I en verden hvor bedrifter og travle enkeltpersoner stadig utveksler e-poster, er det lett å overse viktigheten av å ha et godt system for å håndtere denne informasjonsstrømmen.
Det er ikke uvanlig at viktige meldinger forsvinner; de kan ved et uhell bli slettet eller på annen måte fjernet fra innboksen. I tillegg kan store mengder e-post føre til at verdifull kommunikasjon drukner i en overfylt innboks.
Noen av de e-postene vi mottar er spesielt viktige, og vi ønsker kanskje å hente dem frem igjen senere. Det er her e-postarkivering spiller en sentral rolle. Ved å arkivere utvalgte meldinger, sikrer vi at viktig data ikke går tapt som følge av overbelastning eller andre uforutsette hendelser.
Til tross for de åpenbare fordelene med e-postarkivering, er det overraskende mange som ikke benytter seg av dette kraftfulle verktøyet. I denne artikkelen skal vi utforske e-postarkivering nærmere og se på noen av de beste programvareløsningene som er tilgjengelige.
Fordelene med e-postarkivering
Når du arkiverer en e-post, lagrer du den for fremtidig bruk. Mange profesjonelle organisasjoner bruker arkivering for å sikre sine data eller for å kunne gå tilbake til viktig korrespondanse i fremtiden. Her er noen grunner til at e-postarkivering kan være nyttig for deg:
#1. Lagringsplass 📦
Hver e-post du mottar lagres på aktive servere. En stadig økende mengde e-post kan føre til redusert ytelse på serveren. For å opprettholde god ytelse kan det være nødvendig å slette e-poster. Men hva skjer med den viktige informasjonen som kan være lagret der? Her kommer e-postarkivering inn.
Arkivering gir deg mulighet til å flytte viktige e-postdata til en sikker ekstern server eller sky, hvorfra du enkelt kan hente dem frem igjen.
Les også: Pålitelige e-posthosting for små og store virksomheter
#2. Sikkerhet 🔒
Når e-postene dine er arkivert, blir de beskyttet i et sikkert miljø med regelmessige sikkerhetskopier. Dette sikrer at dataene dine er beskyttet mot tap og korrupsjon.
Det finnes verktøy for e-postarkivering som tilbyr gode muligheter for gjenoppretting, men det er viktig å velge riktig programvare. En viktig indikator på god programvare for e-postarkivering er en garantert oppetid på 99,9 %.
#3. Produktivitet 👨💻
En full innboks kan gjøre det vanskelig å finne frem til spesifikke meldinger. Hvis arbeidet ditt krever at du leter etter en bestemt e-post, må du først gå gjennom en stor mengde meldinger.
Ved å arkivere e-postene dine kan du enkelt få tilgang til den informasjonen du trenger fra arkivet. For å sikre at teamet ditt er samkjørt, er det også lurt å bruke verktøy for delte innbokser for å administrere felles e-poster.
#4. Overholdelse av lover og regler ⚖️
Organisasjoner i mange bransjer må oppbevare e-postkommunikasjon for offisielle formål. Disse dataene kan bli etterspurt i forbindelse med revisjoner eller undersøkelser. Å slette alle e-poster er derfor ikke en god idé hvis du ønsker å være på den sikre siden og unngå problemer med myndighetene.
Du kan arkivere og lagre viktige e-poster i arkivet og være trygg. Generelt har e-postarkivering mange fordeler, både for enkeltpersoner og organisasjoner.
Introduksjon til programvare for e-postarkivering
Programvare for e-postarkivering er designet for å gi en løsning for katastrofegjenoppretting ved å hjelpe deg med å lagre viktige e-poster og hente dem frem ved behov. Disse verktøyene bidrar også til å fjerne uønsket e-post, frigjøre plass på serveren og øke hastigheten på e-postoperasjonene. I tillegg kan du bruke sikkerhetsløsninger for e-post for å beskytte deg mot spam og phishing-angrep.
Programvare for e-postarkivering kan være nyttig i mange situasjoner, enten du trenger den til privat eller profesjonell bruk.
Hvis du driver en virksomhet, er det nødvendig å ha en e-postarkiveringsløsning for å sikre samsvar med bransjeforskrifter. Dette sikrer at all e-postkommunikasjon i organisasjonen kan bevares i tilfelle en offisiell undersøkelse eller revisjon.
Hvordan fungerer programvare for e-postarkivering?
Når du arkiverer e-poster, flytter du dem fra din primære innboks til en egen arkivmappe. På denne måten kan du lagre e-postene for fremtidig bruk og enkelt få tilgang til dem når du trenger det.
Med en god løsning for e-postarkivering kan du flytte viktig e-post til et tryggere sted, noe som gjør det enklere å gjenopprette data i tilfelle en katastrofe.
Den største fordelen med å bruke programvare for e-postarkivering er at den oppfyller organisasjonens behov, men dette varierer fra programvare til programvare. Bedrifter kan også tilpasse arkiveringsverktøyet etter egne behov. For eksempel kan en bedrift velge å arkivere alle innkommende e-poster hvis det er ønskelig, noe som reduserer behovet for å rydde opp i innboksen regelmessig.
Før du velger en løsning for e-postarkivering, er det lurt å se nøye på funksjonene og kravene til samsvar og ta en avgjørelse basert på det.
Viktige funksjoner å se etter i programvare for e-postarkivering
Før du bestemmer deg for en løsning for e-postarkivering, er det noen viktige funksjoner du ikke bør kompromisse på.
Dette er minimumskravene hvis du ønsker en velfungerende og effektiv programvare for lagring og sikkerhetskopiering av viktig e-post. Her er funksjonene du bør se etter:
- Rask og intuitiv søkefunksjon for å få tilgang til e-postdata som er lagret i programvaren.
- Sømløs håndtering av store mengder viktig e-postdata.
- Overholdelse av gjeldende regelverk.
- Kostnadseffektiv og effektiv løsning.
Hvis du finner et verktøy som oppfyller ✅alle kravene ovenfor, har du en perfekt match.
Nå som vi har lært mer om programvare for e-postarkivering, la oss se på de beste alternativene du kan velge for ditt behov.
Mimecast
Mimecast tilbyr en skybasert løsning for organisasjoner som har utfordringer med e-postarkivering. Løsningen er utstyrt med robuste funksjoner som er designet for å gjøre arkivering enklere enn noen gang.
I motsetning til tradisjonell programvare for e-postarkivering, passer Mimecast godt for virksomheter i vekst som ønsker en mer kostnadseffektiv løsning.
Siden vedlikehold av programvare for e-postarkivering kan være kostbart og komplisert, fant jeg Mimecasts administrasjonsfunksjoner for e-postarkiv svært nyttige. Hvis du ønsker å arkivere viktig e-post på et trygt, sikkert og lett tilgjengelig sted, er Mimecast et godt valg.
Mailstore Home
Hvis du leter etter en sentral løsning for e-poster fra flere datamaskiner, systemer og programmer, er Mailstore Home et fantastisk alternativ som i tillegg er gratis. Programvaren lagrer viktig e-postkommunikasjon i et sikkert sentralarkiv.
Takket være de avanserte funksjonene til denne e-postarkiveringsløsningen, trenger du ikke lenger å miste e-postene dine på grunn av skadede PST-filer, ufullstendige sikkerhetskopier eller andre problemer.
Med den smarte søkefunksjonen gjør MailStore Home det enkelt å finne frem til spesifikke e-poster, selv i store arkiver. Du kan flytte e-poster tilbake til den primære innboksen og gjenopprette dem fra arkivet når du trenger det.
E-postarkiv Pro
Email Archive Pro gjør arkivering så enkelt som mulig. Med bare ett enkelt klikk kan du arkivere flere e-postkontoer og mapper og lagre dem på et sikkert sted. Du kan også konvertere dem til søkbare PDF-filer for rask og enkel gjenfinning.
Denne løsningen for e-postarkivering tilbyr også integrert støtte for G-suite ved å integreres med Gmail API. Med Gmail OAuth kan du glede deg over forbedret sikkerhet og skrivebeskyttet tilgang til e-post.
For en sømløs e-postarkiveringsopplevelse er Email Archive Pro et utmerket valg.
Barracuda
Ønsker bedriften din å redusere behovet for e-postlagring og samtidig øke brukerproduktiviteten? Barracuda er den ideelle løsningen for å oppnå akkurat dette. Med dette verktøyet kan du trygt flytte viktig informasjon til skyen og behandle den som et sekundært lagringsnivå for ekstra beskyttelse av e-postdata.
Siden dataene lagres utenfor det operative e-postmiljøet, oppbevares de trygt uten risiko for sletting eller korrupsjon. Ved å administrere datavolumet på e-postserveren din, kan du redusere kostnadene betraktelig samtidig som du opprettholder et optimalt effektivitetsnivå.
Barracuda sørger også for at du overholder alle gjeldende lover og forskrifter, samtidig som det gjør e-discovery mer effektivt.
Jatheon
Jatheon tilbyr en kraftig e-postarkiveringsløsning for å hjelpe deg med å lagre, hente, administrere og revidere store mengder e-postdata og ustrukturert bedriftsinformasjon.
Den avanserte arkiveringspakken til Jatheon gir deg mulighet til å analysere de arkiverte dataene og få innsikt som kan brukes på tvers av alle avdelinger. Programvaren effektiviserer e-discovery ved å gi tilgang til å administrere og beskytte data, samtidig som den tilbyr spesifikke søkefunksjoner for å gjøre det enkelt å finne frem til det du leter etter.
For en alt-i-ett-løsning for e-postarkivering, er Jatheon et utmerket valg. Programvaren kan forbedre datastyringen ved å oppdage problemer før de eskalerer og forhindre upassende ansattes atferd.
Quest
Quest er en løsning for e-postarkivering som gjør lagring, administrasjon og henting av e-postdata enklere enn noen gang, og som er enkel å distribuere.
Med denne løsningen kan du redusere de langsiktige datalagringsbehovene og behovet for å administrere ytelsen til e-postserveren ved å lagre enkelte forekomster av e-postvedlegg separat fra serverne.
Quest har også effektive funksjoner for å overholde gjeldende regelverk. I tillegg kan du lage tagger for kategorisering, slik at du bare kan flytte og hente frem dataene du ønsker.
Libraesva
Libraesva er en av de ledende løsningene for e-postarkivering som beskytter viktig forretningsinformasjon, forbedrer ansattes effektivitet og forenkler overholdelse av lovpålagte krav.
Hvis du ser etter en enkel, men effektiv løsning for e-poststyring, risikostyring og samsvar, trenger du ikke lete lenger enn Libraesva.
Enten du bruker en e-postserver lokalt eller i skyen, tilbyr Libraesva de beste løsningene for e-postarkivering. Programvaren leveres med integrert støtte for Office 365 og Microsoft Exchange, og det eksklusive Outlook-tillegget gjør at du enkelt kan få tilgang til arkiverte e-poster, enten du bruker Windows eller Mac.
ArcTitan
ArcTitan er et integrert og automatisert verktøy for Office 365 som gir deg svært rask tilgang til dataene du har lagret i arkivet. Du kommer til å sette pris på at programvaren er enkel å sette opp og kostnadseffektiv å bruke. Programvaren lagrer viktig e-postdata i et eget depot for sikker oppbevaring.
Enten du trenger en løsning for e-postarkivering for bedrift, utdanning eller MSP, er Arctitan et utmerket alternativ for dynamiske arkiveringsbehov. I tillegg er det ekstra praktisk med fjernstyrt tilgang til e-poster.
N-standig
Hvis du foretrekker skybaserte løsninger for lagring og beskyttelse av e-postdata, er N-able en av de beste i bransjen. Det er en robust og kryptert skyløsning for e-postarkivering som sikrer at dataene dine forblir trygge og sikre.
Med N-able kan du beskytte dataene dine og overholde forskriftene som gjelder for din bransje, som for eksempel HIPAA, FRCP og SOX.
MSP-er kan enkelt administrere lagringsbehovene for innkommende og utgående e-poster med N-able, samtidig som de reduserer lagringskostnadene for lokal infrastruktur.
Smarsh
Smarsh er et effektivt verktøy for å registrere viktig e-postkommunikasjon. Programvaren kan lagre e-poster, inkludert vedlegg, samtidig som den sikrer at virksomheten din overholder offentlige forskrifter og krav til arkivering.
En av de beste funksjonene til denne programvaren er at den støtter direkte fangst av data i det opprinnelige formatet for å sikre at hele konteksten til dataene bevares.
Med Smarsh kan du skille mellom interne, eksterne, innkommende og utgående meldinger. I tillegg tilbyr programvaren personlig arkivtilgang som gjør at dine ansatte kan få tilgang til sin egen e-posthistorikk.
Det er ingen tvil om at Smarsh er en svært komplett pakke for e-postarkivering.
MailMeter
MailMeter har alle funksjonene du forventer av god programvare for e-postarkivering. Fra å navigere i innbokser til å utføre e-discovery og DSAR-søk, samt tilby e-postadministrasjon i skyen og lokalt, er dette en komplett løsning for dine behov for e-postarkivering.
Programvarens avanserte grensesnitt gjør det enkelt å begrense søket, uansett formål, ved hjelp av definerte kriterier.
MailMeter kan være et svært nyttig verktøy hvis du driver en virksomhet, da du sannsynligvis håndterer store mengder e-postdata. Investering i denne programvaren kan enkelt forhindre tap av data og beskytte e-postdataene dine.
Arcserve
Arcserve gjør e-postadministrasjon så enkelt som mulig ved å strømlinjeforme e-postfangst og -lagring på tvers av flere lokasjoner, avdelinger og sluttbrukere.
Programvaren kan integreres med ulike tredjepartsplattformer, inkludert Gmail, Microsoft Office 365, Microsoft Exchange og IBM Domino. Så uansett hvilken tjeneste du bruker, trenger du bare Arcserve for å koble alt sammen.
Cryoserve
Cryoserve er en flott løsning for å gjøre det enklere å fange opp, lagre og søke etter e-poster. Populariteten til denne programvaren skyldes sannsynligvis dens fleksibilitet. Den kan brukes som en e-postarkiveringsløsning, en skybasert SaaS, en maskinvareenhet og som en hybridløsning som passer din IT-infrastruktur.
Ved å lagre kopier av alle e-poster som mottas og sendes, gjør Cryoserve dataene til en verdifull ressurs i hverdagen. Du kan være trygg på at alle dine kritiske forretningsdata er i trygge hender og at du enkelt kan hente dem frem ved behov.
Intradyn
Ønsker du å sikre e-postdataene dine i tilfelle fremtidige rettssaker, en forespørsel om innsyn eller en eDiscovery-forespørsel? Intradyn kan hjelpe deg med å gjøre det enkelt. Programvaren lagrer innkommende og utgående e-poster for å sikre at du har oversikt over all kommunikasjon samtidig som du beskytter dataene dine for fremtidig bruk.
Med Intradyn kan du importere e-poster i RFC822-format og migrere historiske e-poster. I tillegg fungerer programvaren med alle de ledende e-posttjenestene, inkludert MS Exchange, Gmail, Office 365 og flere.
Mikrofokus
Microfocus tar seg av alle dine e-postarkiveringsbehov med en fleksibel løsning med ett arkiv og flere plattformer. Verktøyet gjør det enkelt å fange opp, lagre, beholde, søke i og finne frem til all intern og ekstern kommunikasjon via e-post, sosiale medier og tekstmeldinger.
Hvis du ser etter en løsning som holder oversikt over kommunikasjon på tvers av alle plattformene virksomheten din bruker, er Microfocus verktøyet for deg.
Det er trygt å si at dette er en komplett løsning for e-postarkivering.
Avsluttende tanker
E-postarkiveringsløsninger forenkler lagring og beskyttelse av e-postene dine samtidig som de sikrer rask og enkel tilgang. Løsningene bidrar også til å overholde bransjereglene for registrering av e-postkommunikasjon for offisielle formål. Dette reduserer den administrative byrden knyttet til e-postbehandling, da prosessen er automatisert. For å øke produktiviteten ytterligere kan du også bruke programvare for å bygge e-postmaler.
Til syvende og sist handler det om hvilken programvare du velger. De som er nevnt i denne artikkelen er nøye utvalgt og presterer svært godt når det gjelder hastighet, kostnadseffektivitet og pålitelighet.
I neste omgang kan du sjekke ut de beste løsningene for filtrering og beskyttelse mot e-postsøppel.