For å holde tritt med utviklende scenarier, er forretningsprosessforbedring (BPI) avgjørende for enhver organisasjon.
Hvert selskap må håndtere hundrevis av forretningsprosesser. Ingen gründer kan kalle disse prosessene 100 % idiotsikre, da det alltid er noen flaskehalser som koster dem tid og penger.
Optimalisering eller forbedring av disse forretningsprosessene kan bidra til å eliminere eventuelle problemer som forårsaker ulemper for teamet eller kundene dine. La oss se på hvordan forbedring av forretningsprosesser fungerer og hvordan det hjelper virksomheten din til å blomstre.
Innholdsfortegnelse
Hva er forretningsprosessforbedring?
Forretningsprosesser er oppgavene du gjør for å drive virksomheten din. Du må forbedre disse prosessene for å holde deg sterk i denne konkurransepregede verdenen. Så, forbedring av forretningsprosesser betyr kontinuerlig optimalisering av forretningsprosesser for større produktivitet og effektivitet.
Forretningsprosessene til en bedrift involverer tre typer aktiviteter:
- Operasjonell oppgave: De repeterende oppgavene bedrifter må utføre hver dag, som produksjon, logistikk og rapportering.
- Lederoppgaver: Disse oppgavene inkluderer budsjettering, administrasjon og HR-utvikling.
- Støtteoppgaver: De resterende oppgavene faller inn under denne kategorien, for eksempel teknisk støtte, rekruttering, regnskap osv.
Alle oppgaver som tilhører disse kategoriene må gjennom jevnlig evaluering og korrigering for å forhindre ineffektivitet. Gjennom BPI kan bedrifter kontinuerlig gjøre positive endringer i disse operasjonene i henhold til innspill fra interne og eksterne interessenter.
Disse forbedringene introduserer enten nye måter å gjøre ting på eller fjerner feil fra de nåværende prosessene. I begge tilfeller er målet å effektivisere prosessen.
Viktigheten av forretningsprosessforbedring
Uansett hvilken bransje organisasjonen din tilhører, må du tilpasse deg endringene for å overleve konkurransen. Forbedring av forretningsprosesser gjør at du kan gjøre den endringen.
I løpet av denne prosessen kan bedrifter finne ut hvilke områder som trenger forbedring og lokalisere eventuelle ineffektiviteter som må fjernes. Det hjelper organisasjoner med å forstå systemet og utvikle seg i henhold til gjeldende industristandarder.
Dessuten gir det et nytt syn på forretningsprosessen din for å forbedre produktivitet, kvalitet, kundeforhold og kompetanseutvikling.
Hvordan fungerer forbedring av forretningsprosesser?
#1. Velg en prosess
Først må du finne ut hvilke områder eller prosesser som trenger forbedring. Mens mange forretningsprosesser pågår i et selskap, kan du prioritere de repeterende prosessene for forbedring.
#2. Kartprosessproblemer
Fokuser på den valgte prosessen for å identifisere problemene som trenger eliminering. Kartlegging betyr å visualisere hele operasjonen og finne ut av flaskehalsene.
#3. Analyser forretningsprosesser
Nå må du analysere smertepunktene for å finne problemene som kan forbedres. Du kan stille de relaterte spørsmålene til de ansvarlige for å få svarene.
#4. Redesign prosessen
På dette stadiet må du redesigne prosessen for å gjøre den bedre. Bruk den mest egnede metodikken for å eliminere de identifiserte problemene og gjøre prosessene dine mer effektive.
#5. Skaff ressurser
For enhver form for forbedring i forretningsprosessen må bedrifter sikre de nødvendige ressursene. Det kan være å få ny programvare, maskinvare eller arbeidskraft. For alle disse, få godkjenning fra ledelsen.
#6. Test den nye prosessen
Før du bruker BPI-systemet i organisasjonen din, er testing en obligatorisk prosess. Sjekk hvert arbeidsflyttrinn slik at du ikke går glipp av noe kritisk. Hvis du trenger noen endringer, er dette trinnet for å gjøre det.
#7. Implementer metoden
Etter vellykket testing og ledelsesgodkjenning er det på tide å implementere metodikken for forbedring av forretningsprosesser. Du kan starte i liten skala og utvide omfanget for bedre resultater.
#8. Gjennomgå og avgrens
Arbeidet ditt slutter ikke med implementeringsfasen. Du må hele tiden overvåke om de nye metodene forbedrer prosessen din eller ikke. Avgrensning kan noen ganger være nødvendig, og du må implementere det deretter.
Metoder for forbedring av forretningsprosesser
Avhengig av din forretningsprosess og bransje kan du velge følgende metoder for BPI.
#1. Smidig metodikk
Denne metodikken frigjør et prosjekt fra å ha en streng tidsfrist og lar deg innlemme flere iterasjoner. Basert på tilbakemeldinger fra teamet og kundene, lar Agile deg fikse de uthevede problemene. Det forbedrer også kommunikasjonen og samarbeidet mellom alle parter.
#2. Slank produksjon
Målet med denne metodikken er å eliminere avfall og dermed redusere kostnadene. Bortsett fra produksjonsindustrien, kan andre også implementere kjerneprinsippene. Her må teamene forstå kjøpers oppfatning for å eliminere sløsing og redundans.
#3. Six Sigma
Denne populære tilnærmingen kan redusere variasjon og feil ved å utnytte data og statistikk samtidig som verdien maksimeres. Six Sigma innebærer å bruke DMAIC og DMADV for å oppnå en strømlinjeformet prosess og økt avkastning.
#4. Total Quality Management (TQM)
Bedrifter som bruker denne metodikken må få hele teamet med på laget for å forbedre kundetilfredsheten. Det gir de ansatte et miljø og arbeidskultur der opplevelser blir verdsatt, og de oppmuntres til å ha et felles forretningsmål.
#5. Teori om begrensninger
Theory of Constraints-metodikken brukes ofte når det er behov for umiddelbar forbedring. Det kan bestemme prosessflaskehalsene og forbedre dem til de er eliminert.
#6. Kaizen
Denne metodikken for forbedring av forretningsprosesser fokuserer på lean og smidig praksis. Det endrer litt arbeid og bedriftskultur for økt kvalitet og produktivitet i prosessene.
#7. Kanban
Kanban er en visuell arbeidsflytteknikk som lar deg identifisere problemer og eliminere flaskehalser. Som et resultat kan du øke effektiviteten og overvåke fremdriften til initiativet ditt.
#8. Akkurat i tide
Denne metoden er ideell for produksjonsbedrifter som ønsker å minimere lagerkostnadene ved å produsere varer i henhold til etterspørselen. I de fleste tilfeller brukes den med Kanban-metodikken for nøyaktig prognose og unngå arbeidsoverkapasitet.
#9. Prosesskartlegging
Bedrifter kan kartlegge en prosessforbedringsplan ved å bruke denne visualiseringsteknikken for arbeidsflyt. Du kan også bruke den til å utvikle kart for spesifikke roller eller forretningsmål.
#10. PDCA
Denne modellen står for plan, do, check, and act. Ved å være en del av Kaizen-metodikken hjelper den organisasjoner med å finne ineffektive prosesser.
Fordeler med forretningsprosessforbedring
Business Agility
Gjennom forbedring av forretningsprosesser kan bedrifter bli mer i stand til å møte de stadig skiftende kravene til kundene. De kan raskt svare på kravene og avgrense prosjektene deretter.
Bedre synlighet i prosesser
For å implementere BPI må bedrifter visualisere hele arbeidsflyten. Det lar dem overvåke forretningsprosessene og måle effektiviteten til hvert trinn.
Kostnadseffektiv💰
Målet med å forbedre forretningsprosessene er å fjerne flaskehalser og ineffektivitet. Ettersom den lar deg identifisere og eliminere unødvendige utgifter, vil den totale utgiften automatisk reduseres.
Mer produktivitet
For å gjøre prosessene dine effektive, fjerner BPI alle repeterende og unødvendige oppgaver fra arbeidsflyten. Som et resultat øker de ansattes produktivitet mangfoldig.
Samsvar og sikkerhet
Å implementere forbedring av forretningsprosesser betyr å ha en riktig regulert og administrert arbeidsplass. Derfor kan disse selskapene overholde forskrifter og nødvendige sikkerhetstiltak på plass.
Kunde- og medarbeidertilfredshet
Enhver improvisert prosess kommer til å gi verdi til kundene. Med fornøyde kunder kan du ha en blomstrende virksomhet. Det gjør også teamet ditt effektivt og produktivt ved å eliminere unødvendige oppgaver.
Utfordringer ved forbedring av forretningsprosesser
#1. Motstand fra ansatte
Den største utfordringen som BPI møter er motstand fra ansatte. De fleste er imot endringer og liker å fortsette å jobbe tradisjonelt. Derfor må bedrifter få de ansatte til å forstå fordelen med denne forbedringen. Ellers vil initiativet gå over til total fiasko.
#2. Manglende evne til å sette mål
I løpet av denne prosessen bør ledelse ha klare og spesifikke mål. Uten klare mål vil de ikke kunne få det komplette bildet av selskapets retning. Mens mål vil fortelle deg hvor du skal sette av tid og ressurser, vil mangel på dem føre til vanskeligheter med å forbedre forretningsprosesser.
#3. Tidsjustering⏲️
For å få ting til å fungere, må du gi det litt tid. Mange bedrifter tror at prosessforbedring er umulig på grunn av deres daglige aktiviteter. Men det er ofte mulig å strømlinjeforme arbeidsflytene og tildele én person til å implementere denne prosessen. Imidlertid kan bedrifter til og med ansette en entreprenør eller frilanser for å analysere prosessen.
#4. Introduserer ny teknologi
De fleste forbedringer av forretningsprosesser krever at man sier farvel til eldre applikasjoner og tar i bruk ny teknologi. De fleste bedrifter synes dette er svært utfordrende. I tillegg til å være kostbart, må du også gjøre de ansatte kjent med de innovative teknologiene.
Læringsressurser
Grunnleggende om forretningsprosessforbedring: Udemy
Dette kurset Fundamentals of Business Process Improvement lærer deg rammeverket og trinnene som er nødvendige for BPI. Å tilpasse forretningsprosesser med mål og finne praktiske forbedringsløsninger er også inkludert i dette kurset.
Du kan også lære å bruke forskjellige verktøy for å lage nye forretningsprosesser og teknikker for å måle målene dine fra denne ressursen.
Effektiv forretningsprosessforbedring: Udemy
Dette kurset for effektiv forretningsprosessforbedring lærer deg virkningen av forbedring av forretningsprosesser slik at du kan rekonstruere organisasjonsprosessene dine.
Utvikling av BPI-modellen, implementering av den i prosjektet og måling av fremgang undervises i dette kurset. Det inkluderer 2,5 timer med on-demand video og et sertifikat ved fullført kurs.
Forbedring av forretningsprosesser
Denne boken om forretningsprosessforbedring forteller deg hvordan du implementerer kvalitetsforbedringsteknikker i serviceindustrien.
Den forteller deg alt du bør vite for å starte BPI umiddelbart. Fra denne ressursen kan du også lære å opprette og trene team for BPI, forenkle prosessen, redusere tid og spore fremgang.
Verktøykasse for forbedring av forretningsprosesser
Denne boken om Business Process Improvement Toolbox vil gi deg en praktisk og omfattende innsikt i å utvikle et sammenhengende BPI-system.
Den diskuterer BPI-modellen ved hjelp av ytelsesmåling og introduserer deg til passende verktøy. Dessuten kan du lære hvordan du bruker disse verktøyene og få noen maler for implementering.
Siste ord
Uten forbedring av forretningsprosesser er det umulig å holde seg i konkurransen. Den lar deg finne ut dine svakheter og ineffektiviteter, slik at du kan implementere nye metoder for å forbedre dem.
Her diskuterte vi hvordan verden for forbedring av forretningsprosesser sammen med noen nyttige kurs og bøker for å lære det. Når du har tilstrekkelig kunnskap, begynn å gjøre de nødvendige forbedringene for å ta bedriften til neste nivå.
Du kan også lære om programvare for administrasjon av forretningsprosesser.