Kunstig intelligens (KI) har evnen til å forbedre effektiviteten i møter, løse problemer som oppstår og øke produktiviteten.
Enten de foregår digitalt eller fysisk, er møter en viktig del av virksomheten for profesjonelle og selskaper. De gir mulighet for team til å diskutere kritiske spørsmål eller strategier gjennom en konsentrert samtale.
Det er likevel ikke lett å organisere et vellykket møte. Det krever betydelig forberedelse, fra idémyldring til agendaer, dokumentasjon, redigering, presentasjon, planlegging og mer.
Manuell håndtering av disse oppgavene kan være tidkrevende og ineffektiv, og kan lett føre til feil.
Dette kan negativt påvirke både møtet og dets resultat. Derfor trenger man en løsning som kan håndtere alle de utfordringene som oppstår i møteprosessen.
Ved å utnytte potensialet i kunstig intelligens kan man forbedre møtene, administrere dem profesjonelt og øke sjansene for suksess.
Denne artikkelen vil utforske noen av de vanligste møteutfordringene og hvordan KI kan bidra til å løse dem.
La oss starte!
Tidsstyring
Noen ganger kan online møter overskride den avsatte tiden, noe som kan være frustrerende og upraktisk for deltakerne som har andre forpliktelser.
Tilsvarende kan forsinket oppstart av et møte skape problemer. Folk blir tvunget til å vente, noe som er irriterende i dagens tempo. Det kan også signalisere at møtelederen ikke respekterer andres tid, og det kan føre til at enkelte deltakere forlater møtet, noe som kan påvirke møteagendaen.
Effektiv tidsstyring er derfor avgjørende. Dette sikrer at alle deltakere kan være til stede, ha en god diskusjon og avslutte møtet i tide slik at alle kan returnere til sine andre oppgaver.
KI-løsning: KI kan hjelpe deg med å styre dine online møter på en mer effektiv måte og sikre et vellykket arrangement. Det finnes KI-verktøy som overvåker fremdriften i møtet og sørger for at tidsplanen overholdes fra start til slutt.
Disse verktøyene kan også sende ut påminnelser når møtet nærmer seg slutten, noe som gir deg mulighet til å avslutte møtet på en ryddig måte.
Planlegging av møter
Planlegging av møter, enten online eller fysisk, kan være utfordrende. Man må finne en passende dato og et tidspunkt som passer for alle deltakerne. I en hektisk hverdag kan det være vanskelig å samle alle, selv digitalt.
Andre utfordringer i planleggingsprosessen inkluderer å sjekke kalendere, koordinere med teamet, løse konflikter og mer.
KI-løsning: KI forenkler møteplanleggingsprosessen betydelig. Et pålitelig KI-drevet planleggingsverktøy kan analysere kalenderne til hver deltaker og foreslå passende møtetidspunkter basert på tilgjengelighet.
Disse verktøyene tar hensyn til faktorer som tidssoner og reisetid for å foreslå de mest praktiske tidspunktene. De kan også automatisk løse planleggingskonflikter og sende ut invitasjoner til deltakerne.
Verktøy som Reclaim.ai og Clockwise er eksempler på KI-verktøy som kan brukes til å planlegge møter.
Definere en tydelig agenda
Mangel på en klar agenda kan føre til at verken deltakere eller møteleder har en klar forståelse av møtets formål, noe som underminerer hele ideen bak å delta på et møte.
Å utarbeide en effektiv agenda er også tidkrevende, og krever omfattende research, diskusjoner, organisering og dokumentasjon.
Uten en klar agenda kan deltakerne lett bli distrahert fra diskusjonen eller ha forventninger som ikke samsvarer med møtets formål, noe som gjør møtet kontraproduktivt.
KI-løsning: KI kan bidra til å generere møteagendaer basert på prioriteringer. Den kan automatisere prosessen med å utvikle agendaen, noe som sparer tid og krefter. KI kan også hjelpe med å undersøke, organisere, dokumentere, formatere og korrigere agendaen automatisk.
I tillegg kan KI-verktøy presentere agendaen på en strukturert og lettlest måte, som eliminerer behovet for manuell datainnsamling og formatering.
Håndtere gjentakende oppgaver
Gjennomføringen av et møte omfatter mange gjentakende og tidkrevende oppgaver, som planlegging, research, manuell dataregistrering, dokumentasjon, organisering og utsendelse av invitasjoner. Hvis du bruker mesteparten av tiden din på disse oppgavene, vil du ikke ha nok tid til kreativitet og forbedringer, noe som kan hindre organisasjonens vekst.
KI-løsning: Ved å bruke KI-verktøy for å automatisere disse gjentakende prosessene kan du spare verdifull tid. En KI-møteassistent kan effektivisere forberedelsene, sende ut invitasjoner og oppfølginger, samt andre oppgaver.
Dette kan inkludere hjelp med å generere agendaer, dokumentere møtedetaljer, planlegge møter, sende ut invitasjoner, sende varsler og mye mer.
Opptak av møter
Det kan være nyttig å kunne se tilbake på diskusjoner som har foregått i et møte for å implementere det som er blitt sagt i læring eller prosjekter. Det er vanskelig å huske alt som blir diskutert i et møte, så opptak kan være nyttig for å kunne referere til diskusjonene.
Imidlertid tilbyr ikke alle nettbaserte møtetjenester muligheten til å ta opp møter, og det kan føre til at viktig informasjon går tapt, noe som kan påvirke prosjekter eller forståelsen av et emne.
KI-løsning: KI-verktøy kan ta opp hele møtet, slik at du ikke går glipp av viktige detaljer. Du kan se opptaket og repetere viktige punkter. Dette kan hjelpe deg med å fullføre prosjekter og oppgaver, spesielt hvis trinnvise prosedyre ble forklart i møtet.
Eksempler på KI-verktøy for møteopptak inkluderer Loom, Fathom og Fireflies.
Oppsummering av møter
Det kan være svært nyttig å få en oppsummering av de viktigste punktene som er diskutert i et møte, enten man har deltatt eller ikke. En omfattende og godt utformet oppsummering bør inneholde viktige beslutninger, utfall og prosesser.
Manuell oppsummering av møtet kan være tidkrevende og gi rom for feil og unøyaktigheter.
KI-løsning: KI-verktøy kan oppsummere møter på en effektiv måte. Disse verktøyene kan fange opp viktige punkter, beslutninger og detaljer som kan være nyttige i arbeid og læring.
Du kan få en omfattende, velstrukturert og dokumentert oppsummering, slik at alle kan få med seg det viktigste fra møtet, selv om de ikke deltok selv. Dette gir en klar forståelse av de diskuterte emnene.
Dette gjør det også enklere for deltakerne, som slipper å ta notater under møtet og dermed gå glipp av viktig informasjon. De kan i stedet fokusere fullt ut på møtets agenda.
Eksempler på KI-verktøy for møteoppsummering inkluderer MeetGeek, Otter og Sembly.
Analyse av data
Det er viktig å få innsikt i møtenes ytelse for å identifisere underliggende problemer relatert til agenda, planlegging, tidsbruk, koordinering og andre faktorer.
Ved å analysere disse dataene kan man rette opp problemer og forbedre møtene. Dette sikrer at deltakerne får en problemfri møteopplevelse. Det er derfor viktig å evaluere gjennomføringen av møtet for å finne ut hva som fungerte bra og hva som kunne vært bedre, ellers vil problemene fortsette å påvirke de kommende møtene.
KI-løsning: KI-drevet analyse kan samle nyttige analyser og innsikt som kan forbedre møtene og gjøre dem mer effektive. Det finnes flere verktøy som kan samle inn data fra virtuelle møter, som video, lyd, notater, oppmøte, engasjement, deltakelse, resultater, tidsstyring, effektivitet, agenda bruk og mer.
KI-drevne analyseverktøy presenterer informasjonen i et lettfattelig og strukturert format, slik at det blir enklere å forstå dataene. Du kan dermed raskt identifisere problemområder, spore utviklingen over tid og gjøre nødvendige forbedringer.
Med disse verktøyene kan man få et helhetlig bilde av virtuelle møter, vurdere møteeffektivitet og identifisere hva som fungerte og hva som ikke gjorde det, noe som kan føre til bedre og mer effektive møter i fremtiden.
Eksempler på KI-verktøy for analyse av møtedata inkluderer Gong og Chorus.ai.
Effektivt samarbeid og kommunikasjon
Dårlig kommunikasjon mellom møtedeltakerne kan føre til dårligere koordinering. Målet med et møte er en konstruktiv diskusjon som fører til en konklusjon.
Språkbarrierer eller fysiske funksjonshemminger kan noen ganger skape utfordringer. I tillegg kan nye deltakere ha vanskeligheter med å starte en samtale. Møtelederen må sørge for at det skapes et miljø der alle kan møtes virtuelt og føle seg komfortable med å delta i diskusjoner.
Manglende tilrettelegging kan påvirke samarbeidet negativt. I nettbaserte kurs er det viktig å sørge for at alle elevene har et godt læringsmiljø og verktøy for å kommunisere med læreren ved behov.
KI-løsning: KI-drevet programvare kan redusere kommunikasjonsgapet mellom møtedeltakere. Den tilbyr funksjoner som naturlig språkbehandling, talegjenkjenning og språkoversettelse.
For å gjøre møtet mer produktivt, bør deltakerne informeres om agendaen på forhånd gjennom en godt dokumentert agenda. Dette gjør det mulig å forberede seg og holde fokus under møtet.
KI-verktøy for samarbeid kan tilby funksjoner som deling av data, sanntidskommunikasjon, dokumentredigering, virtuelle tavler og prosjektledelse. Med disse funksjonene kan team jobbe mer effektivt sammen.
Deltakere kan bruke en funksjon for å rekke opp hånden hvis de har noe å legge til. Møtelederen kan deretter gi dem tillatelse til å snakke. Flere brukere kan få tilgang til og redigere et dokument samtidig i sanntid for korrigeringer eller forslag.
Eksempler på KI-verktøy for å forbedre kommunikasjon og samarbeid inkluderer ClickUp, Spacemaker og Voice App for oversettelse.
Ta velinformerte beslutninger
Det kan være vanskelig for team å ta gode beslutninger, selv etter lange diskusjoner. Manglende evne til å komme frem til en avgjørelse eller å ta beslutninger i all hast uten en grundig vurdering kan gjøre hele møtet formålsløst.
Dårlige beslutninger kan ha negative konsekvenser for hele organisasjonen. Derfor er det viktig å ta veloverveide og riktige beslutninger til rett tid.
KI-løsning: KI kan forbedre beslutningstakingen. Ved hjelp av KI-verktøy kan man innhente sanntidsdata, gjennomføre nøyaktige analyser og benytte prediktive modeller for å ta mer informerte og datadrevne beslutninger.
KI kan også bidra til å forbedre møter ved å:
- Muliggjøre sanntids oversettelse
- Ta møtenotater
- Automatisere transkripsjon av møter
- Integrere flere verktøy slik at brukere kan få tilgang til verktøy fra ett grensesnitt
- Sikre møter med avansert kryptering, MFA og andre metoder
- Hjelpe til med å overholde regelverk som GDPR og HIPAA.
Eksempler på KI-verktøy for beslutningstaking inkluderer Rationale og Scaler.
KI-møteassistenter
La oss se på noen KI-verktøy som kan hjelpe med å strømlinjeforme møtene og gjøre dem mer effektive.
#1. MeetGeek
MeetGeek er en KI-møteassistent som fungerer med alle plattformer, inkludert Zoom, Teams og Google Meet. Det kan øke verdien av møter, kundesamtaler og rekrutteringsintervjuer.
KI-verktøyet kan automatisk ta opp møtevideoer, oppsummere møter, transkribere dem og dele innsikt. MeetGeek kan automatisere alt fra notattaking og transkripsjon til koordinering av beslutninger.
Verktøyet organiserer møtedetaljer på en sikker og søkbar måte og gir deg muligheten til å berike dine biblioteker med lydfiler og transkripsjoner. Det integreres med over 2000 apper via Zapier og andre verktøy.
#2. Otter
Otter kan gjøre møtene dine svært produktive med viktige konklusjoner, notater og direkte transkripsjoner. Det kan også hjelpe med å planlegge møter ved å koble Otter til Microsoft eller Google Kalender.
Otter fungerer med plattformer som Teams, Zoom og Google Meet. Du kan ta opptak i sanntid som du kan referere til senere, og tagge teammedlemmer med forskjellige tiltakspunkter for å gi dem en oversikt over møtet. Otter kan også lage automatiske sammendrag med hyperlenker og sende dem til deltakerne.
#3. Laxis
Laxis kan styrke team ved å forenkle møter og samle viktig innsikt fra kundeinteraksjoner. Over 20.000 profesjonelle bruker denne KI-møteassistenten for å holde fokus på møter, flagge punkter for oppfølging og fange opp kommentarer.
Verktøyet registrerer også møteresultater og hjelper til med å ta klare beslutninger. Det tilbyr personlige maler for å fokusere på samtaler, transkripsjoner i sanntid, taggingsfunksjoner, redigering, lyd-til-tekst-funksjoner og integrasjon med populære verktøy.
Konklusjon
Med kunstig intelligens kan du gjøre møtene dine produktive og vellykkede, da det kan hjelpe deg med å strømlinjeforme nesten alle aspekter av møtene. Fra planlegging, opprettelse av agenda og dokumentasjon til å planlegge møtet, invitere medlemmer og gjennomføre møtet, kan KI hjelpe deg hele veien.
Det er også verdt å utforske ulike agendamaler for å gjøre møtene enda mer effektive.