Uansett hvor grundig et prosjekt er planlagt, og hvor strømlinjeformet systemet er, vil det uunngåelig oppstå utfordringer. Heldigvis finnes det en effektiv metode, kjent som rotårsaksanalyse (RCA), som hjelper deg å identifisere og håndtere disse problemene på en systematisk måte.
Erfarne prosjektledere og bedriftsledere benytter seg av RCA for å avdekke problemer som kan skade virksomheten. Ved å identifisere de grunnleggende årsakene, kan du også utvikle effektive løsninger for å unngå lignende problemer i fremtiden.
Enten du er bedriftsleder, prosjektleder, driftsleder eller trainee, er det viktig å ha kunnskap om RCA-metoden og tilhørende verktøy og maler.
Les videre for å lære grunnleggende og avansert informasjon om RCA. Du vil også oppdage noen brukervennlige maler for rotårsaksanalyse som kan være til hjelp i din prosjektledelseskarriere.
Hva innebærer rotårsaksanalyse?
RCA er en prosedyre som har som mål å finne de underliggende årsakene til problemer og hindringer, slik at man kan utvikle passende løsninger. Metoden fokuserer på å forebygge og løse de faktiske problemene, snarere enn å bare håndtere de synlige symptomene.
Teamet ditt kan utføre RCA ved hjelp av en rekke prinsipper, metoder og teknikker. Det er viktig å formulere en prosess som lar teamet dra nytte av RCAs ressurser for å identifisere de grunnleggende årsakene til eventuelle problemer i virksomheten, prosjekter eller hendelser.
Et rotårsaksanalysesystem hjelper deg å avdekke årsaken til feil eller driftsstans i en organisert prosess. For eksempel vil håndtering av kundeservicehenvendelser, vareproduksjon osv. alltid medføre nye utfordringer. RCA og tilhørende dokumentasjon er et verdifullt verktøy for å takle slike problemer.
Nesten alle bransjer og kommersielle aktiviteter bruker dette verktøyet for å avdekke de dypere årsakene til problemer i operasjoner og tjenesteprosesser. Det er ikke kostnadseffektivt å løse det samme problemet om og om igjen. Derfor er det viktig å identifisere den faktiske årsaken og eliminere den en gang for alle ved hjelp av RCA-teknikken.
Hvorfor er rotårsaksanalyse viktig?
#1. Redusere kostnader
Hvis manglende vedlikehold av maskineri fører til brudd på bevegelige deler, kan du kontakte produsenten for å skifte ut disse delene. Hyppige utskiftninger vil imidlertid øke produksjonskostnadene. I stedet kan du utføre en RCA for å finne den underliggende årsaken til manglende vedlikehold, noe som vil spare både tid og penger.
#2. Avdekke feil og underliggende årsaker
Uansett om virksomheten din leverer produkter, tjenester, prosesser, teknologier eller systemer, vil en RCA før lansering av produktet hjelpe deg med å identifisere underliggende designfeil. Når du korrigerer disse og leverer feilfrie produkter eller tjenester, vil du bygge tillit hos kundene.
#3. Utvikle en strømlinjeformet prosess for feilsøking
RCA-dokumenter fungerer som en veiledning for alle som er involvert i prosessen, og hjelper dem med å løse fremtidige problemer. Dermed trenger du ikke å engasjere eksperter eller tredjeparter hver gang et gammelt problem dukker opp igjen.
#4. Gjøre arbeidsplassene tryggere
De fleste arbeidsplasser som håndterer virksomhetskritiske og farlige oppgaver, utfører RCA for å identifisere sikkerhetsrisikoer. Dette hjelper organisasjonen med å overholde lokale og internasjonale sikkerhetskrav.
#5. Få produktene raskere ut på markedet
Ved å gjennomføre en grundig RCA før du starter produksjonsprosessen, kan du løse designfeil som vanligvis dukker opp når sluttbrukerne begynner å bruke produktet. Dermed vil du kunne lansere kvalitetsprodukter raskere enn konkurrentene.
#7. Reagere umiddelbart på problemer
RCA hjelper virksomheter med å utvikle standard driftsprosedyrer (SOP) for sikkerhetsproblemer, nedetid i programvare, prosessavbrudd, naturkatastrofer osv. Dette gjør at teamet ditt kan følge SOP-ene og reagere raskere på både nye og kjente problemer.
Viktige komponenter i en mal for rotårsaksanalyse
Når du oppretter en RCA-mal eller tilpasser en eksisterende, bør du sørge for å inkludere følgende elementer i RCA-dokumentet:
#1. Beskrivelse av hendelsen
Det er viktig å lage en detaljert SOP for hendelsesbeskrivelse i en RCA. Det bør også finnes et felles format for hele selskapet, som ansatte og ledere kan bruke til å rapportere detaljer. Beskrivelsesdataene bør omfatte dato, klokkeslett, hendelsesdefinisjon, vitner, ofre osv.
#2. Tidslinje for hendelsene eller trendene
Tidslinjedelen bør inneholde en grundig beskrivelse av alle hendelser som har skjedd før, under og etter ulykken eller problemet. Dette vil bidra til å avdekke de underliggende årsakene til hendelsen. Du kan inkludere data som klokkeslett, dato, involverte personer, skadede maskiner, hindrede data osv.
#3. Metoden og teamet for undersøkelse
Suksessen til hele RCA-prosessen avhenger av metoden og teamet som skal utføre analysen. RCA-metoden bør følge standardprinsipper, verktøy og maler. Avhengig av produksjonsprosessen eller tjenesteleveringssystemet, kan det imidlertid være nødvendig å tilpasse visse parametere.
Når du har fullført RCA-prosedyren, utarbeider du et RCA-dokument og sender det rundt i avdelingene for gjennomgang og tilbakemelding. Analyser tilbakemeldingene og kommentarene for å utarbeide en endelig mal for rotårsaksanalyse, som skal følges av hele avdelingen eller selskapet.
Deretter samler du erfarne personer fra prosessen og forklarer RCA-prosedyren for dem. Dette vil være teamet som er ansvarlig for å følge den bedriftsforeslåtte RCA-metoden nøye.
#4. Rotårsaker/Undersøkende funn
Når du har en RCA, må du undersøke problemene så dypt som mulig. Også for denne oppgaven bør det være et dedikert team. Du kan inkludere driftsledere, prosessmedarbeidere, ingeniører, dataspesialister osv., avhengig av virksomheten din.
Etterforskningsprosessen vil også kreve forhåndsgodkjente prosedyrer for dataregistrering, analyse og rapportering.
#5. Handlingsplan for å korrigere prosessen/produktet
Når etterforskerne finner løsninger på problemene som identifiseres i RCA, må du dokumentere disse forslagene. Deretter utarbeider du en ny SOP for å lære de berørte ansatte hvordan de skal håndtere lignende hendelser i fremtiden.
Noen ganger må virksomheter få slike SOP-er godkjent av tekniske ledere, kvalitetskontrollansvarlige og fabrikksjefer, slik at alle er oppdatert.
Noen populære verktøy for rotårsaksanalyse
#1. Pareto-diagram
Dette RCA-verktøyet er også kjent for 80-20-regelen. Du kan bruke det til å visualisere hyppigheten av hendelser og deres akkumulerte effekter. Forfatteren av Pareto-diagrammet, Vilfredo Pareto, hevdet at 20 % av potensielle feil vil forårsake 80 % av feilene i en prosess.
Ved hjelp av dette diagrammet kan du derfor fokusere på de 20 % potensielle elementene i produktet eller tjenesten som sannsynligvis vil forårsake produktfeil eller tjenestesvikt.
Pareto-diagrammet er i hovedsak et stolpediagram som viser årsakene til og hyppigheten av feil. Hvis du klarer å lage diagrammet nøyaktig, vil det tydelig visualisere skjevheten mellom feil og årsaker. De fleste prosessledere blir ofte overrasket over at små faktorer forårsaker de fleste feil.
#2. 5 hvorfor
Dette er den enkleste prosedyren for å utføre en RCA. Du trenger bare å lage en mal for rotårsaksanalyse med spørsmål som begynner med «hvorfor». Vanligvis må du spørre «hvorfor» en hendelse skjedde 5 ganger. Dette bør gjøre deg i stand til å komme til bunns i årsaken til en prosess- eller produktfeil.
Imidlertid finnes det RCA-er som bruker «5 hvorfor» som kan inneholde mer enn 5 spørsmål. Siden prosessen krever etterforskningsferdigheter og avhør, bør du følge en bedriftsomfattende prosess for denne typen RCA. Ellers risikerer du å ikke stole på funnene fra en RCA som bruker tilfeldige spørsmål.
En «5 hvorfor»-analyse inkluderer hovedsakelig en problemstilling, og deretter 5 spørsmål om problemet. For eksempel: «Hvorfor sluttet en agent å behandle kundebilletter?» Hvis svaret er «internett», spør du «hvorfor sviktet internett?». Bare fortsett å stille spørsmål til du finner den grunnleggende årsaken.
#3. Fiskebeindiagram
Ishikawa- eller fiskebeindiagram er en annen populær visuell metode for RCA. Det endelige diagrammet ligner et fiskebein, derav navnet. Verktøyet er utviklet av Kaoru Ishikawa, en anerkjent innovatør innen kvalitetsstyring fra Japan.
Delen til høyre eller lengst til venstre i diagrammet representerer feilen eller problemet. Deretter tegner du en rett linje og inkluderer kategorier av potensielle årsaker, som prosedyrer, miljø, mennesker, utstyr osv. Inne i disse seksjonene må du plassere de detaljerte årsakene.
Bedrifter bruker ofte dette verktøyet i en mal for rotårsaksanalyse når de står overfor et problem som er ukjent eller som aldri har oppstått før. Eksperter bruker også fiskebeindiagrammet til å analysere komplekse problemer, avdekke ulike aspekter av grunnårsaken og identifisere hindringer i prosessen.
#4. Spredningsplott
Dette er et RCA-verktøy som hjelper deg med å lage en prosess-RCA-mal for komplekse problemer. Når det er flere grunnleggende årsaker enn det som forventes fra 80-20-regelen, må du visualisere forholdet mellom årsak og virkning.
Spredningsplotter er et mye brukt verktøy for å finne sammenhenger mellom kvantifiserbare variabler. Her må du lage en spredningsgraf av variablene for årsak og virkning. Du må plassere virkningene på X-aksen og årsakene på Y-aksen.
Hvis den resulterende spredningsgrafen viser en kurve eller en rett linje, er komponentene korrelert. Hvis det ikke er noen korrelasjon, fortsetter du å endre verdiene til variablene på X-aksen.
#5. FMEA
Feilmodus- og effektanalyse, eller FMEA, er et svært populært verktøy for RCA blant produktutviklere og designere. Det hjelper utviklingsteamet med å avdekke potensielle problemer før de produserer produktet i store mengder. Vanligvis bruker teamet en eller to prototypeprodukter for å identifisere designfeil og andre problemer.
Deretter starter feilmodusanalyse på prototypen for å identifisere alle mulige feil. Nå gjenstår det bare å skissere problemene i en annen tabell, se etter rotårsaker eller utføre en effektanalyse.
Nå har du lært det grunnleggende om rotårsaksanalyse og tilhørende verktøy. Nedenfor finner du noen nyttige maler for analyseverktøyene for rotårsak (RCAT) ovenfor fra følgende gratis ressurser:
Smartsheet
Du kjenner kanskje allerede Smartsheet som et av de ledende forretningsverktøyene for digital arbeidsplass, eksternt samarbeid og automatisering av arbeidsflyt. Du vil kanskje bli overrasket over å høre at du også kan bruke malbiblioteket til å lage velfungerende RCA-dokumenter.
Smartsheet-biblioteket har et stort utvalg av eksempler på rotårsaksanalyse, som enkelt kan tilpasses mange forretningsprosjekter eller arbeidsplasser. For eksempel får du enkel tilgang til følgende:
- Enkel RCA-mal
- Six Sigma DMAIC-metode for RCA
- RCA-mal basert på 5 hvorfor-verktøyet
- Kartlegging av helsevesenet
- RCA for et kjemisk selskap
Malene ovenfor er også tilgjengelige i ulike formater, som Microsoft Word-filer, Microsoft Excel-maler og Adobe PDF-filer. Du kan enkelt laste ned disse formatene uten problemer.
Guru
Gurus mal for RCA-prosedyren er en annen pålitelig ressurs for å utarbeide RCA-dokumentasjon for bedrifter. Den gir deg ulike gratis eksempler og verktøy for RCA-metoden, som:
- Et Pareto Chart-basert RCA-dokument som hjelper deg med å identifisere problemer som mangel på opplæring, for få ansatte i servicesenteret og dårlig forberedelse, som kan føre til at bedrifter får problemer.
- 5 hvorfor-teknikken for å identifisere hvorfor bedriftens omsetningshastighet er høyere enn markedsgjennomsnittet eller konkurrentenes.
- Et fiskebeindiagram som et RCA-verktøy for å identifisere rotårsaker som er nye eller ukjente.
- Six Sigma og DMAIC for RCA
- FMEA for å spore opp problemer som oppstår i løpet av en produktutviklings livssyklus.
TemplateLab
TemplateLab er en annen god ressurs for ulike maler innen kunst, eiendom, forretning, jus, finans osv. Derfor kan du også stole på denne ressursen for kvalitets-RCA-innhold som skjemaer, eksempler og maler.
Innholdet som er tilgjengelig på denne plattformen er lett tilgjengelig gjennom nedlastinger med ett klikk. Du finner RCA-dokumenter i ulike formater, som Adobe PDF, Microsoft Excel og Microsoft Word.
RCA-dokumentlageret har et stort utvalg av eksempler fra virkeligheten, som RCA-undersøkelsesrapporter, tomme RCA-datainnsamlingsskjemaer, RCA-dokumenter for nybegynnere, RCA via fiskebeindiagrammer og RCA for en forretningsutviklingsgruppe.
Det blir enklere å redigere malene når du laster ned Word- eller Excel-filer. Hvis du får PDF-er, må du bruke et PDF-redigeringsprogram for å tilpasse eksempeldokumentene.
Siste ord
I denne artikkelen har vi gått gjennom en grundig diskusjon om rotårsaksanalyse. Artikkelen skisserer også noen av de viktigste analyseverktøyene og malene du kan bruke i praktiske scenarier.
Du bør nå føle deg mer selvsikker og dyktig i å løse problemer på arbeidsplassen eller i prosjekter ved hjelp av rotårsaksanalyse.
Du kan også være interessert i disse strukturverktøyene for prosjektledelse.