Innholdsfortegnelse
Hvis du akkurat har begynt å bruke Google Sheets, kan dets omfattende funksjoner og tillegg være litt overveldende. Her er noen tips for å få deg på rask vei til å begynne å bruke dette kraftige, gratis alternativet til Microsoft Excel.
Hva er Google Sheets?
Hvis du har hørt om Google Sheets før, hopp gjerne videre. Hvis du aldri har hørt om det, her er et lynkurs om hva du trenger å vite. Vi går gjennom det grunnleggende og får deg oppdatert med hva Google Sheets er og hvordan du kan komme i gang med en gang.
Google Sheets er et gratis, nettbasert regnearkprogram som tilbys av Google som en del av den komplette kontorpakken – Google Drive – for å konkurrere med Microsoft Office. De andre hovedtjenestene som er inkludert i den skybaserte suiten er Docs (Word) og Slides (Powerpoint).
Google Sheets er tilgjengelig på alle enheter og plattformer; alt du trenger er en internettforbindelse og en nettleser (eller, i tilfelle av mobil, de aktuelle appene). Google gjør resten og tar seg av de tunge løftene mens den kjører programvaren i skyen.
Sheets støtter flere forskjellige filtyper, inkludert XLS, XLSX, XLSM, TXT, ODS og CSV, noe som gjør det enkelt å vise og konvertere Microsoft Office-filer direkte fra Google Disk.
Og siden Sheets er et nettbasert regnearkprogram, kan du dele og samarbeide med flere personer om det samme dokumentet, spore revisjoner, endringer og forslag i sanntid.
Har du hørt nok? La oss komme i gang.
Slik registrerer du deg for en konto
Det første du må gjøre før du kan bruke Google Sheets er å registrere deg for en Google-konto (en @gmail-konto). Hvis du allerede har en konto, kan du gå videre til neste seksjon. Hvis ikke, vil vi gå gjennom den enkle måten å opprette en Google-konto på og sette opp med Sheets.
Gå over til accounts.google.comklikk på «Opprett konto» og deretter «For meg selv.»
På neste side må du oppgi informasjon for å opprette en konto, som for- og etternavn, brukernavn og passord.
Du må også bekrefte telefonnummeret ditt for å sikre at du er et ekte menneske og ikke en bot.
Etter at du har bekreftet telefonnummeret ditt, krever de påfølgende sidene at du oppgir en e-postadresse for gjenoppretting, fødselsdato og kjønn, samt godtar personvernerklæringen og vilkårene for bruk. Fullfør det, og du er den stolte nye eieren av en Google-konto.
Hvordan lage et tomt regneark
Nå som du har en Google-konto, er det på tide å lage ditt første regneark. Gå over til Google Sheets og plasser markøren på det flerfargede «+»-ikonet nederst i høyre hjørne.
+ blir til et grønt blyantikon; klikk på den.
Du kan også skrive sheets.new i adressefeltet og trykke Enter for automatisk å opprette og åpne et nytt tomt regneark i gjeldende fane.
Slik importerer du et Microsoft Excel-regneark
Selv om du er helt ny på Google Sheets, kan det hende du allerede har et lager med Microsoft Excel-filer du ønsker å kunne bruke. Hvis det er tilfelle, er alt du trenger å gjøre å laste opp alle Excel-dokumentene dine til, og Google gjør resten. Selv om det kanskje ikke støtter noen av de mer avanserte funksjonene og effektene til enkelte Excel-regneark, fungerer det ganske bra og legger alltid til flere funksjoner.
Når du importerer et Excel-dokument, kan du bruke enten Google Sheets eller Kjøre for å laste opp filene dine. Begge metodene lar deg dra og slippe en fil fra datamaskinen din direkte inn i nettleseren for enkel opplasting. Disken din inneholder alle de opplastede filene dine, men for enkelhets skyld, når du går til Sheets-hjemmesiden, viser den bare filer av regnearktypen.
Fra Google Sheets-hjemmesidenklikk på mappeikonet øverst til høyre, klikk på «Last opp»-fanen, og dra deretter en Excel-fil over fra datamaskinen.
Når Excel-filen er lastet opp, konverterer og åpner Sheets den automatisk, klar til å begynne å redigere, dele og samarbeide.
For å åpne en Excel-fil du vil redigere som allerede er lastet opp, klikk på filen med den grønne X ved siden av filnavnet fra Google Sheets-hjemmesiden.
Klikk enten vis Excel-filen eller rediger den i Regneark fra dialogboksen som vises.
Når du er ferdig med dokumentet, kan du laste det ned som XLSX- eller ODS-, PDF-, HTML-, CSV- eller TSV-format. Klikk Fil > Last ned som og klikk deretter på ønsket format, og det vil lastes ned direkte til der filene lagres fra nettleseren din.
Hvordan samarbeide om dokumenter med andre
En av de beste funksjonene til Google Sheets er muligheten til å generere en delbar lenke som lar alle som har den enten se, kommentere eller redigere dokumentet ditt. I stedet for å sende en fil frem og tilbake mellom samarbeidspartnere, kan du gjøre endringer og forslag på en gang, som om dere alle satt sammen over samme datamaskin i sanntid. Den eneste forskjellen er at hver person har sin egen tekstinntastingsmarkør til bruk på sin personlige datamaskin.
Fra dokumentet du vil dele, klikk på den grønne «Del»-knappen for å velge hvordan og med hvem du vil sende en lenke til filen din. Du kan skrive inn e-postadresser manuelt eller klikke på «Få delbar lenke» i øverste hjørne for å dele ut invitasjonen selv.
Fra rullegardinmenyen kan du redigere hvor mye makt de delte brukerne har over filen når du velger ett av disse alternativene:
Av: Deling er deaktivert. Hvis du tidligere har delt en lenke med andre, vil den ikke lenger fungere og trekker tilbake alle tillatelser de en gang hadde.
Alle med lenken kan redigere: Gir de delte brukerne full lese-/skrivetilgang. De kan likevel ikke slette den fra Disken din – dette er kun for innholdet i filen.
Alle med koblingen kan kommentere: Lar delte brukere legge igjen kommentarer hvis ønskelig – dette er flott for teamprosjekter.
Alle med koblingen kan se: Delte brukere kan se filen, men kan ikke redigere den på noen måte. Dette er standardhandlingen når du deler en fil, og det beste alternativet hvis du prøver å dele en fil for nedlasting.
Du kan gjøre mye mer med disse delbare koblingene, som også fungerer med andre Disk-filer og på mobil. For en dypere titt på hvordan disse koblingene fungerer og hvordan du genererer dem, sjekk ut innlegget vårt.
Beskytt celler i delte ark mot redigering
Muligheten til å dele og samarbeide om dokumenter med Google Sheets er en av de beste funksjonene, uten tvil. Men noen ganger ønsker du å opprettholde integriteten til visse celler og stoppe alle som prøver å endre dem. Så hvis du har delt et regneark med en gruppe mennesker, men ønsker å forhindre at de kan redigere bestemte celler i filen, kan det være lurt å tilbakekalle deres tilgang til dem.
Marker alle cellene du vil beskytte, og klikk deretter på Data > Beskytt ark og områder fra verktøylinjen.
Beskyttede ark og områder-ruten vises til høyre. Her kan du skrive inn en kort beskrivelse og deretter klikke «Angi tillatelser» for å tilpasse cellens beskyttelsestillatelser.
Som standard har alle som allerede har tillatelse til å redigere dokumentet lov til å redigere hver celle på siden. Klikk på rullegardinmenyen under «Begrens hvem som kan redigere dette området» og klikk deretter på «Tilpasset» for å angi hvem som har tillatelse til å redigere de valgte cellene.
Under listen over personer som kan redigere, er alle som du har delt redigeringstillatelser med allerede valgt som standard. Fjern markeringen av alle du ikke vil at skal kunne redigere de valgte cellene, og klikk deretter «Ferdig.»
Hver gang noen prøver å endre eller redigere cellene du nettopp har beskyttet, ser de en melding som informerer dem om at cellene/arket
Vil du bare vise en advarsel før noen redigerer celler, eller kanskje beskytte et helt regneark? Sjekk ut innlegget vårt for flere detaljer.
Hvordan se alle de siste endringene i et dokument
Når du deler dokumenter med andre, er det vanskelig å holde styr på alle de små endringene som skjer hvis du ikke er tilstede. For det er det revisjonshistorikk. Google Regneark holder styr på alle endringene som skjer i et dokument og grupperer dem i perioder, og holder rotet nede. Du kan til og med tilbakestille en fil til en av de tidligere versjonene som er oppført i historikken med et museklikk.
Du kan se en liste over alle nylige endringer ved å klikke Fil > Versjonslogg > Se versjonslogg.
Endringer gjort av hvert teammedlem har forskjellige farger, noe som gjør det enkelt å spore hvem som gjorde hva mens du ikke så.
Slik bruker du Google Sheets frakoblet
Hva skjer hvis du trenger tilgang til Google Regneark, men ikke har en internettforbindelse? Selv om Sheets er et nettbasert produkt, betyr det ikke at du ikke kan bruke det offline. Du må laste ned en utvidelse for Chrome og sørge for at du aktiverer filen for bruk uten nett på forhånd. Eventuelle endringer du gjør i filen oppdateres neste gang du kobler til internett.
Etter at du har lastet ned offisiell utvidelse for Chromegå til Google Sheets« hjemmeside og i øverste venstre hjørne klikker du på Hamburger-menyen > Innstillinger. Når du er her, bytter du «Frakoblet» til På-posisjonen, og klikker deretter «OK.»
For å spare lagringsplass på din lokale maskin laster Google bare ned og gjør de sist åpnede filene tilgjengelige offline. For å aktivere en fil manuelt, klikk på ikonet med tre prikker, og bytt deretter «Tilgjengelig frakoblet» til På.
Oversett ord direkte i Google Sheets
Trenger du å oversette ord eller uttrykk fra ett språk til et annet uten å forlate siden? Vel, det er en spesiell formel du kan bruke til å oversette enkeltord – eller til og med en gruppe av dem – direkte i cellene i Google Sheets. Formelen ser slik ut:
=GOOGLETRANSLATE(“text”, “source language”, “target language”)
Når du vil oversette tekst i dokumentet ditt, kan du enten skrive inn ordene som skal oversettes direkte til formelen eller skrive inn i cellen som inneholder ordet/setningen som skal oversettes. Her refererer vi til teksten i celle A2, spesifiserer inndataspråket som engelsk (en), og utdataene som kinesisk (zh), og trykker deretter på Enter og ser det gjøre sitt.
Hvis du har en liste med ord i en enkelt kolonne, er alt du trenger å gjøre å velge cellen som inneholder formelen, og deretter dra den blå firkanten ned til ønsket rad.
Hvis du noen gang har brukt Google Translate før, vet du at det ikke er nøyaktig 100 % av tiden, men det fungerer fint som en pålitelig løsning for vanlige ord og uttrykk.
Automatiser kjedelige oppgaver med makroer
Google Sheets lar deg automatisere repeterende oppgaver med en bestemt sekvens av instruksjoner for å øke produktiviteten i regnearkene dine. Når du klikker på «Record», lager Sheets et skript med all koden for å gjenskape kjedelige og monotone trinn.
Når du tar opp en makro i Google Sheets, oppretter den automatisk et Apps-skript med all koden for å replikere handlingene dine for deg. Dette betyr at du kan lage komplekse makroer uten å vite hvordan du skriver kode. Neste gang du kjører det, vil Sheets gjøre alt du gjorde da du tok opp makroen. I hovedsak lærer du Google Sheets hvordan du kan manipulere et dokument etter din smak med en enkelt kommando.
Her er noen eksempler på dens kraftige funksjonalitet:
Bruk formatering og stiler.
Lag helt nye regneark.
Bruk hvilken som helst Google Regneark-funksjon, verktøylinje, meny eller funksjon.
Himmelen er grensen.
For å komme i gang, start et Google-ark og klikk Verktøy > Makroer > Spill inn makro.
Nå kan du begynne å flytte celler, bruke formater, lage funksjoner osv.
Etter at du har fanget alle handlingene for denne makroen, klikker du på «Lagre».
Skriv inn et navn for makroen din. Google lar deg også lage snarveier for opptil ti makroer. Hvis du vil knytte en makro til en hurtigtast, skriv inn et tall fra 0-9 i feltet som er oppgitt. Når du er ferdig, klikker du på «Lagre».
Hvis du trenger å justere makroens navn eller snarvei, kan du redigere en makro ved å klikke Verktøy > Makroer > Administrer makroer.
Neste gang du trykker på snarveien knyttet til makroen, vil den kjøre uten å måtte åpne makromenyen fra verktøylinjen.
Hvis makroen din er en absolutt referanse, kan du kjøre makroen ved å trykke på hurtigtasten eller gå til Verktøy > Makroer > Makroen din og deretter klikke på det aktuelle alternativet.
Fjern duplikater
Trenger du å fjerne en haug med dupliserte oppføringer i regnearket ditt? Det er ikke noe problem i det hele tatt med Google Sheets innebygde funksjon som gjør akkurat det. Fjern enkelt dupliserte verdier fra regnearket uten å måtte skrive et skript eller gjøre det manuelt selv.
Uthev tabellen/cellene som inneholder duplikater du vil fjerne, og klikk deretter Data > Fjern duplikater. Hvis dataene har en overskriftsrad, sørg for å merke av i boksen «Data har overskriftsrad», og klikk deretter «Fjern duplikater.»
De beste Google Sheets-tilleggene
Nå som du har lært alt det grunnleggende om Google Regneark, kan du bli en ekte superbruker med tillegg av tillegg. Tillegg ligner mye på utvidelser for nettlesere, men er spesifikke for Google Sheets og lar deg få tilleggsfunksjoner fra tredjepartsutviklere. Du kan installere verktøy for å finne fakta og beregne formler automatisk, dele ut dokumenter til studenter, generere forretningsrapporter og til og med sende e-poster direkte fra et dokument.
Hvis du leter etter noen av de beste tilleggene for å komme i gang, har vi deg dekket.