I dag ser vi en økning av såkalt «skygge-IT» i organisasjoner globalt. Dette skyldes den stadig raskere utviklingen og tilgjengeligheten av nye teknologier og digitale verktøy.
Forestil deg dette: Mens du pliktoppfyllende følger selskapets retningslinjer, eksisterer det en parallell verden av teknologi som utvikler seg i det skjulte innenfor organisasjonens vegger. Dette er «skygge-IT».
Dette fenomenet oppstår når ansatte benytter seg av uautoriserte verktøy for å utføre arbeidsoppgaver. Selv om dette noen ganger kan føre til økt produktivitet og effektivitet, medfører det også potensielle farer som datainnbrudd, problemer med overholdelse av regelverk, og komplikasjoner i den daglige driften.
Det er derfor essensielt å finne en balanse mellom å fremme innovasjon og å ivareta sikkerhet når slike handlinger tas i bruk.
I denne artikkelen skal vi se nærmere på skygge-IT, hvorfor det oppstår, hvilke risikoer det innebærer, og hvordan du kan identifisere og redusere disse farene for å sikre en tryggere digital hverdag.
La oss begynne!
Hva er egentlig skygge-IT?
Skygge-IT defineres som bruken av teknologi, verktøy og programvareløsninger av ulike avdelinger og enkeltansatte i en organisasjon, uten at IT-avdelingen er klar over det eller har gitt sin formelle godkjenning.
Enkelt forklart kan det sammenlignes med å bruke apper eller programmer som bedriften din ikke har godkjent, for å utføre jobbrelaterte oppgaver. Skygge-IT kan oppstå som et resultat av at enkeltansatte eller hele avdelinger ikke er fornøyde med de IT-systemene som er tilgjengelige. De kan oppleve at visse verktøy er mer praktiske eller effektive for å fullføre oppgavene sine.
Tenk deg at du bruker en fildelingsapp for å samarbeide om et prosjekt fordi den er enkel å bruke, selv om bedriften allerede har en godkjent plattform for samme formål. Det er et eksempel på skygge-IT i praksis.
Selv om slike handlinger kan virke uskyldige eller til og med bidra til økt produktivitet, kan bruken av disse verktøyene ha betydelige negative konsekvenser. Ettersom de ikke er verifisert av IT-avdelingen, kan de ha sårbarheter eller mangler i sikkerhetstiltak. Dette kan føre til lekkasje av data, potensielle sikkerhetsbrudd og andre former for nettangrep.
Derfor er det viktig å forstå hva skygge-IT innebærer, finne ut om det forekommer i din organisasjon, og iverksette tiltak for å redusere det så raskt som mulig. Dette for å opprettholde et sikkert digitalt miljø for hele organisasjonen.
Årsaker til at skygge-IT oppstår
Flere årsaker kan forklare hvorfor ansatte og avdelinger velger å ta i bruk skygge-IT. Selv om disse grunnene tilsynelatende kan virke fornuftige i begynnelsen, kan de ha alvorlige konsekvenser for organisasjonens IT-infrastruktur og datasikkerhet.
Her er noen av de vanligste årsakene til at skygge-IT oppstår:
Uoversiktlige prosesser
Noen ganger kan de offisielle prosedyrene for å anskaffe nye verktøy i en virksomhet være svært komplekse og tidkrevende. Det er forståelig at ansatte, som gjerne fokuserer på effektivitet, kan oppleve dette som frustrerende.
Som en konsekvens av dette kan de ty til skygge-IT ved å begynne å bruke andre verktøy som tjener samme formål, men uten å få den nødvendige godkjenningen. De bruker denne snarveien for å løse problemer og øke produktiviteten, selv om det medfører potensielle sikkerhetsrisikoer.
Spesielle behov
Ulike avdelinger i en virksomhet har ulike behov som de godkjente programvareløsningene ikke er i stand til å dekke. Det kan sammenlignes med å prøve å få en sko som er for liten eller stor til å passe.
Når ansatte møter denne situasjonen, kan det føre til frustrasjon og tap av produktivitet. Derfor kan de gå på egen hånd for å finne verktøy som er bedre egnet for deres spesifikke behov. Det ender da ofte med at de bruker programvare i det skjulte som bedriften ikke formelt anerkjenner eller godkjenner.
Brukervennlighet
Tenk deg at du finner et verktøy som er ekstremt enkelt å bruke, for eksempel en app på smarttelefonen. Hvis denne er tilgjengelig på nettet, kan ansatte raskt hoppe på muligheten til å bruke den, selv om den ikke er godkjent.
Dette skyldes at det er raskt og praktisk å bruke for å utføre oppgaven – som å ta en snarvei gjennom en bakgate i stedet for å følge hovedveien.
Produktivitetsgap
Noen ganger ser ansatte måter de kan jobbe bedre eller raskere på, men virksomhetens godkjente verktøy er ikke tilstrekkelige. Det er i disse tilfellene skygge-IT ofte kommer inn i bildet.
De kan begynne å bruke andre verktøy de finner på egen hånd, i den tro at det vil hjelpe dem å gjøre jobben sin bedre. Problemet er at disse verktøyene kanskje ikke er trygge eller sikre.
Manglende kjennskap til retningslinjer
Virksomhetens regler og retningslinjer kan lett gå i glemmeboken, selv hos de mest pliktoppfyllende ansatte. Det kan også hende at noen ansatte ikke er klar over visse IT-retningslinjer, og derfor leter etter løsninger på egen hånd. Det kan sammenlignes med å forsøke å reparere noe hjemme uten å lese bruksanvisningen først.
Preferanse for kjente verktøy
Tenk på hvor behagelig det kan være å bruke favorittverktøyene dine på jobben – de du virkelig er vant til. Noen ansatte kan ta med seg systemer eller verktøy fra tidligere jobber eller privatliv inn i sin nåværende arbeidssituasjon, uten å være klar over at disse verktøyene kanskje ikke er sikre. Dette er spesielt aktuelt i organisasjoner som har BYOD-policy (Bring Your Own Device).
Press om å levere
Når en deadline nærmer seg, kan ansatte føle press om å fullføre oppgavene sine så raskt som mulig. Dette presset kan føre til at de leter etter og bruker verktøy de tror kan hjelpe dem å nå målene sine raskere, selv om disse verktøyene ikke er formelt tillatt.
Manglende opplæring
Hvis en virksomhet introduserer nye verktøy, men ikke viser ansatte hvordan de skal bruke dem riktig, er det som å gi noen en ny dings uten bruksanvisning. I slike tilfeller kan ansatte falle tilbake på verktøy de allerede kjenner, selv om disse ikke er offisielt godkjent.
Risikoer og konsekvenser ved bruk av skygge-IT
Selv om skygge-IT kan virke praktisk i utgangspunktet, innebærer det en rekke risikoer og konsekvenser som kan påvirke organisasjonen din betydelig.
Datainnbrudd
Når ansatte bruker ikke-godkjente verktøy, øker sjansene for datainnbrudd. Slike verktøy kan mangle de sikkerhetstiltakene som trengs for å beskytte sensitiv informasjon.
Manglende kontroll
Skygge-IT opererer ofte i det stille, uten at IT-avdelingen er klar over det. Denne mangelen på synlighet betyr at organisasjoner har begrenset kontroll og tilsyn med programvaren som brukes.
Dette kan føre til en rekke utfordringer, som inkonsekvens i datahåndtering, problemer med etterlevelse av regelverk og til og med konflikter med organisasjonens overordnede IT-strategi.
Kompatibilitetsproblemer
Ulike verktøy som tas i bruk gjennom skygge-IT er kanskje ikke kompatible med hverandre eller med organisasjonens eksisterende systemer. Dette kan skape integrasjonsproblemer, og hindre samarbeid og produktivitet. Det kan sammenlignes med å prøve å sette sammen puslespillbiter fra forskjellige sett – de passer bare ikke sammen.
Manglende overholdelse av forskrifter
Mange bransjer har strenge regler og retningslinjer når det kommer til personvern og datasikkerhet. Når ansatte tar i bruk verktøy uten at IT-avdelingen er klar over det, kan de uforvarende bryte disse forskriftene. Konsekvensene kan være store bøter og skadet omdømme.
Økte kostnader
Appellen ved gratis eller rimelige apper kan være fristende, men de skjulte kostnadene kan fort bli høye. IT-avdelingen må kanskje bruke ressurser på å løse kompatibilitetsproblemer, yte support og sikre sikkerheten til verktøy de ikke engang visste eksisterte. Det er som å kjøpe en billig gjenstand som ender opp med å koste mer i reparasjoner og vedlikehold.
Tap av produktivitet
Ironisk nok kan de verktøyene som er ment å øke produktiviteten, i stedet ha motsatt effekt. Når verktøy ikke er offisielt støttet, ender ansatte opp med å bruke tid på å feilsøke problemer i stedet for å fokusere på sine faktiske oppgaver. Det er som å kjøre på en omvei som tar lenger tid enn hovedveien.
Skade på omdømme
Tenk deg et sikkerhetsbrudd som oppstår som følge av skygge-IT, og nyhetene om hendelsen sprer seg. Organisasjonens omdømme kan få en alvorlig knekk. Kunder, samarbeidspartnere og andre interessenter kan miste tillit, noe som påvirker forretningsforhold og fremtidige muligheter.
Problemer med feilsøking og support
Når ansatte bruker ulike verktøy uten at IT-avdelingen er klar over det, kan det oppstå problemer med feilsøking og levering av god support. Hvis det oppstår problemer, har IT-avdelingen kanskje ikke den nødvendige ekspertisen eller ressursene til å gi effektiv støtte for disse uautoriserte verktøyene. Dette kan føre til lengre nedetid, frustrerte ansatte og prosjektforsinkelser.
Tap av sentralisert datastyring
I et offisielt IT-oppsett er datastyring og -administrasjon sentralisert, noe som sikrer konsistens, sikkerhet og nøyaktighet. Med skygge-IT kan data være spredt over ulike verktøy, plattformer og enheter. Dette tapet av sentralisert kontroll kan føre til forvirring, feil og til og med juridiske problemer hvis nøyaktige registreringer ikke opprettholdes.
Metoder for å oppdage skygge-IT
Det er helt nødvendig å oppdage skygge-IT i organisasjonen din for å opprettholde datasikkerheten og den operative kontrollen. Her er noen effektive metoder for å identifisere forekomster av skygge-IT:
#1. Regelmessige revisjoner
For å sikre at organisasjonens teknologiske miljø stemmer overens med godkjente verktøy, bør du gjennomføre jevnlige revisjoner.
Ved å sammenligne listen over nåværende programvare med de offisielt godkjente, kan du identifisere eventuelle ulikheter eller ikke-godkjente applikasjoner. Disse revisjonene fungerer som et proaktivt tiltak for å opprettholde kontroll over teknologimiljøet og forhindre bruken av uautoriserte verktøy som kan kompromittere sikkerheten og etterlevelse av regelverk.
#2. Brukerundersøkelser
Brukerundersøkelser er en direkte måte å engasjere ansatte i å forstå de teknologiske løsningene de bruker daglig. Disse undersøkelsene gir verdifull innsikt for å identifisere tilfeller av skygge-IT, der ansatte benytter seg av programvare som ikke er registrert hos IT-avdelingen.
#3. Nettverksovervåking
Nettverksovervåking innebærer å nøye overvåke datatrafikken i organisasjonens nettverksinfrastruktur. IT-team kan identifisere uautorisert programvare eller verktøy ved å følge nøye med på eventuelle uregelmessige eller uventede mønstre i nettverkstrafikken.
#4. Overvåking av endepunkter
Overvåking av endepunkter er en prosess som innebærer å installere spesialisert overvåkingsprogramvare på de ansattes enheter. Denne programvaren kan enkelt spore og registrere alle verktøyene og tjenestene som er installert på disse enhetene.
Ved å sammenligne de registrerte applikasjonene med organisasjonens godkjente liste, kan du oppdage eventuelle avvik.
#5. Analyse av tilgangslogger
Analyse av tilgangslogger innebærer en grundig gjennomgang av registreringer, for å se etter uautoriserte verktøy, hvilke enkeltpersoner som bruker dem, og tidspunktet for hver tilgang.
#6. Overvåking av skytjenester
I dag gir skytjenester enkel tilgang til en rekke verktøy som ansatte kan foretrekke på grunn av brukervennlighet og bekvemmelighet. Derfor er overvåking av skytjenester avgjørende. Det innebærer å utføre overvåkningsaktiviteter som sporing og deteksjon ved hjelp av skybaserte tjenester og verktøy.
#7. Samarbeid mellom IT- og HR-avdelingen
Samarbeid mellom IT-avdelingen og HR (Human Resources) er avgjørende, spesielt under introduksjonsprosessen for nye ansatte.
Ved å samarbeide om å administrere teknologiadopsjon, kan begge avdelingene sørge for at nyansatte er utstyrt med bedriftsgodkjente applikasjoner, enheter, tjenester og retningslinjer.
#8. Identifisere uvanlig atferd
Uvanlig atferd er avvik fra typiske mønstre for teknologibruk. Ved å benytte seg av AI-drevne verktøy kan organisasjoner analysere disse avvikene for å identifisere uvanlig aktivitet som kan indikere tilstedeværelsen av skygge-IT.
Hvordan redusere risikoer knyttet til skygge-IT?
Det kreves proaktive tiltak for å redusere risikoer knyttet til skygge-IT og gjenvinne kontrollen over organisasjonens teknologiske miljø.
Her er noen effektive strategier du bør vurdere:
Tydelige IT-retningslinjer
Å etablere klare og omfattende IT-retningslinjer er en hjørnestein i håndteringen av risikoer forbundet med skygge-IT. Disse retningslinjene bør eksplisitt liste opp hvilken programvare og hvilke applikasjoner som er offisielt godkjent for bruk i organisasjonen.
Sørg for at disse retningslinjene er lett tilgjengelige for alle ansatte, for eksempel på bedriftens intranett eller i delte databaser.
Ved å gjøre disse retningslinjene lett tilgjengelige, gir du ansatte kunnskap om hvilke verktøy som er godkjent og hva som faller inn under skygge-IT.
Workshops om skygge-IT
Workshops om skygge-IT er informative økter som har som mål å informere ansatte om de potensielle risikoene ved bruk av uautoriserte verktøy og konsekvensene av dette.
Disse workshopene gir verdifull innsikt i sikkerhet, overholdelse av regelverk og de operative konsekvensene av skygge-IT, og gir ansatte mulighet til å ta velinformerte beslutninger samtidig som de forebygger uhell.
Utdanning og opplæring
For å øke bevisstheten om risikoene knyttet til skygge-IT, er det avgjørende å gjennomføre opplæringsøkter for ansatte med jevne mellomrom.
Ved å lære ansatte om mulige sikkerhetssårbarheter, datainnbrudd og brudd på regelverk som kan oppstå ved bruk av uautoriserte verktøy, kan de bedre forstå konsekvensene i det virkelige liv. Det er viktig å gi konkrete eksempler som illustrerer slike konsekvenser.
Videre er det viktig å fremme bruken av godkjente verktøy og understreke hvordan de bidrar til å opprettholde dataintegritet, sikkerhet og den generelle helsen til organisasjonens teknologiske økosystem.
Samarbeidende tilnærming
En samarbeidende tilnærming er avgjørende, hvor IT-avdelingen jobber tett med ulike avdelinger. Dette innebærer å aktivt involvere ansatte i diskusjoner om teknologi, få en grundig forståelse av deres spesifikke behov, og inkludere tilbakemeldingene deres i beslutningsprosesser.
Å engasjere ansatte fremmer en følelse av eierskap til det teknologiske miljøet, og sikrer at godkjente verktøy oppfyller deres funksjonelle krav. Denne tilnærmingen reduserer ikke bare fristelsen til å stole på skygge-IT, men dyrker også en kultur med ansvar og forpliktelse i forbindelse med bruk av teknologi.
Godkjent programvarelager
Etabler et sentralt lager som inneholder offisielt godkjente programvareverktøy og applikasjoner som dekker organisasjonens ulike behov. Dette lageret skal være lett tilgjengelig for ansatte og fungere som en pålitelig kilde når de trenger spesifikke verktøy for oppgavene sine.
Ved å tilby et utvalg av forhåndskontrollerte verktøy, er det mindre sannsynlighet for at ansatte vil lete etter uautoriserte alternativer.
Rask IT-support
Sørg for at IT-support er lett tilgjengelig og reagerer på ansattes teknologirelaterte henvendelser. Når ansatte møter utfordringer eller trenger hjelp med sine autoriserte verktøy, er det avgjørende at IT-avdelingen tilbyr en rask og effektiv løsning.
Rask support reduserer sannsynligheten for at ansatte søker alternative, ikke-godkjente løsninger av frustrasjon. Ved å imøtekomme behovene deres raskt skaper du et miljø der ansatte føler seg støttet og mindre tilbøyelige til å ty til skygge-IT.
Omfavn skytjenester
Ved å omfavne og fremme godkjente skytjenester som er avanserte og tjener sine formål godt, kan du opprettholde bedre kontroll over ditt teknologiske økosystem samtidig som du imøtekommer brukernes preferanser.
Når ansatte opplever at offisielle skytjenester er brukervennlige og egnet for deres oppgaver, er det mindre sannsynlig at de vil utforske ikke-godkjente skyapplikasjoner.
Tilbakemeldingsmekanisme
Oppmuntre til åpen kommunikasjon mellom ansatte og IT-avdelingen ved å etablere et tilbakemeldingssystem. Gi ansatte muligheten til å foreslå nye verktøy eller teknologier som kan forbedre deres arbeidsprosesser. Dette hjelper deg med å få verdifull innsikt i hva ansatte trenger og foretrekker.
Denne interaktive tilnærmingen fremmer innovasjon samtidig som den reduserer fristelsen til å bruke uautorisert programvare (skygge-IT).
Konklusjon
For å beskytte organisasjonens data, drift og omdømme er det helt avgjørende å forstå og adressere risikoene som er forbundet med skygge-IT.
Dette krever at du regelmessig oppdager forekomster av skygge-IT ved å utføre jevnlige revisjoner, gjennomføre undersøkelser, bruke overvåkingsverktøy og analysere logger. Iverksett også tiltak for å redusere risikoen, som å definere tydelige IT-retningslinjer, gi opplæring til ansatte og opprettholde et arkiv med godkjent programvare.
Ved å implementere disse strategiene kan du ikke bare forhindre risiko for sikkerhetsbrudd og manglende overholdelse av regelverk, men også utvikle en teknologifokusert kultur og fremme innovasjon innenfor rammene av autoriserte verktøy. Dette bidrar til slutt til å bygge et mer robust og sikkert organisatorisk IT-miljø.
Du kan også se nærmere på programvare for administrasjon av IT-revisjoner.