I Microsoft Excel er det en vanlig oppgave å referere til celler på andre regneark eller til og med i forskjellige Excel-filer. Til å begynne med kan dette virke litt skremmende og forvirrende, men når du først forstår hvordan det fungerer, er det ikke så vanskelig.
I denne artikkelen skal vi se på hvordan du refererer til et annet ark i den samme Excel-filen og hvordan du refererer til en annen Excel-fil. Vi vil også dekke ting som hvordan man refererer til et celleområde i en funksjon, hvordan man gjør ting enklere med definerte navn, og hvordan man bruker VLOOKUP for dynamiske referanser.
Innholdsfortegnelse
Hvordan referere til et annet ark i samme Excel-fil
En grunnleggende cellereferanse skrives som kolonnebokstaven etterfulgt av radnummeret.
Så cellereferansen B3 refererer til cellen i skjæringspunktet mellom kolonne B og rad 3.
Når det refereres til celler på andre ark, blir denne cellereferansen innledet med det andre arkets navn. Nedenfor er for eksempel en referanse til celle B3 på et arknavn «Januar.»
=January!B3
Utropstegnet (!) skiller arknavnet fra celleadressen.
Hvis arknavnet inneholder mellomrom, må du sette navnet med enkle anførselstegn i referansen.
='January Sales'!B3
For å lage disse referansene kan du skrive dem direkte inn i cellen. Det er imidlertid enklere og mer pålitelig å la Excel skrive referansen for deg.
Skriv inn et likhetstegn (=) i en celle, klikk på arkfanen, og klikk deretter på cellen du vil krysshenvise til.
Mens du gjør dette, skriver Excel referansen for deg i formellinjen.
Trykk Enter for å fullføre formelen.
Hvordan referere til en annen Excel-fil
Du kan referere til celler i en annen arbeidsbok ved å bruke samme metode. Bare vær sikker på at du har den andre Excel-filen åpen før du begynner å skrive formelen.
Skriv inn et likhetstegn (=), bytt til den andre filen, og klikk deretter på cellen i den filen du vil referere til. Trykk Enter når du er ferdig.
Den utfylte kryssreferansen inneholder det andre arbeidsboknavnet omsluttet av firkantede parenteser, etterfulgt av arknavnet og cellenummeret.
=[Chicago.xlsx]January!B3
Hvis fil- eller arknavnet inneholder mellomrom, må du omslutte filreferansen (inkludert firkantede parenteser) i enkle anførselstegn.
='[New York.xlsx]January'!B3
I dette eksemplet kan du se dollartegn ($) blant celleadressen. Dette er en absolutt cellereferanse (Finn ut mer om absolutte cellereferanser).
Når du refererer til celler og områder på forskjellige Excel-filer, blir referansene gjort absolutte som standard. Du kan endre dette til en relativ referanse om nødvendig.
Hvis du ser på formelen når den refererte arbeidsboken er lukket, vil den inneholde hele banen til den filen.
Selv om det er enkelt å lage referanser til andre arbeidsbøker, er de mer utsatt for problemer. Brukere som oppretter eller gir nytt navn til mapper og flytter filer kan bryte disse referansene og forårsake feil.
Å holde data i én arbeidsbok, hvis mulig, er mer pålitelig.
Hvordan kryssreferanser til et celleområde i en funksjon
Å referere til en enkelt celle er nyttig nok. Men du vil kanskje skrive en funksjon (som SUM) som refererer til en rekke celler på et annet regneark eller arbeidsbok.
Start funksjonen som vanlig, og klikk deretter på arket og celleområdet – på samme måte som du gjorde i de forrige eksemplene.
I det følgende eksempelet summerer en SUM-funksjon verdiene fra område B2:B6 på et regneark kalt Sales.
=SUM(Sales!B2:B6)
Hvordan bruke definerte navn for enkle kryssreferanser
I Excel kan du tilordne et navn til en celle eller et celleområde. Dette er mer meningsfylt enn en celle- eller områdeadresse når du ser tilbake på dem. Hvis du bruker mange referanser i regnearket ditt, kan det å navngi disse referansene gjøre det mye lettere å se hva du har gjort.
Enda bedre, dette navnet er unikt for alle regnearkene i den Excel-filen.
For eksempel kan vi navngi en celle «ChicagoTotal», og deretter vil kryssreferansen lyde:
=ChicagoTotal
Dette er et mer meningsfylt alternativ til en standardreferanse som dette:
=Sales!B2
Det er enkelt å lage et definert navn. Start med å velge cellen eller celleområdet du vil navngi.
Klikk i navneboksen øverst til venstre, skriv inn navnet du vil tilordne, og trykk deretter på Enter.
Når du oppretter definerte navn, kan du ikke bruke mellomrom. Derfor, i dette eksemplet, er ordene satt sammen i navnet og atskilt med stor bokstav. Du kan også skille ord med tegn som en bindestrek (-) eller understreking (_).
Excel har også en navnebehandling som gjør det enkelt å overvåke disse navnene i fremtiden. Klikk på Formler > Navnebehandling. I Navnebehandling-vinduet kan du se en liste over alle de definerte navnene i arbeidsboken, hvor de er og hvilke verdier de lagrer for øyeblikket.
Du kan deretter bruke knappene på toppen for å redigere og slette disse definerte navnene.
Hvordan formatere data som en tabell
Når du arbeider med en omfattende liste over relaterte data, kan bruk av Excels Format som tabell-funksjon forenkle måten du refererer til data på.
Ta følgende enkle tabell.
Dette kan formateres som en tabell.
Klikk på en celle i listen, bytt til «Hjem»-fanen, klikk på «Formater som tabell»-knappen, og velg deretter en stil.
Bekreft at celleområdet er riktig og at tabellen har overskrifter.
Du kan deretter tilordne et meningsfullt navn til tabellen din fra «Design»-fanen.
Så, hvis vi trengte å summere salget til Chicago, kunne vi referere til tabellen med navnet (fra et hvilket som helst ark), etterfulgt av en firkantet hake ([) to see a list of the table’s columns.
Select the column by double-clicking it in the list and enter a closing square bracket. The resulting formula would look something like this:
=SUM(Sales[Chicago])
Du kan se hvordan tabeller kan gjøre referansedata for aggregeringsfunksjoner som SUM og AVERAGE enklere enn standard arkreferanser.
Denne tabellen er liten for demonstrasjonsformål. Jo større tabellen og jo flere ark du har i en arbeidsbok, jo flere fordeler vil du se.
Hvordan bruke VLOOKUP-funksjonen for dynamiske referanser
Referansene brukt i eksemplene så langt har alle blitt festet til en spesifikk celle eller celleområde. Det er flott og er ofte tilstrekkelig for dine behov.
Men hva om cellen du refererer til har potensial til å endre seg når nye rader settes inn, eller noen