessen
- Teamledere og arbeidsledere som oppmuntrer ansatte til å akseptere endringene
- Prosjektledere som definerer og delegerer oppgaver
- Opplæringsansvarlige som sørger for nødvendig opplæring av ansatte
#4. Vurdering av endringens konsekvenser
Det er nødvendig å vurdere konsekvensene av endringene for organisasjonen eller de berørte avdelingene. Dette kan gjøres ved å sende ut en melding om endringen til alle ansatte, sammen med et elektronisk spørreskjema. Ved å be ansatte om å dele sine ærlige tilbakemeldinger, kan prosjektteamet utarbeide en detaljert konsekvensanalyse for endringssponsoren.
#5. Risikovurdering
Risikovurderingen innebærer å identifisere potensielle risikoer knyttet til endringsprosessen, samt:
- Vurdere sannsynligheten for at risikoene oppstår
- Analysere konsekvensene av disse risikoene
- Utvikle strategier for å redusere risikoene
Slik planlegger og implementerer du en endringsledelsesplan
Maler for endringsledelse
Med en mal for endringsledelse slipper du å planlegge alt fra bunnen av. Du kan bruke et hvilket som helst prosjektstyringsverktøy som tilbyr maler for forretningstransformasjon for å komme raskt i gang.
Mange programvareleverandører innen prosjekt- og arbeidsledelse forsker på og standardiserer endringsledelsesplaner for bedrifter, og tilbyr disse planene som maler online eller i sine programmer. Det er dermed enkelt å finne både gratis og betalte maler for å styre kommende endringer i bedriften din.
Viktigheten av maler
- Maler sparer tid og krefter
- Du får et profesjonelt format å bruke
- Gratis maler kan spare utgifter til konsulenttjenester
- Maler med ulike formater og presentasjoner er tilgjengelige
- Programvarebaserte maler integreres automatisk med endringsledelsesverktøy
#1. Mal for veikart for endringsledelse
monday.com tilbyr en tilpassbar og ferdiglagd veikartmal for endringsledelse. Den inkluderer milepæler, verktøy og prosesser som trengs for å implementere endringer. Hvis du trenger en oversikt over hele transformasjonsprosessen, er denne malen et godt valg.
#2. Kommunikasjonsmal for endringsledelse
Det er viktig å utarbeide en kommunikasjonsplan for å redusere motstand blant ansatte. Du kan bruke en kommunikasjonsmal for endringsledelse fra Smartsheet for å organisere og standardisere kommunikasjonen. Malen er tilgjengelig i Google Sheets, og kan lastes ned som Excel-regneark.
#3. Mal for endringsforespørsel
En endringsforespørsel brukes til å spore pågående endringsprosesser. Denne metoden gjør det enkelt å dokumentere alle endringsforespørsler, inkludert:
- Beskrivelse av den ønskede endringen
- Begrunnelse for endringsforespørselen
- Spesifikke tekniske endringer
Du kan bruke denne gratis skjemamalen fra Jotform. Du kan redigere skjemaet ved å registrere deg for en betalt Jotform-konto eller redigere anonymt gratis.
#4. Mal for endringskontrollprosess
En mal for endringskontroll likner på en mal for endringsforespørsel, men med mer fokus på detaljer rundt implementeringen. Den gir en helhetlig oversikt over endringen slik at beslutningstakere kan evaluere den før godkjenning. Du kan bruke denne Miro-malen til å lage en strukturert endringskontrollprosess.
Nyttig programvare for planlegging av endringsledelse
#1. Whatfix
Whatfix er et pålitelig verktøy for å administrere forretningstransformasjon. Verktøyet tilbyr:
- Pop-up-meldinger: Send varsler direkte til ansattes skjermer
- Selvhjelp: Lag videoer, lenker og instruksjoner for ansatte
- Beacon: Ledere kan skape innhold uten å involvere IT-avdelingen
#2. Freshservice
Freshservice er et godt verktøy for styring av IT-endringer. Det forbedrer implementeringen av endringer og reduserer negative konsekvenser. Verktøyet kan også integreres med andre prosesser som konfigurasjon, hendelsesstyring og ressursadministrasjon. Du kan visualisere statusen til transformasjonsprosessen gjennom ulike faser som planlegging, godkjenning, utgivelse og gjennomgang.
#3. Wrike
Wrike er et godt verktøy for planlegging, implementering og styring av transformasjonsprosesser, særlig i en hybrid arbeidskultur. Verktøyet gir innsikt i endringsledelsesteknikker, prosesser og verktøy. Det gir grafiske representasjoner av mål, arbeidsflyt, oppgaver og ansvarlige personer.
#4. ServiceDesk Plus
ServiceDesk Plus hjelper deg med å konfigurere roller, statuser, typer og maler for IT-endringsadministrasjon. Eventuelle problemer og feil underveis kan loggføres. Verktøyet har også automatiserte arbeidsflyter for å effektivisere gjentagende oppgaver. Det inkluderer maler med beregninger for å evaluere suksess.
#5. SysAid
SysAids verktøy for endringsledelse hjelper deg å implementere forretningstransformasjoner i tråd med ITIL-retningslinjene. Fasene inkluderer detaljert registrering av endringer, analyse, CAB-godkjenning, implementering, gjennomgang og historikk, slik ITIL krever.
#6. Endringsledelse – WalkMe
WalkMe hjelper deg med å beregne investeringsbudsjettet for ny teknologi og analysere om budsjettet er bærekraftig på lang sikt, slik at du unngår hyppige transformasjoner. Verktøyet gir en helhetlig oversikt over endringsprosessen og forsterker effekten av transformasjonen.
#7. The Change Shop
The Change Shop er et godt valg for rimelige endringsledelsesløsninger med integrert teknologi. Med ett abonnement får du tilgang til alle funksjoner. The Change Shop har også utviklet et «Change Simulator»-verktøy som gjør det mulig å lage «Hva hvis»-scenarier før du investerer tid og ressurser.
#8. Giva
Giva er en brukervennlig programvare for endringsaktivering som tilbyr en enkel måte å planlegge og spore ITIL-baserte endringer på et organisert dashbord. Du kan opprette og håndheve arbeidsflyter for endringskontroll slik at ledelsen kan evaluere og godkjenne endringene. Resultater fra tidligere prosjekter, både vellykkede og mislykkede, kan enkelt gjennomgås i en skybasert app.
#9. Forandringskompasset
The Change Compass gir en grafisk presentasjon av konsekvensene av en planlagt endring. Verktøyet gir også innsikt fra tilleggsdata som hjelper deg med å justere strategien for å oppnå maksimal nytte. Med dette verktøyet kan du raskt rulle ut endringer på tvers av avdelinger uten å forstyrre den daglige driften.
#10. Issuetrak
Issuetrak er en avansert app for endringshåndtering som øker sannsynligheten for vellykket forretningstransformasjon. Verktøyet omfatter funksjoner for å be om endringer, evaluere forespørsler og godkjenne endringer. Det tilbyr også verktøy for oppgavebehandling, samsvarskontroll, automatisert arbeidsflyt og skjemaer for tilbakemeldinger.
Beste praksis for endringsledelse
Nedenfor finner du en oversikt over beste praksis for å lykkes med transformasjonsprosesser:
Konklusjon
Endringsledelse kan være enklere og mer forutsigbar med en riktig plan. Det er viktig å ikke overse behovet for medarbeiderengasjement under prosessen. Det kan være nyttig å bruke smarte verktøy for dokumentasjon, planlegging og automatisering av faser. Sjekk ut de nevnte endringsledelsesverktøyene for å effektivisere prosessen.
En forretningstransformasjon vil kreve et budsjett. Det finnes mange kostnadsstyringsløsninger som passer for ulike virksomheter og størrelser.