Overgang til det papirløse kontor: En omfattende guide
De siste årene har det skjedd en merkbar endring i både næringslivet og kulturen på arbeidsplassen. Arbeidsgivere satser i økende grad på papirløs kontorprogramvare for å lette rask, praktisk og forenklet tilgang til informasjon.
Denne formen for kontordrift gir de ansatte større fleksibilitet i forhold til timeplaner, og distribusjon av informasjon i hele organisasjonen går smidigere.
Økende bevissthet rundt miljøspørsmål fører til at flere bedrifter velger papirløse kontorer. En studie fra National Association of Office Product Suppliers (NAOP) viser at en gjennomsnittlig kontorarbeider genererer over 900 kg avfall hvert år.
Det er derfor opp til bedriftene selv å enten intensivere resirkuleringsarbeidet eller redusere den totale avfallsmengden.
Dersom din bedrift søker en mer bærekraftig tilnærming for å kutte ned på avfall, kan en papirløs kontormodell være en løsning. Denne modellen eliminerer behovet for tradisjonelle dokumenter som brev, rapporter og fakturaer ved å benytte seg av papirløs kontorprogramvare.
Kopiering og sortering av papirbunker blir unødvendig, noe som sparer tid for administrativt personale. I tillegg kan virksomheter redusere utgifter til utskrift ved å gå over til et papirløst kontor.
Det kan virke overveldende å gjennomføre en overgang til et papirløst kontor, men det er ikke så komplisert som man kanskje tror. Denne guiden vil introdusere deg for det grunnleggende ved å bli papirløs og gi deg praktiske tips for å komme i gang.
Følgende steg vil hjelpe deg å strukturere kontoret og gjøre det mer effektivt, noe som igjen vil lette din arbeidsdag.
Miljøkonsekvenser av papirbaserte kontorer
Papir er et allsidig materiale som har vært brukt i århundrer til en rekke formål, fra skriving og trykking til innpakning og isolasjon. Med den økende populariteten til papirbruk er det viktig å være bevisst på hvordan avfall påvirker miljøet.
Produksjon og forbruk av papir har en betydelig innvirkning på miljøet. Ifølge FNs miljøprogram (UNEP) er papirindustrien faktisk en av de tre mest miljøskadelige industriene i verden.
Papirbaserte kontorer bidrar til miljøskader i en tid der digitale plattformer blir stadig mer utbredt.
Hva innebærer et papirløst kontor?
Papirløse kontorer er en populær utvikling i næringslivet, hvor ansatte ikke er avhengige av papirarbeid. Med et papirløst kontor kan alt papirarbeid som tidligere ble utført fysisk, nå utføres elektronisk.
Dette reduserer bruken av papir og gjør at ansatte kan jobbe hvor som helst i verden. Et papirløst kontor er viktig av flere grunner og vil sannsynligvis bli enda mer utbredt i fremtiden.
Fordelene med et papirløst kontor
Det er ingen tvil om at teknologien er i stadig utvikling. Den tiden da man måtte lete gjennom papirbunker på kontoret for å holde orden, er forbi.
Moderne papirløs kontorprogramvare kan enkelt finne informasjon i store dokumenter på få sekunder. Derfor velger mange kontorer å gå over til en papirløs drift ved hjelp av avansert programvare, digitale filer og elektroniske registreringer.
Her er noen av fordelene som kan oppnås ved å implementere et papirløst kontor:
Forbedret kommunikasjon
I motsetning til tidligere, da ansatte måtte vente lenge på at dokumenter skulle komme i postkassen, kan de nå få tilgang til nødvendig informasjon umiddelbart via digitale systemer. Dette gir raskere responstid på kundeforespørsler og bedre kommunikasjon mellom ansatte og ledelse.
Reduserte energikostnader
Produksjon og transport av papir krever mye energi. Ved å gå over til en papirløs løsning kan kontorets energiforbruk reduseres ved å bruke elektroniske dokumenter i stedet for fysiske. Dette kan potensielt halvere energiregningen eller mer.
Tidsbesparelse
Når alt er digitalt, er det ikke nødvendig å kopiere og lime inn informasjon fra ett dokument til et annet.
Du kan enkelt få tilgang til all nødvendig informasjon direkte fra skrivebordet uten å bruke ekstra tid på å lete. Dette sparer tid, reduserer unødvendig stress og bidrar til at du aldri går glipp av en kritisk tidsfrist.
Redusert avfall
En stor del av avfallsreduksjon handler om å begrense hva som havner i søppelbøtten. Ved å gå over til et papirløst kontor unngår man å skrive ut store mengder papir som ender i søppelkassen.
I stedet kan man lagre all informasjon digitalt på datamaskinen eller i digitale filer. Dette resulterer i mindre avfall og færre turer til gjenvinningsstasjonen.
Hvordan implementere et papirløst kontor på arbeidsplassen?
Det kan være vanskelig å håndtere alt papiret som samles opp i dagens digitale verden. Et papirløst miljø vil ikke bare gjøre virksomheten mer effektiv, men også løse problemer knyttet til resirkulering og lagring. Her er noen måter å gå over til papirløs drift:
#1. Benytt skybaserte lagringsplattformer
Overgangen til et papirløst kontor blir stadig mer populært, men det er ikke uten utfordringer. En av de største utfordringene er at mange ansatte fortsatt er avhengige av papirdokumenter for å utføre arbeidet sitt.
Dette betyr at de trenger tilgang til dokumentene uavhengig av hvor de befinner seg, noe som kan være et problem hvis de ikke har tilgang til datamaskinen eller hvis datamaskinen krasjer.
En løsning på dette er å benytte seg av skybaserte lagringsplattformer. Disse plattformene lar ansatte lagre dokumentene elektronisk og få tilgang til dem fra alle enheter. Dette eliminerer behovet for å frakte med seg store mengder papirdokumenter og gjør det enklere å holde oversikt over alt man trenger.
En annen fordel med disse plattformene er at de kan bidra til å redusere kostnader. Hvis man lagrer dokumenter elektronisk, slipper man å betale for lagringsplass på en fysisk harddisk. Dette er spesielt nyttig hvis man har mange dokumenter å lagre.
Samlet sett er skybaserte lagringsplattformer en god måte å forbedre effektiviteten ved et papirløst kontor. De gir ansatte enkel tilgang til dokumentene sine, noe som reduserer tiden de bruker på å lete etter dem.
#2. Implementer elektroniske kommunikasjonsverktøy
Det er velkjent at elektroniske kommunikasjonsverktøy blir stadig mer utbredt på dagens arbeidsplass. Kontoransatte på alle nivåer omfavner disse verktøyene, som e-post, Microsoft Office 365 eller Slack, for å øke effektiviteten og redusere papiravfall.
En av de viktigste fordelene med disse verktøyene er at de kan bidra til å eliminere unødvendig papirarbeid. Dette sparer tid og energi og reduserer risikoen for menneskelige feil.
I tillegg kan elektroniske kommunikasjonsverktøy også bidra til å øke effektiviteten og produktiviteten på kontoret. Ved å la ansatte dele filer og samarbeide om prosjekter i sanntid, kan disse verktøyene øke effektiviteten med opptil 50 %.
Bedrifter som har tatt i bruk disse verktøyene, har sett en betydelig økning i ansattes produktivitet og tilfredshet.
#3. Opplæring i elektronisk programvare
Ettersom flere bedrifter går over til en papirløs arbeidsplass, er det viktig at de ansatte får tilstrekkelig opplæring for å unngå potensielle problemer. Ved å gi de ansatte opplæring i hvordan de skal arbeide uten papir, kan man sikre at de er i stand til å håndtere alle filer og dokumenter som må lagres elektronisk.
Dette vil ikke bare spare virksomheten tid og penger, men også bidra til at teamet ditt forblir produktivt og trygt i et papirløst miljø.
#4. Skap en elektronisk arbeidsplass
Papirløse kontorer blir stadig mer populære, ikke bare fordi de er mer miljøvennlige, men også fordi de er bedre for ansattes produktivitet.
Ved å skape en elektronisk arbeidsplass tilpasset dine behov sikrer man at alle på kontoret er produktive og kan fokusere på sine arbeidsoppgaver.
Programvare for et papirløst kontor
Det kan være krevende å manuelt gjennomføre alle stegene som er involvert i å skape et papirløst arbeidsområde.
I tillegg er det en utfordring å administrere samspillet mellom ulike applikasjoner. Her er noen eksempler på programvare som er spesielt utviklet for å hjelpe kontorer med en smidig overgang til en digital driftsform, uten behov for omfattende opplæring eller ressursbruk.
Sign Now
Mange er kjent med den tradisjonelle, papirbaserte metoden for signering av dokumenter. Denne prosessen kan imidlertid være tidkrevende, og det er ingen garanti for at alle signaturer vil være korrekte.
Heldigvis finnes det et nytt nettverktøy kalt Sign Now, som gjør den papirløse prosessen med signering av dokumenter på nettet enklere.
Med Sign Now kan brukerne lage digitale signaturer ved hjelp av en datamaskin eller en mobil enhet. Når signaturen er fullført, kan den lagres i en fil eller deles med andre. Sign Now gir også nyttige tips og instruksjoner for å sikre at signaturene er korrekte og lesbare.
Tjenesten er gratis og tilgjengelig fra alle datamaskiner med internettilgang. Dokumenter kan signeres hvor som helst i verden, og det er ikke nødvendig å skrive ut eller fakse dokumentet.
Man skriver inn detaljene om papiret, velger en signaturtype og sender deretter inn skjemaet. Tjenesten vil automatisk opprette en digital kopi av dokumentet og sende den til din e-postadresse.
I tillegg kan dette verktøyet brukes til ulike formål, som å signere dokumenter på nettet, generere avtaler og forhandle kontrakter. Hvis du leter etter en enkel måte å få de juridiske papirene dine signert på, er Sign Now absolutt verdt et forsøk.
PDF Filler
PDF Filler er et verktøy du vil sette pris på hvis du er en travel person med mange dokumenter å administrere. Dette nettbaserte verktøyet gir deg mulighet til å redigere, opprette og administrere dokumenter raskt og enkelt.
Fyll ut feltene, klikk på send, og endringene dine lagres automatisk. I tillegg, hvis du trenger å skrive ut en kopi eller dele den med noen andre, kan PDF-fylleren hjelpe deg med det også.
Det er et allsidig verktøy som kan brukes til å forvandle statiske PDF-er til interaktive opplevelser for avsender og mottaker.
PDF Filler har ulike funksjoner som gjør det til et ideelt valg for de som trenger å oppdatere eller administrere filene sine raskt. Det er også et utmerket verktøy for de som ønsker å automatisere oppretting og utfylling av PDF-dokumenter på nettet.
Se nærmere på de beste verktøyene for å komprimere PDF-filer [Nettbasert + Programvare].
DeskTime
Det kan være vanskelig å balansere jobb og fritid, men DeskTime er et perfekt verktøy for å håndtere dette.
Med denne appen kan du enkelt holde oversikt over alt som krever din oppmerksomhet ved hjelp av en automatisk tidsregistrering. Enten det er timer brukt på jobb eller hvor lenge du sov i går kveld, har denne appen alle funksjoner som trengs for å gjøre timeplanlegging enklere.
DeskTime er den ultimate appen for å administrere timeplanen din og din nettbaserte virksomhet. Appen tilbyr en rekke funksjoner som gjør den til et perfekt verktøy for tidsstyring og organisering.
Appen er gratis å laste ned og krever ikke kjøp i appen. Den kan også brukes til å spore din egen tid og andres.
Du kan også bruke denne appen til å administrere dine nettbaserte forretningsaktiviteter, som å spore salgstall og oppdateringer på sosiale medier. Dette er det perfekte verktøyet for alle som ønsker å forbedre effektiviteten og produktiviteten sin.
Last ned– Web | Android | IOS
Juro
Kompleksiteten i juridiske kontrakter kan være overveldende, men en digital løsning som Juro er ideell for slike saker. Det er et automatiseringsverktøy for juridiske kontrakter som kan hjelpe teamet ditt med å effektivisere opprettelse, signering og sporing av kontrakter.
Ved å automatisere daglige oppgaver knyttet til kontrakter, kan du spare tid og samtidig sørge for nøyaktighet i kontraktsopprettelsen. Juro tilbyr også et brukervennlig grensesnitt, noe som gjør det enkelt for alle i teamet å bruke verktøyet.
Dette gjør prosessen smidigere og mer tilgjengelig for alle involverte. Juro kan i tillegg integreres med flere populære lovlige programvareprogrammer, slik at du enkelt kan administrere og spore kontraktene dine fra ett sted.
Fordeler ved å bruke Juro er blant annet automatisering av kontraktsopprettelse, overvåking av etterlevelse samt automatisering av forhandling og gjennomføring av kontrakter.
Juro tilbyr en rekke funksjoner som hjelper bedrifter med å forbedre effektivitet innen juridiske kontrakter. Så hvis du leter etter en måte å automatisere kontraktsopprettingsprosessen på, er Juro et godt alternativ.
Filecenter
Med den økende mengden digitale filer som finnes, er det lett å bli overveldet av mengden data som må administreres. En måte å håndtere dette på er å bruke et verktøy som Filecenter.
Ved hjelp av dette verktøyet kan du raskt organisere dokumentene dine og administrere alle digitale filer, noe som gjør dem enkle å finne.
Filecenter er et skybasert filbehandlingssystem som gjør det enkelt å få tilgang til, dele og samarbeide om filer fra alle enheter eller steder. Du kan få tilgang til dette verktøyet fra alle datamaskiner med internettforbindelse.
Det kreves ingen spesiell programvare eller maskinvare for å bruke Filecenter. Man åpner bare nettsiden og begynner å søke etter de filene man trenger. Verktøyet kan også brukes til å dele mapper eller lagre store filer i skyen.
Hvis du leter etter en enkel måte å strømlinjeforme arbeidsflyten din og holde orden, er Filecenter den perfekte løsningen.
M-Files
Mange kunnskapsarbeidere leter alltid etter måter å bli mer produktive på. Med den konstante tilstrømningen av ny informasjon og prosjekter, kan det være vanskelig å holde oversikten. Det er her M-Files kommer inn.
Denne metadatadrevne plattformen for dokumentadministrasjon er utviklet for å hjelpe ansatte med å frigjøre sitt produktivitetspotensial. M-Files-plattformen gir enkel tilgang til og samarbeid om filer fra alle enheter eller datamaskiner ved å tilby en sentralisert plassering for alle dokumentene dine.
I tillegg tilbyr M-Files-plattformen kraftige søkefunksjoner som gjør at du raskt og enkelt kan finne det du leter etter.
Noe av det beste med M-Files er at de kan bidra til å øke fortjenesten for bedrifter. Gjennomgang og opprettelse av en M-fil sikrer at alle viktige forretningsdata er organisert og lett tilgjengelig.
Dette gjør det lettere å spore fremgangen og holde oversikt over økonomien. En annen stor fordel med M-Files er at de er private. Bedriftsdataene dine er ikke offentlig tilgjengelige for andre å se. Dette kan beskytte bedriftens omdømme og verdifulle forretningshemmeligheter.
Cloudli
Cloudlis kraftige virtualiseringsfaks over IP-løsninger gjør det mulig å virtualisere driften samtidig som kritiske data holdes trygge.
Deres løsninger gjør at du raskt og enkelt kan opprette, administrere og distribuere virtuelle maskiner i skyen uten å måtte bekymre deg for infrastrukturen som kreves for å støtte dem.
Med Cloudlis faks/IP-løsninger kan du trygt sende og motta fakser over hele verden uten å trenge en dedikert fakslinje eller maskin.
Cloudli tilbyr flere fordeler for bedrifter som trenger å virtualisere driften. For det første bidrar det til å konsolidere infrastrukturen og forbedre effektiviteten ved å la deg kjøre flere applikasjoner på en enkelt server.
Dette sparer tid og penger, da man ikke lenger trenger å kjøpe separate servere for hver applikasjon. Det beskytter også dataene ved å gjøre det mulig å virtualisere serverne.
Hvis en server svikter, vil de andre fortsette å fungere. Cloudli kan også bidra til å redusere kostnadene ved å automatisere kommunikasjonen mellom serverne og klientene dine.
Konklusjon
Papirløse kontorer blir stadig mer populære, ikke bare på grunn av miljøfordelene, men også fordi de kan spare penger.
Denne guiden har tatt for seg ulike måter å hjelpe kontoret ditt med å bli papirløst. Vi har også nevnt noe av den beste programvaren som kan gjøre overgangen til et papirløst kontor enklere.
Du kan nå se nærmere på de beste virtuelle skrivebordsløsningene for enkeltpersoner og bedrifter.