Hvis du jobber med andre på en delt Google Regneark-fil, kan noen ganger folk legge inn uventede data eller noe som bryter en formel. En måte å sikre at alle legger inn dataene du ønsker, er å oppgi dem i en rullegardinliste for validering.
Hvordan lage en rullegardinliste
En rullegardinliste er en fin måte å sikre at dataene folk legger inn i skjemaet, applikasjonen eller regnearket ditt er akkurat det du forventer. Det gir også en mye raskere måte for folk å legge inn disse dataene siden de velger fra en forhåndskonfigurert liste du oppgir.
Det første du må gjøre er å åpne opp Google Sheets fil og velg cellen(e) du vil bruke en rullegardinliste for.
Deretter åpner du «Data»-menyen og velger kommandoen «Datavalidering».
Velg enten «Liste fra et område» eller «Liste over elementer» fra rullegardinmenyen Kriterier.
Liste fra et område: En liste over verdier som er valgt fra andre celler i samme eller et annet ark. Hvis du for eksempel vil bruke verdiene i cellene B1-B9 på ark 2, skriver du inn Ark2!B1:B9 for å få dataene i dem vist i rullegardinlisten, eller ved å velge en av cellene fra arket ditt direkte.
Liste over elementer: En liste over forhåndsbestemte dataelementer. Dette kan være enten tekst eller tall, og du skriver hver verdi selv, og skiller dem med komma (og ingen mellomrom). Dette alternativet lar deg ikke sette inn data direkte fra andre celler.
Her bruker vi alternativet «Liste over elementer» og gir flere numeriske valg.
Etter at du har angitt dataene du vil skal vises i en rullegardinliste, må du kontrollere at du har «Vis rullegardinliste i celle»-alternativet aktivert, ellers vises ikke verdiene i de valgte cellene.
Du kan også velge hva som skjer når noen prøver å skrive inn en verdi som ikke er på listen. «Vis advarsel»-alternativet lar dem legge inn ugyldige data, men merker det i arket (vi skal se på hvordan om litt). Alternativet «Reject Input» forhindrer dem i å skrive inn noe som ikke er på listen din.
Og til slutt kan du aktivere alternativet «Vis valideringshjelpetekst» for å gi folk en indikasjon om hva de kan velge i cellene. Etter å ha valgt alternativet, skriv inn de instruksjonene du vil ha.
Gå videre og klikk «Lagre» når du er ferdig.
Slik bruker du den nye rullegardinlisten
Når du er ferdig, kan alle som bruker arket klikke på rullegardinpilen i disse cellene og velge en verdi fra listen.
Hvis du valgte alternativet «Vis hjelpetekst for validering», dukker teksten opp hver gang noen velger en av de validerte cellene.
Hvis noen skriver inn en verdi som ikke samsvarer med noe på listen og du har «Vis advarsel»-alternativet slått på, markeres de ugyldige dataene i cellen.
Holder du musen over den viser du hvorfor den er merket.
Hvis du i stedet har valgt «Avvis inndata», vil folk få en advarsel som denne når de prøver å skrive inn noe som ikke er på listen din.
Hvis du trenger å fjerne eller endre noen av elementene fra rullegardinlisten din, gå tilbake til Data > Datavalidering for å redigere elementer fra listene du har opprettet. Å fjerne listen fullstendig er like enkelt som å klikke på «Fjern validering»-knappen nederst.
