Smartsheet-maler: Spar tid og øk effektiviteten!

Oppdag noen av de mest effektive Smartsheet-malene som kan bistå deg med å håndtere prosjekter og arbeidsflyter innenfor en rekke forskjellige bransjer.

Smartsheet er anerkjent som en ledende aktør innen prosjektstyring, arbeidsadministrasjon og samarbeid, og tilbyr løsninger for alt fra små bedrifter til store konsern. En nylig rapport fra Datanyze indikerer at Smartsheet innehar 5,28 % av markedet for prosjektstyring og samarbeidsplattformer.

Det er tydelig at et betydelig antall virksomheter benytter Smartsheet for å organisere oppgaver og prosjekter. Hvis du er interessert i dette verktøyet og ønsker å effektivisere din bedriftsadministrasjon, kan Smartsheet-maler være et verdifullt hjelpemiddel.

Fortsett å lese for å finne ut om noen profesjonelle og enestående Smartsheet-maler som kan hjelpe deg i gang med prosjekt- eller arbeidsledelse på kort tid.

Hva er Smartsheet-maler?

Maler er forhåndsdefinerte prosjekt- eller arbeidsledelsesskjemaer i Smartsheet som kan anvendes for lignende forretningssituasjoner. Smartsheet-innholdsbiblioteket er fylt med et bredt spekter av maler. Du vil sannsynligvis finne en mal som passer for din virksomhet eller bransje uten større vanskeligheter.

Malene inneholder alle nødvendige felter for et prosjektstyringsark. For eksempel vil en mal for arrangementsplanlegging og budsjettering inkludere:

• Kolonner for oppgavenavn, ansvarlig, fremdrift, risikovurdering, forfallsdato, kvantitet, budsjett, notater, og mer.
• Oppgaver og underoppgaver.
• Forskjellige visninger, som Gantt-diagram, kortvisning, kalendervisning, osv.

Nå trenger du bare å tilpasse oppgave- og underoppgavefeltene for å starte ditt eget arrangementsadministrasjonsprosjekt.

Du får full tilgang til alle Smartsheet-malene med et betalt abonnement. I tillegg oppdaterer Smartsheet-utviklerne stadig biblioteket med nye maler.

Hvorfor trenger du Smartsheet-maler?

Hovedgrunnen til å benytte prosjekt- eller arbeidsledelsesmaler i Smartsheet er å raskt komme i gang med prosjekter. Andre fordeler inkluderer:

• Sikre konsistens i prosjekt- og bedriftsstyringsskjemaer. Kunder kan endre seg, men datainnsamling, analyse og rapportering vil forbli konstant.
• Malene er utarbeidet av Smartsheet-eksperter. Dette sikrer at standard terminologi og rapporteringsformater brukes.
• Å utvikle en prosjektmal fra grunnen av er tidkrevende. Med Smartsheet kan du fokusere på planlegging og teammøter, mens appen tar seg av malopprettelsen.
• Smartsheet-malene gir småbedriftseiere og prosjektledere mulighet til å starte prosjekter uten behov for dyr profesjonell bistand.

Slik får du tilgang til Smartsheet-maler

Hvis du er ivrig etter å begynne å bruke maler, men er usikker på hvor du skal starte, følg disse trinnene for å navigere i Smartsheet-malbiblioteket:

Registrer deg for Smartsheet

Dersom du ikke har en konto, kan du opprette en ved å følge disse trinnene. Smartsheet tilbyr en 30-dagers gratis prøveperiode.

• Klikk på «Prøv Smartsheet gratis»-knappen.
• Velg «Opprett en» i dialogboksen «Har du ikke en konto?».

• Skriv inn din e-postadresse eller bruk en Google/Microsoft-konto for å registrere deg.

Logg inn på Smartsheet

Hvis du allerede har en konto, følg disse trinnene:

• Gå til Smartsheet-nettappens påloggingsportal.
• Skriv inn din e-post og passord.
• Klikk på «Logg inn»-knappen.

• Hvis du tidligere har registrert deg med en Google-, Apple- eller Microsoft-konto, velg det aktuelle alternativet for rask pålogging.

Finn Smartsheet-maler

• Etter innlogging vil du bli ført til «Hjem»-fanen.
• For å utforske Smartsheet-maler, kan du enten gå til «Løsningssenter»-fanen eller klikke på «Lag»-knappen i «Hjem»-fanen.

• I «Hjem»-fanen, klikk på «Opprett»-alternativet øverst til høyre i nettappen.
• En kontekstmeny vil vise alternativer som «Ark», «Skjema», «Rapport», «Bla gjennom maler», og mer.
• Klikk på «Bla gjennom maler».
• Du vil nå befinne deg i «Løsningssenteret» og se «Bla gjennom alle løsninger»-skjermbildet.

• Klikk på «Se flere maler» eller «Se flere malsett», avhengig av hva du foretrekker. Malsett inneholder flere arbeidsressurser, som dashbord, rapporter og skjemaer.
• Du vil nå se en fullstendig liste over Smartsheet-maler.
• Du kan begrense listen ved å bruke filtreringsalternativer, som «Klienter og kunder», «Økonomi og regnskap», «HR», «IT», osv., i navigasjonsruten under «Løsningssenter»-kolonnen.

De beste Smartsheet-malene for ulike bransjer

Digital markedsføring

Malen for integrert digital markedsføringsplan er ideell for markedsføringsteam som håndterer ulike forespørsler fra andre forretningsområder. Den lar deg raskt komme i gang med en integrert digital markedsføringskampanje.

Denne malen har avanserte regnearkformler, automatisert arbeidsflyt og egendefinerte tekstformateringsfunksjoner. Den inkluderer også detaljert prosjektplanlegging, grundig beskrivelse av markedsplaner og en oppsummering for ledelsen.

Du kan enkelt skifte til Gantt-diagramvisning fra rutenettmodus, siden malen inkluderer de nødvendige kolonnene for «Fullføring» og «Varighet». Det er også en flaggkolonne for å markere prosjektfaser, og en «Budsjett/Forbruk»-kolonne for å administrere markedsføringskostnader.

Detaljhandel

Detaljhandelen møter utfordringer knyttet til lageroptimalisering. Smartsheet tilbyr derfor en automatisert lagerstyringsmal som effektiviserer følgende detaljhandelsaktiviteter:

• Optimalisering av produktivitet i lageravdelingen
• Balansering av salg, bestillinger og lager
• Identifisering av riktig tidspunkt for påfylling
• Reduksjon av overskytende lagerutgifter
• Lett tilgang til leverandørinformasjon

Malen «Lagerbeholdningskontroll» har datafelt til høyre og faste detaljer til venstre. Noen nyttige standardkolonner er «Avdeling», «Ombestillingsstatus», «Varenavn» og «Lagerverdi».

Du kan også automatisere lagerstyringen med en strekkodemal. Den har en dedikert kolonne for produktstrekkoder. Du kan enten benytte strekkoder eller synkronisere regnearket med et ERP-verktøy for å spore antall varer på lager.

Bygg og ingeniørfag

Byggebransjen kan dra stor nytte av følgende Smartsheet-maler:

• Mal for sporing av konstruksjonsdokumentasjon
• Mal for utstyrsplanlegging
• Mal for byggebudsjett
• Mal for byggeplan med Gantt-diagram

Byggeplanleggingsmalen er spesielt nyttig for å planlegge, spore og visualisere byggeprosjekter. Du kan kopiere og gi malen et nytt navn for å bruke den samme malen på flere byggeprosjekter.

Malen er tilgjengelig via mobil- og nettapp, slik at feltarbeidere kan oppdatere oppgavekolonnene. Den har forhåndsdefinerte statuskolonner, som «Startdato», «Sluttdato», «Tildelt til», «Status», «% Ferdig», «Varighet» og «Notater».

Kolonnen «Oppgavenavn» inneholder de fleste byggeoppgaver og underoppgaver. Oppgaver som «Rørleggerarbeid», «Isolasjon» og «Skap» er inkludert. Hvis du utvider oppgavene, vil du finne underoppgaver som «Grunnarbeid», «Rørinstallasjon», «Flaggermus», «Blåse-inn», «Hovedbad», «Kjøkken» og «Kjeller».

Underholdning og gjestfrihet

Underholdnings- og gjestfrihetsbransjen må nøyaktig spore utgifter, ansvar for oppgaver, gjesteantall, billettering, inntektskartlegging, måltidsforbruk og mer.

Smartsheet tilbyr følgende tavler for å dekke dine behov:

• Mal for arrangementlansering og budsjett
• Mal for innsamlingsgalla
• Mal for arrangementets personalhotell og pass
• Mal for oppgaveplan for arrangement

Malen «Event Staff Hotel & Passes» er for eksempel perfekt for å administrere hotellovernatting for ansatte eller kunder som deltar på et arrangement.

Denne malen har datakolonner som «Pass Type», «Pass Cost», «Hotel Cost Estimation», «Hotel Name», «Check In», «Check Out», «Credit Card» og «Rate».

Finans og finansielle tjenester

Finansielle tjenesteprosjekter krever nøyaktig datainnsamling og enkle revisjonsfunksjoner. Følgende Smartsheet-maler kan oppfylle de fleste av dine behov i denne sektoren:

• Mal for sjekkliste for børsnotering (IPO)
• Mal for låneamortiseringsplan
• Mal for månedlig finansiell avslutning

Anta at du planlegger å børsnotere selskapet. Det er et stort prosjekt for enhver bedrift som ønsker å skaffe kapital via aksjesalg. Bruk denne Smartsheet-tavlen for å planlegge alle aspekter av børsnoteringen, selv om du ikke er kjent med alle trinnene.

Kolonnen «Forberedende arbeid» skisserer alle nødvendige oppgaver, som:

• Regnskap
• Forberedelse til due diligence
• Forberedelse til Dual-Class
• EIP og ESPP
• S-1 Prep
• SEC-gjennomgangsperiode
• Fullfør og offentlig fil S-1

Andre viktige kolonnefelt inkluderer startdato, forfallsdato, «T-minus uker», avhengigheter, varighet og ansvarlig person.

Produksjon

Produksjonsanlegg trenger å spore råvarer, utstyr, produktoppskrifter og retningslinjer for produktutvikling. Smartsheet lar deg spore alt dette effektivt. Du kan bruke maler for:

• Hendelsesrapportlogg med skjema
• Ny produktgodkjenning med skjema
• Ny tidsplanmal for produktutvikling
• Mal for vedlikeholdsplan for maskiner

Malen for vedlikeholdsplan for maskiner er en enkel sjekkliste du kan skrive ut eller spore digitalt. Den inneholder felter for maskintilstand, maskinnavn, plassering, siste vedlikeholdsdato, neste vedlikeholdsdato, vedlikeholdshyppighet, ansvarlig tekniker og merknader.

Menneskelige ressurser

Smartsheet har flere nyttige maler for rekrutteringsbyråer og bedrifter som vedlikeholder sitt eget personale. Eksempler inkluderer:

• Informasjonskatalog for ansatte
• Sjekkliste for ansattevurdering
• Jobbsøknadsskjema
• Sporing av jobbkandidater
• CV-sporing med skjema
• Dokumentasjon for oppsigelse av ansatte
• Intervjuprosess med Gantt
• Sjekkliste for nyansatte
• Timeliste med automatisk godkjenning

Hvis du for eksempel skal ansette 10 personer til markedsføringsteamet, kan du bruke malen «Intervjuprosessen med Gantt».

Denne malen inneholder alle fasene i en ansettelsesprosess, fra forberedelse til ansettelse. Prosjektstyret viser automatisk et Gantt-diagram i navigasjonsruten til høyre og en kalendervisning i de øverste kolonnene, slik at HR-ledere kan se hele prosjektstatusen.

Ideelle organisasjoner

Følgende Smartsheet-maler er nyttige for ideelle organisasjoner:

• Markedsføringsplan for ideell organisasjon
• Innsendelser fra feltarbeidere med skjema
• Donoradministrasjon
• Frivillighetsliste

Den ideelle regnskapsprosessen er viktig for å opprettholde skattefritaksstatusen. Det er derfor viktig å spore giverdata som donasjonsbeløp, navn, adresse og skatte-ID.

Du kan bruke Smartsheet-malen «Donor Management», som inneholder standard datafelt du trenger. For eksempel kolonner for donasjonsår, givernavn, e-post, telefonnummer, adresse, region og fondnavn. Siden Smartsheet-tavler er regnearkbaserte, kan du enkelt importere data til ulike regnskapsprogrammer for ideelle organisasjoner.

Regnskap

Smartsheet har et stort utvalg av maler for regnskapsbyråer og bedrifter. Noen bemerkelsesverdige formater er:

• Kontantstrømoppstilling
• Balanse
• Resultatregnskap
• Månedlig finansiell avslutning
• Årlig skatteforberedelse

Små, mellomstore og nystartede bedrifter kan spare betydelige summer ved å bruke disse malene. De gjør det enklere å overholde regnskapsforskrifter uten å bruke ressurser på et eksternt byrå.

Alternativer til Smartsheet-maler

Du har nå sett Smartsheet sitt store utvalg av maler. Her er noen prosjektstyringsapper som også tilbyr maler:

monday.com maler

monday.com har et omfattende malbibliotek for ulike forretningsformål. Når du åpner malbiblioteket, vil du se «Utvalgte kategorier» som markedsføring, prosjektledelse, design, salg og CRM, HR og programvareutvikling. Du finner flere maler ved å velge forretningskategorier i navigasjonspanelet til venstre.

ClickUp maler

ClickUp sitt malbibliotek viser ofte brukte maler direkte på malhjemmesiden. Malene dekker bransjer som design, kreativitet, ingeniørfag, finans, produkt og regnskap. Det er også to nivåer med filtre på venstre side, «nivåer» og «brukstilfeller», slik at du lettere kan finne en passende mal.

Konklusjon

Maler er et verdifullt verktøy for å starte nye prosjekter uten å måtte gjette eller bekymre deg for menneskelige feil. De fleste prosjektstyringsapper tilbyr derfor ferdige maler. Smartsheet er intet unntak og tilbyr kostnadsfrie maler for både privat og kommersiell bruk uten lisensbehov.

Denne artikkelen har forklart noen av de mest fremtredende forretnings- og prosjektstyringsmalene fra Smartsheet. Finn en Smartsheet-tavle som passer for din virksomhet. Begynn å bruke malene umiddelbart eller tilpass dem etter dine behov.

Du kan også være interessert i de beste fakturamalene for Word og Notion.