Tenk deg at du kan forvandle din standard Gmail-konto til et effektivt samarbeidsområde, et oversiktlig dashbord, et CRM-system og en kundeserviceplattform. Med Dra-appen er dette ikke bare en drøm, men en realitet.
Visste du at hele en av seks kunder forlater et merke på grunn av dårlig kundeservice? Dette understreker hvor viktig det er for bedrifter å finne måter å optimalisere sine kundeserviceprosesser.
En vanlig utfordring er at mange små og mellomstore bedrifter sliter med å etablere effektive og ressurstunge kundeserviceprosedyrer. De har ofte ikke kapasitet til dette.
Mange har heller ikke budsjett for kostbare abonnementer på ulike CRM-, samhandlings- og administrasjonsverktøy. Ofte er verktøy som G Suite eller en vanlig Gmail-konto alt de har råd til for å styre virksomheten.
I denne artikkelen ser vi nærmere på Dra-appen, hvordan den forvandler Gmail til et dynamisk arbeidsområde, og gir en steg-for-steg guide for hvordan du setter opp appen i Gmail.
Hva er Dra-appen?
Dra er et kundeserviceverktøy for Gmail som transformerer innboksen din til et komplett arbeidsområde. Verktøyet integreres sømløst med Gmail og forvandler statiske e-postlogger til delbare og samarbeidsorienterte tavler.
Ved hjelp av dra-og-slipp Kanban-tavler og delte innbokser kan du enkelt organisere og tildele henvendelser (e-post), lage sjekklister, registrere aktiviteter og mye mer.
Disse tavlene er også utstyrt med en rekke funksjoner for produktivitet, automatisering og samarbeid. Dette eliminerer behovet for at salgsteamet skal måtte hoppe frem og tilbake mellom Gmail, CRM-systemer, oppgavebehandlingsverktøy og teamchat.
Dette er særlig nyttig, da 80 % av bedrifter bruker e-post som sin primære kommunikasjonskanal med kunder. Hvorfor ikke samle alt på ett sted i Gmail i stedet for å sjonglere mellom flere apper?
For de som har erfaring med verktøy for oppgavebehandling, vil ikke Dra være vanskelig å lære. Vi opplevde faktisk at grensesnittet var rent og enkelt å navigere.
Kort sagt:
Dra-appen er et brukervennlig verktøy for teamproduktivitet som forvandler Gmail til et samarbeidsområde ved hjelp av Kanban-tavler og andre samarbeidsfunksjoner.
Nøkkelfunksjoner
Dra-appen har en rekke nyttige funksjoner. Uansett om det dreier seg om produktivitet, samarbeid eller datadrevet beslutningstaking, her er noen av de mest verdifulle funksjonene vi fant i Dra-appen:
#1. Samlet innboks
Med Dra kan du enkelt opprette delte innbokser eller Google-grupper. Disse gruppene lar deg legge til relevante personer fra ulike avdelinger, slik at alle holder seg oppdatert og jobber mot samme mål.
For eksempel kan du opprette en egen Dra-tavle for kundeserviceavdelingen og inkludere alle medlemmene i serviceteamet ditt. Du kan deretter tildele dem kort (henvendelser), svare på vegne av dem og chatte i sanntid.
For å gi teamet ditt tilgang til viktig kundedata og sørge for at all relevant informasjon om en kundesamtale er lett tilgjengelig, kan du legge til egendefinerte felt i hvert e-postkort, inkludert kontaktinformasjon, gjøremålslister, notater, filer og samtalelogger.
#2. Samarbeid
Dra har et innebygd internt chatsystem i Gmail. Du kan bruke det til å dele oppdateringer om oppgaver, varsle teammedlemmer eller stille spørsmål. Du kan også @nevne teammedlemmer i teamchatten for å trekke deres oppmerksomhet.
I tillegg forhindrer Drags funksjon for kollisjonsdeteksjon at teammedlemmer svarer på den samme e-posten samtidig, og dermed unngår forvirring.
#3. Håndtering av henvendelser
Dra-appen forenkler håndtering av henvendelser ved hjelp av Kanban-tavler. Du kan enkelt dra og slippe e-poster inn på tavlen for å opprette kort.
Du kan også tildele henvendelser til spesifikke medarbeidere med et enkelt klikk. Dette sikrer at hver henvendelse har en ansvarlig eier, noe som bidrar til økt ansvarlighet.
Alternativt kan du opprette arbeidsflyter for å automatisk tildele innkommende e-poster basert på nøkkelord, avsender eller mottaker. Du kan også tilpasse kort med merker, etiketter, farger og forfallsdatoer for å optimalisere prosessen for henvendelsesbehandling.
I tillegg kan du legge til private notater på hvert kort for å kommunisere internt, for eksempel ved å dele personlige synspunkter på oppgaven.
#4. E-postmaler
Det er vanlig at kundeserviceavdelinger må håndtere mange repetitive henvendelser. Dra lar deg opprette og lagre e-postmaler for disse vanlige svarene. I tillegg kan du dele tilgang med teamet ditt, slik at alle kan bidra til å forbedre viktige KPI-er som responstid og hvor raskt man kan løse en sak.
#5. E-postsporing
Drags e-postsporingsfunksjon er en sjelden ressurs. Den fungerer på samme måte som WhatsApps blå haker, og viser om mottakeren har lest e-posten din i sanntid ved hjelp av doble merker.
#6. Automatisering og arbeidsflyter
Drags automatiseringsfunksjoner hjelper deg med å strømlinjeforme arbeidsflytene i kundeservice. Funksjonen kan brukes til en rekke formål, for eksempel:
- Sende automatiske oppfølgingsmeldinger på planlagte datoer
- Sende ut masse-e-poster med personlig innhold
- Automatisere repeterende oppgaver og svar
Ved utsendelse av masse-e-poster til mange kunder, kan Dra automatisk sette inn egendefinerte felter for å tilpasse informasjonen til hver mottaker, for eksempel med fornavn, etternavn og firmanavn. Dette sparer tid og hindrer feil, da du ikke trenger å fylle ut disse feltene manuelt hver gang.
Bildene under illustrerer hvordan DragApp kan hjelpe deg med å automatisere arbeidsflytene i kundeservice på en rask og effektiv måte.
I dette eksemplet: Når et kort mottas på kundeservicetavlen, og avsenderens e-post inneholder @support, tilordnes det automatisk til [email protected].
#7. Tilgjengelig på flere plattformer
I tillegg til å være en nyttig Chrome-utvidelse, er Drag også tilgjengelig som en mobilapp for både iOS- og Android-enheter. Med appen kan du:
- Se alle tavler, kort, oppgaver og forfallsdatoer.
- Legge til, tildele, slette eller flytte kort mellom tavler.
- Endre tavleoppsett.
- Se sjekklister og notater i skrivebeskyttet modus.
- Kommentere i interne chatter.
- Svare på e-post som enkeltbruker eller via en delt innboks.
Dette sikrer at du aldri går glipp av muligheten til å hjelpe kundene dine, uansett hvor du befinner deg – enten det er på stranden eller i fjellet.
Nedlasting: Chrome-utvidelse, iOS-app, Android-app
-
Fungerer på:
-
Windows
-
iOS
-
Android
-
Mac os
#8. Sanntidsanalyse
Drags avanserte abonnementer lar deg spore analyser og generere rapporter. Du kan analysere kort, tavleaktivitet, resultattavler og sammenligne tidligere og nåværende trender.
Selv med gratisversjonen har du tilgang til noe analyse, som antall søk eller arbeidsmengde per person.
For å gi en bedre oversikt kan du filtrere rapporter etter tavle, bruker og dato.
I kort-fanen kan du se statistikk om antall og type kort som teamet ditt behandler på forskjellige tavler.
Tavleaktivitet-fanen viser statistikk for alle handlinger utført på en bestemt tavle, inkludert dra-og-slipp, svar, omtaler, arkiver, oppgaver og kommentarer.
#9. Integrasjoner
I tillegg til å fungere sømløst med Gmail, integreres DragApp med Googles økosystem, inkludert Google Workspace, Grupper og Kalender. Men appen begrenser deg ikke bare til disse tjenestene.
Hvis du ønsker å integrere et tredjepartsverktøy, gir Drags integrasjon med Zapier deg muligheten til å koble til over 5000 apper.
Priser for Dra-appen
Dra-appen tilbyr rimelige priser, noe som gjør den ideell for små og mellomstore bedrifter. Du kan starte med en 7-dagers gratis prøveperiode, og deretter velge å kjøpe en betalt plan eller fortsette å bruke Drags gratisplan.
Hvordan sette opp DragApp i Gmail?
Dra-appen er enkel å sette opp, uten behov for installasjon eller ekstra kostnader. Slik kan du optimalisere arbeidsflyten for kundeservice på få minutter:
Trinn 1: Legg til Dra-appen i Gmail
Start med å legge til Dra-app-utvidelsen fra Chrome nettbutikk.
Når utvidelsen er lagt til i Chrome, blir du omdirigert til Gmail. Her velger du Gmail-kontoen du ønsker å knytte til appen.
Deretter klikker du på DraApp-ikonet i høyre hjørne for å aktivere det på den valgte Gmail-kontoen.
Trinn 2: Opprett et arbeidsområde
Klikk på «+»-tegnet ved siden av Dra-tavler for å opprette en ny tavle.
Du kan opprette en Drag-tavle for delt innboks, Google-gruppe-e-post, eller starte med en tom tavle. I dette eksemplet bruker vi en tom Drag-tavle.
Deretter legger du til lagkamerater i tavlen ved å skrive inn e-postadressene deres.
Tavlen vises i sidepanelet til venstre i Gmail-kontoen din. Når du oppretter en ny Drag-tavle for en annen avdeling, for eksempel markedsføring, finner du dem også her.
Trinn 3: Legg til kort på tavlen
Dra og slipp e-poster fra innboksen din til de respektive tavlene. Dra-appen forvandler automatisk e-postene til kort.
Slik ser den ferdige Drag-tavlen ut:
Kanskje du lurer på hvordan kortene har forskjellige merker, farger og etiketter. Det kommer vi inn på i neste trinn.
Trinn 4: Tilpass kort
Velg et kort på tavlen og klikk én gang for å åpne det. På den øverste verktøylinjen finner du alternativer for å tilpasse kortet. Du kan for eksempel:
- Legge til etiketter, merker og farger
- Tildele kort til teammedlemmer
- Angi forfallsdatoer for oppgaver
- Sende kort til en annen tavle
- Legge til egendefinerte felt, inkludert telefonnummer, dokument-ID, valuta osv.
I tillegg kan du:
- Legge til gjøremål på hvert kort
- Skrive private notater
- Overvåke aktiviteter på kortet via aktivitetsloggen
- Legge til filer eller dokumenter på kortet
Det var det hele! Når en henvendelse er løst eller alle oppgavene er fullført, kan du enkelt dra og slippe kort i de respektive kolonnene for å spore fremdriften.
Alternativer til Dra-appen
#1. Helprace
Helprace tilbyr et tilpasset billettsystem for å effektivisere arbeidsflyten for kundeservice. Med appen kan du forvandle henvendelser til praktiske oppgaver, opprette kundeprofiler, automatisere repeterende prosesser, generere innsikt og mer.
Nøkkelfunksjoner:
- Deleger eller automatisk tildele henvendelser til team med saksregler (hvis/ellers-betingelser). Bruk automatisk henvendelsesruting for å tildele henvendelser til de minst travle medarbeiderne.
- Kollisjonsdeteksjonsfunksjonen sender varsler når andre ser eller svarer på samme henvendelse som deg.
- Gjør det mulig å samle inn tilbakemeldinger i sanntid fra kunder ved å be dem vurdere sin tilfredshet etter hvert svar eller løst problem.
- Hent inn redigerbare og automatisk utfylte kundeprofiler ved hjelp av offentlig tilgjengelig data. Bruk det til å sentralisere kundeinformasjon, som kontaktdetaljer, tilfredshetspoeng, tidligere samtaler og mer.
- Leveres med en visuell redigeringsfunksjon med flere plassholdere for å tilpasse arbeidsområdet. Du kan aktivere rollebasert tilgang for å begrense hvem som kan se eller redigere hvilke henvendelser.
- Få lettleste rapporter om drift og teamets ytelse. Rapportene inneholder viktige KPI-er for kundeservice, som behandlingstid, første responstid, kundetilfredshet og mer.
Helprace leveres også med andre nyttige funksjoner som aktivitetslogger, merker, spamfiltre, automatiske svar og mer. Verktøyet kan integreres med nettstedet eller appen din ved hjelp av REST API-er.
#2. Front
Front er en kundestøtte- og driftsplattform utviklet for kundesentriske team. Plattformen lar deg administrere, samarbeide og automatisere støtteprosesser for å betjene kunder raskt og effektivt.
Nøkkelfunksjoner:
- Tilbyr støtte via flere kanaler. E-post, sosiale medier og chat – håndter all kundekommunikasjon i felles teaminnbokser.
- Ruter kundesamtaler automatisk fra kanalene dine og sørger for at hver melding kommer til rett person.
- Brukervennlig automatisering som kan konfigureres med endrede forretnings- eller kundebehov.
- Kommenter direkte i meldingstråder for å holde alt samlet på ett sted. Hver samtale er knyttet til kundehistorikk og relevante data, slik at team kan samarbeide bak kulissene for å formulere bedre svar raskere.
- Sanntids e-postanalyse for å spore og måle responstid, overholdelse av SLA-er og teamytelse, noe som gjør at servicen din bare blir bedre.
- Lagre de mest brukte svarene dine som maler, slik at du kan bruke tiden din på å tilpasse dem.
Over 8000 team fra store selskaper som DropBox, GoDaddy og HootSuite bruker Front for å forbedre produktiviteten og arbeidsflyten. Plattformen tilbyr også integrasjoner med andre apper som telefonsystemer, CRM-systemer, prosjektstyringsprogramvare og mer.
#3. Intercom
Intercom er en kraftig kundestøtteprogramvare utviklet for å forbedre kommunikasjonen mellom bedrifter og deres kunder. Plattformen er betrodd av Fortune 100-selskaper som Amazon, Meta, Microsoft og flere.
Nøkkelfunksjoner:
- Personlige sanntidssamtaler med kunder via alle kanalene dine – e-post, WhatsApp, Instagram og mer.
- Over 350 integrasjoner med dine foretrukne CRM-systemer, e-posttjenester, billettsystemer, sosiale kanaler, rapporteringsverktøy og interne databaser – noe som gjør oppgraderingen enkel og smertefri.
- Bruk AI-roboter til å svare på vanlige spørsmål og automatisere rutineoppgaver. Hjelper deg med å bygge en selvbetjeningskunnskapsbase slik at kundene kan finne svar på egen hånd.
- Har en felles innboks som tilrettelegger for bedre samarbeid, strømlinjeformede arbeidsflyter og automatisering fra en sentral plass.
- Få sanntidsinnsikt i kundeinteraksjoner og teamets innvirkning på å forbedre kundestøttestrategier.
Med sine allsidige funksjoner er Intercom en verdifull ressurs for selskaper som ønsker å utmerke seg i kundeservice.
Avslutning
Dra er verdens første arbeidsområdeløsning integrert i Gmail. Med sitt brede utvalg av funksjoner er det stor sannsynlighet for at virksomheten din ikke lenger trenger å abonnere på en rekke ulike apper.
Kort sagt, kan Dra-appen hjelpe deg med å:
- Administrere, spore og løse henvendelser raskere
- Sentralisere kundestøtteoperasjoner
- Samarbeide med teamet uten å forlate Gmail eller kopiere dem
- Automatisere arbeidsflyter
- Måle og analysere teamets ytelse
Og mye mer! Så, hvis du bruker en Gmail-konto, kan du ikke maksimere potensialet uten Dra!
Neste steg: Her er hvorfor du bør velge Google Workspace for e-post og samarbeid!