Airtable og Notion er begge anerkjente verktøy for å fremme samarbeid om innhold og forbedre organisasjonen av arbeid. Ved første øyekast kan de virke like, men det finnes viktige forskjeller. Denne veiledningen vil utforske disse forskjellene og hjelpe deg med å velge det rette verktøyet for dine behov.
Administrasjon av dokumenter, notater og databaser kan være utfordrende for enhver virksomhet. Her kommer verktøy for innholdssamarbeid og organisasjon inn i bildet. To av de mest populære alternativene er Airtable og Notion. La oss se nærmere på hva som skiller dem, slik at du kan ta et informert valg.
Viktigheten av produktivitets- og samarbeidsapplikasjoner
Produktvitets- og samarbeidsapper hjelper virksomheter med å sentralisere og organisere alle dokumenter, filer, tidsplaner, rapporter, kode, ideer og tavler for brainstorming. Dette gir et sikkert sted for all viktig informasjon.
Fra denne sentrale plattformen kan du gi ansatte, konsulenter og freelancere rollebasert tilgang til innhold, dokumenter og kode. Dette muliggjør et effektivt samarbeid der folk kan jobbe med og levere ferdige filer ved hjelp av det samme verktøyet.
En slik sentralisering av innhold og dokumenter gir mange fordeler, inkludert:
- Reduksjon av driftskostnader ved å unngå kjøp av flere enkeltstående apper som overlapper hverandre.
- Forbedret sikkerhet for bedriftens informasjon og kode, slik at konfidensielt materiale forblir hemmelig.
- Enklere evaluering av ansattes resultater gjennom innebygde rapporteringsverktøy.
- Nøyaktig fakturering av freelancere og konsulenter basert på utført arbeid.
- Oversikt og kontroll over ett eller flere prosjekter fra et felles dashbord.
- Tilrettelegging for enkle eksterne og hybrid arbeidsmiljøer.
- Integrasjon med andre forretningsapplikasjoner som CRM, prosjektstyringsverktøy, skylagring og kundestøtte-apper.
Hva er Airtable?
Airtable er en plattform for arbeidsflyt basert på regneark og databaser. Det er et «no-code»-verktøy, noe som betyr at brukere uten programmeringserfaring kan bygge og bruke applikasjoner for samarbeid, prosjektledelse, planlegging av arrangementer og publisering av innhold. Opplæringstiden er relativt kort.
Airtable fungerer som et relasjonsdatabasesystem, men i et visuelt grensesnitt. Du trenger ikke skrive kode for å lage spørringer eller databaser. Alt foregår ved hjelp av dra-og-slipp. Akkurat som i et tradisjonelt regneark, kan du opprette tabeller, rader og kolonner for å registrere data og deretter filtrere eller sortere informasjonen for analyse.
Airtable går imidlertid et skritt videre ved å gjøre disse databasene om til brukervennlige applikasjoner. Teamene dine kan lage sine egne apper med de grensesnittene og feltene de trenger. Dette gir en fleksibel løsning tilpasset de spesifikke behovene til teamet, i motsetning til standard apper fra tredjeparter.
Disse tilpassede appene forenkler arbeidsflyt-automatisering. For eksempel kan en anmelder motta en varsling når noen sender inn et utkast, for deretter å redigere og godkjenne det. Deretter kan utvikleren laste opp innholdet.
Hva er Notion?
Notion er en allsidig produktivitetsplattform som kan brukes både privat, profesjonelt og i bedrifter. Det er en kombinasjon av et prosjektstyringsverktøy, notatverktøy og kunnskapsstyringssystem. Man kan se på det som et digitalt arbeidsområde, i likhet med Google eller Microsoft.
Med Notion kan du lage veikart for innhold, databaser og produkt- eller apputvikling. Du kan integrere dokumenter, kode og innhold på ett sted og publisere det som et Notion-nettsted for teamet for brainstorming, innholdsproduksjon og godkjenning.
Notion-sider er bygget opp av Notion-blokker. En blokk kan være alt fra tekst og data til kode, lenker og YouTube-videoer. Disse blokkene kan enkelt redigeres ved hjelp av dra-og-slipp. Du trenger altså ingen programmeringskunnskaper for å lage Notion-sider.
Airtable vs. Notion: En sammenligning basert på funksjoner
Her er en oversikt over hvordan Airtable og Notion står seg mot hverandre:
Brukergrensesnitt og brukeropplevelse
Airtable har to navigasjonspaneler: ett på venstre side og ett øverst. Selve arbeidsområdet er plassert sentralt. På venstre side finner du alternativer som «Hjem», «Alle arbeidsområder», «Stjernemerket», «Maler», «Markedsplass», «Universe» og «Importer».
Toppmenyen gir tilgang til Airtable-kontoen din, varsler og kundestøtte. Det er også et søkefelt i denne menyen. Totalt sett er brukergrensesnittet rent og organisert, men brukeropplevelsen kan oppleves som litt komplisert når du begynner å lage baser eller arbeidsområder.
Notion har kun ett navigasjonspanel på venstre side, noe som gir mer plass til selve arbeidet ditt. Fra toppen av navigasjonsruten finner du sider som «Arbeidsområde», «Søk», «Oppdateringer», «Alle maler», «Innstillinger og medlemmer», «Ny side», «Teamområder», «Private sider», «Maler», «Importer» og «Papirkurv».
Når du velger et «Teamspace», en side eller en database fra venstre, kan du få tilgang til innstillinger ved å klikke på ellipseikonet øverst til høyre. Disse innstillingene inkluderer viktige funksjoner som «Lås database», «Bli varslet», «Kopier lenke», «Sidehistorikk», «Sideanalyse» og «Tilkoblinger».
Notion har flere alternativer enn Airtable. Appen organiserer disse på en god måte, slik at du enkelt kan finne frem. Akkurat som i Airtable kan brukeropplevelsen oppleves som litt kompleks i starten, når du begynner å lage databaser eller sider.
Brukervennlighet
Både Airtable og Notion har en læringskurve. Du må bruke litt tid på å bli kjent med brukergrensesnittet før du kan bruke appene effektivt for innholdsorganisering og samarbeid.
Hvis du har erfaring med å bruke regneark, tabeller og relasjonsdatabaser, vil du raskt komme i gang med Airtable. For å lage arbeidsområder, arbeidsflyter, grensesnitt og apper, kan du gå til «Markedsplass»-alternativet i navigasjonspanelet til venstre.
Notion er generelt enklere å bruke enn Airtable. Du starter med å lage en ny side fra sidefeltet. Deretter tilpasser du siden ved å legge til maler, tabeller og tavler. Du kan også opprette et teamområde for å organisere dokumenter, sider, nettsteder og arbeidsflyter på et dedikert sted.
Navigasjon og organisering
I Airtable er «Workspace» det øverste navigasjonselementet. Her kan du opprette baser, grensesnitt og automatisere arbeidsflyter. Den enkleste måten å komme i gang med Airtable er ved å bruke forhåndskonfigurerte utvidelser, maler og skript.
Når du er inne i en base, kan du bruke «Komme i gang»-veiviseren for å konfigurere basen ved å følge instruksjonene. I en base kan du legge til datatabeller, utvidelser eller importere innhold fra tilkoblinger som Salesforce, Excel og Sheets.
«Workspace» er også det øverste organisasjonselementet i Notion. Du kan enten opprette et nytt arbeidsområde eller bli med i et eksisterende. Deretter kan du lage sider for å spore arbeidet, notater, vaner eller annet innhold. Dette er den enkleste måten å bruke Notion på. For en mer strukturert tilnærming kan du opprette et «teamspace». Notion deler automatisk sider og databaser med teammedlemmer når du oppretter et «teamspace».
Funksjonsoversikt
| Funksjoner | Airtable | Notion |
| Grunnleggende enheter | Baser | Sider og blokker |
| Filopplasting | 2 GB til 1 TB | 5 MB til ubegrenset |
| Visninger | Kanban, Gantt, Tabell, Liste, Galleri, Tidslinje, Seksjoner og Skjema | Listevisning, Etter møtetype, Tabell og Tavle |
| AI | Ingen | Notion AI for brainstorming, omskriving av dokumenter og automatisk utkast til innhold. |
| Maler og skript | Bruk tilkoblinger for å koble IFTTT eller Zapier for tredjeparts verktøybasert automatisering. | Tilgjengelig |
| Maler | Tilgjengelig | Tilgjengelig |
| Import/Eksport | Importer innhold fra Apple Numbers, Excel, Sheets, Salesforce, Jira Server, Salesforce, Trello, Zendesk og mer. Eksporter arbeidsområde-, base- og apptilganger til andre som allerede er på Airtable. |
Begrenset importfunksjonalitet. 12 importalternativer, inkludert HTML, Asana, Confluence, Trello, Google Docs og Dropbox Paper. Eksporter sider eller databaser som HTML-, Markdown- og PDF-dokumenter. Publiser sider, nettsteder og databaser som aktive nettsteder hostet av Notion, tilgjengelig for offentlig. |
| Manuell rapportering | Omfattende funksjoner som tabeller, sortering, filtrering, grafer og diagrammer. | Begrenset rapporteringsmulighet. Bedre rapporteringsfunksjoner ved å bruke tredjeparts gratis eller betalte Notion-sider og -sider. Notion API er også tilgjengelig for avansert automatisering. |
| Automatiserte apper | Tilgjengelig | Ikke tilgjengelig |
| Samarbeidsarbeidsområde | Ja | Ja |
| Gjestesamarbeidspartnere | Ja | Ja |
| Tillatelsesgrupper | Ja | Ja |
| Sikkerhet | HTTPS-kryptering, SAML, SSO, brukerklargjøring, Arbeidsområderevisjon | HTTPS-kryptering, SAML, SSO, brukerklargjøring, Arbeidsområderevisjon |
Integrasjon med tredjepartsapper
Airtable tilbyr integrasjonsmuligheter gjennom «Legg til»- eller «Importer»-alternativet. Per nå er det 27 tilgjengelige integrasjoner, inkludert Asana, Box og Google Drive.
Du kan få tilgang til alle Notions integrasjoner via «Legg til tilkoblinger»-alternativet. I «Mine tilkoblinger» på kontosiden kan du utforske «Tilkoblinger i galleri». For øyeblikket tilbyr Notion mer enn 50 integrasjoner, inkludert populære apper som Slack, Figma, GitHub, Asana, Canva, Miro, Tableau og Zoom.
Gratis prøveversjon, pris og planer
Airtable Priser
Airtable har en gratis plan for enkeltpersoner og små team. Denne planen inkluderer ubegrenset antall baser, opptil 5 redaktører, en grensesnittdesigner, en vedleggsgrense på 2 GB og én utvidelse per base. For avansert automatisering, sikkerhet og ubegrenset tilgang til alle Airtables funksjoner, kan du velge en av følgende betalingsplaner:
- Airtable Plus: $10 per sete/måned (faktureres årlig)
- Airtable Pro: $20 per sete/måned (faktureres årlig)
- Egendefinerte tilbud for Airtable Enterprise
Notion Priser
Notion tilbyr også en gratis plan, men denne er mest egnet for enkeltpersoner og freelancere. Med gratisplanen slettes sidehistorikken hver 7. dag, og du kan invitere opptil 10 gjester med begrenset tilgang til databaser og sider.
For bedre produktivitet og samarbeid tilbyr Notion følgende betalingsplaner:
- Notion Plus: $8 per bruker/måned (faktureres årlig)
- Notion Pro: $15 per bruker/måned (faktureres årlig)
- Kontakt salg for Notion Enterprise
Airtable vs. Notion: Sammenligning basert på brukstilfeller
Både Airtable og Notion er egnet for en rekke team, fra små bedrifter til større selskaper. Likevel har de litt ulike bruksområder. Nedenfor er noen av bruksområdene som utviklerne foreslår for hvert verktøy:
Løsninger fra Airtable
Bildekreditt: Airtable
Ifølge den offisielle Airtable Solutions-siden tilbyr plattformen tilpassbare databaser og applikasjoner for markedsføring, produktutvikling, drift, HR, salg og økonomi. La oss se nærmere på markedsføringsløsningen:
Markedsføringsløsningen gir deg mulighet til å samle digital kapitalforvaltning og kampanjemateriell i én app, og tilbyr følgende funksjonalitet:
- En startside for kampanjer med oversikt, oppdateringer, OKR-er og innsikt.
- Standardsider for budsjett, forespørsler, kalender, produksjon og eiendeler.
- Organisering av kampanjemateriell med kort, kolonner eller tabeller.
- Tagger for oppgaver og eiendeler, som «Godkjent», «Venter», «Under vurdering», «Avvist» osv.
- Integrasjon med annonseplattformer som Facebook og Google Ads.
Løsninger fra Notion
Bildekreditt: Notion
Notion har færre løsninger enn Airtable. I følge deres nettsted inkluderer løsningene nettsteder og sider for design, utvikling, produkt og ledelse. La oss ta en titt på designsiden:
Designsiden gir deg mulighet til å lage et samlet arbeidsområde for alle kreative designprosjekter. Her kan du importere spesifikasjoner, eiendeler og prosjekter, og koble disse til andre Notion-nettsteder og tredjepartsverktøy.
Designløsningen inkluderer tre nettsteder: Design-wiki, Design-dokumenter og Design-prosjekter. Designwiki fungerer som et sted for organisering av brainstorming, kommentarer, tilbakemeldinger, spesifikasjoner og skisser. På prosjektsiden kan du opprette prosjektoppgavevisninger i ulike formater, som Kanban-tavler, listevisninger og tabellvisninger.
Airtable vs. Notion: Hvilket verktøy trenger du?
Nå burde du ha en god forståelse av om du trenger Airtable eller Notion. Her er en oppsummering som kan hjelpe deg:
Bruk Airtable hvis:
- Teamet ditt består av tekniske ansatte og konsulenter.
- Du ikke har store krav til vedleggsstørrelse per oppgave.
- Du trenger automatiserte apper for ulike oppgaver.
- Du trenger å lage dataanalyserapporter manuelt.
- Virksomheten din jobber mye med regneark.
- Du trenger en relasjonsdatabase for regnearkdataene dine.
Bruk Notion hvis:
- Teamet ditt jobber mye med tekst, som notater, wikier og dokumenter.
- Du trenger et Kanban-basert innholdsstyringssystem.
- Teamet ditt skal publisere offentlige eller private nettsteder direkte via en Notion-lenke.
- Du trenger et prosjektstyringssystem.
- Virksomheten din trenger et sikkert sentralt sted for alle dokumenter og filer.
- Du ønsker å benytte AI for idédugnad og innholdsproduksjon.
Airtable vs. Notion: Dommen
Airtable og Notion er begge kraftige verktøy med sine unike styrker. Det er ikke et spørsmål om hvilket verktøy som er «bedre», men heller hvilket som passer best til dine behov.
Velg Notion hvis du allerede bruker Microsoft Excel, Google Sheets og et administrasjonssystem for relasjonsdatabaser. I dette tilfellet kan Notion være nyttig for innholdsstyring, arbeidsadministrasjon og samarbeid. Med Notion kan samarbeidspartnere enkelt få tilgang til et Notion-nettsted via en nettleser og begynne å lage, vurdere eller publisere innhold.
Velg derimot Airtable hvis du trenger automatiserte webapplikasjoner for spesialiserte oppgaver som annonsekampanjer, salg, HR-rekruttering eller kundeservice. Merk at samarbeidspartnere må registreres på Airtable for å kunne jobbe effektivt sammen.
Du kan undersøke mulighetene for å tjene penger på Airtable og Notion.