Hvordan vurdere verdien av dine ansatte i en fjernarbeidshverdag?
Det finnes ulike tilnærminger for å analysere produktiviteten til ansatte som jobber tradisjonelt, men fjernarbeid krever en annen vinkling. Overgangen til fjernarbeid har vært en gradvis trend, men COVID-19 pandemien har aktualisert dette for de fleste bedrifter, og gjort det til en nødvendighet istedenfor en luksus.
Tradisjonelle virksomheter har utviklet strategier for å betjene kunder med sosial distansering i fokus. Mange organisasjoner har også gått over til fullstendig eller delvis fjernarbeid. De har oppdaget at fjernarbeid ikke bare bidrar til å redusere fysisk kontakt, men også har en rekke fordeler for selve organisasjonen.
Hvordan måler man produktiviteten til fjernarbeidere?
Når ansatte jobber hjemmefra, kan man lure på om de er disiplinerte nok til å få jobben gjort. Hvordan kan man vite om de bruker arbeidstiden fornuftig? Og er de egentlig mindre produktive når de jobber hjemmefra?
Før man begynner å lete etter svar, er det viktig å vise tillit til de ansatte, og la dem vite at du stoler på dem. Maura Thomas fra RegainYourTime understreker viktigheten av å stole på sine fjernarbeidere:
For å effektivt lede fjernarbeidere, må ledere ha en grunnleggende tillit til at folk jobber selv om de ikke fysisk er på kontoret, med mindre det finnes klare bevis for det motsatte. Det man trenger er datagrunnlag for å bekrefte eller avkrefte antagelser.
Derfor, selv om du ønsker å måle produktiviteten, er det viktig å stole på at de ansatte gjør sitt beste, med mindre data viser noe annet.
Denne artikkelen presenterer metoder, anbefalinger og verktøy som anerkjente selskaper benytter for å evaluere den verdien fjernarbeidere tilfører organisasjonen.
1. Fokuser på resultater fremfor innsats
Organisasjoner som er nye innen fjernarbeid er ofte vant til å observere sine ansatte i arbeid. For mange ledere kan «hjemme» bety «ikke jobb». Det er imidlertid viktig å huske på at en av hovedgrunnene til at ansatte foretrekker fjernarbeid, er fleksibiliteten og muligheten til å jobbe i eget tempo.
Kanskje er det nettopp dette tempoet som gir dem de beste resultatene?
Har du allerede ansatte som jobber eksternt? Her er noen nyttige verktøy for telekonferanser.
Forskning fra ZDNet viser at ansatte generelt er mer produktive og kommunikative når de jobber hjemmefra.
Når du leder et team av fjernarbeidere, er det bedre å fokusere mindre på å spore arbeidstimer, og heller konsentrere seg om resultatene. Uansett hvor mye du prøver, er det vanskelig å kontrollere hvordan ansatte bruker tiden sin, eller å fastslå nøyaktig hvor mye innsats de legger ned. Ved å være resultatorientert holder man fokuset på å oppnå målene innenfor gitte tidsfrister.
2. Verdsett interne tilbakemeldinger
En nyttig, men ofte oversett måte å vurdere produktiviteten til fjernarbeidere på, er å innføre en prosess for interne tilbakemeldinger. Ansatte bør fylle ut korte undersøkelser, der de gir sine ærlige meninger om sine kollegers innsats og holdning til jobben.
Man kan for eksempel be ansatte fylle ut et kort skjema der de svarer på noen få spørsmål om sine kolleger. Spørsmålene kan dreie seg om hva de mener er kollegaens sterke sider, og hvilke områder vedkommende kan forbedre.
3. Ta i bruk relevante verktøy
Ledelsen kan ikke evaluere produktiviteten til fjernarbeidere med manuelle metoder eller retningslinjer. Heldigvis finnes det et stort utvalg av programvare som kan gjøre fjernarbeidet så effektivt som mulig.
Her er noen av de mest nyttige verktøyene:
Teamwork
Teamwork tilbyr en omfattende plattform for kundearbeid som hjelper deg med å organisere, spore tid og sikre at prosjekter leveres i tide og innenfor budsjett. Plattformen kan brukes for å skalere kundeservice eller virksomheten generelt med prosjektstyringsfunksjonalitet.
Programvaren gir deg mulighet til å opprette prosjekter og oppgaver, legge til kommentarer og laste opp filer. Teamwork sentraliserer informasjonen på ett sted, og lar deg vise prosjekter i form av en tavle, et Gantt-diagram eller en oppgaveliste. Plattformen kan tilpasses dine preferanser og arbeidsflyt.
Teamwork tilbyr alle funksjonene som trengs for god prosjektstyring, som porteføljestyring, rapporteringsdashbord, tidsregistrering og arbeidsbelastningsadministrasjon. Fra dashbordene kan du sjekke prosjektets fremdrift og se hvilke oppgaver som gjenstår.
Du kan følge med på hvem som jobber med hvilken oppgave, og bruke tidssporingsfunksjonen for å måle tiden det tar å fullføre en oppgave. Plattformen gir også oversikt over teamets ressurser, slik at du kan se hvem som har kapasitet og hvem som kan ta på seg mer arbeid. Med denne oversikten kan du planlegge nye prosjekter uten å risikere overbelastning av de ansatte.
Integrer Teamwork med andre verktøy du bruker for å drive virksomheten. Du kan prøve Teamwork gratis i 30 dager, eller bruke gratisversjonen hvis du har et lite team. For større team kan du velge en plan som passer dine behov til $10 per måned per bruker.
Monday.com
Med Monday.com kan du jobbe uten begrensninger. Plattformen gir deg muligheten til å bygge, skalere og styre arbeidsflyten i team på ett enkelt sted. Monday.com hjelper deg også med å administrere prosjekter, markedsføring, salg og CRM, design og kreativitet, programvareutvikling, oppgaver, drift og mye mer.
Du kan enten bruke tilpassbare maler eller lage dine egne, slik at du enkelt kan begynne å bruke plattformen. Integrer Monday med de verktøyene du allerede bruker, som Facebook, Twitter, Shopify, Slack, LinkedIn, Dropbox, Calendly, Gmail og Excel.
Du kan også automatisere arbeidsflytene dine for å unngå menneskelige feil og bedre fokusere på oppgavene. Dataene kan vises som en kalender, kanban, tidslinje eller et kart.
Velg en plan som passer størrelsen på teamet ditt. For enkeltpersoner er det en gratisversjon med ubegrensede tavler, dokumenter, 200+ maler osv. For større team kan man velge en plan til $10 per sete per måned, med en gratis prøveperiode for å teste plattformen.
Trello
Trello er en av de mest populære løsningene for prosjektstyring. Verktøyet gir deg en visuell oversikt over prosjektene som er i gang, og hvem som jobber med dem. Trello har en rekke funksjoner som er nyttige for å evaluere innsatsen til fjernarbeidere.
På Trello-tavlen kan ledelsen se hva hver medarbeider jobber med til enhver tid. Kontinuerlig kommunikasjon og oppdateringer bidrar også til økt åpenhet i organisasjonen.
Zoom
Noen ganger er tekst ikke tilstrekkelig. Zoom har eksistert en stund, men har sett en betydelig økning i bruken under COVID-19-krisen. Programvaren er en utmerket løsning for videokonferanser, både for små og store team.
Andre alternativer til Zoom inkluderer Google Meet, Skype, Microsoft Teams, GoToMeeting osv. Videokonferanser bidrar til å viske ut skillet mellom den fysiske og virtuelle arbeidsplassen.
Google Dokumenter
Ved å bruke Google Dokumenter kan hele teamet få tilgang til dokumenter når som helst. Google Docs lar teammedlemmer velge hvilke oppgaver de vil jobbe med, og man kan sette estimerte tidsfrister for prosjektene.
Ledere kan vurdere ansatte som ofte fullfører oppdrag før de estimerte tidsfristene, som mer produktive. Google Workspace har mange flere nyttige funksjoner som bidrar til å evaluere produktiviteten til fjernansatte.
Slack
Slack er uten tvil et av de mest populære verktøyene for samarbeid. Med sine integrasjoner og apper, har Slack blitt et foretrukket kommunikasjonsverktøy for mange team. Mange organisasjoner ser på det som sitt virtuelle kontor.
Ved å logge inn på Slack kan du få umiddelbare oppdateringer fra fjernteam. Slack har også apper som automatisk genererer rapporter om forretningsaktivitet, for eksempel de nyeste anmeldelsene av produkter/tjenester, og nye e-postabonnenter.
Ovennevnte er kun noen av verktøyene som er nyttige når man jobber hjemmefra.
4. Sett klare mål og kommuniser dem jevnlig
Når du deler opp målene i mindre oppgaver, blir de lettere å spore, og mer motiverende for de ansatte. Resultatorienterte organisasjoner som ansetter fjernarbeidere, setter klare mål og tidsfrister, på samme måte som for ansatte som jobber på kontoret.
Ved hjelp av ulike målinger kan du få det beste ut av dine eksterne team. Hvilke målinger som er relevante, vil variere avhengig av virksomhetens art. Noen eksempler på produktivitetsmålinger for fjernarbeidere er:
- Antall salg
- Inntekter per teammedlem
- Antall kundeproblemer
- Gjennomsnittlig responstid
- Konverteringsfrekvens for potensielle kunder
- Kostnad per kunde (CAC)
- Omløpshastighet
- Avkastning på markedsføringsinvestering (ROMI)
Når fjernarbeidere vet at de vil bli holdt ansvarlige for arbeidet sitt, er det mer sannsynlig at de fokuserer på å utføre oppgavene sine.
5. Belønn prestasjoner
Det er viktig å ikke bare sette mål for fjernansatte, men også belønne dem når de når målene. Det vil direkte øke produktiviteten. Vi har tidligere nevnt hvordan Slack kan integreres med ulike apper. For eksempel kan Hey Taco! brukes for å feire fjernarbeideres suksesser.
Motivasjon er ofte en bekymring for ledere når de jobber med fjernansatte. En anerkjennelse av godt arbeid vil være et perfekt løft for moralen.
Avsluttende betraktninger
Det er viktig å holde et øye med fjernarbeidere, og det er viktig for å sikre god avkastning på investeringen. Det er en fin måte å verdsette deres innsats og oppmuntre til utvikling i organisasjonen.
Produktivitetsvurdering er en kontinuerlig prosess som bidrar til å holde fjernansatte engasjert. Det viktigste er at det også lar de ansatte evaluere seg selv og strebe etter samme produktivitet som sine kolleger.