Vi anbefaler å bruke OHIO (Only Handle It Once) for å triage e-postene dine. En viktig del av OHIO er å arkivere e-poster du må beholde – få dem ut av innboksen din! Her er hvorfor arkivering er kritisk – og hvorfor du ikke bør bry deg med mapper.
Innholdsfortegnelse
Hvorfor du trenger å arkivere e-postene dine
En rask oppsummering fra vår OHIO-artikkel: innboksen din er ikke et arkiv, en søppelkasse, et arkivskap eller en dumpingplass. Det er en innboks!
Når du har hundrevis eller tusenvis av e-poster i innboksen din, blir de raskt begravet. Ute av syne er ute av sinn. Det er mye vanskeligere å finne spesifikke e-poster, det gjør at e-postklienten din fungerer saktere (selv om du får tilgang til e-posten din via en nettleser som Gmail), og den kan bruke opp lagringsplassen din hvis du bruker Outlook eller Apple Mail på telefonen.
Konklusjonen: Det er ingen vits å holde alle e-postene dine i innboksen din og mange gode grunner til å la være.
Med det i tankene må du håndtere en e-post (svare på/sende den videre, gjøre den om til en oppgave, sette opp et møte) og deretter enten slette e-posten eller arkivere den. Her er hvordan du bør gjøre det.
Hvor du bør arkivere e-postene dine
E-postene dine skal gå inn i en arkivmappe. De bør ikke gå inn i en av flere hundre nøye organiserte mapper; de skal gå inn i én arkivmappe.
Det er en ganske dristig uttalelse, så en liten begrunnelse er nødvendig.
For det første tar et hierarki av mapper tid å sette opp og vedlikeholde, tid som ville vært bedre brukt til å håndtere e-postene dine. For det andre kan det kreve ganske mye innsats for å bestemme hvor en e-post skal gå – går en e-post fra kollegaen din om hvorfor de kan gå glipp av en prosjektfrist inn i mappen for det prosjektet? Mappen for den personen? En lærdomsmappe?—og beslutningstaking er både tidkrevende og drenerende. Til slutt kan det være forferdelig vanskelig å finne e-poster på et senere tidspunkt når de kan være i en av flere mapper, og hver mappe har hundrevis av e-poster.
Et enkelt arkiv gjør det enkelt å flytte e-postene dine fra innboksen din fordi du ikke trenger å bruke tanke- eller beslutningsressurser. Du håndterer bare posten og flytter den inn i arkivet ditt. Det kunne ikke vært enklere, og når du prøver å holde deg på toppen av en uendelig strøm av e-post, vil du at prosessen skal være så enkel og lett som mulig. Hver vanskelighet eller irritasjon forstørres i skala, så noe som er et lite irritasjonsmoment eller tidsnød for én e-post vil være en enorm irritasjon og tidsnød for hundrevis av e-poster.
For noen mennesker vil dette være en velkommen lettelse for torturen av en mappestruktur, men noen andre mennesker vil trenge å puste inn i en papirpose ved selve tanken på å miste sin møysommelig utformede, intrikate, logiske, vakre mappestruktur. Hvis det er deg, så kommer dette dessverre til å bli vanskelig å svelge. Vi gjenkjenner smerten din, selv om vi er sikre på at de langsiktige fordelene med ett enkelt arkiv mer enn kompenserer for den kortsiktige smerten ved å endre systemet ditt
Slik arkiverer du e-postene dine i bulk
Det virker sannsynligvis tydelig at for å arkivere e-postene dine trenger du bare å flytte dem inn i Arkiv-mappen, og det har du rett i. Men hvis du har hundrevis eller tusenvis av e-poster i innboksen din, vil det virke ganske skremmende å flytte dem individuelt. Ideelt sett må du finne en måte å flytte dem i bulk.
Hvis du bruker en klient som Microsoft Outlook eller Apple Mail, er det enkelt å velge e-post i bulk. Klikk på en e-post i innboksen din, bla ned, trykk på SHIFT-tasten på tastaturet og velg en annen e-post. Alle e-poster mellom den første og den andre vil bli valgt. Du kan dra og slippe dem inn i arkivmappen din, eller bruke Arkiv-knappen. I likhet med diskettikonet som brukes til å representere Lagre, er det et standard arkivikon som ser ut som en tradisjonell arkivboks av papp. Dette er i både Outlook og Apple Mail (både klientapplikasjonene og mobilappene) for Arkiv-knappen.
Hvis du bruker Outlook-klienten, kan du også lage en Quick Step-handling som merker alle de valgte e-postene som lest og flytter dem til Arkiv-mappen med ett knappeklikk (eller hurtigtast).
Hvis du har bestemt deg for å starte på nytt, kan du alltid velge alle e-postene i innboksen din ved å bruke Ctrl + A hurtigtasten (Kommando + A på en Mac) og arkivere dem. Vi kan ikke fortelle deg om det er den rette tingen å gjøre, men du vil garantert få en tom innboks veldig raskt.
I et nettgrensesnitt som Gmail kan du velge en side om gangen ved å klikke i avmerkingsboksen øverst på siden.
Når du har valgt e-postene, klikker du på Arkiver for å flytte dem.
Det er ingen hurtigtast for å velge alle e-postene i Gmail-innboksen din (selv om * + a vil velge alle e-postene på siden), men når du har valgt alle e-postene på siden vil en meldingslinje vises over e-postene gir deg muligheten til å velge alle e-postene i innboksen din.
Klikk på denne koblingen for å velge alle e-postene i innboksen din. Meldingslinjen vil endres slik at du kan avbryte valget.
Hvor mange e-poster bør du arkivere?
Antall e-poster du vil arkivere på en gang er egentlig opp til deg. Som vi har sagt før, er det å ha en tom innboks i beste fall midlertidig og i verste fall nesten umulig. Du har ikke kontroll over hva som kommer inn i innboksen din, fordi alle med adressen din kan sende deg noe. Så selv om du klarer å tømme innboksen din, forblir den ikke tom. Når det er sagt, er det ikke et dårlig mål å sikte på fordi det å ha en tom innboks, selv for en kort stund, definitivt tar litt press fra skuldrene. Men det vil ikke forbli tomt, og det er grunnen til at administrasjon av e-posten din er en prosess, ikke et mål. Og selvfølgelig trenger du ikke å arkivere en e-post hvis du ikke trenger å beholde den, du kan slette den – det er et utmerket alternativ for å spare plass.
Så i stedet for å fokusere all innsats på å arkivere (eller slette) hver eneste e-post i innboksen din, fokusere på oppnåelige mål som vil redusere e-poststresset ditt. Bare du vet hva som vil redusere e-poststresset ditt, men eksempler på mål er:
Ingen høyprioritet post igjen på slutten av dagen
Ingen post som er eldre enn to virkedager i innboksen din
Ingen e-post fra ansatte/leder/kunder (slett etter behov) ved slutten av uken
Finn ut hvilken e-post som forårsaker mest stress. Håndter og arkiver (eller slett) disse e-postene som en prioritet.