Outlook tilbyr en funksjon for å sette en utløpsdato på e-poster, enten du sender eller mottar dem. Når denne datoen er passert, vil e-posten vises med et annet utseende, og du kan bruke Outlooks egne verktøy til å automatisk håndtere utløpte meldinger.
Det er viktig å merke seg at utløpsdatoer kun gjelder for e-poster. Kalenderhendelser og oppgaver har egne datoinnstillinger for administrasjon.
Slik setter du utløpsdato på en e-post
For å legge til en utløpsdato på en e-post du skal sende, må du først åpne e-postens Egenskaper-vindu. Dette gjøres ved å åpne e-posten, og deretter klikke på «Melding» > «Tagger».
Dette vil åpne Egenskaper-vinduet. Du kan også komme hit ved å trykke på «Alternativer» > «Flere alternativer» eller «Fil» > «Egenskaper». Kryss av for «Utløper etter», og velg ønsket dato og klokkeslett.
Trykk på «Lukk» for å gå tilbake til e-posten. Det vil ikke være noen visuelle tegn på at en utløpsdato er lagt til, og du kan sende e-posten som vanlig.
For å sette en utløpsdato på en e-post du har mottatt, åpner du e-posten og klikker på «Melding» > «Tagger» (eller «Fil» > «Egenskaper»).
Dette åpner Egenskaper-vinduet. Her vil du ikke ha like mange valgmuligheter som for en melding du sender, men du kan likevel angi en utløpsdato og tidspunkt.
Hva gjør en utløpsdato?
Nå som du har lagt til en utløpsdato, er det naturlig å lure på hva fordelene med dette er.
Utløpsdatoer brukes av Outlook på flere måter for å hjelpe deg med å fokusere på det som er viktig. E-poster som er utløpt anses som mindre viktige enn de som ikke har utløpt. Derfor vil Outlook automatisk endre formateringen på utløpte e-poster.
Hvis du er kjent med betinget formatering i Outlook, har du kanskje sett formateringsregelen «Utløpte elementer».
Denne regelen gir alle e-poster som har passert utløpsdatoen en grå farge og teksten blir gjennomstreket.
Dette gjør det enkelt å se hvilke e-poster som er utløpt, slik at du kan prioritere de viktigste. Hvis du sender en e-post med utløpsdato, vil formateringen også vises i mottakerens Outlook. Andre e-postklienter, som Thunderbird eller nettbaserte løsninger som Gmail eller Yahoo! Mail, vil ignorere datoen.
Du kan også legge til en kolonne i en mappe som viser utløpsdatoen for alle e-poster. Dette gjøres ved å høyreklikke på en kolonneoverskrift og velge «Feltvelger».
I rullegardinmenyen velger du «Dato/klokkeslett-felt» og deretter «Utløper».
Dra og slipp «Utløper»-elementet inn i mappen for å legge det til kolonnene.
Når du åpner en utløpt e-post, vil Outlook vise en melding i overskriften for å varsle deg.
Du kan fremdeles svare på eller videresende en utløpt e-post, men hvis du prøver å videresende den, vil Outlook vise en advarsel først.
Klikk «Ja» for å sende e-posten eller «Nei» for å avbryte.
Bruk av utløpsdatoer for e-postadministrasjon
Flere av Outlooks innebygde verktøy bruker også utløpsdatoer. Hvis du har satt opp Autoarkivering i Outlook, har du kanskje sett et alternativ for å «Slette utløpte elementer (kun e-postmappe)».
Hvis dette er aktivert, vil Autoarkivering slette eller flytte (avhengig av de andre innstillingene) alle e-poster der datoen er passert. Dette er en god måte å automatisk fjerne utløpte e-poster og unngå at de fyller opp innboksen.
Hvis du ikke vil at dine utløpte e-poster skal slettes eller flyttes, men du heller ikke ønsker å se dem i Outlook, kan du sette opp Outlooks synkroniseringsregler for å hindre at de lastes ned fra Exchange-e-postserveren.
Når du setter opp synkroniseringsfilteret, klikker du på «Avansert»-fanen og deretter på «Felt»-knappen.
Velg «Dato/klokkeslett-felter» > «Utløper» fra menyen. Feltet er også tilgjengelig i alternativene «Alle e-poster» og «Alle innlegg».
Sett «Tilstand» til «på eller før» og «Verdi» til «i går», og trykk deretter på «Legg til i liste».
Dette vil filtrere ut alle utløpte elementer slik at de ikke blir synkronisert med Outlook hvis de utløp i går eller tidligere, og de vil ikke vises i postboksen din. De vil fortsatt være tilgjengelige i Outlooks nettversjon hvis du trenger å se dem.
Det er ikke mulig å sette opp regler for å automatisk legge til utløpsdatoer for innkommende e-post, eller lage en snarvei med en knapp. Men du kan automatisk legge til en utløpsdato for alle utgående e-poster. Dette gjør du ved å klikke «Fil» > «Alternativer» > «E-post». Rull ned til «Send meldinger» og kryss av for «Merk e-post som utløpt etter så mange dager».
Angi antall dager du ønsker at e-poster skal utløpe etter, og klikk deretter «OK». Dette vil automatisk legge til en utløpsdato for alle e-postene du sender.
Utløpsdatoer er en praktisk måte å prioritere e-postene dine og holde orden i innboksen. De fremhever meldinger som ikke lenger er relevante, og lar deg bruke Outlooks verktøy for å slette eller skjule meldinger du ikke trenger. Dette er et nyttig verktøy for å unngå at innboksen din blir uoversiktlig.