Viktige punkter
- Gmail-filtre gir deg mulighet til å strukturere og administrere e-postinnboksen din ved å bruke etiketter, markere e-poster som lest, eller slette dem automatisk.
- Du kan opprette filtre direkte fra søkefeltet, fra en spesifikk e-post, eller via innstillingsmenyen. Dette gir deg fleksibilitet til å definere kriterier og automatiske handlinger for innkommende e-post.
- Du kan endre eller slette filtre i delen «Filtre og blokkerte adresser» i Gmail-innstillingene for å opprettholde en organisert og ryddig innboks.
Gmail-filtre fungerer som virtuelle assistenter som hjelper deg med å holde orden i e-postinnboksen din. De sorterer automatisk e-poster basert på dine spesifikke kriterier. Her får du en gjennomgang av hvordan du oppretter, tilpasser og styrer disse filtrene i Gmail.
Hvordan lage filtre i Gmail
For å sette opp Gmail-filtre, må du bruke en datamaskin. For øyeblikket støtter ikke Gmail-mobilappen (verken for iOS eller Android) opprettelse av filtre.
Det er flere måter å lage filtre i Gmail, men den enkleste metoden er å bruke søkefeltet. Gå til toppen av innboksen din og klikk på ikonet som viser «Vis søkealternativer».
I tillegg kan du opprette et filter direkte fra en e-post i innboksen din. Slik gjør du det:
- Åpne den e-posten som passer med de kriteriene du ønsker.
- Klikk på «Mer»-alternativet ved siden av avsenderens informasjon.
- Velg «Filtrer meldinger som dette» fra listen som dukker opp.
- Vinduet «Søkealternativer» vil da vises, og feltet «Fra» vil være automatisk utfylt. Denne metoden er særlig praktisk dersom du mottar mange e-poster fra samme avsender.
- Etter å ha lagt til de ønskede filterkriteriene i søkealternativvinduet, velg «Opprett filter» ved siden av søkeknappen.
- Deretter vil du få en liste over mulige automatiske handlinger som kan utføres når du mottar en e-post som passer med de definerte kriteriene.
Denne listen gir deg muligheten til å arkivere e-posten, merke den som lest, stjernemerke den, slette den, markere den som viktig (eller ikke viktig), eller tilordne en etikett eller kategori. Du kan også velge om filteret skal gjelde for eksisterende e-posttråder i innboksen din som matcher de samme kriteriene.
For mer detaljert informasjon om hvordan du setter kriteriene for filtrene, kan du se Google Workspace sin artikkel om emnet.
Eksempler på nyttige Gmail-filtre
La oss se nærmere på noen praktiske eksempler på hvordan Gmail-filtre kan gjøre e-posthåndteringen din mye enklere.
1. Filtrer e-poster basert på nøkkelord i Gmail
For å blokkere e-poster som inneholder ordet «investering» fra en bestemt avsender, kan du følge disse trinnene:
- Åpne vinduet «Søkealternativer».
- Legg til e-postadressen til den aktuelle avsenderen (eller hopp over dette steget for å blokkere alle avsendere).
- Skriv ordet «investering» i feltet «Har ordene».
- Hvis du vil filtrere e-poster basert på flere ord, bruk «ELLER»-operatoren for å skille dem. Gmail vil da søke etter e-poster som inneholder minst ett av de angitte ordene. Hvis e-postene må inneholde alle ordene, sett de sammen med mellomrom eller bruk «OG».
- Du kan klikke «Søk» for å finne alle e-poster som passer med de valgte kriteriene.
- Når du er ferdig, klikker du på «Opprett filter», og merker av i boksen ved siden av «Slett det» for å sende alle e-poster som passer med kriteriene rett i papirkurven. (Alternativt kan du arkivere dem ved å velge «Hopp over innboksen»).
- Velg «Opprett filter» igjen.
- Du vil få en melding om at filteret er opprettet. Alle e-poster som inneholder de angitte ordene, vil nå bli slettet så snart de kommer inn.
2. Sorter Gmail-innboksen ved å bruke «plussadressering»
«Plussadressering» er en funksjon som gir deg muligheten til å legge til tegn til e-postadressen din uten at det påvirker leveringen av e-postene til innboksen din. Dette kan være nyttig for å opprette engangs-e-postadresser når du raskt registrerer deg på nettsider, eller for å organisere e-poster fra ulike avsendere.
For å bruke «plussadressering», legger du til et plusstegn (+) til e-postadressen din, før @-symbolet. For eksempel, [email protected] vil bli [email protected].
Du kan bruke denne nye adressen til å registrere deg for et nyhetsbrev, og deretter opprette et filter for automatisk å legge en etikett på e-postene fra dette nyhetsbrevet. En annen fordel er at hvis du begynner å motta spam, kan du enkelt se hvilket selskap som har delt e-postadressen din.
Slik bruker du «plussadressering» for å filtrere e-poster:
- Åpne «Søkealternativer»-vinduet.
- Legg til dine kriterier i feltet «Har ordene»: {to:[email protected] levert til:[email protected]}. Husk å erstatte «makeuseof+tech» med din egen tilpassede e-postadresse.
- Krøllete parenteser kan brukes istedenfor «ELLER»-operatoren. Det finnes flere avanserte søkeoperatorer som du kan benytte i Gmail-søkene og -filtrene dine, og du finner en oversikt over disse på Gmail Hjelp.
- Klikk på «Opprett filter» og velg «Bruk etiketten».
- Du kan velge en passende etikett fra nedtrekksmenyen. Hvis du ikke har en etikett som passer, kan du opprette en ny.
- Klikk på «Opprett filter» igjen når du er ferdig.
3. Filtrer e-poster basert på emne eller avsender i Gmail
Du kan sette opp et Gmail-filter for å samle alle e-poster relatert til et bestemt emne eller fra en utvalgt avsender i en egen etikett. Gmail bruker imidlertid en «OG»-operator, og ikke en «ELLER»-operator for å kombinere kriterier i «Søkealternativer»-vinduet. Det betyr at filteret vil velge e-poster som passer alle kriteriene som er spesifisert, istedenfor e-poster som passer ett enkelt kriterium.
Selv om du kan lage separate filtre for hvert kriterium, er det enklere å bruke «Har ordene»-feltet. For å lage et filter som organiserer alle arbeidsrelaterte e-poster under etiketten «Arbeid», kan du følge en lignende prosess som beskrevet nedenfor:
- Åpne vinduet «Søkealternativer».
- Skriv inn avsenderen foran fra:-operatoren. Du kan legge til flere avsendere ved hjelp av krøllete parenteser eller «ELLER»-operatoren.
- Du kan spesifisere et nøkkelord som skal søkes etter i emnefeltet med subject:-operatoren.
- Hvis du ønsker at filteret skal søke etter spesifikke ord i selve e-posten (og ikke bare emnefeltet), skriver du dem inn etter avsenderen. Pass på å skille flere søkeord med «ELLER»-operatoren.
- I det neste vinduet velger du etiketten som skal brukes på e-postene som passer med kriteriene. I dette tilfellet har jeg valgt etiketten «Arbeid».
Ta også en titt på vår liste over smarte Gmail-filtre for å håndtere e-postflommen for flere eksempler på nyttige Gmail-filtre.
Hvordan redigere og slette Gmail-filtre
Hvis du ikke lenger har behov for bestemte filtre, eller ønsker å endre dem for å inkludere andre kriterier, kan du redigere og slette Gmail-filtrene dine på følgende måte:
- Velg tannhjulikonet og klikk på «Se alle innstillinger».
- Klikk på «Filtre og blokkerte adresser».
- Velg «rediger» eller «slett» ved siden av filteret du ønsker å endre. Ved redigering, endre filterkriteriene, og velg «Fortsett» > «Oppdater filter».
- Hvis du ønsker å fjerne flere filtre, merker du av i boksen ved siden av hvert filter og velger «Slett» nederst når du er ferdig.
Filtre kan gjøre e-postadministrasjonen din enklere og holde innboksen din ryddig. Men filtre er ikke den eneste måten å organisere innboksen på. Du kan også lære hvordan du sorterer Gmail-innboksen etter avsender, emne og etikett.