Airtable er et fleksibelt produktivitetsverktøy som kombinerer styrken til en database med brukervennligheten til et regneark. Dette gir deg en ny måte å organisere og jobbe med data.
En viktig funksjon i et regneark er formler. Kanskje du lurer på hvordan du kan bruke dem i Airtable. Her er en innføring i hvordan du kan bruke formelfeltet i Airtable.
Legge til formelfelt i tabellen
For å begynne å bruke formler i Airtable, må du først legge til et formelfelt i tabellen din.
I tabellvisningen klikker du på plusstegnet («+») som finnes på slutten av raden med feltnavn øverst i tabellen. Hvis du har mange felt, må du kanskje bla til høyre for å finne den. Velg «Formel» fra listen over feltalternativer. Deretter ser du «Rediger felt»-menyen der du angir formelen.
Airtable vil automatisk registrere datatype, som for eksempel tall, prosent og datoer, basert på hva du skriver inn i formelen. Hvis dette skjer, kan du endre visningen i feltet ved å klikke på «Formatering»-fanen.
Når du har skrevet inn formelen, klikker du på «Opprett felt»-knappen for å legge feltet til tabellen. Hvis du har erfaring med funksjoner og formler i Microsoft Excel, vil du sannsynligvis forstå hvordan formelfeltet fungerer i Airtable.
Det finnes likevel noen forskjeller: Mange spesialiserte funksjoner for økonomi eller ingeniørfag er ikke tilgjengelige. Og viktigst av alt: Formelfeltet bruker den samme formelen for hvert innslag i tabellen. Du kan ikke endre formelen eller bruke en annen formel bare for enkelte celler.
Hvordan lage cellereferanser i Airtables formelfelt
I likhet med Excel, lurer du kanskje på hvordan du refererer til bestemte verdier som finnes andre steder i tabellen. Airtable har ikke celler som A1 eller C5, så hvordan refererer du til andre feltverdier?
I Airtable kan du referere til andre felt ved å skrive inn navnene deres. Hvis du for eksempel har et felt som heter «Pris», skriver du bare inn:
Pris
Hvis feltnavnet består av flere ord, må du sette feltnavnet i krøllete parenteser ({ og } ) for å referere til det. Hvis du for eksempel har et felt som heter «Bestillingsantall», skriver du inn:
{Bestillingsantall}
Du kan også bruke krøllete parenteser rundt feltnavn med ett ord, men det er ikke nødvendig.
På denne måten ligner cellereferanser i Airtable på å bruke navngitte områder i Excel, men her er navnene angitt for deg. Mellomrom er tillatt, og du kan referere til dem med en gang, uten å måtte konfigurere dem først.
Bruke operatorer i formelfeltet
Airtable støtter en rekke symboler som lar deg utføre logiske, tekstmessige og numeriske funksjoner. Disse kalles «operatorer».
De mest kjente operatorene er de for matematiske utregninger. Du kan bruke plusstegnet (+) for addisjon, bindestrek (-) for subtraksjon, stjernetegnet (*) for multiplikasjon og skråstreken (/) for divisjon. Du kan også bruke parenteser (( og )) rundt utregninger for å dele opp mer kompliserte utregninger i mindre deler, om nødvendig.
Et-tegnet (&) er nyttig for å raskt kombinere tekst, slik som CONCAT-funksjonen i Excel. Airtable har også sin egen versjon av denne funksjonen, CONCATENATE(), som har samme funksjonalitet.
Hvis du vil legge til ytterligere tekst i feltets output med en av funksjonene, må du sette den i anførselstegn (» «), inkludert mellomrom og spesialtegn. Hvis du vil inkludere anførselstegn i output, må du legge til en omvendt skråstrek før anførselstegnene, inne i anførselstegnene: «\»».
Airtable har også et sett med logiske operatorer. Disse returnerer «TRUE» hvis betingelsene er oppfylt, og «FALSE» hvis de ikke er oppfylt. Disse er «større enn» (>), «mindre enn» (<), «større enn eller lik» (>=), «mindre enn eller lik» (<=), «lik» (=) og «ikke lik» (!=).
Noen grunnleggende funksjoner du kan bruke i Airtable
Her er noen grunnleggende funksjoner du kan bruke i Airtable for å komme i gang med formler.
Dette er bare et lite utvalg av de tilgjengelige mulighetene. Airtables dokumentasjon tilbyr en komplett oversikt over funksjoner. De har til og med laget en base med eksempler som du kan kopiere til arbeidsområdet ditt og redigere.
IF-funksjonen
IF-funksjonen er en av de mest grunnleggende funksjonene i regneark, og implementeringen i Airtable er i hovedsak den samme som i Excel.
IF(uttrykk, verdi1, verdi2)
Funksjonen tester logikken i uttrykksfeltet og returnerer verdi1 hvis logikken er sann, eller verdi2 hvis den er usann. Som i Excel kan du lage nestede IF-setninger og sette inn andre funksjoner i IF-formelen.
Spesielt komplekse IF-setninger kan være lettere å visualisere med Airtables «multi-line editing»-funksjon. Denne funksjonen lar deg skrive formlene dine mer som kode, med innrykk som representerer nestede setninger og ulike farger som representerer ulike deler av syntaksen.
En forskjell er at det ikke finnes noen tilsvarende funksjon til Excels ISBLANK. I stedet må du spørre om verdien er lik BLANK().
SUM-funksjonen
SUM-funksjonen fungerer akkurat som i andre regneark og summerer alle verdiene i funksjonen (enten det er feltverdier eller tall angitt direkte i formelen).
SUM(tall1, [tall2, ...])
DATEADD-funksjonen
En litt mer uvanlig, men nyttig funksjon, er DATEADD. Med den kan du legge til en viss tidsperiode til datoer og klokkeslett.
DATEADD(15. januar 2025, [
I den første delen angir du enten en dato, eller både dato og klokkeslett, enten direkte eller fra et «Dato og klokkeslett»-felt. (Du kan ikke legge til et klokkeslett i denne formelen uten en dato, da vil det vises en feilmelding. Du må redigere formelen på nytt).
Deretter spesifiserer du en numerisk verdi og en tidsenhet fra følgende: «millisekunder», «sekunder», «minutter», «timer», «dager», «uker», «måneder», «kvartaler» (av et år), eller «år».
Funksjoner som TODAY() (som viser dagens dato) eller NOW() (som viser dagens dato og klokkeslett og oppdateres hvert 15. minutt eller når basen beregnes på nytt) fungerer også med DATEADD i stedet for et felt eller en spesifikk verdi.
En komplett DATEADD-funksjon kan se slik ut:
DATEADD("18/07/23 14:55:29", 760, "minutter")
Akselerer arbeidsflyten din i Airtable
Formelfeltet er et effektivt verktøy for å analysere og jobbe med data i Airtable. Fra enkle utregninger til komplekse funksjoner, formlenes fleksibilitet gir deg noen av de mest nyttige funksjonene fra regneark rett inn i databasen din.
Hvis du allerede kan bruke regneark, kan du raskt ta i bruk disse ferdighetene og få ny innsikt. Samtidig får du fordelene ved å bruke Airtables databaseverktøy. Dette er bare en av de mange unike funksjonene som gjør Airtable til et populært verktøy for å øke produktiviteten din.