Det kan være tidkrevende å gå gjennom lange e-posttråder for å finne spesifikk informasjon. I en ideell verden ville kommunikasjon være strømlinjeformet, men realiteten er at vi ofte finner viktig informasjon spredt over flere e-poster. En løsning på dette problemet er å bruke notater som kan oppdateres kontinuerlig for å gi en oppsummering av en samtale hver gang tråden åpnes. Notes for Gmail er en Chrome-utvidelse som lar deg gjøre nettopp dette – legge til notater i Gmail.
Med denne utvidelsen kan du skrive notater til deg selv og feste dem til innboksen din, slik at de er synlige hver gang du åpner en e-post. Du kan også legge til notater i enkeltstående e-poster eller hele tråder. Notatene vises sammen med e-posten eller tråden, noe som gjør det enkelt å holde oversikt. I tillegg har du muligheten til å sette påminnelser for notatene du lager.
Etter installasjon vil Notes for Gmail legge til et Gmail-ikon ved siden av Google Plus-profilkoblingen din. Du må gi utvidelsen tilgang til e-postene dine før du kan begynne å bruke den. Når utvidelsen er konfigurert, vil du se en «Legg til notat»-knapp i innboksen og når du åpner en e-posttråd.
Klikk på «Legg til notat»-knappen for å legge til et notat i en bestemt e-post, eller klikk på «Legg til trådnotat» for å legge til et notat som gjelder for hele tråden. Notatredigeringsverktøyet har grunnleggende redigeringsfunksjoner. Et notat kan festes enten øverst i e-posten eller øverst i innboksen. Hvis du velger å feste det i innboksen, blir e-postens emne automatisk lagt til.
Du kan sette påminnelser for hvert notat. Hvis du ikke ønsker å legge til et notat i en e-post, men likevel vil opprette en påminnelse, kan du åpne en e-post og klikke på kalenderknappen ved siden av «Mer»-knappen. Der kan du skrive inn en beskrivelse og angi ønsket dato og klokkeslett for påminnelsen.
Utvidelsen fungerer effektivt. Mange har lett etter en måte å legge til notater i e-poster som er synlige og gir kontekst når e-posten åpnes, og Notes for Gmail gjør nettopp dette. Det finnes imidlertid en liten ulempe. Når et notat først er opprettet, har du valget om å feste det øverst i e-posten eller i innboksen. Men når notatet er lagret og pin-alternativet vises igjen når du holder musepekeren over notatet, gir pin-alternativet kun mulighet til å feste det øverst i e-posten, ikke i innboksen. Med unntak av denne lille mangelen fungerer utvidelsen meget bra.