Administrere eksterne team? 9 utfordringer og hvordan du løser dem

Konseptet med fjernarbeid har virkelig tatt av de siste årene. Bedrifter omfavner ideen om å utnytte en global talentmasse og gi sine ansatte mer fleksibilitet i arbeidsordningene.

Men, som vi alle er enige om, er det ikke en tur i parken å administrere eksterne team! Det gir sine egne utfordringer som kan legge en demper på produktivitet og samarbeid.

Så la oss snakke om disse utfordringene bedrifter står overfor mens de administrerer et eksternt team og hvordan de kan takle dem direkte ved hjelp av forskjellige programvareløsninger. Klar? Her går vi!

Ingen tilsyn eller oppfølging av oppgaver

Det er tøft, ikke sant? I et tradisjonelt kontoroppsett kan ledere følge nøye med på teamets fremgang og løse eventuelle problemer på stedet. Men med fjernarbeid går det overvåkingsnivået ofte ut av vinduet.

I tillegg kan de eksterne ansatte slite med å administrere tiden sin effektivt, noe som kan føre til forsinkelser og forvirring. Uten en strukturert tilsyns- og oppfølgingsprosess øker feilkommunikasjon og utfordringer, noe som påvirker kvaliteten og aktualiteten til leveransene.

Løsning: Ukentlig Stand Up-programvare

For å møte denne utfordringen kan bedrifter utnytte teknologien og skape et virtuelt miljø som fremmer regelmessige innsjekkinger og statusoppdateringer. Implementer en ukentlig stand-up programvare som Geekbot. Dette verktøyet er utviklet for å lette strukturert kommunikasjon og samarbeid mellom eksterne teammedlemmer.

Nøkkelegenskaper:

• Geekbot lar teammedlemmer gi daglige eller ukentlige oppdateringer om deres oppgaver, prestasjoner og veisperringer. Disse oppdateringene kan sendes gjennom et brukervennlig grensesnitt.
• Ledere kan sette opp tilpassede spørsmål for å samle spesifikk informasjon fra teammedlemmer under hver innsjekking. Det sikrer at oppdateringene er på linje med teamets mål og prioriteringer.
• Teammedlemmer kan sende inn oppdateringer når det passer dem selv, og tilpasset forskjellige tidssoner og arbeidsplaner. Denne asynkrone tilnærmingen oppmuntrer til deltakelse uten å forstyrre individuelle arbeidsflyter.

Geekbot kompilerer de innsendte oppdateringene og presenterer dem i et fordøyelig format. Derfor får ledere en klar oversikt over oppgavefremgang, prestasjoner og utfordringer på tvers av hele teamet.

Målsetting

Å sette klare og oppnåelige mål er en stor sak. For fjerntliggende organisasjoner kan feilkommunikasjon og tvetydighet trekke hodet opp når det gjelder å etablere og spore mål. Du vil gjerne ha en måte å holde alle på samme side, ikke sant?

Men eksterne team møter ofte utfordringer for å oppnå det. I tradisjonelle kontormiljøer kan prosjektmål tilrettelegges og spores gjennom møter ansikt til ansikt, visuelle signaler og regelmessige personlige interaksjoner.

Mens eksterne team må stole på digitale kommunikasjonsverktøy for å sende resultatrapporter eller formidle prosjektmål, noe som noen ganger kan føre til misforståelser eller mangel på klarhet.

Løsning: KPI-sporingsprogramvare

Bedrifter kan utnytte Key Performance Indicator (KPI) sporingsprogramvare for optimal målsetting. Ta Peopleforces PeoplePerform KPI-sporingsverktøy for en runde! Det gir en omfattende plattform for å definere, overvåke og administrere mål og ytelsesmålinger i et eksternt arbeidsmiljø.

Nøkkelegenskaper:

• Ledere kan definere spesifikke og målbare mål med denne programvaren. Disse målene kan variere fra individuelle resultatmål til bredere team- eller avdelingsmål.
• Programvaren sikrer at målene er på linje med selskapets overordnede oppdrag og visjon. Det bidrar til å skape en følelse av hensikt og retning for eksterne teammedlemmer.
• Eksterne teammedlemmer kan få tilgang til sine individuelle mål og spore fremgangen deres i sanntid. Denne åpenheten fremmer ansvarlighet og gir ansatte mulighet til å ta eierskap til oppgavene sine.
• Interessenter kan få innsikt i fremdriften til ulike mål og resultatmålinger. Med denne datadrevne tilnærmingen kan ledere sikre informert beslutningstaking.

Peopleforces PeoplePerform genererer automatiserte rapporter og dashbord som viser statusen til mål og gir en visuell representasjon av ytelsestrender over tid.

Produktivitetsmåling

Nå, måling av produktivitet når teamet ditt er spredt over hele kloden? Ikke et stykke kake. Veiledere kan observere og samhandle med teammedlemmer på et fysisk kontor, noe som gjør det lettere å måle produktivitetsnivåer. Men i et eksternt arbeidsmiljø blir overvåking av produktivitet mer kompleks.

Uten effektive måleverktøy og strategier, møter eksterne team utfordringer med å spore fremgangen deres nøyaktig, noe som fører til potensiell ineffektivitet, tapte tidsfrister og redusert produktivitet. Å sikre at eksterne teammedlemmer effektivt bruker tid og ressurser er avgjørende for å lykkes med prosjekter.

Løsning: Programvare for overvåking av ansatte

Eksterne virksomheter kan implementere ansattovervåkingsprogramvare for å måle produktiviteten til hver ansatt. Innsiktsfull er en pålitelig løsning på dette domenet. Det gir verktøy for å spore og analysere ansattes aktiviteter, tidsbruk og fullføring av oppgaver, samtidig som brukerens personvern og datasikkerhet opprettholdes.

Nøkkelegenskaper:

• Innsiktsfull medarbeiderovervåkingsprogramvare lar teammedlemmer logge arbeidstidene og pausene deres, og gir innsikt i deres tidsallokering for forskjellige oppgaver og prosjekter.
• Programvaren sporer applikasjonene og nettstedene ansatte bruker i arbeidstiden, og gir en detaljert oversikt over aktivitetene deres.
• Den tilbyr funksjoner for å ta skjermbilder med tilfeldige intervaller, og gir ledere en visuell oversikt over ansattes arbeidssystemer.
• Ansatte kan logge oppgavene sine og oppdatere fremdriften i programvaren, noe som gir ledere sanntids innsyn i prosjektstatuser.

Innsiktsfull medarbeiderovervåkingsprogramvare genererer rapporter som oppsummerer en persons arbeidsmønstre, tid brukt på oppgaver og generell produktivitet. Disse rapportene kan brukes til ytelsesevalueringer og prosessforbedringer.

Oppgavefordeling

Effektiv oppgavefordeling er en hjørnestein i vellykket prosjektledelse, og den blir enda mer kritisk når teamet ditt jobber eksternt. Eksterne team består ofte av medlemmer spredt over ulike steder, kulturer og arbeidsvaner. Som et resultat kan det være en skremmende utfordring å sikre at oppgaver blir tildelt, sporet og fullført sømløst.

Uten en strukturert tilnærming til oppgavedistribusjon, risikerer eksterne team å møte feilkommunikasjon, duplikatarbeid, tapte tidsfrister og generell ineffektivitet i prosjektet. Derfor er det viktig å etablere et robust system som muliggjør tydelig oppgavefordeling, samarbeid og fremdriftssporing i sanntid.

Løsning: Oppgavestyringsprogramvare

Eksterne organisasjoner kan implementere oppgavebehandlingsprogramvare for å løse dette problemet. En slik robust løsning er monday.com, som tilbyr en omfattende plattform for ekstern organisering, tildeling og sporing av oppgaver.

Nøkkelegenskaper:

• monday.com oppgavebehandlingsprogramvare gir en sentralisert plattform for lagring av alle oppgaver, prosjekter og relatert informasjon. Derfor kan alle interessenter få tilgang til de siste oppdateringene og oppgaveoppdragene.
• Programvaren lar ledere lage tilpassbare arbeidsflyter som gjenspeiler de unike prosessene og kravene til teamet. Det effektiviserer oppgavefordelingen og sikrer konsistens.
• Ledere kan også tildele oppgaver til bestemte teammedlemmer og sette klare tidsfrister. Oppdragstakere mottar varsler og oppdateringer, noe som hjelper dem med å holde seg på toppen av sitt ansvar.
• monday.com inkluderer samarbeidsverktøy som fildeling, kommentarer og integrasjoner med forskjellige plattformer for å fremme sømløs kommunikasjon mellom teammedlemmer.
• Ansatte kan oppdatere statusen til oppgavene sine, merke dem som pågående eller fullførte, og gi relevante oppdateringer. Med denne sanntidssynligheten holder alle seg klar over oppgavens fremdrift.

monday.com tilbyr visuelle dashbord som tydelig viser prosjektstatuser, ventende oppgaver og kommende tidsfrister. Denne visuelle representasjonen hjelper til med sporing og beslutningstaking.

Utilstrekkelig kommunikasjon

Effektiv kommunikasjon er hjørnesteinen i vellykket teamarbeid, og det blir enda mer kritisk i et eksternt miljø. Uten noen ansikt-til-ansikt-interaksjoner og tilfeldige samtaler sliter eksterne team ofte.

Misforståelser, uklarhet i nettmøter og informasjonshull kan lett oppstå, noe som kan føre til forsinkelser, feil og redusert teamsamhold. Å starte fra tapte prosjektoppdateringer til uklare forventninger og en følelse av isolasjon blant teammedlemmer kan forårsake kommunikasjonshull. Ta tak i denne utfordringen for å sikre at det eksterne teamet ditt kan samarbeide, dele informasjon og levere det beste resultatet.

Løsning: Møteprogramvare med automatisk notattaking

Møteprogramvare med automatiske notatfunksjoner er den enkleste løsningen for å løse dette gapet. Et slikt verktøy er Otter.ai. Den transkriberer og registrerer møter, og sikrer at viktige diskusjoner og beslutninger er nøyaktig dokumentert.

Nøkkelegenskaper:

• Møter som gjennomføres med Otter.ai transkriberes i sanntid, og skaper en tekstlig oversikt over hele samtalen. Denne transkripsjonen fanger opp talte ord, og gjør dem tilgjengelige for referanse senere.
• Den transkriberte teksten er søkbar, slik at brukere kan finne spesifikke emner, nøkkelord eller beslutninger tatt under møtet. Denne funksjonen gjør det enkelt å hente relevant informasjon raskt.
• Transkriberte møter kan deles med teammedlemmer som ikke var i stand til å delta, noe som sikrer at alle holder seg informert og på linje.

Otter.ai identifiserer forskjellige foredragsholdere og tildeler deres bidrag til transkripsjonen, slik at brukere kan spore hvem som sa hva under møtet.

Ad hoc-diskusjoner/møter

Spontane diskusjoner og ad hoc-møter spiller en avgjørende rolle i problemløsning, idédugnad og beslutningstaking i et team. På fysiske kontorer kan teammedlemmer enkelt samles for improviserte diskusjoner, dele ideer og ta opp presserende saker. Men i et avsidesliggende miljø oppstår mangelen på fysisk nærhet sjansene for å gå glipp av viktig informasjon.

Uten en strukturert plan for ad hoc-møter, sliter eksterne team med å løse presserende problemer raskt. Det er derfor du skal utstyre dine eksterne teammedlemmer med verktøy som lar dem koble seg sammen og samarbeide spontant, akkurat som de ville gjort i en fysisk kontorsetting.

Løsning: Instant Messaging-apper

Å bruke en direktemeldingsapp er alltid gunstig for å gjennomføre ad hoc-møter i et eksternt miljø. Slakk er en av de mest brukte programvarene i denne kategorien. Denne plattformen er mye brukt for sanntidskommunikasjon og samarbeid mellom teammedlemmer.

Nøkkelegenskaper:

• Slack gir en plattform for teammedlemmer til å kommunisere i sanntid gjennom tekstmeldinger.
• Brukere kan opprette dedikerte kanaler eller grupper for spesifikke emner, prosjekter eller avdelinger. På denne måten gjennomføres organiserte og fokuserte diskusjoner, noe som gjør det lettere å finne relevante samtaler senere.
• Teammedlemmer kan sende direkte meldinger til enkeltpersoner eller små grupper, og fremme en-til-en-diskusjoner eller smågrupper uten behov for et formelt møte.
• Den lar deg dele filer, dokumenter og bilder direkte på plattformen, noe som forbedrer samarbeid og informasjonsdeling.

Slack integreres med andre verktøy og plattformer, og muliggjør sømløse overganger fra diskusjoner til handlingselementer eller oppgaver.

Planleggingsproblemer

Koordinering av tidsplaner på tvers av tidssoner – definitivt et puslespill. Feil planlegging kan føre til tapte møter, forsinkelser i prosjekttidslinjer og vanskeligheter med å tilpasse teammedlemmer til viktige diskusjoner.

I tillegg betyr eksternt arbeid ofte at teammedlemmer har fleksible tidsplaner, noe som gjør det vanskeligere å finne overlappende tilgjengelighet for samarbeid. Eksterne team møter utfordringer med å få alle medlemmene til å delta i møter og diskusjoner, noe som fører til kommunikasjonshull og ineffektivitet.

Løsning: Planleggingsverktøy

Et dedikert planleggingsverktøy løser dette problemet ved å foreslå det beste vinduet for møter. Calendar.com er et lignende verktøy som effektiviserer prosessen med å planlegge møter, avtaler og andre samarbeidsaktiviteter.

Nøkkelegenskaper:

• Det lar teammedlemmer dele deres tilgjengelighet, inkludert arbeidstimer, pauser og foretrukne møtetider. Denne informasjonen hjelper deg med å finne passende tidsluker.
• Verktøyet kan automatisk foreslå ledige tidsluker basert på tilgjengeligheten til alle deltakerne, noe som reduserer behovet for frem-og-tilbake-kommunikasjon.
• Det gir automatiske tidssonekonverteringer, noe som gjør det enklere å koordinere møter mellom teammedlemmer i forskjellige deler av verden.
• Brukere kan sende invitasjoner til deltakere med foreslått møtetidspunkt, dato og agenda. Deltakere kan bekrefte sin tilgjengelighet og motta kalenderinvitasjoner.
• Den integreres med kalenderplattformer som Google Kalender, Outlook eller andre, og sikrer at planlagte hendelser blir nøyaktig lagt til deltakernes kalendere.

Calendar.com kan sende automatiske påminnelser til deltakere før planlagte møter, noe som reduserer risikoen for tapte avtaler.

Vekstmåling

Måling av vekst og ytelse er avgjørende for at bedrifter skal kunne spore fremgang, redusere risiko og ta fornuftige beslutninger. Imidlertid kan måling av vekst utgjøre unike utfordringer i et eksternt arbeidsmiljø. Tradisjonelle metoder for ytelsesmåling, som evalueringer på stedet, kan være mindre gjennomførbare for eksterne team.

I tillegg kan fjernarbeid noen ganger føre til manglende innsyn i individuelle og teamprestasjoner, noe som gjør det vanskelig å nøyaktig vurdere vekst og ytelse. Mangel på vekstmåling fører til ineffektiv KPI-sporing og unøyaktig trendanalyse, noe som begrenser teamets produktivitet.

Løsning: Programvare for analyse og forretningsflyt

Som en løsning kan bedrifter implementere et omfattende selskapsdashbord. Zoho Analytics er en av de beste plattformene for det samme. Det gjør det mulig for organisasjoner å visualisere og analysere data fra ulike kilder, noe som letter datadrevet beslutningstaking.

Nøkkelegenskaper:

• Det lar bedrifter integrere data fra flere kilder som økonomisystemer, salgsplattformer og prosjektstyringsverktøy.
• Plattformen tilbyr en rekke visualiseringsalternativer, inkludert diagrammer, grafer, tabeller og dashboards, noe som gjør komplekse data enkle å forstå og tolke.
• Organisasjoner kan definere og spore tilpassede KPIer som er relevante for deres vekstmål. Disse KPI-ene kan inkludere økonomiske beregninger, operasjonell ytelse, kundetilfredshet og mer.

Zoho Analytics gir sanntidsoppdateringer, og sikrer at vekstdata er oppdaterte og tilgjengelige når som helst.

Motivasjon av ansatte

Å holde eksterne teammedlemmer motiverte kan være utfordrende, men et belønningsprogram for ansatte kan virkelig øke humøret. I motsetning til i et tradisjonelt kontormiljø, kan eksterne ansatte oppleve følelser av isolasjon, frakobling og redusert engasjement.

Dette kan påvirke deres generelle moral, arbeidstilfredshet og til syvende og sist deres ytelse. Uten effektive strategier for å øke motivasjonen, kan bedrifter møte utfordringer knyttet til redusert produktivitet, lavere arbeidskvalitet og vanskeligheter med å beholde topptalenter.

Løsning: Employee Rewards Program

Med virtuelle merker, poeng og tilpassbare belønninger kan ansattes motivasjon enkelt økes i eksterne arbeidsmiljøer. NectarHR er en avansert plattform som lar organisasjoner opprette og administrere initiativer for anerkjennelse og belønning av ansatte.

Nøkkelegenskaper:

• Plattformen lar bedrifter tilpasse belønningene som tilbys basert på organisasjonens kultur og preferansene til eksterne teammedlemmer.
• Ansatte kan anerkjenne og feire hverandres prestasjoner, og fremme et positivt og støttende teammiljø.
• Ledere kan bruke plattformen til å anerkjenne fremragende ytelse, sette et eksempel for andre teammedlemmer og forsterke en kultur for takknemlighet.

NectarHR gir ofte data og innsikt om gjenkjennelsestrender, og hjelper bedrifter med å forstå hvilken atferd og prestasjoner som er mest verdsatt av deres eksterne team.

Konklusjon

Så der har du det! Vi har nevnt utfordringene med å administrere eksterne team og hvordan man kan takle dem med noen fantastiske programvareløsninger. Fra oppgavehåndtering til kommunikasjon og motivasjon, verktøyene nevnt ovenfor tilbyr en omfattende tilnærming for å sikre suksess for eksterne team i dagens dynamiske arbeidsmiljø. Utnytt disse verktøyene og erobre det eksterne arbeidsmiljøet som en proff! Takk for at du leste; Jubel!

Du kan også utforske de beste dokumentsamarbeidsverktøyene for eksterne team.