Enten det gjelder jobbreiser eller skattespørsmål, kan det hende du på et tidspunkt må fylle ut et utgiftsdokument. Om du ikke har en bedrift eller konsulent som stiller med en mal, kan du enkelt lage en ved hjelp av en mal i Word.
Oppsett av et utgiftsdokument
Det å levere en utgiftsrapport er en vesentlig del av enhver forretningsreise. Selv om hvert enkelt selskap kan ha egne regler for refusjon, vil den generelle strukturen i skjemaet, og elementene det inneholder, være ganske like uansett hvor du befinner deg.
Dersom du skal fylle ut et utgiftsdokument for din bedrift, bør du først sjekke om de har noen retningslinjer du må følge, eller en mal du skal bruke.
Dersom du trenger å lage ditt eget utgiftsdokument, tilbyr Word en utmerket mal som et godt utgangspunkt. Selv om den kanskje ikke dekker alle dine behov, er det et fint sted å starte.
Start med å åpne Word. Klikk deretter på «Ny» som du finner på venstre side av startbildet.
I søkefeltet skriver du inn «utgift».
Trykk «Enter» for å se de tilgjengelige malene, og klikk deretter på det ønskede resultatet.
Et nytt vindu vil dukke opp med malens navn og beskrivelse, samt en forhåndsvisning av malen. Klikk «Opprett.»
Nå vises den nye malen for utgiftsdokumentet. Ta en gjennomgang av malen og gjør de nødvendige endringene. Kontroller at fargene og typografien stemmer overens med bedriftens visuelle profil.
Når du har gjort de ønskede endringene, kan du lagre malen og bruke den når du skal registrere utgifter. Det er lurt å notere ned alle utgifter fortløpende istedenfor å vente til reisen er ferdig, da det kan være lett å glemme utgifter man har hatt tidligere.
Her er de vanligste utgiftspostene som folk vanligvis fører:
Hotell
Transport (inkluderer flybilletter, kollektivtransport, leiebil og noen ganger kilometergodtgjørelse)
Drivstoff
Måltider
Telefon (Mange selskaper forlanger at du kjøper et lokalt SIM-kort, mens andre er villige til å dekke roamingkostnader)
Underholdning (Dette er en post som ofte refunderes med en viss begrensning. Det kan være lurt å få godkjenning før man spanderer en tur på kundene. Hvis ikke, bør man være forsiktig så man ikke overdriver, da det kan skape problemer med bedriften.)
Diverse
Som en god tommelfingerregel er det alltid best å innhente forhåndsgodkjenning på utgifter før du reiser, for å unngå konflikter rundt refusjon i etterkant. Du bør også være oppmerksom på selskapets kostnadsgrenser basert på forskjellige lokasjoner. De fleste selskaper har høyere utgiftsgrenser hvis du reiser til et sted hvor det generelt er dyrere.
Sørg for at du tar vare på alle kvitteringer, dokumenterer alle utgifter og fyller ut utgiftsrapporten. Da er du klar!