Krymp store Excel-filer: 7 enkle tips!

by
Tweet
Share
Share
Pin
0 Shares

Excel-ark kan fort bli uoversiktlige og omfangsrike, særlig med omfattende datamengder eller mange bilder. Selv om dette ikke nødvendigvis utgjør et problem i de fleste situasjoner, kan det vanskeliggjøre effektiv administrering, deling og samhandling med regnearket.

Heldigvis finnes det flere metoder for å redusere størrelsen på Excel-filene dine uten at det går på bekostning av data. Her presenterer vi en fremgangsmåte.

1. Fjern overflødige ark

Et høyt antall ubrukte ark kan bidra til unødvendig stor filstørrelse. Derfor bør du starte med å eliminere regneark du ikke lenger har bruk for. For å gjøre dette, åpne den aktuelle Excel-filen, høyreklikk på det uønskede arket, og velg «Slett» fra menyen.

Tilsvarende kan du vurdere å fjerne unødvendige diagrammer, bilder, tabeller og andre elementer som bidrar til filstørrelsen.

2. Eliminer overflødig formatering

Filstørrelsen på en Excel-fil kan også øke på grunn av omfattende celleformatering, da hver formatert celle krever ekstra plass i filen. For eksempel vil en celle med kantlinjer kreve mer plass enn en celle uten formatering.

Derfor er det fornuftig å fjerne unødvendig formatering fra Excel-arket. For å gjøre dette, følg disse trinnene:

  • Åpne Excel-filen og marker de cellene du ønsker å fjerne formateringen fra.
  • Klikk på «Hjem»-fanen øverst.
  • I redigeringsgruppen, trykk på «Fjern»-knappen, og velg «Fjern formater» fra menyen som dukker opp.

    • 3. Juster innstillinger for bildestørrelse og kvalitet

    Inneholder Excel-filen bilder? I så fall kan en reduksjon av bildenes størrelse og kvalitet bidra til å minske filstørrelsen.

    Det er viktig å merke seg at reduksjon av bildestørrelse og kvalitet kan påvirke hvordan de fremstår i Excel-filen. Hvis dette er akseptabelt, kan du følge disse instruksjonene for å konfigurere Microsoft Excel til å lagre bilder med lavere oppløsning:

  • Åpne Microsoft Excel på din datamaskin.
  • Klikk på «Fil»-menyen øverst til venstre.
  • Velg «Alternativer» fra venstre sidepanel.
  • I «Excel-alternativer»-vinduet, velg kategorien «Avansert».
  • Scroll ned til delen «Bildestørrelse og kvalitet», og merk av for «Forkast redigeringsdata».
  • Fjern avmerkingen for «Ikke komprimer bilder i fil».
  • Klikk på rullegardinmenyen ved siden av «Standardoppløsning» for å velge en oppløsning på 150 ppi eller lavere.
  • Klikk «OK» for å lagre endringene.

    • 4. Komprimer bilder i Excel-regnearket

    Dersom du ikke ønsker å redusere oppløsningen for alle bilder, gir Microsoft Excel også muligheten til å komprimere enkelte bilder i regnearket. Dette er hvordan du kan benytte deg av dette for å redusere størrelsen på Excel-filen din.

  • I Excel-regnearket velger du det bildet du ønsker å komprimere.
  • Klikk på «Bildeformat»-fanen.
  • I «Juster»-delen, klikk på «Komprimer bilder»-knappen.
  • Kryss av for «Bruk kun på dette bildet» dersom du kun ønsker å komprimere det valgte bildet.
  • Merk av for «Slett beskårne områder av bilder».
  • I «Oppløsning»-delen velger du ønsket ppi.
  • Klikk «OK».

    • Du kan gjenta disse stegene for å komprimere flere bilder. Etter dette vil den totale filstørrelsen på Excel-filen din reduseres betraktelig.

    5. Unngå at Excel lagrer pivotbufferen

    Pivotbufferen i Excel er et midlertidig lagringsområde for dataene som brukes i pivottabeller. Selv om dette kan forbedre ytelsen og effektiviteten ved bruk av pivottabeller, kan det også øke filstørrelsen ettersom Excel lagrer disse dataene i filen.

    Hvis regnearket ditt inneholder en pivottabell, kan du følge disse stegene for å hindre Excel i å lagre pivotbufferen med filen.

  • Åpne Excel-regnearket.
  • Velg en hvilken som helst celle i pivottabellen, og klikk på «Pivottabellanalyse»-fanen øverst.
  • Klikk på «Alternativer»-knappen.
  • I «Pivottabellalternativer»-vinduet, klikk på «Data»-fanen.
  • Fjern avmerkingen for «Lagre kildedata med fil» og merk av for «Oppdater data når du åpner filen».
  • Klikk «OK» for å bekrefte.

    • Når du har fullført de ovennevnte trinnene, vil ikke Excel lagre pivotbufferen i filen, noe som reduserer størrelsen.

    6. Lagre regnearket i binært (.Xslb) format

    Som standard lagrer Microsoft Excel filene i et XML-basert format, noe som forenkler datautveksling med andre applikasjoner og systemer. Men dersom du raskt trenger å redusere filstørrelsen, kan du lagre regnearket i et binært format.

    For å lagre et Excel-regneark i binært format, følg disse trinnene:

  • Åpne Excel-regnearket.
  • Klikk på «Fil», og deretter «Lagre som».
  • Velg ønsket sted for å lagre filen.
  • Klikk på rullegardinmenyen «Lagre som type» for å velge «Excel Binary Workbook (*.xlsb)».
  • Klikk på «Lagre»-knappen.

    • Dette vil lagre Excel-filen i et binært format, som krever mindre lagringsplass. Hvis du ønsker at Microsoft Excel alltid skal lagre filene dine i binært format, kan du endre standard lagringsformat i Microsoft Excel. Slik gjør du det:

  • Åpne Microsoft Excel og gå til «Fil» > «Alternativer».
  • Velg «Lagre»-fanen fra venstre sidepanel.
  • Bruk rullegardinmenyen ved siden av «Lagre filer i dette formatet» for å velge alternativet «Excel Binary Workbook (*.xslb)».
  • Klikk «OK» for å lagre endringene.

    • Etter å ha fullført trinnene ovenfor, vil Excel lagre alle filene i binært format med mindre annet er spesifisert.

    7. Konverter regnearket til en ZIP-fil

    Dersom du ikke ønsker å endre Excel-innstillinger, kan du ganske enkelt konvertere regnearket til en ZIP-fil. Dette kan gjøres ved å bruke Windows’ innebygde filkomprimeringsfunksjon. På denne måten vil du kunne redusere filstørrelsen uten å åpne den. Dette er hvordan du går frem.

  • Trykk Win + E for å åpne Filutforsker.
  • Naviger til mappen hvor filen er lagret.
  • Høyreklikk på Excel-filen og velg alternativet «Komprimer til ZIP-fil» fra hurtigmenyen.

    • Windows vil lagre den komprimerte filen på samme sted som den originale filen. Du kan også benytte et pålitelig tredjeparts filkomprimeringsverktøy for dette. Når filen er komprimert, kan du dele Excel-regnearket uten å bekymre deg for størrelsen.

    Reduser størrelsen på Excel-filene dine enkelt

    Store Excel-filer kan være tungvinte, trege å laste, og vanskelige å dele via e-post. Heldigvis er det ingen grunn til å måtte leve med dette. Ved å følge tipsene ovenfor kan du redusere størrelsen på Excel-filen din på kort tid.