Et grundig arbeidsdokument hjelper deg med å unngå spekulasjoner og misforståelser i et prosjekt, og sikrer at det holder seg på rett spor når du samarbeider med eksterne kunder.
I dag jobber bedrifter med flere parter for å fullføre et prosjekt. Slikt samarbeid krever et profesjonelt dokument som bedriftene kan referere til senere dersom eksterne samarbeidspartnere ikke leverer i henhold til avtalte spesifikasjoner.
Et slikt forretningsdokument er et arbeidsomfang. Du trenger det når du tar på deg prosjekter fra andre eller samarbeider med tredjeparter.
Les videre for å lære hvordan du skriver et tydelig og lettfattelig arbeidsomfangsdokument. Du vil også utforske nettbaserte ressurser som tilbyr forskjellige maler og skjemabaserte verktøy.
Introduksjon
Arbeidsomfang, også kjent som SoW-dokument, er en detaljert beskrivelse av grunnlaget for et prosjekt. Mange anser det også som en skriftlig avtale mellom deg selv og andre interessenter i et prosjekt, inkludert agenter, tjenesteleverandører og underleverandører.
Dokumentet forklarer vanligvis hvordan hver oppgave eller fase i et prosjekt skal fullføres, hvilke leveranser som forventes, betalingsplaner og prosesser. Dette gjør at frilansere eller team kan beskrive klart og konsist hva interessentene kan forvente av et prosjekt.
I tilfelle misforståelser fungerer dette som en referanse for alle parter. Alle vet hva som må gjøres for å få prosjektet til å fungere for begge. Et SoW-dokument er også et viktig verktøy for effektiv kommunikasjon. Mangel på dette kan føre til at et prosjekt mislykkes og skader relasjonen mellom kunde og interessenter.
Viktige komponenter
Avhengig av prosjekttypen og bransjen vil dokumentet variere. Likevel er det vanlige elementer som bør inkluderes i nesten alle SoW for å sikre åpenhet.
Nøkkelinformasjon
Hvert SoW-dokument må inneholde grunnleggende detaljer om prosjektet, slik at leserne raskt forstår hva det dreier seg om. Inkluder prosjektets navn, forfatterens navn, klientens navn, dato og annen relevant informasjon.
Prosjektmål
Det er alltid nyttig å legge til en kort prosjektbeskrivelse i SoW. Sørg for å inkludere prosjektets bakgrunn, mål, problemstilling og involverte personer, men vær konsis.
Beskrivelse av varer og tjenester som en liste
Nå kommer vi til den mest avgjørende delen av dette dokumentet – varene og tjenestene som skal leveres eller utføres innenfor prosjektets rammer.
Det er best å dele opp leveransene i mindre deler og liste dem opp som oppgaver og underoppgaver. Enten det er et frilansprosjekt eller et teamprosjekt, presenter oppgavene i en tabell sammen med estimerte fullføringsdatoer og kontaktpersoner.
Prosjektleveranser
Det er kanskje ikke nødvendig for alle SoW-dokumenter, men det er fordelaktig å nevne hva kunden vil motta når prosjektet er ferdigstilt. Dermed vet de hva de kan forvente av deg og teamet ditt.
Prosjekttid
Tid spiller en avgjørende rolle i alle prosjekter; derfor må du inkludere tidsrammen for gjennomføring. Oppgi når arbeidet skal starte og når det skal være ferdig. Ikke glem å nevne milepæler eller mål som skal nås underveis.
En liste over ting som ikke er inkludert
En annen valgfri komponent i SoW-dokumentet som kan løfte det til neste nivå, er å inkludere alt som ikke er en del av prosjektet, men som kunder kanskje forventer at du skal gjøre. Dette skaper klarhet og bidrar til å unngå misforståelser.
Protokoll for endringer
Når SoW opprettes før et prosjekt starter, kan det senere oppstå behov for å gjøre endringer i prosjektomfanget som er beskrevet i dokumentet. Av denne grunn må du legge til en protokoll for hvordan endringer kan foretas.
Betalingsbetingelser
Alle betalte prosjekter bør inneholde en seksjon der du beskriver prosjektkostnaden og betalingsmåtene. Hvis prosjektet krever at du investerer i varer, arbeidskraft, infrastruktur eller andre faste kostnader, må dette inkluderes her. Nevn også betalingsplaner, milepælsbetalinger og andre detaljer i SoW-dokumentet.
Vilkår og betingelser
Alle vilkår og betingelser for prosjektet må inkluderes i denne seksjonen. Her kan du også forklare begreper som brukes i SoW, og eventuelle forhold som ikke er avklart tidligere.
Godkjennelse
Til slutt, legg til en seksjon som vil gjøre dette til en juridisk bindende avtale. Her inkluderes kundens signatur og plass for underskriftene til andre interessenter.
Bruksområder
Alle prosjektoppdragsavtaler mellom en klient og en ekstern samarbeidspartner bør inngås gjennom et SoW-dokument. Nedenfor finner du noen eksempler på bruk av arbeidsomfangsdokumenter og maler i praksis:
#1. Bygningsarkitektoniske arbeider
Siden arkitektonisk arbeid for næringsbygg og privatbygg innebærer betydelige utgifter, risiko og tidsinvesteringer, må du bruke et standard SoW-dokument som de fleste byggefirmaer benytter seg av.
Malen nedenfor er et standardisert SoW-dokument som inkluderer alle viktige komponenter som prosjektdefinisjon, klient- og prosjektinformasjon, valg av arkitekt, tidslinje for prosjektet, godkjenningskrav, overordnede mål osv.
Last ned: Arkitektonisk mal for gratis MS Word/Google Docs
#2. Innvendig og utvendig renovering
Ulike interiørdesignbyråer og entreprenører bruker dette SoW-dokumentet for å formalisere avtaler om renovering av private eller kommersielle prosjekter. Hvis du er ny i dette feltet og ikke er sikker på hvordan du oppretter en, kan du bruke en mal.
Følgende SoW-dokumentmal er utviklet i tråd med behovene til amerikanske hovedentreprenører for renovering av kommersielle bygninger eller boliger. Den inneholder alt «in-scope» innhold for renoveringsarbeidet. Du kan legge til eller slette innhold avhengig av prosjektet du jobber med.
Last ned: Renoveringsmal for gratis MS Word/Google Docs
#3. Landskapsprosjekter for bolig og næring
Landskapsprosjekter innebærer mye fysisk arbeid og profesjonell presentasjon. SoW-dokumentet er en mulighet til å vise frem din kreativitet og designsmak, slik at kunden får et ekstra argument for å ansette ditt byrå.
Denne SoW-malen for landskapsarbeid består av bildeblokker der du kan plassere en merkevarelogo, fargepaletter, ikoner og arbeidseksempler. Det er en ekstra blank side der du kan skrive mer innhold. For hver side kan du endre eksemplet på landskapsbilde.
Last ned: Landskaps SoW-mal for gratis MS Word/Google Docs
#4. Markedsføring i sosiale medier
Å hjelpe bedrifter med annonser og markedsføringskampanjer i sosiale medier er lønnsomt. Ulike frilansere og digitale markedsføringsbyråer er engasjert i dette. Hvis du også er i denne bransjen, kan et SoW-dokument hjelpe deg på lang sikt.
Nedenfor finner du en organisert og profesjonell SoW-mal for markedsføring i sosiale medier som byråer og frilansere kan bruke kommersielt. Den inneholder de nødvendige SoW-dokumentkomponentene, som kundedetaljer, prosjektbeskrivelser, kampanjedetaljer, nøkkelleveranser, kampanjetabeller osv.
Last ned: SoW-mal for markedsføring i sosiale medier for gratis MS Word/Google Docs
#5. Offentlige kontrakter
Et SoW-dokument er svært nødvendig for kontraktsmessige arbeider som kan innhentes fra føderale, statlige og kommunale myndigheter. Du vil også finne at arbeidsomfangsdokumentene er de mest omfattende når det gjelder innhold og omfang.
Her finner du et eksempel på en SoW-mal for statlige kontraktsprosjekter. Den lar deg legge til byrålogoen din og annet SoW-innhold som organisasjonsnavn, prosjektnavn, forfatterdetaljer, prosjektbakgrunn og mål, prosjektbeskrivelse, tidsplan, leverandørkostnadsforslag osv.
Det kan hende du må legge til eller ekskludere innhold avhengig av det offentlige kontraktsprosjektet du er interessert i. Gå gjennom prosjektkravene for et SoW-dokumentformat før du sender inn det endelige utkastet.
Last ned: SoW-mal for offentlige kontrakter for gratis MS Word/Google Docs
Ting du BØR gjøre når du skriver et SOW-dokument ✔
- Inkluder tydelige detaljer om jobben, betaling, ressurser, tidsfrister, milepæler osv.
- Legg til visuelle elementer som bilder av sluttproduktet eller tjenesten du forventer, grafer, diagrammer, tabeller osv.
- Hvis dokumentet inneholder bransjesjargong, sørg for at både du og den andre parten definerer disse før prosjektet starter.
- Hvis det er et langsiktig prosjekt med mange komplekse leveranser som er tidsavhengige, bør du inkludere en tidsplan for gjennomgang av SoW med månedlige eller kvartalsvise intervaller.
- Dokumentet bør også inneholde definisjoner på hva som er prosjektsuksess. Når du fullfører prosjektet, kan kunden enkelt gjennomgå suksessdefinisjonene, og det vil ikke være rom for unødvendige gjennomganger og ekstraarbeid.
- Hold SoW skarp, konsis og kort. Ikke bruk unødvendig fyllstoff for å forlenge dokumentet.
- Utvikle dokumentet i samarbeid med eksterne og interne interessenter. Interne interessenter vil være prosjektteamet ditt, mens eksterne interessenter vil være kunden og tredjepartsleverandører.
- Oppgi tjenester som ikke er inkludert i prosjektet, som hosting etter nettsideutvikling, apppublisering etter apputvikling osv., med mindre kunden betaler for disse tjenestene.
La oss nå se på hva du IKKE bør gjøre når du skriver et arbeidsomfangsdokument (SOW).
Ting du IKKE bør gjøre når du skriver et SOW-dokument ❌
- Ikke nøl med å bruke SoW-dokumentmaler og eksempler for et relevant prosjekt når du lager ditt eget. Dette vil spare tid og krefter.
- Ikke ta med vagt og tvetydig innhold i dokumentet som underleverandører, leverandører og andre tredjeparter kan utnytte til sin fordel og påføre deg økonomisk skade.
- Ikke forhast utarbeidelsesprosessen for et arbeidsomfangsdokument. Sett deg ned med samarbeidspartnerne dine og planlegg dokumentet nøye ved å inkludere alle definisjoner, milepæler, begrensninger, budsjett osv.
- Ikke glem å tydelig definere leveranser i prosjektet som er «utenfor omfang» og «innenfor omfang».
- Ikke glem å inkludere profesjonell opplæring i dokumentet sammen med kostnadene hvis prosjektet krever det.
- Noen SoW-dokumenter mangler en trinnvis arbeidsflyt for hvordan kunden skal godkjenne leveranser, slik at de kan erklære prosjektet som fullført. Pass på at du ikke gjør denne feilen. Inkluder forhåndsgodkjente trinn som definerer prosjektet som fullført i henhold til oppstartsvilkårene.
- Langsiktige prosjekter kan kreve avvik, endringer i omfang og leveranser osv. Ikke glem å nevne slike muligheter i SoW-dokumentet.
Sjekk ut de gratis malressursene for SOW-dokumenter.
Gratis malressurser
Smartsheet
På Smartsheet kan brukere finne en rekke gratis arbeidsmaler til personlig bruk. Malene er tilgjengelige i Adobe PDF, Microsoft Word, Microsoft Excel, Google Docs og Google Sheets.
Digital markedsføring, kommersiell bygging, programvareutvikling, interiørdesign, webdesign og ombygging er noen av de populære bransjene der du kan bruke malene fra denne plattformen.
Malarkiv
Malarkiv er en annen nettside der du kan finne gratis ressurser for å lage arbeidsomfangsdokumenter. Malene er tilgjengelige i forskjellige design og formater, slik at du kan velge etter merket eller prosjektet ditt. Dessuten kan du enkelt laste ned og redigere disse for å skape et unikt SoW-dokument.
FormSwift
FormSwift lar deg lage et arbeidsomfangsdokument for ditt neste prosjektforslag på to måter. Først kan du laste ned en generell mal i Microsoft Word eller Adobe PDF fra nettsiden. Deretter kan du fylle ut de tomme feltene for å lage et tilpasset SoW-dokument.
For det andre kan du bruke en guidet SoW-bygger, der du skriver inn relevante detaljer og byggeren lager dokumentet for deg. Det tar omtrent 20 minutter å lage dokumentet online på denne plattformen.
Siste ord
Nå har du lært om arbeidsomfangsdokumentet, dets komponenter, og hva du må og ikke må gjøre for å lage et profesjonelt SoW-dokument som kunden din vil sette pris på. Du har også utforsket noen bruksområder der du kan bruke SoW-dokumenter.
For å hjelpe deg videre har denne artikkelen skissert noen online byggeverktøy for arbeidsomfangsdokumenter og malbiblioteker. Du kan lage et SoW-dokument online ved å bruke en av plattformene ovenfor, enten ved å følge en trinnvis veiledning eller laste ned og tilpasse en mal.
Du kan også være interessert i de beste verktøyene for e-signaturdokumenter som arbeidsomfang eller arbeidsordrer.