Automatisering innen HR representerer en overgang til bruk av teknologi for å forbedre og effektivisere HR-prosedyrer.
Se for deg en dedikert assistent som håndterer repeterende, tidkrevende oppgaver, slik at HR-personell kan fokusere på overordnede strategier.
Denne endringen gir positive utslag for ulike HR-funksjoner og forbedrer avdelingens samlede effektivitet.
Det fremskynder rekrutteringen ved hjelp av automatiserte søkersporingssystemer, administrerer ferieforespørsler på nett, automatiserer lønnsberegninger og -behandling for å spare tid, i tillegg til å redusere papirarbeid.
I denne artikkelen vil vi dykke ned i ulike aspekter ved HR-automatisering og vise dens evne til å transformere organisasjoner.
La oss begynne.
Hva er HR-automatisering?
HR-automatisering omfatter bruk av teknologi og verktøy for å automatisere, akselerere, effektivisere og forenkle forskjellige HR-oppgaver. Det fungerer som en digital assistent for HR-avdelingen, øker effektiviteten og produktiviteten i HR-prosessene, minimerer feil og sparer tid.
Med automatisering kan man si farvel til tungvint papirarbeid og repeterende oppgaver, da HR-automatisering kan håndtere alt fra rekruttering til lønn, og gjøre prosessene sømløse og effektive.
Ved å implementere HR-automatisering, kan HR-teamet prioritere strategiske initiativer som talentutvikling og fremme en positiv bedriftskultur. Denne teknologien effektiviserer driften, reduserer risikoen for feil, og skaper et mer effektivt og givende arbeidsmiljø for de ansatte.
Hvilke HR-funksjoner kan automatiseres?
La oss se nærmere på noen sentrale HR-oppgaver som kan automatiseres ved hjelp av relevante verktøy.
Rekruttering og søkersporing
Automatisering av HR-prosesser kan effektivisere rekrutteringen, fra publisering av stillingsannonser til utvelgelse av kandidater. Med HR-automatisering kan man lage stillingsannonser, publisere dem på flere plattformer og nå et bredere spekter av potensielle kandidater.
Automatiske CV-screeningsverktøy bruker forhåndsdefinerte kriterier for å filtrere CV-er på en effektiv måte, noe som sparer tid for HR-ansatte.
Intervjuplanlegging blir enkelt med automatiserte systemer som sender ut invitasjoner, samler inn svar og organiserer intervjutider.
Onboarding
Automatisering effektiviserer onboarding-prosessen og forbedrer opplevelsen for nye ansatte. Det starter med sømløs dokumenthåndtering, slik at nyansatte kan fullføre nødvendig papirarbeid elektronisk, noe som reduserer behovet for endeløse skjemaer.
Man kan tilpasse automatiserte opplæringsmoduler til individuelle roller, og sikre at ansatte får relevant informasjon når de trenger det mest.
I tillegg sikrer automatisering av konto- og utstyrsoppsett at nye ansatte har umiddelbar tilgang til alle nødvendige verktøy fra dag én. Resultatet er en jevnere overgang og mer effektiv onboarding for både ansatte og HR-personell.
Databehandling for ansatte
HR-automatisering forenkler håndtering av ansattinformasjon. Med sentraliserte systemer blir det enkelt å oppdatere personlige detaljer, spore oppmøte og håndtere ferieforespørsler.
Manuelt papirarbeid og dataregistreringsfeil hører fortiden til, ettersom automatiserte systemer sikrer datanøyaktighet. HR-personell får rask tilgang til informasjon, slik at de kan ta velinformerte beslutninger basert på pålitelige data.
I tillegg drar ansatte nytte av selvbetjeningsalternativer for å oppdatere sin egen informasjon eller be om fri uten å måtte involvere HR.
Lønnsbehandling
Automatisering av lønnsbehandling har revolusjonert HR-avdelinger ved å forenkle lønnsberegninger, skattetrekk og administrering av ytelser. Fordelene inkluderer færre feil og rettidig distribusjon av lønnsslipper.
Automatisert lønn gjør det også enkelt for HR-ansatte å generere nøyaktige rapporter for økonomiske og juridiske formål.
Automatisering av denne viktige funksjonen frigjør ressurser slik at HR kan fokusere på mer strategiske aktiviteter som bidrar til organisasjonens suksess.
Performance Management
Effektiv resultatstyring er avgjørende for den enkelte medarbeiders vekst og organisasjonens suksess. HR-automatisering tilbyr verktøy for å gjennomføre ytelsesvurderinger, sette mål og gi tilbakemelding.
Disse brukervennlige automatiseringsverktøyene fremmer kontinuerlig kommunikasjon mellom ansatte og ledere, og sikrer at individuelle mål er i tråd med organisasjonens mål.
Automatiske ytelsesstyringssystemer muliggjør enkel sporing av fremgang over tid. Dette gjør det mulig å identifisere mønstre og områder som trenger forbedring.
HR-automatisering fjerner administrative byrder fra HR-personell, slik at de kan bruke mer tid på å veilede og støtte medarbeidernes utvikling. Dette øker ikke bare medarbeidertilfredsheten, men fremmer også en høyytende arbeidsstyrke som gagner hele organisasjonen.
Ytelsesadministrasjon
Ved å automatisere HR-prosesser blir administrasjon av ytelser enklere. Ansatte kan velge og administrere sine egne ytelser, som helseforsikring og pensjonssparing, via brukervennlige nettplattformer.
Automatiseringssystemet håndterer registreringsprosessen, sikrer riktige trekk fra lønnsslipper og sørger for at ansatte er registrert i de valgte ytelsene. Dette forenkler ikke bare administrasjonen, men reduserer også arbeidsbelastningen for HR-personell.
Med HR-automatisering har ansatte mer kontroll over sine ytelser, mens HR kan fokusere på strategisk planlegging og overholdelse av regler.
Tids- og oppmøtesporing
Automatiserte systemer for tids- og oppmøtesporing er mer nøyaktige og effektive enn manuelle prosesser. Disse systemene integreres med biometriske enheter som fingeravtrykk- eller ansiktsgjenkjenningsskannere, eller benytter ID-kort for enkle inn- og utklokkingrutiner.
Automatisering eliminerer behovet for manuelle timelister, reduserer feil og sikrer nøyaktig lønn for de ansatte.
Automatiserte systemer kan også håndheve selskapets retningslinjer for oppmøte, spore overtid og administrere skiftplaner. Implementering av dette sparer tid og gir innsikt i arbeidsstyrkens oppmøtemønstre, slik at organisasjoner kan allokere ressurser og administrere arbeidstid effektivt.
Ansattes selvbetjeningsportal
Selvbetjeningsportaler for ansatte gir en rekke fordeler for både ansatte og HR-avdelingen. Disse brukervennlige plattformene gir ansatte mulighet til å administrere ulike HR-oppgaver selv, uten behov for involvering fra HR-personell.
Disse portalene gir ansatte en praktisk måte å holde personlig informasjon nøyaktig og oppdatert, som for eksempel kontaktinformasjon og nødkontakter. Dette hjelper HR med å opprettholde nøyaktige registre. Ansatte kan også enkelt be om ferie, få tilgang til lønnsslipper og finne viktige HR-ressurser og retningslinjer.
Ved å skape åpenhet og forbedre kommunikasjonen, reduserer disse portalene også administrative henvendelser til HR-avdelingen. Automatisering av rutineoppgaver lar HR-ansatte fokusere på mer strategiske initiativer som talentutvikling og engasjement, samtidig som ansatte får praktiske selvbetjeningsalternativer.
Samsvar og rapportering
Automatisering er også nyttig for å sikre at HR-prosesser er i tråd med gjeldende regler. HR-programvare bidrar til å forenkle prosesser og sikre overholdelse av arbeidslover, antidiskrimineringsforskrifter og industristandarder.
Automatiserte systemer fungerer som sporingsmekanismer for å sikre overholdelse, varsler HR-personell i tide og genererer rapporter som beviser at kravene overholdes.
HR-automatisering beskytter organisasjoner ved å redusere risikoen for brudd på regler, mulige bøter og rettstvister. Videre forenkles generering av dataanalyserapporter, slik at HR kan ta velinformerte beslutninger som gagner både organisasjonen og de ansatte.
Offboarding og exitintervjuer
HR-automatisering spiller en viktig rolle for å sikre en sømløs offboarding-prosess når ansatte slutter i en organisasjon. Med automatiserte sjekklister kan HR effektivt håndtere oppgaver som å samle inn nødvendige dokumenter, hente bedriftsutstyr og tilbakekalle tilgang til bedriftens systemer.
Denne strømlinjeformede tilnærmingen sikrer datasikkerhet og eliminerer administrativt ansvar etter at en ansatt har forlatt organisasjonen.
Automatisering gjør det også enkelt for HR å gjennomføre exitintervjuer og samle inn verdifull tilbakemelding fra ansatte som slutter. Denne innsikten kan brukes til å forbedre organisasjonens retningslinjer og praksis.
Fordeler med HR-automatisering
I en hektisk forretningsverden omfavner HR-avdelinger automatisering for å utnytte en rekke fordeler, som:
Effektivitet og tidsbesparelser
HR-automatisering sparer HR-personell verdifull tid ved å automatisere repeterende oppgaver som dataregistrering, dokumenthåndtering og administrative prosesser.
Med mer tid tilgjengelig, kan HR-team fokusere på strategiske aktiviteter som talentutvikling og medarbeiderengasjement. Mindre avhengighet av manuelt papirarbeid forbedrer også den generelle effektiviteten i HR-avdelingen.
Feilreduksjon
Manuell dataregistrering er ofte utsatt for feil, som kan ha alvorlige konsekvenser, spesielt innen lønn og overholdelse av regler.
HR-automatisering tilbyr en løsning ved å automatisere beregninger og dataoverføringer. Dette sparer ikke bare tid, men forbedrer også nøyaktigheten, slik at ansatte får korrekt lønn og ytelser, samtidig som risikoen for kostbare brudd på regler reduseres.
Forbedret samsvar
Mange HR-automatiseringssystemer har innebygde funksjoner for samsvarskontroller og påminnelser. Disse systemene administrerer data effektivt, sikrer data, og sporer viktige datoer, som sertifiseringer og utløp av arbeidstillatelser. Dette sørger for at organisasjonen din overholder alle lovkrav.
Ved å implementere disse systemene kan man redusere risikoen for bøter og andre juridiske problemer betydelig.
Forbedret medarbeideropplevelse
Automatisering av HR-prosesser kan forbedre de ansattes generelle opplevelse. Med selvbetjeningsportaler kan ansatte enkelt administrere oppgaver som å oppdatere sin informasjon, be om fri og få tilgang til HR-ressurser. Dette styrker de ansatte og reduserer behovet for konstant kontakt med HR-personell.
Automatisering av onboarding og fordelsregistreringsprosesser fører også til en jevnere og mer positiv opplevelse for nyansatte.
Datadrevet beslutningstaking
Automatiserte HR-systemer tilbyr HR-personell verdifulle data og analyser for å ta velinformerte beslutninger. Systemene genererer omfattende rapporter om viktige HR-beregninger som ansattes turnover, ytelsesvurderinger og arbeidsstyrkens demografi.
Tilgang til disse dataene gjør det mulig for HR å identifisere trender og forbedringsområder. Dermed kan de utvikle strategiske HR-initiativer som er i tråd med organisasjonens overordnede mål.
Kostnadsbesparelser
Selv om innføring av HR-automatisering kan kreve en innledende investering, er de potensielle langsiktige kostnadsbesparelsene betydelige. Automatisering forbedrer effektiviteten og reduserer driftskostnadene ved å redusere administrative overhead og minimere feil.
Lønnsautomatisering reduserer for eksempel risikoen for feil og sparer tid og energi som ellers ville gått med til manuelle beregninger.
Skalerbarhet og tilpasningsevne
HR-automatiseringssystemer er designet for å tilpasse seg de skiftende behovene til organisasjonen. Enten du utvider teamet ditt eller etablerer nye lokasjoner, skalerer automatiseringsverktøy uten problemer for å imøtekomme disse endringene.
Ved å sikre at HR-prosesser forblir effektive, støtter verktøyet organisasjonens vekst og utviklingen av arbeidsstyrken.
La oss se på noen av de beste HR-automatiseringsverktøyene for å effektivisere HR-prosesser og nå målene raskere.
#1. Bob
Bobs HR-automatiseringsverktøy er et kraftig verktøy designet for å effektivisere ulike HR-prosesser og forbedre effektiviteten. Ved å automatisere manuelle oppgaver, kan HR-personell bruke mer tid på strategiske initiativer.
Det brukervennlige grensesnittet muliggjør tilpasning av arbeidsflyt for hver HR-prosess, fra onboarding til offboarding. Brukere kan planlegge oppgaver, tildele dem til teammedlemmer og etablere tidslinjer for maksimal produktivitet.
Plattformen integreres med populære kommunikasjonsplattformer som Slack og Microsoft Teams for smidig samarbeid. Et viktig trekk ved Bob er fokuset på datasikkerhet.
Bob beskytter konfidensiell informasjon ved å gi tilgang kun til autoriserte parter, noe som er viktig med tanke på den økende bekymringen for datainnbrudd i dag. Verktøyet har også funksjoner som eSign for juridisk bindende kontrakter.
Når det gjelder priser, tilbyr Bob en personlig tilnærming. De tilbyr tilpassede priser basert på organisasjonens unike behov. Du kan be om et tilpasset tilbud direkte via nettsiden deres.
#2. HROne
HROne er et kraftig HR-automatiseringsverktøy som forenkler og effektiviserer ulike HR-operasjoner. Det er en omfattende plattform som dekker 127 HR-prosesser for å hjelpe deg med å administrere hele medarbeidernes livssyklus.
HROne tilbyr funksjoner som arbeidsstyrkestyring, lønnsstyring, oppmøtesporing, ytelsesevalueringer og medarbeiderengasjement. Plattformen er tilgjengelig og enkel å bruke, med skybaserte og mobilvennlige funksjoner.
HROne fokuserer på sikkerhet, er drevet av Microsoft Azure og overholder GDPR- og ISO27001-standardene. HROne er en tilpasningsdyktig automatiseringsløsning som kan dekke dine unike HR-behov, uansett om du har en liten, mellomstor eller stor virksomhet.
For større organisasjoner med spesifikke behov kan bedriftsplanen tilpasses. Ta kontakt for et personlig tilbud.
#3. Zoho Creator
Zoho Creator er en kraftig HR-automatiseringsplattform designet for å forenkle komplekse HR-operasjoner. Med Zoho Creator kan du automatisere oppgaver gjennom hele ansattes livssyklus, fra rekruttering til pensjonering.
Med denne omfattende løsningen kan du lage mobil- og nettapplikasjoner. Den tilbyr også avansert automatiseringsarbeidsflyt, forenkler medarbeideradministrasjon og forbedrer kommunikasjonen i organisasjonen.
Nøkkelfunksjoner i Zoho Creator inkluderer onboarding og offboarding av ansatte, oppmøtesporing, kapitalforvaltning og prosjektovervåking. Denne plattformen er allsidig, kan erstatte papirbaserte systemer, forvandle regneark til brukervennlige apper og gir et mer effektivt alternativ til tradisjonelle HR-systemer.
Zoho Creator fokuserer på brukervennlighet for personer uten teknisk ekspertise. De tilbyr også gratis registreringsalternativer.
Konklusjon
Implementering av HR-automatisering kan ha en transformerende innvirkning på organisasjonen din. Det forbedrer ikke bare effektiviteten, produktiviteten og nøyaktigheten, men fører også til kostnadsbesparelser i HR-prosessene.
Ved å bruke HR-automatiseringsprogramvare kan du la HR-teamet prioritere viktige oppgaver som talentutvikling og medarbeiderengasjement, mens administrative oppgaver automatiseres.
Velg et HR-automatiseringsverktøy fra listen ovenfor, basert på bedriftens størrelse og behov. Dette smarte valget kan føre organisasjonen din mot større suksess.
Du kan også utforske noen av de beste HR-administrasjonsprogramvarene for oppstartsselskaper og bedrifter.