Forstå og Utnytt Arbeidsnedbrytningsstrukturer (WBS) i Prosjektledelse
En av de mest krevende oppgavene for enhver prosjekteier eller -leder er å utvikle en handlingsrettet arbeidsnedbrytningsstruktur (WBS). Dette er et av de viktigste instrumentene for å styre et hvilket som helst kommersielt prosjekt. Derfor er effektive WBS-verktøy svært verdifulle for prosjektledere.
Hvis du opplever det utfordrende å skape en WBS-mal for ditt kommende prosjekt, har du kommet til rett sted! Vi vil forklare WBS innen prosjektledelse på en lettfattelig måte. Vi vil også presentere deg for en rekke anerkjente og populære verktøy som dyktige prosjektledere bruker for å lage WBS-oversikter i sine arbeidsoppgaver.
Hva er en Arbeidsnedbrytningsstruktur (WBS)?
En arbeidsnedbrytningsstruktur (WBS) er et diagram som identifiserer og presenterer prosjektets komponenter og leveranser. I prosjektledelse fungerer en WBS som et verktøy som gir prosjektledere et tydelig overblikk over hva prosjektet skal levere til oppdragsgiveren – enten det er innhold, et produkt eller en tjeneste.
I sin essens bør du utforme WBS-malen som et hierarki av komponenter prosjektet skal frembringe. Denne strukturen bistår også prosjektledere i å organisere prosjektteamets oppgaver og ansvar i små, håndterbare delmål.
De fleste WBS-verktøy for forretningsprosjekter strekker seg mer enn tre nivåer i dybden. Likevel, i WBS-oversikter for mindre prosjekter, kan du også finne et hierarki med leveranser og komponenter som er to til fire nivåer dypt.
Hvilke Typer WBS Finnes Det?
#1. Leveransebasert WBS
Som navnet tilsier, vil denne WBS-oversikten hovedsakelig fokusere på prosjektets leveranser. Dette kan være et fysisk produkt, digitalt innhold eller en nettbasert tjeneste (for eksempel en nettside eller mobilapp). Det knytter prosjektets omfang til hver enkelt leveranse. Prosjektledere bruker ofte denne WBS-malen for å utvikle prosjektbudsjetter, ressursestimater og mer.
Et passende eksempel ville være en WBS-oversikt for bilproduksjon. Interiør, karosseri og elektronikk utgjør de første elementene i hierarkiet. Deretter kan du knytte sammen de relevante komponentene som må produseres for hver av disse hovedelementene.
#2. Prosessbasert WBS
Denne typen WBS-verktøy definerer prosjektet ditt med henvisning til arbeidsfaser, funksjoner og trinn. Du kan enkelt tilordne forskjellige trinn til ulike ferdigheter og disipliner. Dette bidrar til å identifisere hvilke verktøy du trenger, hvilke kompetansekrav som stilles, og så videre.
Et eksempel på denne typen er en WBS for et mobilapplikasjonsutviklingsprosjekt. Her utgjør faser av apputviklingen, som konfigurasjon, systemtesting, kritisk systemgjennomgang og brukertesting, det første hierarkinivået. Du kan deretter knytte andre faser til de respektive overskriftene.
Hvorfor Er WBS En Foretrukket Løsning for Prosjektledere?
#1. Det gir en oversikt på høyt nivå over prosjektoppgaver og ansvarlige ressurser. Derfor kan prosjektledere umiddelbart kontakte det rette teammedlemmet hvis de trenger oppdateringer om oppgavestatus.
#2. Du vil aldri overse noen prosjekttrinn eller leveranser når du implementerer en effektiv WBS-mal.
#3. Siden WBS-oversikten fremhever alle leveranser og faser visuelt, kan prosjektledere forsikre seg om at hver del av oppgavene/leveransene blir fullført i tide.
#4. WBS-verktøyet hjelper deg også med å identifisere feil og svakheter i prosjektet ditt som ikke var lett synlige i prosjektets tidlige faser.
Sjekk ut denne omfattende listen over de beste verktøyene som hjelper deg med å lage en effektiv struktur for arbeidsnedbrytning:
mandag
I tillegg til å være en ledende programvare for prosjektledelse, tilbyr monday.com også en WBS-mal. Med dens hjelp kan prosjektledere enkelt planlegge og overvåke prosjektene sine. Denne malen er ikke bare gratis, men også klar til bruk, slik at du får et eksempel på en arbeidsnedbrytningsplan for å komme i gang umiddelbart.
Brukere kan laste ned denne intuitive malen for å utvikle en skreddersydd plan ved å legge til handlingspunkter og omorganisere oppgaver basert på prosjektprioriteringsmatrisen. Med denne malen blir implementeringen av planen en enkel prosess.
Alt du trenger å gjøre er å tilordne hvert handlingselement til de respektive teammedlemmene. Det lar deg spore fremdrift i hvert trinn ved hjelp av ulike målinger. Malen kommer også med funksjoner som å legge til nye elementer med ett klikk, et søke- eller filtreringsbrett, deling og mer.
Lucidchart
Lucidchart er en smart diagramprogramvare som hjelper deg med å fremme innovasjon gjennom diagrammer og samarbeid. Ved å bruke WBS-skaperen kan brukere konstruere en arbeidsnedbrytningsstruktur for prosjektene sine på få minutter. Verktøyet tilbyr et brukervennlig grensesnitt og robuste funksjoner for å tilpasse en WBS i henhold til prosjektets behov.
Brukere kan starte oppbyggingen ved å dra former inn på lerretet og legge til oppgaver i hver enkelt form. Det gir deg også mulighet til å definere oppgaveansvar og skille mellom hovedoppgaver og underoppgaver gjennom de omfattende formateringsfunksjonene.
Lucidchart tilbyr sanntidssamarbeid, chat i redigeringsverktøyet og kommentarer for umiddelbare oppdateringer og deling. Dette skybaserte verktøyet kan nås fra hvor som helst og fra hvilken som helst enhet. Det har også betinget formatering som hjelper deg med å fargekode oppgaver og organisere roller og andre elementer i strukturen.
Creately
Med WBS-verktøyet til Creately, kan du forbedre styringen av prosjektleveranser. Med sin programvare for arbeidsnedbrytningsstruktur kan prosjektledere visualisere omfanget av prosjekter. På denne brukervennlige visuelle plattformen kan brukere bryte ned et prosjekt i mer håndterbare milepæler for å forenkle arbeidsadministrasjonen.
Creately lar deg legge til detaljerte dokumenter, lenker og vedlegg til hver WBS-leveranse. Det støtter også import av data fra verktøy for prosjektstyring, slik at brukerne kan identifisere hull og overlapp i prosjektkravene.
WBS-plattformen inneholder en rekke innebygde verktøy for å lage dashboards, presentasjoner og rapporter for interessentene. I tillegg støtter den integrasjoner med flere apper for eksport og import av prosjektdata.
Dette verktøyet er utviklet for ekte teamsamarbeid. Nå kan tverrfaglige team holde seg oppdatert gjennom sanntidskommunikasjon og samarbeid. Det inkluderer funksjoner som samarbeid med flere brukere, nevning av kommentarer, statussporing på arbeidsområdenivå, flere tilgangsnivåer og roller, samt smarte varsler for å holde alle koblet sammen.
EdrawMax
Leter du etter programvare for struktursammenbrudd der du kan få gratis og lett tilpassbare maler? Velg EdrawMax for å visualisere hele prosjektomfanget ved å lage interaktive WBS. Ved å lage strukturen i dette verktøyet, kan du organisere målene på en enkel og forutsigbar måte.
Her kan du velge mellom flere strukturmaler for arbeidsnedbrytning som kan brukes direkte. Det har også et omfattende symbolbibliotek der du kan legge til nyttige symboler ved å dra og slippe dem på lerretet. For de som ønsker å utdype diagraminnholdet, tillater EdrawMax import og eksport av ytterligere data for tilpasning.
Brukere kan laste ned strukturen fra dette WBS-verktøyet i ulike formater, inkludert PDF, DOCX, XLSX, PPTX, JPG, HTML, SVG og PNG. Deretter kan de også dele og laste opp disse filene til ulike plattformer. Det støtter også innbygging av diagrammet i e-poster, sosiale medier og nettsider.
PlanHammer
PlanHammer er en plattform for å enkelt lage online WBS-diagrammer. Det er en kraftfull programvare med robuste prosjektstyringsfunksjoner. Programvaren lar brukerne bryte ned prosjektene sine samtidig som de tilordner oppgaver til lagkamerater og samarbeider med dem.
Siden dette WBS-verktøyet lar deg lage en fleksibel struktur, kan du utvide og skjule oppgavetrær etter behov for å vise bare den grenen du jobber med akkurat nå. Ved å klikke på infoknappen kan brukere også få detaljert informasjon om en hvilken som helst oppgave.
PlanHammer gjør det enkelt å legge til og fjerne oppgaver og underoppgaver i WBS. For hver overordnet oppgave har du også full frihet til å vise underoppgavene i utvidet eller listevisning.
Denne interaktive WBS-kartskaperen forenkler skjermdeling og Chromecast-basert overføring for en utmerket presentasjon. Du kan også skrive den ut fra PDF-filen og dele papirkopien med interessentene.
Praxie
Med hjelp av Praxie, kan du utmerke deg i WBS-prosjektledelse på to måter. Du kan enten bruke den interaktive appen til å lage en WBS fra bunnen av, eller du kan benytte en WBS-mal og tilpasse den etter dine behov.
For å bruke malen må brukerne gjennomgå den og evaluere oppgavene som er inkludert i prosjektet fra et trinn-for-trinn-perspektiv. Deretter må de liste alle deloppgavene og fullføre tabellen med de nødvendige dataene. Etter hvert som arbeidet skrider frem, må teammedlemmene oppdatere det, slik at prosjektlederen får et tydelig overblikk.
Ethvert team eller selskap kan komme i gang med Praxies samarbeidsverktøy ved å definere oppgaver og opprette handlingspunkter. Den skybaserte programvaren inkluderer også funksjoner som fremdriftsdashbord, dataimport fra ulike SaaS-applikasjoner eller dokumenter og et intuitivt grensesnitt.
OpenProject
OpenProject tilbyr deg en åpen kildekode-programvare for prosjektstyring som er både robust og sikker. Dette verktøyet støtter hele prosessen for å administrere et prosjekt ved hjelp av strukturen for arbeidsnedbrytning.
I OpenProject-verktøyet kan du bryte ned hele prosjektet i håndterbare leveranser og aktiviteter ved hjelp av listevisningen. Du kan enten opprette en oppgave raskt med inline-oppretting eller bruke fullskjermvisningen for oppgaver med detaljert informasjon. Den viser også fremdrift for oppgavene og brukt tid for bedre analyse av prosjektet.
MatchWare MindView
MatchWare MindView er et tankekartleggingsverktøy med evnen til å utvikle en arbeidsnedbrytningsstruktur. Denne effektive konseptutviklingsprogramvaren kommer med seks utskiftbare visninger for å lage en WBS. Du kan enkelt lage strukturen i en topp-ned- eller venstre-høyre-layout.
Om nødvendig kan dataene eksporteres til et integrert Gantt-diagram i applikasjoner som MS Excel og MS Projects. MindView er et ideelt verktøy for å lage WBS-diagrammer, da det lar deg legge til ulike elementer raskt og organisere dem i en struktur som passer ditt spesifikke prosjekt. Strukturen kan også redigeres sømløst hvis du trenger å gjøre endringer.
JadeALM
JadeALM lar deg lage WBS-diagrammer for prosjektene dine, slik at du har en klar prosjektstruktur. Det hierarkiske diagrammet er perfekt for å bryte ned fremdriften fra topp til bunn. Du kan enkelt se hvor hver deloppgave og oppgave hører hjemme i det store bildet av prosjektet.
Denne strukturen informerer deg også om hva som skjer og hvor. Siden brukerne enkelt og praktisk kan dele opp prosjektet i mindre deloppgaver, mister de aldri fokus på kjerneverdien og målet. JadeALM hjelper deg også med omorganisering og forutsigbarhet ved å administrere avhengigheter mellom mennesker, oppgaver, funksjoner og prosesser.
I tillegg er dette WBS-verktøyet svært nyttig for å administrere mindre leveranser. Sanntidsoppdateringen gir deg mulighet til å spore fremdrift, ressurser og tildelinger fra ett enkelt verktøy med fullstendig konsistens, åpenhet og enhetlighet.
Cacoo
Cacoo er et viktig verktøy for team som ønsker å utføre en organisert og visuell nedbrytning av oppgaver og deloppgaver. Det tilbyr en sofistikert WBS-mal som brukerne kan tilpasse etter behovene til individuelle prosjekter.
I tillegg til å bruke det for et enkelt prosjekt som inneholder flere oppgaver som blir tildelt ulike personer, kan du også bruke det for større prosjekter som omfatter flere team.
Selv om du er en nybegynner, vil du ikke bruke lang tid på å lære hvordan du bruker dette verktøyet. Det tilbyr et bredt spekter av opplæringsprogrammer, inkludert detaljerte guider og videoer. Du kan også utforske bloggen og kunnskapsbasen for å lære mer om hvordan dette verktøyet fungerer.
Cacoo støtter integrasjon med en rekke verktøy som Google Drive, Google Docs, AWS, Dropbox, Slack, Adobe Creative Cloud, OneDrive, MS Teams, Visio og Zapier. Denne funksjonen gjør oppgaven med prosjektledelse enklere.
Kan du bruke et Gantt-diagram som WBS?
Et WBS-diagram illustrerer prosjektets omfang og milepæler, mens et Gantt-diagram hjelper deg med å visualisere tidslinjen for prosjektaktiviteter.
Et Gantt-diagram regnes ofte som en type WBS for prosjektledelse. Brukere kan organisere sin WBS som et Gantt-diagram som inneholder koblinger mellom avhengigheter mellom oppgaver og prosjektmilepæler.
Avsluttende Ord
Du har nå fått en grundig gjennomgang av det grunnleggende om WBS i prosjektledelse. Du har også blitt introdusert for noen av de beste verktøyene som kan hjelpe deg med å lage en profesjonell og feilfri WBS-mal.
I en prosjektleders karriere skiller evnen til å utvikle et WBS-verktøy erfarne prosjektledere fra nybegynnere. På samme måte, ved å ta i bruk en WBS-mal, reduserer du flaskehalser, øker produktiviteten og oppnår til syvende og sist bedre resultater enn de som ikke bruker dette verktøyet.
Du kan også være interessert i å lære mer om teamcharter, som legger til rette for effektivt samarbeid i et team.