Enten for forretningsreiser eller skatter, kan det hende du må fylle ut et utgiftsskjema på et tidspunkt. Hvis du ikke tilfeldigvis har et firma eller en konsulent som gir deg en mal, kan du lage en ved å bruke en mal fra Word.
Sette opp et utgiftsskjema
Innlevering av en utgiftsrapport er en nødvendig del av enhver forretningsreise. Selv om hvert selskap kan ha sine egne regler å følge når det gjelder refusjon, vil den generelle strukturen til skjemaet (og elementene i det) forbli ganske konsekvent uansett hvor du er.
Hvis du fyller ut et utgiftsskjema for din bedrift, finn først ut om de har retningslinjer du bør følge eller en mal du bør bruke.
Hvis du trenger å lage ditt eget utgiftsskjema, gir Word en ganske fin mal for å komme i gang. Selv om det kanskje ikke akkurat oppfyller kravene dine, er det et godt sted å begynne.
Først åpner du Word. Klikk på «Ny» på venstre side av splash-boksen.
Søk etter «utgift» i søkefeltet.
Trykk «Enter» for å vise den tilgjengelige malen og klikk deretter på resultatet.
Et nytt vindu vises som gir deg malnavnet og beskrivelsen sammen med en forhåndsvisning av malen. Klikk «Opprett.»
Din nye utgiftsskjemamal vil vises. Ta en titt på den og rediger de nødvendige delene. Sørg for at fargene og typografien samsvarer med bedriftens visuelle retningslinjer.
Når du har gjort de riktige endringene, kan du lagre malen til du er klar til å spore utgiftene dine. Det er sannsynligvis en god idé å registrere alt mens du går i stedet for å vente til turen er over og gjøre alt på en gang, siden det er lett å glemme noe du kanskje har kjøpt flere dager før.
Her er de vanligste utgiftspostene folk vanligvis sporer:
Hotell
Transport (dette inkluderer flybillett, offentlig transport og leieavgifter og noen ganger kjørelengde)
Brensel
Måltider
Telefon (Mange selskaper krever at du kjøper et SIM-kort for lokal kommunikasjon, mens andre kan ha det greit med å betale roaming-avgifter)
Underholdning (Dette faller inn i kategorien «rimelig refusjon». Det er sannsynligvis en god idé å få forhåndsgodkjenning før du tar kundene dine ut for en god stund. Hvis du ikke gjør det, så sørg for at du ikke går over bord som det kanskje by på problemer med bedriften din.)
Diverse
Som en regel for god praksis er det alltid best å få forhåndsgodkjenning på utgifter før du reiser for å unngå konflikt om refusjon etter at du allerede har brukt pengene. Vær også oppmerksom på selskapets kostnadsgrense basert på forskjellige lokasjoner. De fleste selskaper vil gi økte utgiftsgrenser hvis du reiser til et sted hvor ting er dyrere.
Sørg for at du holder tritt med alle kvitteringene dine, dokumenter alle utgiftene dine, fyll ut utgiftsrapporten, så er du klar!