Konseptet med fjernarbeid har opplevd en markant økning i popularitet de siste årene. Virksomheter omfavner i økende grad ideen om å utnytte en global talentpool og tilby sine ansatte økt fleksibilitet i arbeidsordningene.
Det er imidlertid enighet om at administrasjon av eksterne team ikke er problemfritt! Det innebærer egne utfordringer som kan ha en negativ innvirkning på produktiviteten og samarbeidet.
La oss derfor se nærmere på de utfordringene bedrifter møter når de administrerer et eksternt team, og hvordan de kan takles ved hjelp av ulike programvareløsninger. Er du klar? Da setter vi i gang!
Manglende tilsyn og oppfølging av oppgaver
Det kan være vanskelig, ikke sant? I et tradisjonelt kontormiljø kan ledere følge med på teamets fremgang og løse eventuelle problemer umiddelbart. Men med fjernarbeid forsvinner ofte denne form for overvåking.
I tillegg kan eksterne ansatte ha problemer med å administrere tiden sin effektivt, noe som kan føre til forsinkelser og forvirring. Uten en strukturert tilsyns- og oppfølgingsprosess kan feilkommunikasjon og utfordringer oppstå, noe som påvirker kvaliteten og leveringstiden.
Løsning: Programvare for ukentlige statusmøter
For å møte denne utfordringen kan virksomheter dra nytte av teknologi og skape et virtuelt miljø som fremmer regelmessige innsjekkinger og statusoppdateringer. Implementer en programvare for ukentlige statusmøter, for eksempel Geekbot. Dette verktøyet er utviklet for å forenkle strukturert kommunikasjon og samarbeid mellom eksterne teammedlemmer.
Nøkkelegenskaper:
- Geekbot gjør det mulig for teammedlemmer å gi daglige eller ukentlige oppdateringer om sine oppgaver, prestasjoner og hindringer. Disse oppdateringene kan sendes via et brukervennlig grensesnitt.
- Ledere kan konfigurere tilpassede spørsmål for å innhente spesifikk informasjon fra teammedlemmer under hver innsjekking. Dette sikrer at oppdateringene er i tråd med teamets mål og prioriteringer.
- Teammedlemmer kan sende inn oppdateringer når det passer dem, og tilpasse seg ulike tidssoner og arbeidsplaner. Denne asynkrone tilnærmingen oppmuntrer til deltakelse uten å forstyrre individuelle arbeidsflyter.
Geekbot samler de innsendte oppdateringene og presenterer dem i et oversiktlig format. Dermed får ledere en klar oversikt over oppgavefremdrift, prestasjoner og utfordringer i hele teamet.
Målsetting
Å sette klare og oppnåelige mål er en viktig oppgave. For organisasjoner som opererer med fjernarbeid, kan feilkommunikasjon og tvetydighet lett oppstå når det gjelder å etablere og spore mål. Det er essensielt å sikre at alle er på samme side, ikke sant?
Eksterne team møter ofte utfordringer med å oppnå dette. I tradisjonelle kontormiljøer kan prosjektmål tilrettelegges og spores gjennom fysiske møter, visuelle signaler og regelmessige personlige interaksjoner.
Eksterne team må imidlertid stole på digitale kommunikasjonsverktøy for å sende resultatrapporter eller formidle prosjektmål, noe som noen ganger kan føre til misforståelser eller manglende klarhet.
Løsning: Programvare for KPI-sporing
Virksomheter kan dra nytte av programvare for sporing av nøkkelindikatorer (KPI) for å optimalisere målsetting. Vurder Peopleforces PeoplePerform KPI-sporingsverktøy! Det gir en omfattende plattform for å definere, overvåke og administrere mål og ytelsesmålinger i et eksternt arbeidsmiljø.
Nøkkelegenskaper:
- Ledere kan definere spesifikke og målbare mål ved hjelp av denne programvaren. Disse målene kan variere fra individuelle resultatmål til bredere team- eller avdelingsmål.
- Programvaren sikrer at målene er i tråd med selskapets overordnede misjon og visjon. Dette bidrar til å skape en følelse av hensikt og retning for eksterne teammedlemmer.
- Eksterne teammedlemmer kan få tilgang til sine individuelle mål og spore fremgangen sin i sanntid. Denne åpenheten fremmer ansvarlighet og gir ansatte mulighet til å ta eierskap til sine oppgaver.
- Interessenter kan få innsikt i fremdriften til ulike mål og resultatmålinger. Med denne datadrevne tilnærmingen kan ledere ta informerte beslutninger.
Peopleforces PeoplePerform genererer automatiserte rapporter og dashbord som viser statusen for målene og gir en visuell representasjon av ytelsestrender over tid.
Produktivitetsmåling
Å måle produktiviteten når teamet ditt er spredt over hele verden, er ikke en enkel oppgave. Ledere kan observere og samhandle med teammedlemmer på et fysisk kontor, noe som gjør det lettere å vurdere produktiviteten. Men i et eksternt arbeidsmiljø blir overvåking av produktiviteten mer kompleks.
Uten effektive måleverktøy og strategier, kan eksterne team ha problemer med å spore fremdriften nøyaktig, noe som kan føre til ineffektivitet, tapte tidsfrister og redusert produktivitet. Det er avgjørende å sikre at eksterne teammedlemmer utnytter tid og ressurser effektivt for å lykkes med prosjekter.
Løsning: Programvare for overvåking av ansatte
Eksterne virksomheter kan implementere programvare for overvåking av ansatte for å vurdere produktiviteten til hver enkelt medarbeider. Insightful er en pålitelig løsning på dette området. Den tilbyr verktøy for å spore og analysere ansattes aktiviteter, tidsbruk og fullføring av oppgaver, samtidig som den ivaretar brukernes personvern og datasikkerhet.
Nøkkelegenskaper:
- Insightfuls programvare for overvåking av ansatte lar teammedlemmer registrere arbeidstiden og pausene sine, noe som gir innsikt i deres tidsbruk på ulike oppgaver og prosjekter.
- Programvaren sporer applikasjonene og nettstedene ansatte bruker i arbeidstiden, og gir en detaljert oversikt over deres aktiviteter.
- Den tilbyr funksjoner for å ta skjermbilder med tilfeldige intervaller, noe som gir ledere et visuelt bilde av ansattes arbeidsrutiner.
- Ansatte kan registrere sine oppgaver og oppdatere fremdriften i programvaren, noe som gir ledere sanntidssynlighet i prosjektstatus.
Insightfuls programvare for overvåking av ansatte genererer rapporter som oppsummerer en persons arbeidsmønstre, tidsbruk på oppgaver og samlet produktivitet. Disse rapportene kan brukes til evalueringer og prosessforbedringer.
Oppgavefordeling
Effektiv oppgavefordeling er en viktig del av vellykket prosjektledelse, og den blir enda mer kritisk når teamet ditt jobber eksternt. Eksterne team består ofte av medlemmer som er spredt over ulike steder, kulturer og arbeidsvaner. Derfor kan det være en stor utfordring å sikre at oppgaver blir tildelt, sporet og fullført på en smidig måte.
Uten en strukturert tilnærming til oppgavefordeling, risikerer eksterne team å oppleve feilkommunikasjon, dobbeltarbeid, tapte tidsfrister og generell ineffektivitet i prosjektet. Det er derfor viktig å etablere et robust system som muliggjør tydelig oppgavefordeling, samarbeid og fremdriftssporing i sanntid.
Løsning: Programvare for oppgavehåndtering
Eksterne organisasjoner kan implementere programvare for oppgavehåndtering for å løse dette problemet. En slik robust løsning er monday.com, som tilbyr en omfattende plattform for ekstern organisering, tildeling og sporing av oppgaver.
Nøkkelegenskaper:
- monday.com sin programvare for oppgavehåndtering gir en sentralisert plattform for lagring av alle oppgaver, prosjekter og relatert informasjon. Alle interessenter kan dermed få tilgang til de nyeste oppdateringene og oppgavetildelingene.
- Programvaren lar ledere lage tilpassede arbeidsflyter som gjenspeiler teamets unike prosesser og krav. Dette effektiviserer oppgavefordelingen og sikrer konsistens.
- Ledere kan også tildele oppgaver til bestemte teammedlemmer og sette klare tidsfrister. De som tildeles oppgaver, mottar varsler og oppdateringer, som hjelper dem med å holde oversikt over sitt ansvar.
- monday.com inkluderer samarbeidsverktøy som fildeling, kommentarer og integrasjoner med ulike plattformer for å fremme smidig kommunikasjon mellom teammedlemmer.
- Ansatte kan oppdatere statusen til sine oppgaver, markere dem som pågående eller fullført, og gi relevante oppdateringer. Denne sanntidssynligheten sørger for at alle er klar over oppgavens fremdrift.
monday.com tilbyr visuelle dashbord som tydelig viser prosjektstatus, ventende oppgaver og kommende tidsfrister. Denne visuelle representasjonen bidrar til sporing og beslutningstaking.
Utilstrekkelig kommunikasjon
Effektiv kommunikasjon er grunnleggende for vellykket teamarbeid, og det blir enda mer kritisk i et eksternt miljø. Uten fysiske interaksjoner og tilfeldige samtaler opplever eksterne team ofte vanskeligheter.
Misforståelser, uklarhet i nettmøter og informasjonsmangler kan lett oppstå, noe som kan føre til forsinkelser, feil og redusert samhold i teamet. Kommunikasjonsproblemer kan oppstå på grunn av alt fra tapte prosjektoppdateringer til uklare forventninger og en følelse av isolasjon blant teammedlemmer. Det er viktig å takle denne utfordringen for å sikre at det eksterne teamet ditt kan samarbeide, dele informasjon og levere best mulig resultat.
Løsning: Møteprogramvare med automatisk notattaking
Møteprogramvare med automatiske notatfunksjoner er en enkel løsning for å tette denne kommunikasjonskløften. Et slikt verktøy er Otter.ai. Det transkriberer og registrerer møter, og sørger for at viktige diskusjoner og beslutninger dokumenteres nøyaktig.
Nøkkelegenskaper:
- Møter som gjennomføres med Otter.ai transkriberes i sanntid, og skaper en tekstlig oversikt over hele samtalen. Denne transkripsjonen fanger opp alle uttalte ord, og gjør dem tilgjengelige for senere referanse.
- Den transkriberte teksten er søkbar, slik at brukerne kan finne spesifikke temaer, nøkkelord eller beslutninger som er tatt under møtet. Denne funksjonen gjør det enkelt å raskt finne relevant informasjon.
- Transkriberte møter kan deles med teammedlemmer som ikke hadde mulighet til å delta, slik at alle holder seg informert og oppdaterte.
Otter.ai identifiserer ulike talere og tilordner deres bidrag til transkripsjonen, slik at brukerne kan spore hvem som sa hva under møtet.
Ad hoc-diskusjoner/møter
Spontane diskusjoner og ad hoc-møter spiller en avgjørende rolle i problemløsning, idéutvikling og beslutningstaking i et team. På fysiske kontorer kan teammedlemmer enkelt samles for improviserte diskusjoner, dele ideer og ta opp presserende saker. Men i et eksternt miljø kan mangelen på fysisk nærhet føre til at viktig informasjon går tapt.
Uten en strukturert plan for ad hoc-møter, kan eksterne team ha problemer med å løse presserende problemer raskt. Det er derfor du bør gi dine eksterne teammedlemmer verktøy som lar dem koble seg sammen og samarbeide spontant, akkurat som de ville gjort i et fysisk kontormiljø.
Løsning: Direktemeldingsapper
Det er alltid nyttig å bruke en direktemeldingsapp for å gjennomføre ad hoc-møter i et eksternt miljø. Slack er en av de mest brukte programvarene i denne kategorien. Denne plattformen brukes mye for sanntidskommunikasjon og samarbeid mellom teammedlemmer.
Nøkkelegenskaper:
- Slack gir en plattform for teammedlemmer til å kommunisere i sanntid gjennom tekstmeldinger.
- Brukere kan opprette egne kanaler eller grupper for spesifikke temaer, prosjekter eller avdelinger. Dette bidrar til organiserte og fokuserte diskusjoner, som gjør det lettere å finne relevante samtaler senere.
- Teammedlemmer kan sende direkte meldinger til enkeltpersoner eller små grupper, og fremme en-til-en-diskusjoner eller diskusjoner i små grupper uten behov for et formelt møte.
- Den lar deg dele filer, dokumenter og bilder direkte på plattformen, noe som forbedrer samarbeidet og informasjonsdelingen.
Slack integreres med andre verktøy og plattformer, og muliggjør smidig overgang fra diskusjoner til handling eller oppgaver.
Planleggingsproblemer
Koordinering av tidsplaner på tvers av tidssoner er absolutt en utfordring. Feil planlegging kan føre til tapte møter, forsinkelser i prosjektplaner og vanskeligheter med å samle teammedlemmer til viktige diskusjoner.
I tillegg innebærer fjernarbeid ofte at teammedlemmer har fleksible tidsplaner, noe som gjør det vanskeligere å finne overlappende tilgjengelighet for samarbeid. Eksterne team kan ha vanskeligheter med å få alle medlemmene til å delta i møter og diskusjoner, noe som fører til kommunikasjonsproblemer og ineffektivitet.
Løsning: Planleggingsverktøy
Et dedikert planleggingsverktøy løser dette problemet ved å foreslå det beste tidsrommet for møter. Calendar.com er et slikt verktøy som effektiviserer prosessen med å planlegge møter, avtaler og andre samarbeidsaktiviteter.
Nøkkelegenskaper:
- Det lar teammedlemmer dele sin tilgjengelighet, inkludert arbeidstid, pauser og foretrukne møtetider. Denne informasjonen bidrar til å finne passende tidsluker.
- Verktøyet kan automatisk foreslå ledige tidsluker basert på tilgjengeligheten til alle deltakerne, noe som reduserer behovet for frem-og-tilbake-kommunikasjon.
- Det gir automatiske tidssonekonverteringer, noe som gjør det enklere å koordinere møter mellom teammedlemmer i forskjellige deler av verden.
- Brukere kan sende invitasjoner til deltakere med foreslått møtetidspunkt, dato og agenda. Deltakere kan bekrefte sin tilgjengelighet og motta kalenderinvitasjoner.
- Det integreres med kalenderplattformer som Google Kalender, Outlook eller andre, og sikrer at planlagte hendelser legges til deltakernes kalendere på riktig måte.
Calendar.com kan sende automatiske påminnelser til deltakerne før planlagte møter, noe som reduserer risikoen for tapte avtaler.
Vekstmåling
Måling av vekst og ytelse er avgjørende for at virksomheter skal kunne spore fremgang, redusere risiko og ta informerte beslutninger. Imidlertid kan måling av vekst by på unike utfordringer i et eksternt arbeidsmiljø. Tradisjonelle metoder for ytelsesmåling, som evalueringer på stedet, kan være mindre praktiske for eksterne team.
I tillegg kan fjernarbeid noen ganger føre til manglende innsyn i individuelle og teamresultater, noe som gjør det vanskelig å vurdere vekst og ytelse på en nøyaktig måte. Manglende vekstmåling kan føre til ineffektiv KPI-sporing og unøyaktig trendanalyse, noe som begrenser teamets produktivitet.
Løsning: Programvare for analyse og forretningsflyt
Som en løsning kan virksomheter implementere et omfattende selskapsdashbord. Zoho Analytics er en av de beste plattformene for dette. Det gjør det mulig for organisasjoner å visualisere og analysere data fra ulike kilder, noe som forenkler datadrevet beslutningstaking.
Nøkkelegenskaper:
- Det lar virksomheter integrere data fra flere kilder, som økonomisystemer, salgsplattformer og prosjektstyringsverktøy.
- Plattformen tilbyr en rekke visualiseringsalternativer, inkludert diagrammer, grafer, tabeller og dashbord, noe som gjør komplekse data enkle å forstå og tolke.
- Organisasjoner kan definere og spore tilpassede KPI-er som er relevante for deres vekstmål. Disse KPI-ene kan omfatte økonomiske beregninger, driftsresultater, kundetilfredshet med mer.
Zoho Analytics gir sanntidsoppdateringer, og sikrer at vekstdata er oppdaterte og tilgjengelige når som helst.
Motivasjon av ansatte
Det kan være en utfordring å holde eksterne teammedlemmer motiverte, men et belønningsprogram for ansatte kan virkelig øke moralen. I motsetning til i et tradisjonelt kontormiljø, kan eksterne ansatte oppleve følelser av isolasjon, frakobling og redusert engasjement.
Dette kan påvirke deres generelle moral, arbeidstilfredshet og til syvende og sist deres ytelse. Uten effektive strategier for å øke motivasjonen, kan bedrifter oppleve utfordringer knyttet til redusert produktivitet, lavere arbeidskvalitet og vanskeligheter med å beholde dyktige medarbeidere.
Løsning: Belønningsprogram for ansatte
Med virtuelle merker, poeng og tilpassbare belønninger kan ansattes motivasjon enkelt økes i eksterne arbeidsmiljøer. NectarHR er en avansert plattform som lar organisasjoner opprette og administrere tiltak for anerkjennelse og belønning av ansatte.
Nøkkelegenskaper:
- Plattformen lar bedrifter tilpasse belønningene som tilbys basert på organisasjonens kultur og preferansene til eksterne teammedlemmer.
- Ansatte kan anerkjenne og feire hverandres prestasjoner, og fremme et positivt og støttende teammiljø.
- Ledere kan bruke plattformen til å anerkjenne fremragende ytelse, sette et eksempel for andre teammedlemmer og forsterke en kultur for takknemlighet.
NectarHR gir ofte data og innsikt om anerkjennelsestrender, og hjelper bedrifter med å forstå hvilken atferd og prestasjoner som verdsettes mest av deres eksterne team.
Konklusjon
Det var det! Vi har sett på utfordringene ved å administrere eksterne team og hvordan de kan takles med noen fantastiske programvareløsninger. Fra oppgavehåndtering til kommunikasjon og motivasjon, tilbyr verktøyene nevnt ovenfor en omfattende tilnærming for å sikre suksess for eksterne team i dagens dynamiske arbeidsmiljø. Bruk disse verktøyene og mestre det eksterne arbeidsmiljøet som en profesjonell! Takk for at du leste; God arbeidslyst!
Du kan også se nærmere på de beste verktøyene for dokumentsamarbeid for eksterne team.