I en verden som i økende grad er drevet av data, blir nå begreper som effektivitet og resultater, som tidligere var mer individuelle vurderinger, definert gjennom analyse av store mengder data.
I dag er det relativt enkelt å vurdere både virksomhetens og de ansattes prestasjoner ved hjelp av forskjellige KPI-målinger og KRA-indikatorer.
Denne artikkelen vil utforske alt som er viktig å vite om KPI-er og KRA-er, inkludert definisjoner, eksempler og en sammenligning mellom KRA og KPI.
Hvordan henger KRA og KPI sammen med næringslivet?
I løpet av tredje kvartal 2021 ble det etablert over 356 000 nye selskaper i USA. Det tilsvarer hele 3 869 registrerte selskaper per dag.
Å opprettholde driften i det moderne, konkurransepregede og raskt endrende næringslivet kan være en stor utfordring.
Hva som er enda mer utfordrende? Hvis man mangler de rette målingene for å evaluere vekst, risikerer bedriften å bli en del av de 50 % av oppstartsbedriftene som mislykkes i løpet av de første fem årene.
For å måle fremdrift er KPI-er og KRA-er to viktige beregninger som hjelper bedriftseiere å analysere virksomhetens suksess.
Du lurer kanskje på: Hva er egentlig KPI-er og KRA-er?
KRA står for Nøkkelresultatområder, mens KPI-er refererer til Nøkkelytelsesindikatorer.
Disse begrepene er imidlertid mer enn bare forkortelser. De fungerer som drivkraften for virksomheten, uavhengig av størrelse, og hjelper den å navigere gjennom utfordringer.
La oss undersøke begge disse viktige målingene, med utgangspunkt i KPI-er.
Alt du bør vite om KPI
Hva er en KPI?
Nøkkelytelsesindikatorer (KPI-er) er et sett med kvantifiserbare målinger som benyttes for å evaluere et selskaps resultater over en gitt tidsperiode.
Det finnes både langsiktige KPI-er, som fokuserer på organisasjonens overordnede forretningsmål, og kortsiktige KPI-er, som er rettet mot spesifikke individer eller avdelinger.
KPI-er bidrar til strategisk vekst innenfor alle områder av virksomheten, inkludert HR, økonomi, markedsføring og salg.
Typer KPI-er
Nøkkelytelsesindikatorer varierer i form for å imøtekomme ulike forretningsmål. Noen benyttes ofte til å beregne månedlig fremgang, mens andre er mer relevante for å vurdere langsiktig suksess.
Til tross for variasjonene er det et felles mål: å måle strategiske mål. La oss se nærmere på de ulike typene KPI-er.
#1. Strategiske KPI-er
Strategiske nøkkelindikatorer brukes til å analysere hvordan organisasjonen presterer over tid, og spiller en viktig rolle i vurderingen av langsiktige forretningsmål.
Eksempler: Avkastning på investering (ROI), årlig omsetning, markedsandel, etc.
#2. Operasjonelle KPI-er
Operasjonelle KPI-er måler effektiviteten, kvaliteten og konsistensen i den daglige driften. De måler kortsiktige mål, primært knyttet til organisatoriske prosesser og effektivitet.
Eksempler: månedlig salg, gjennomsnittlige månedlige transportkostnader, salg per region, kostnad per kjøp (CPA).
#3. Etterslepende og ledende KPI-er
Etterslepende KPI-er sporer resultater av oppgaver som allerede er gjennomført. Ledere bruker dette for å evaluere oppnåelsen av et spesifikt mål over en tidsperiode.
Eksempler: Måling av nettsidetrafikk, antall deltakere på et arrangement og inntekter generert via et program eller en kampanje.
Ledende KPI-er hjelper på den annen side med å forutsi resultater eller en virksomhets fremtidige tilstand.
For eksempel kan bedrifter bruke indikatorer som jobbvekst, interesse for nye markeder eller arbeidsledighet for å forutsi ulike utfall for organisasjonen.
Hva menes med kvalitative og kvantitative KPI-er?
Kvalitative KPI-er har en «beskrivende egenskap», ofte en mening eller en karakteristikk. De er mye brukt for å måle kunde- eller medarbeidertilfredshet gjennom undersøkelser.
Selve undersøkelsen er imidlertid av kvalitativ karakter, og målingene er basert på individuelle meninger og tolkninger.
Kvantitative KPI-er, derimot, har målbare egenskaper. De er tallbaserte, som antall solgte varer, månedlig salg, antall kursdeltakere, eller antall behandlede henvendelser. Disse er de mest populære og brukte ytelsesindikatorene.
Begge har sin egen måleenhet.
Nøkkelytelsesindikatorer som er relevante for alle organisasjoner
Selv om ulike indikatorer kan brukes for å måle en bedrifts prestasjoner, har vi listet opp fem nøkkelindikatorer som er relevante for alle organisasjoner.
- Inntektsvekst: Det er essensielt å spore og overvåke inntektsveksten. Det gir innsikt i bedriftens bærekraft og fremtidige utvikling.
- Inntektsstrømmer: Overvåking av resultatene fra hver inntektsstrøm, som inntekt per kunde, inntekt per salg og andre viktige kilder, gir et nøyaktig bilde av veksten.
- Lønnsomhet over tid: Uten denne KPI-en opererer bedriften i blinde. Den gjør det mulig å måle inntekter og utgifter over tid, beregne det samlede overskuddet (og vurdere om det er tilstrekkelig for å overleve), og dermed identifisere behov for kostnadsreduksjoner.
- Kundetilfredshet: Enkelt sagt, organisasjonen din vil ikke overleve uten kunder. Enten det er en profitt- eller en ideell organisasjon, må alle sørge for at de leverer verdi til kundene.
- Arbeidskapital refererer til de midlene som kreves for å gjennomføre den daglige driften. Ved å spore denne beregningen, sikrer man at organisasjonen er tilstrekkelig finansiert og kan opprettholde driften.
Hvordan utvikle KPI-er?
Det kan være overveldende å navigere gjennom store mengder rådata og velge de riktige målingene.
Det er imidlertid fornuftig å fokusere på de viktigste ytelsesindikatorene for å nå de ønskede forretningsmålene. Her er noen viktige punkter å vurdere når du utvikler KPI-er.
#1. Definer bruken av KPI-er
Snakk med underordnede eller ledere som er direkte eller indirekte involvert i prosessen. Spør hva de ønsker å oppnå i løpet av en bestemt tidsperiode, og hvordan de planlegger å oppnå det. Dette vil hjelpe deg med å definere verdifulle og pålitelige KPI-er.
#2. Koble KPI-ene til forretningsmålene
Dersom KPI-ene ikke er i tråd med de overordnede forretningsmålene, kan det være at man beveger seg i feil retning.
Uansett om KPI-er brukes for spesifikke operasjoner eller kampanjer, må de være koblet til forretningsmålene.
Tross alt er alle operasjoner knyttet til selskapets langsiktige visjon. Det gjelder også for KPI-ene dine.
#3. Formuler SMART-e KPI-er
I næringslivet står SMART for spesifikke, målbare, oppnåelige, relevante og tidsbestemte.
Et eksempel: «Øk salget med 20 % innen utgangen av dette regnskapsåret, og reduser kundefrafallet med 5 % i løpet av 5 måneder.»
#4. Vær tydelig og presis
KPI-er er basert på rådata, og derfor er datakompetanse viktig.
Alle i organisasjonen bør forstå hva KPI-er er, hvordan man jobber med data, og hvordan man tar datadrevne beslutninger som positivt påvirker de overordnede forretningsmålene.
#5. Unngå KPI-overbelastning
Selv om man har tilgang til mye rådata, betyr det ikke at man skal utforske alle tenkelige KPI-er.
KPI-er skal brukes for å måle de viktigste målene. Unngå å måle irrelevante KPI-er for å opprettholde klare planer og målestokker for virksomheten.
Hva er SMART-mål?
SMART i «smarte mål» står for spesifikke, målbare, oppnåelige, relevante og tidsbestemte. Disse parameterne sikrer at målene er basert på realistiske forventninger og kan nås innen en gitt tid. Ved å formulere SMART-mål unngår man gjetting, setter en klar tidslinje, gjør målene målbare, og oppnår bedre resultater.
Nå som du vet mye om KPI-er, la oss se på KRA-er.
Alt du bør vite om KRA
Hva er KRA?
Nøkkelansvarsområde eller nøkkelresultatområde refererer til en kort liste over målbare mål for de ansatte i en organisasjon.
Hver enkelt ansattes KRA-er varierer basert på stillingsprofil, erfaring og forventninger. Eksempler:
- KRA for en salgssjef kan være totalt salgsvolum i et kvartal
- KRA for en HR-leder kan være knyttet til avgang og medarbeidertilfredshet
- KRA for en økonomiansvarlig kan være kostnadsreduksjon og regnskap
KRA-er hjelper de ansatte å forstå hva som forventes av dem og oppmuntrer dem til å jobbe mot et bestemt mål.
Hvorfor er nøkkelresultatområder (KRA-er) viktige for bedrifter?
Pareto-prinsippet sier at 80 % av konsekvensene kommer fra 20 % av årsakene.
Bruker man dette prinsippet i forretningssammenheng, vil 80 % av verdien av arbeidet komme fra 20 % av arbeidet utført av deg og dine ansatte.
Derfor er det viktig å forstå og identifisere hvilke resultater som forventes fra hver enkelt ansatt, det vil si de 20 % av arbeidet.
Når du har identifisert nøkkelresultatområdene, kan disse bidra til å sikre langsiktig suksess ved å synkronisere de ansattes innsats med bedriftens strategiske mål.
I tillegg har fastsettelse av KRA-er mange andre positive virkninger for organisasjonen:
- Ansatte jobber på en mer strukturert måte
- Oppgaver administreres og prestasjoner spores
- De ansattes produktivitet øker
- Resultatene måles regelmessig
- Ensartethet med selskapets mål sikres
Utfordringer med å identifisere, forstå og bruke KRA-er
Selv om det ikke er rakettvitenskap å utvikle gode KRA-er, kan det oppstå problemer på grunn av vanlige hindringer.
- Manglende klarhet: KRA-er er en prosess som involverer to parter – den ansatte og arbeidsgiveren. Dette kan noen ganger skape forvirring om hvilke oppgaver og resultater de ansatte skal fokusere på.
- Distraksjoner: Folk blir ofte distrahert av oppgaver som virker viktige på kort sikt, men som i realiteten bidrar lite til organisasjonens overordnede suksess.
- Delegering av arbeid: Ledere som fastsetter KRA-er for underordnede, dikterer ofte ansvaret i stedet for å diskutere det med de underordnede for å innhente deres innspill. En slik tilnærming er ofte lite effektiv.
Hvordan identifisere nøkkelansvarsområder?
Det finnes ikke en universell tilnærming til definering av nøkkelansvarsområder. Det varierer avhengig av organisasjoner, avdelinger og ansatte. Derfor er det viktig å identifisere KRA-er som er relevante, og jobbe i tråd med disse.
Her er noen parametere som er viktige å huske på når man identifiserer KRA-er:
#1. Organisatoriske mål
Før man tildeler arbeid og ansvar, er det avgjørende å forstå virksomheten og dens visjon.
Sørg for at kandidatene er godt informert om hva de skal jobbe med, og hvordan deres innsats vil bidra til organisasjonens langsiktige mål.
Det er også fordelaktig å la de ansatte selv komme med forslag til viktige ansvarsområder (man kan alltid supplere med de KPI-ene man selv anser som relevante).
Dette bidrar til at de ansatte føler mer eierskap til ansvaret sitt, og vil motivere dem til å jobbe hardere, samtidig som de leverer fremragende resultater.
#2. Utdanningskvalifikasjoner
En annen viktig faktor å vurdere er den ansattes eller kandidatens akademiske bakgrunn.
Ikke alle har det samme potensialet, og det er ikke sikkert at alle vil levere de samme resultatene.
Derfor er det viktig å vurdere kandidatenes utdanningsnivå, tidligere erfaring, ferdigheter og interesser før man tildeler sentrale ansvarsområder.
Når man har undersøkt dette, er det enklere å avgjøre hvilken profil som passer best, og hvilke nøkkelansvarsområder som er mest relevante.
Bonustips: Å anerkjenne ansattes styrker og inkorporere disse i deres KRA-er vil øke moralen og motivere dem til å yte sitt beste.
#3. Vilje til å akseptere KRA-er
Til tross for at man vurderer de organisatoriske målene og evaluerer kandidatenes utdanningskvalifikasjoner, er det viktig at de ansatte forstår og aksepterer sine KRA-er villig.
Når en ansatt aksepterer sine ansvarsområder, vil dette bidra til at vedkommende presterer bedre i organisasjonen. Det er imidlertid viktig å huske at muntlig kommunikasjon mangler den nødvendige autentisiteten og lovkraften.
Derfor bør man sørge for at alt ansvar som diskuteres med en ansatt, er grundig dokumentert.
KRA vs. KPI: Hva er forskjellen?
KRA og KPI er to sentrale beregninger som hjelper deg med å vurdere om organisasjonen beveger seg i riktig retning.
Det er åpenbart at begge målingene er avhengige av hverandre. La oss se nærmere på den grunnleggende forskjellen mellom KRA-er og KPI-er.
Grunnleggende forskjell
KRA-er fokuserer på et sett med forventninger som er definert for de ansatte. De beskriver detaljert alle tildelte oppgaver og hva som forventes av disse oppgavene i løpet av et regnskapsår.
KPI-er brukes til å måle fremdrift og prestasjon for disse KRA-ene, i forhold til organisasjonens mål.
Nøkkelytelsesindikatorer måler prestasjonen til nøkkelresultatområder som er definert for individuelle ansatte eller avdelinger, og avgjør om organisasjonen er på vei mot sine mål.
La oss ta et eksempel: En HR-ansatt skal ansette salgsledere i løpet av en måned. Her er KRA og KPI-er som er relevante for denne oppgaven:
Mål: Å ansette 10 salgsledere i løpet av en måned
KRA: Rekruttering og onboarding av ledere
KPI: Antall ansatte ledere.
Håper dette gjør det enklere å skille mellom KPI-er og KRA-er. Vi vil se på flere eksempler senere i artikkelen.
Roller
Nøkkelresultatområder spiller en viktig rolle for å forstå hvor godt organisasjonen, dens avdelinger eller ansatte har oppnådd sine overordnede mål.
Det er et rammeverk som beskriver omfanget av produktene eller tjenestene som tilbys av organisasjonen.
Nøkkelytelsesindikatorer er derimot kvantifiserbare målinger som brukes av organisasjoner for å analysere ytelsen til produktene eller tjenestene. Dette bidrar til å oppnå langsiktige mål.
KPI-er er de mest anbefalte målingene for å vurdere organisasjonens suksess over tid.
Eksempler på KRA-er og KPI-er for ulike stillingsprofiler
Salgssjef
| KRAer | KPIer | Mål |
| Evne til å presentere overordnet produktverdi og støttetilbud som er i tråd med kundenes behov | Ny kundeanskaffelse | Nå ut til 5 prospekter med inntekt over 10 millioner dollar. |
| Gjennomføre workshops og aktiviteter for strategisk salgsplanlegging | Gjennomføre «lead generation training» 3 ganger i måneden |
Personalsjef
| KRAer | KPIer | Mål |
| Utvikle bemanningsstrategier for organisasjonens kort- og langsiktige mål | Ansette en ny medarbeider | Ansettelse og onboarding av salgsteam (5 ansatte) for vestkontoret innen midten av november |
| Individuelle orienteringsøkter | ||
| Engasjere seg i vanlige ansattes problemer og bekymringer | Medarbeiderutvikling og engasjement | Lag og del tilbakemeldingsskjemaer for ansatte hver 4. uke |
| Kjør månedlige undersøkelser for medarbeiderengasjement |
IT-ledere
| KRAer | KPIer | Mål |
| Lede innkjøps-, utviklings-, testings- og leveringsfasene for teknologiske produkter | Migrering til det nye systemet | Migrering av alle gamle data til det nye systemet uten feilhåndtering innen midten av november |
| Sørg for systemtilgjengelighet 24*7, 365 dager i året. | Reduksjon i systemnedetid | Sørg for at systemets nedetid er mindre enn 10 minutter per uke. |
Avslutning
KRA-er og KPI-er jobber hånd i hånd, og begge er like viktige for å sikre virksomhetens suksess.
Ved å synkronisere de ansattes innsats med organisasjonens strategiske mål, kan du øke sjansene for å nå langsiktige mål betydelig.
Bruk av KRA-er og KPI-er i kombinasjon vil bidra til at virksomheten din lykkes.
Du kan også være interessert i å vite mer om hvordan man lager KPI-dashboards.