I tillegg til å søke og erstatte tekst, lar Word deg søke etter spesialtegn – tabulatorer, innrykk, avsnittstegn og så videre – og deretter erstatte dem med andre spesialtegn. Dette kan være nyttig for raske og enkle endringer som vanligvis vil ta deg litt mer tid å gjøre manuelt.
Innholdsfortegnelse
Når er det nyttig å søke og erstatte spesialtegn?
For å forstå når det kan være nyttig å søke og erstatte spesialtegn, la oss se på noen eksempler.
La oss si at det er et langt juridisk dokument som du må redigere. Du har blitt bedt om å erstatte ordet «seksjon» med seksjonssymbolet. Seksjonssymbolet er et par overlappende «S»-tegn og brukes ofte i juridiske dokumenter for å referere til en nummerert seksjon i et dokument. Dokumentet ditt er på over 50 sider, og det er mange referanser til ulike seksjoner. Du kan enkelt erstatte ordet «seksjon» med seksjonssymbolet ved å bruke søk og erstatt.
Du har nettopp skrevet ferdig et utkast til den første romanen din, og den inneholder en rekke bindestreksord. Du må holde bindestreksordene sammen ved å erstatte den vanlige bindestreken med en bindestrek som ikke bryter. Du begynner å erstatte symbolet manuelt, men stopper deg selv etter noen forsøk. Du vet at det må finnes en enklere måte. Det er! Bare bruk Finn og erstatt for å gjøre jobben for deg.
En kollega har sagt opp, og du har fått i oppgave å redigere en rapport som kollegaen jobbet med før han sluttet. Rapporten er godt skrevet, men det er inkonsekvent avsnittsavstand gjennomgående. Etter å ha klikket Vis/skjul, oppdager du at det i noen tilfeller er to avsnittsmerker i stedet for ett. En måte å korrigere avsnittsavstanden på er å trykke på Delete-tasten hver gang du ser et ekstra avsnittsmerke. Men det er en raskere måte – bare søk etter hver forekomst av to avsnittstegn og erstatt den med ett avsnittsmerke.
Det er for mange spesialtegn til å detaljere dem alle, men la oss ta en titt på noen generelle eksempler på hvordan søking og erstatning av disse tegnene fungerer.
Eksempel 1: Erstatt tekst med et spesialtegn
La oss si at dokumentet ditt ser omtrent slik ut:
Merk: Hvis du ikke ser spesialtegnene i dokumentet ditt, kan du slå dem på ved å klikke på Vis/Skjul-knappen på båndet. Ikonet ser ut som avsnittssymbolet.
Du må erstatte hver forekomst av ordet «Seksjon» med et seksjonssymbol. Bytt over til «Hjem»-fanen på Words bånd og klikk deretter på «Erstatt». Alternativt kan du trykke Ctrl+H.
Skriv inn ordet «Seksjon» i «Finn hva»-boksen og klikk deretter på «Mer >>»-knappen for å utvide Søk og Erstatt-alternativene.
Klikk i «Erstatt med»-boksen for å sette innsettingspunktet der, og klikk deretter på «Spesial»-knappen.
Klikk på «Seksjonskarakter» fra rullegardinlisten.
Legg merke til at «Erstatt med»-boksen nå inneholder teksten «^%» – dette er Words kode for det seksjonssymbolet. Klikk på «Erstatt alle»-knappen. I dette eksemplet ble det gjort 16 utskiftninger. Klikk på «OK»-knappen og lukk deretter Finn og erstatt-vinduet.
Alle forekomster av ordet «Seksjon» er nå erstattet med seksjonstegnet.
Eksempel to: Erstatt en vanlig bindestrek med en ikke-brytende bindestrek
For dette neste eksempelet, legg merke til at det er ganske mange ord med bindestrek i eksempelavsnittet vårt, inkludert tre forekomster der orddelingsordene er atskilt på forskjellige linjer. La oss erstatte alle de vanlige bindestrekene med bindestreker som ikke bryter, slik at det ikke skjer.
På «Hjem»-fanen klikker du på «Erstatt» eller trykker bare Ctrl+H.
I «Finn hva»-boksen sletter du eksisterende tekst eller tegn, og skriver deretter inn et enkelt bindestrek. Klikk på «Mer >>»-knappen om nødvendig for å utvide Finn og erstatt alternativene.
Klikk i «Erstatt med»-boksen for å sette innsettingspunktet der. Slett eksisterende tekst eller tegn, og klikk deretter på «Spesial»-knappen.
Klikk på «Nonbreaking Hyphen» fra rullegardinlisten.
Legg merke til at Words kode for den ubrytende bindestreken—“^~”— nå er lagt til i «Erstatt med»-boksen. Klikk på «Erstatt alle»-knappen. I dette eksemplet ble det gjort 11 utskiftninger. Klikk på «OK»-knappen og lukk deretter Finn og erstatt-vinduet.
Word har erstattet alle bindestreker med bindestreker som ikke bryter. Legg merke til at ord med bindestrek på høyre marg ikke lenger er atskilt.
Eksempel tre: Bytte ut to avsnittsmerker med ett avsnittsmerke
I dette eksemplet ønsker vi å erstatte eventuelle doble avsnittsmerker med et enkelt avsnittsmerke, og fjerne den ekstra avstanden mellom avsnitt.
På «Hjem»-fanen klikker du på «Erstatt»-knappen. Alternativt kan du trykke Ctrl+H.
Klikk i «Finn hva»-boksen og slett eventuell eksisterende tekst eller tegn. Klikk på «Mer>>»-knappen for å åpne tilleggsalternativene, klikk på «Spesial»-knappen, og klikk deretter på «Avsnittsmerke»-alternativet fra rullegardinlisten.
Legg merke til at Words kode for et avsnittsmerke («^v») er satt inn i «Finn hva»-boksen. Klikk på «Spesial»-knappen igjen og klikk deretter på «Avsnittsmerke» igjen fra rullegardinlisten for å plassere et annet avsnittsmerke der. (Merk at du også bare kan skrive «^v^v» i boksen selv hvis du allerede er kjent med kodene.)
Det er nå to avsnittsmerker i Finn hva-boksen. Klikk i «Erstatt med»-boksen, slett eksisterende tekst eller tegn, og klikk deretter på «Spesial»-knappen. Velg «Avsnittsmerke» på rullegardinmenyen.
For det siste trinnet, klikk på «Erstatt alle»-knappen. I dette eksemplet gjorde Word åtte erstatninger. Klikk på «OK»-knappen og lukk deretter Finn og erstatt-vinduet.
Alle forekomster av to avsnittsmerker er erstattet med ett avsnittsmerke.
Som du kan se, kan bruk av Finn og erstatt spare deg for mye tid når du erstatter spesialtegn i dokumentene dine. Og vi har akkurat skrapet i overflaten her. Det er flere spesialfigurer som venter på den menyen for deg å utforske.