Ved utsendelse av e-post til en kontaktgruppe i Outlook, tidligere kalt distribusjonsliste, kan det være ønskelig å holde e-postadressene skjult for mottakerne. Dette er en enkel måte å ivareta personvernet.
Hva er en kontaktgruppe?
I Office 365 (O365), Microsofts abonnementstjeneste for Office, har to typer grupper erstattet de tradisjonelle distribusjonslistene:
O365-grupper: Disse er designet for aktivt samarbeid mellom medlemmer, og inkluderer en delt innboks, kalender, fillagring, Planner og OneNote. De egner seg godt for små prosjektteam eller organisering av aktiviteter hvor samarbeid er viktig.
Kontaktgrupper: Disse er lister med e-postadresser samlet i en gruppe. Istedenfor å legge til hver adresse individuelt, kan man sende e-post til gruppenavnet, og alle i gruppen blir inkludert som mottakere. Dette ligner distribusjonslister, men med en viktig forskjell: Distribusjonslister (og O365-grupper) vises som standard i organisasjonens globale adressebok, slik at alle kan se dem. Kontaktgrupper er derimot personlige.
Dersom du ikke bruker O365, men en frittstående versjon av Office uten nettbaserte apper, kan du fortsatt ha distribusjonslister tilgjengelig. Fremgangsmåten for å skjule mottakernes navn er den samme, enten det er en kontaktgruppe eller en distribusjonsliste.
Hvorfor skjule navnene i en kontaktgruppe?
Noen ganger handler det om høflighet. Selv om venner aksepterer å bli kontaktet via e-post, ønsker de kanskje ikke at kontaktinformasjonen deres skal deles med alle som mottar masseutsendelser.
Databeskyttelse og samsvarskrav er også gode grunner for å skjule e-postadresser. Hvis du håndterer sensitiv informasjon, spesielt økonomisk eller medisinsk, er du sannsynligvis pålagt å holde folks identitet privat.
E-postadresser kobles ofte lett til enkeltpersoner og regnes som «personlig identifiserbar informasjon» under både HIPAA i USA og GDPR i Europa. Ved utsendelse til for eksempel en støttegruppe, bør du unngå å dele mottakernes kontaktinformasjon.
Hvordan skjuler man navnene i en kontaktgruppe?
Det er enkelt å skjule navnene ved å bruke BCC-feltet når du skriver e-posten.
BCC står for blindkopi. CC (kopi) brukes for å inkludere noen som ikke er hovedmottakeren. BCC fungerer på samme måte, men BCC-mottakere ser bare avsenderens navn og navnet i «Til»-feltet.
Personer på blindkopi ser heller ikke om andre er kopiert og får ikke svar dersom noen trykker «Svar alle».
BCC-feltet er ikke synlig som standard. For å få tilgang, åpne en ny e-post i Outlook og klikk på «Alternativer» > «BCC».
Dette vil vise BCC-feltet i e-posten.
Dette trenger du kun å gjøre en gang. I fremtiden vil BCC-feltet vises i alle e-poster. Hvis du ønsker å skjule BCC-feltet, klikker du på «Alternativer» > «BCC» igjen.
Skriv nå inn ditt eget navn i «Til»-feltet og kontaktgruppen i «BCC»-feltet.
Alle i kontaktgruppen vil motta e-posten, men de vil kun se avsenderen (deg) og personen i «Til»-feltet (også deg).
Første gang du gjør dette, kan det være lurt å inkludere en forklaring i e-posten om at du bruker BCC for å ivareta personvernet. Dette vil forhindre at de mindre teknisk kyndige mottakerne lurer på hvorfor de mottar en e-post som ser ut som den er sendt fra deg til deg selv!