UCaaS: Bedre kommunikasjon, bedre forretning – 6 plattformer å vurdere

by
Tweet
Share
Share
Pin
0 Shares

Optimalisering av Kommunikasjon med UCaaS: En Fremtidsrettet Strategi

Implementering av en effektiv UCaaS-plattform (Unified Communications as a Service) er ikke bare en fordel i dag, men det kan også gi din virksomhet et teknologisk fortrinn i årene som kommer. Dette er en strategisk investering som kan betale seg på lang sikt.

I dagens konkurranseutsatte marked er UCaaS-løsninger svært ettertraktet på grunn av deres fleksibilitet, brukervennlighet, skalerbarhet og evne til å optimalisere kostnader. Disse fordelene er avgjørende for moderne bedrifter som navigerer i et stadig skiftende forretningslandskap.

UCaaS har vist sin verdi, særlig under uforutsette hendelser som den nylige pandemien, hvor ansatte måtte jobbe eksternt. Disse løsningene var sentrale for å opprettholde kontinuiteten i virksomheten.

Tilgang til avanserte verktøy og ressurser er avgjørende for å støtte en ekstern arbeidsstyrke. Dette gir økt produktivitet, smidigere arbeidsflyt og generelt bedre resultater.

I denne artikkelen skal vi utforske hva UCaaS er og presentere noen av de beste UCaaS-plattformene som kan hjelpe deg med å strømlinjeforme kommunikasjonen i din virksomhet.

Hva er UCaaS?

Unified Communications as a Service (UCaaS) er en skyleveringsmodell for forretningskommunikasjon. Den tilbyr samlede kommunikasjonstjenester som er tilgjengelige via skyen, og er tilpasset både små, mellomstore og store bedrifter.

UCaaS er en del av konseptet «Anything-as-a-Service» (XaaS), sammen med tjenester som SaaS, PaaS og IaaS. Det er også en viktig del av den digitale transformasjonen som fremmer bruken av skytjenester på tvers av ulike bransjer globalt. UCaaS dekker seks sentrale kommunikasjonsområder:

  • Bedriftstelefoni
  • Samlet meldingshåndtering
  • Mobilitetsløsninger
  • Direktemeldinger og tilstedeværelsesstatus for team og enkeltpersoner
  • Møteløsninger som video-, lyd- og webkonferanser
  • Kommunikasjonsaktiverte prosesser, inkludert arbeidsflytsamarbeid, kommunikasjonsplattformer og kontaktsentre

Fordi UCaaS er skybasert, er det enkelt for bedrifter av alle størrelser å implementere. Det gir fordelene med enkel skalering, problemfri oppsett og kostnadsbesparelser.

Hvordan Fungerer UCaaS?

UCaaS-infrastrukturen er skybasert og leveres, eies og vedlikeholdes av en tjenesteleverandør. Dette betyr at kundene ikke trenger å sette opp eller administrere egen infrastruktur. Noen av de viktigste kjennetegnene inkluderer:

  • Multitenancy, med separate leietakere som deler en felles kommunikasjonsinfrastruktur, inkludert datasentre, databehandling, rack, nettverk og lignende.
  • En selvbetjent nettportal for å levere, administrere og overvåke bruk og ytelse.
  • Tjenestene lisensieres mot en månedlig eller abonnementsbasert avgift.

UCaaS strømlinjeformer kommunikasjonstjenester og løsninger for hele organisasjonen. Det tilrettelegger for chat, SMS, videokonferanser, kontaktsentre og mange andre funksjoner, alt via internett. Dette eliminerer behovet for ekstra VolP-maskinvare for å tilby tjenester til kundene. UCaaS-leverandører håndterer all bakgrunnskonfigurasjon, telefoni, funksjoner og sikkerhet.

For å forstå hvordan UCaaS fungerer, er det viktig å nevne VoIP (Voice-over-Internet Protocol), som er kjernen i UCaaS sine stemmefunksjoner. VoIP konverterer lyd til datapakker som overføres til en skybasert telefontjenesteleverandør. Tjenester som telefonsvarer og telefonnumre fungerer også ved hjelp av Session Initiation Protocol (SIP).

UCaaS utnytter VoIP fullt ut uten å skape kompleksitet. Dette gjør det enkelt for teamet ditt å ringe, og alle kan jobbe eksternt med applikasjoner på sine mobile enheter og datamaskiner.

UCaaS-datasentre er designet for å tåle værforhold, strømbrudd og overspenning, noe som gir kontinuitet og skalerbarhet for virksomheten. Dette er ressurser som kan være vanskelige og kostbare å administrere for bedrifter som bygger sin egen UCaaS-plattform.

Videre muliggjør UC-tjenester smidig samarbeid gjennom meldings- og videoapplikasjoner. Alt er lagt til rette for å redusere kompleksiteten og gi en jevn og enhetlig kommunikasjon i organisasjonen, uansett om den er lokalisert eller ekstern.

UCaaS-Komponenter i Detalj

UCaaS omfatter en rekke kommunikasjonsverktøy, fra lydkonferanser og telefoni til fildeling, e-postutveksling og videokonferanser.

En god UCaaS-plattform må tilby alle disse egenskapene, samt et intuitivt grensesnitt for enkel navigasjon og økt produktivitet. Den må også inkludere et integrert kontaktsenter, innebygd kommunikasjon, chat, video og tale.

Nøkkelkomponentene i UCaaS er:

Telefon eller Telefonsystem

UCaaS-plattformer har et telefonsystem med viktige funksjoner som viderekobling, ruting, opptak, ID-blokkering, automatisk svar, telefonsvarer og samtalestyring. Det bruker skybasert telefonsentral og VoIP for å muliggjøre telefonsamtaler over internett. Avanserte løsninger kan også bruke AI for bedre effektivitet og innsikt i data.

Videokonferanse

Videokonferanser er blitt viktig for moderne virksomheter, spesielt etter covid-19-pandemien. Ansatte jobber ofte fra ulike steder, og videokonferanser er et utmerket verktøy for å diskutere viktige saker og holde møter, uansett hvor deltakerne er.

UCaaS-løsninger tilbyr muligheten for video- og telefonsamtaler med flere deltakere, og en-til-en, noe som er nyttig for kontormøter, webinarer, presentasjoner og chat. Dette styrker samarbeidet, uavhengig av geografisk avstand.

E-post og Direktemeldinger

Med direktemeldinger kan teammedlemmer kommunisere i sanntid. Dette er nyttig for raske oppdateringer, påminnelser og daglig kommunikasjon. Det er også praktisk for kundestøtte, da det er effektivt og ikke-påtrengende.

E-post er også et viktig kommunikasjonsverktøy i bedrifter. Det er en profesjonell og effektiv måte å kommunisere på. Bruk av e-post sammen med andre kanaler kan effektivisere arbeidsflyten og gi ansatte og kunder fleksibilitet i kommunikasjonsmåte.

Samarbeidsverktøy

UCaaS-plattformer inkluderer en rekke samarbeidsverktøy for å forbedre teamarbeid og kommunikasjon. Disse verktøyene tilbyr funksjoner som enkel planlegging, skjermdeling, fildeling, opptak, coaching, og prosjekt-, kunde- og medarbeideradministrasjon.

Sky- og Klientbasert

UCaaS er skybasert, noe som betyr at alle UCaaS-plattformer og -tjenester driftes i skyen av en tjenesteleverandør. Dette gjør at du kan få tilgang til tjenestene fra hvor som helst via alle typer enheter.

Fordeler med UCaaS for Bedrifter og Eksterne Medarbeidere

Som nevnt har UCaaS mange fordeler for både bedrifter og brukere, inkludert eksterne medarbeidere. Her er noen av de viktigste fordelene:

Skalerbarhet

Med UCaaS er det enkelt å skalere programvare og ressurser opp eller ned, basert på behovene i bedriften. Du kan legge til eller fjerne brukere raskt og enkelt. Dette er vanskelig med lokale løsninger, der det kreves store investeringer i teknologi og infrastruktur. UCaaS derimot, tillater rask skalering med et enkelt tastetrykk.

Fleksibilitet og Tilgjengelighet

UCaaS-løsninger er tilgjengelige fra hvor som helst, noe som gir fleksibilitet for ansatte som jobber hjemmefra eller fra andre steder. Fordi UCaaS-applikasjoner og løsninger distribueres over internett, kan du få tilgang til alle kommunikasjonsverktøy fra en hvilken som helst enhet.

Kostnadsbesparelser

UCaaS leveres som en abonnementsbasert tjeneste. Det betyr at du betaler en fast pris for tilgang til alle kommunikasjonsfunksjoner og verktøy, uten å investere i kostbar maskinvare eller programvare. Du unngår også utgifter til vedlikehold.

Du trenger bare å investere i et godt system og god internettforbindelse for å få tilgang til UCaaS-løsningene. Alle tjenester og funksjoner er definert i abonnementet du velger, og du unngår uforutsette utgifter. Dette gjør det lettere å administrere kostnader og øke avkastningen.

UCaaS gir deg forutsigbare telefonutgifter med en fast månedlig avgift for ubegrensede samtaler, uten forhåndskostnader. Du får også tilgang til avanserte funksjoner som er inkludert i abonnementet, og du trenger ikke bruke IT-personell til overvåking og vedlikehold, da alt blir håndtert av tjenesteleverandøren.

Tidsbesparende

I næringslivet er tid en verdifull ressurs. Du må være klar til å utnytte muligheter når de oppstår.

Hvis du bruker tid og ressurser på å bygge din egen løsning internt, inkludert vedlikehold, sikkerhet og funksjonalitet, kan det gå ut over kjernevirksomheten, spesielt hvis du mangler arbeidskraft eller budsjett.

Ved å velge UCaaS kan du fokusere på kjernevirksomheten, mens tjenesteleverandøren tar seg av administrasjon og vedlikehold.

Samarbeid og Produktivitet

Effektive kommunikasjonsverktøy i skyen gjør det mulig for ansatte, spesielt eksterne, å samarbeide effektivt. Det fremmer en sunn arbeidskultur, hvor alle kan kommunisere og dele informasjon, uavhengig av avdelingstilhørighet.

UCaaS bidrar også til å øke ansattes produktivitet ved å gi enkel tilgang til informasjon via skyen og legge til rette for effektiv kommunikasjon mellom ansatte og kunder.

Ifølge Cisco opplevde 75 % av brukerne økt produktivitet ved bruk av UCaaS, spesielt ved arbeid på ulike lokasjoner.

I tillegg til det nevnte, gir UCaaS-plattformer også:

  • Innebygd redundans for stemmeløsninger som gir økt pålitelighet
  • Enkel administrasjon og rapportering
  • En strømlinjeformet brukeropplevelse
  • Et enkelt kontaktpunkt for feilsøking
  • Sikkerhet og overholdelse av regelverk som HIPAA, PCI-DSS, SOC, etc.

Viktige UCaaS-Termer

Fjernarbeid

Fjernarbeid refererer til at ansatte kan utføre arbeidsoppgavene sine utenfor en tradisjonell arbeidsplass, som et kontor. Ansatte kan kommunisere ved hjelp av verktøy som telefonsamtaler og videokonferanser, og samarbeide fra hvor som helst i verden, så lenge de har stabil internettforbindelse.

Virtuelt Kontor

Et virtuelt kontor er et oppsett der en person kan utføre arbeidet sitt eksternt. Det innebærer bruk av enheter som smarttelefoner, datamaskiner eller nettbrett for å få tilgang til ressurser, filer og verktøy. Du kan tilpasse det virtuelle kontoret slik at det ser profesjonelt og moderne ut. Et komfortabelt kontor med bord og annet utstyr kan hjelpe deg å jobbe, slappe av og gjenta prosessen.

Samarbeidsarbeidsplass

Et samarbeidsarbeidsområde er et arbeidsmiljø som fokuserer på samarbeid mellom ansatte i en organisasjon. Målet er å redusere kompleksitet, tette kommunikasjonshull og fremme et godt arbeidsmiljø. I et slikt miljø føler ansatte tilhørighet og oppfordres til å yte sitt beste, uansett om de jobber fra kontoret eller eksternt.

Nå som du har lært mer om UCaaS, er det på tide å se nærmere på noen anbefalte UCaaS-plattformer.

Vonage

Få enhetlig kommunikasjon med én app – Vonage for meldinger, tale, sosiale medier, faks og video. Den har 50+ funksjoner og andre integrerte løsninger, er skalerbar, har global tilstedeværelse, økt tilkobling og produktivitet, 99,999 % oppetid og servicekvalitet (QoS).

Viktige funksjoner:

  • Vonage-møter, et intuitivt verktøy for videosamarbeid
  • Administrasjonsportal for å administrere telefonsystemer
  • Mobil- og skrivebordsapper for å holde verktøy og team tilkoblet
  • Bedriftsinnboks for å raskere løse problemer ved hjelp av SMS, Facebook Messenger og MMS
  • En virtuell AI-assistent for stemmeaktivert kundeselvbetjening
  • App Center for å integrere verdifulle applikasjoner for bedre produktivitet og brukeropplevelse
  • Blokkering av anrops-ID
  • Opptatt-lampefelt for å vise hvilke telefoner som er i bruk
  • Ring Announce for å finne årsaken til anropet

Vonage er enkel å sette opp, rask å skalere og enkel å bruke. Det lar ansatte samhandle med kunder og kollegaer når som helst og hvor som helst.

Zoom

Samle møter, chat og tale med én løsning – Zoom gir kommunikasjonsfleksibilitet og legger til rette for samarbeid.

Viktige funksjoner:

  • Møter: Sikker HD-lyd og video, innebygde samarbeidsløsninger og kalenderintegrasjon
  • Chat: Kommunikasjon med kunder og kollegaer, planlegging og gjennomføring av telefonsamtaler og ad hoc-møter, sporing av oppgaver og fildeling
  • Telefon: Zoom-telefon for samtaler som kan gjøres om til video. Benytt cloud VolP-telefon fra datamaskin, mobil, nettbrett eller lignende
  • Video-webinarer: Zoom-webinarer for opp til 50 000 deltakere og over 100 videopaneldeltakere, med tilpasningsmuligheter, livestreaming og registrering
  • Zoom-rom: Et konferanserom for samarbeid eksternt eller fra kontoret
  • Sikkerhet: 256-bit AES-GCM-kryptering og andre sikkerhetsfunksjoner
  • Støttede plattformer: macOS, Windows, Linux, Android OS og iOS

Med Zoom får du tydelig samtalekvalitet, kryptert og sikker nettskykommunikasjon, raske meldinger og en forenklet teknisk stack.

Nextiva

Nextiva forenkler kommunikasjonen ved å kombinere telefonsystemer med forretningsapplikasjoner, automatisering og AI, alt i én plattform for å hjelpe deg med å drive virksomheten effektivt.

Viktige funksjoner:

  • Automatisering for å utføre repeterende oppgaver som autosvar, sende e-post, gjennomføre undersøkelser, og spare tid
  • Analyse for å få innsikt i virksomhet og kundedata
  • Verktøy for å støtte salg og kundeservice
  • Cloud PBX med anropsruting
  • HD-telefonsamtaler
  • Skjermdeling
  • CRM-integrasjoner
  • Avanserte funksjoner som samtalelogging, opptak, køer, overføringer, viderekobling, ID, musikk på vent, automatisk mottak, med mer

Nextiva lar deg kommunisere med kunder og ansatte på flere kanaler som telefon, e-post, video, tekst og sosiale medier.

Microsoft Teams

Bruk den populære plattformen Microsoft Teams for å kommunisere med kolleger, familie og venner.

Viktige funksjoner:

  • Støtte for alle enheter, fra datamaskiner til smarttelefoner og nettbrett
  • Datakryptering for filer, samtaler, chatter og møter
  • Fildeling, avstemninger og oppgaveautomatisering
  • Skylagring
  • Webinar hosting, registreringer, kundeavtaler, med mer
  • Rapporteringsverktøy
  • Integrasjon med verktøy som Outlook, Word, PowerPoint, Excel, OneDrive, SharePoint, og flere

Teams kobler deg med kollegaer, venner og familie, og gir deg tilgang til delte ressurser for å lære og innovere gjennom samtaler, videodeling og chat.

DialPad

Kommuniser med kunder og ansatte ved hjelp av DialPad, en plattform som hjelper deg med å skape meningsfulle relasjoner. Den er tilgjengelig uansett hvor teamene og kundene dine er, og samler all kommunikasjon.

DialPad tilbyr mange funksjoner og integrasjoner og fortsetter å utvikle bedre løsninger.

Viktige funksjoner:

  • AI-drevne videomøter, salg og kontaktsenter
  • Tilgjengelig i 70+ land med gratisnummer og lokale nummer
  • Nesten 100 % oppetid SLA
  • Innsamling av CSAT på alle kundeanrop
  • Innebygd talegjenkjenning og Natural Language Processing (NLP)
  • 74+ integrasjoner tilgjengelig
  • 14 dagers GRATIS prøveperiode

Du kan stole på denne plattformen for alle dine kommunikasjonsbehov, uavhengig av virksomhetstype og størrelse.

GoTo

Hold kontakten med dine kolleger, kunder og andre viktige kontakter ved hjelp av en enkel løsning – GoTo. Dette skybaserte telefonsystemet er sikkert og designet for fleksibelt arbeid.

Viktige funksjoner:

  • Visuell dra-og-slipp-editor for enkel konfigurasjon
  • Cloud PBX og internasjonale samtaler
  • Anropsruting, HD-videokonferanser, automatisk mottak, telefonkatalog, og flere
  • Mulighet til å flytte eksisterende numre eller legge til et gratisnummer
  • Tilpassbare oppringingsplaner og anropsruting
  • Strømlinjeformet arbeidsflyt for kontaktsenter
  • 99,999 % oppetid, distribuert skyarkitektur og lav båndbreddebruk

GoTo støtter alle enheter, og det er enkelt å veksle mellom skrivebordsapp, bordtelefon eller mobilapp.

Konklusjon: Hvorfor er UCaaS Viktig for Fremtiden?

Å investere i riktig UCaaS-plattform vil gi bedre kommunikasjon i organisasjonen, både mellom ansatte og kunder. Det vil også bidra til bedre skalerbarhet, pålitelighet, fleksibilitet og avkastning.

Ifølge en rapport fra IDC i 2012, nådde UCaaS-markedet 47,2 milliarder dollar i 2020. Med veksten og bruken over årene, forventes det å være en viktig teknologi i mange år fremover. Så velg den beste UCaaS-plattformen for din virksomhet og dra nytte av fordelene.