OKR vs. KPI: Hvilken metode gir best resultater?

0 Shares

Det pågår en vedvarende diskusjon om OKR kontra KPI. Det er ikke alltid lett å skille de to, og mange er usikre på hvordan de best kan benyttes for å evaluere innsatsen.

Både OKR og KPI er likevel effektive metoder for å overvåke og vurdere prestasjoner og suksess for enkeltpersoner, team, organisasjoner eller prosjekter, med tanke på et bestemt mål.

Uavhengig av hvilken tilnærming du velger, er det essensielt å måle ytelse for å oppnå forbedringer.

Uten fastsatte mål eller en vurdering av disse målene innen en tidsramme, kan man gå glipp av verdifulle muligheter til å forbedre strategier og forstå hvordan innsatsen resulterer i resultater.

Derfor må ledere, produkteiere, forretningsanalytikere og andre beslutningstakere velge den metoden for ytelsesmåling som passer best til deres målsettinger.

I denne artikkelen vil vi sammenligne OKR og KPI, undersøke forskjellene, foreslå bruksområder og hjelpe deg med å avgjøre hvilken metode som er best egnet for din organisasjon.

La oss begynne!

Men først,

Hvorfor er det viktig å måle ytelse?

Evnen til å lære av både suksesser og feiltrinn er avgjørende for å skape forbedring, både på individnivå og for hele organisasjonen.

Kanskje du satte deg noen nyttårsforsetter ved starten av året. Har du oppnådd disse? Hvor langt har du kommet i forhold til disse målene?

På samme måte får team ofte tildelt mål. Er du i stand til å spore innsatsen? Har teamet ditt nådd sine mål?

Nøyaktige svar på disse spørsmålene kan oppnås ved hjelp av metoder som OKR og KPI. Ved å måle ytelse med disse metodene kan du:

Fremme vekst hos medarbeidere og i organisasjonen.
Sikre at forretningsmål er i fokus.
Forbedre den samlede organisatoriske prestasjonen.
Styrke organisasjonskulturen.

La oss nå finne ut hva disse metodene innebærer og hvordan de skiller seg fra hverandre.

Hva er OKR?

Mål og nøkkelresultater (OKR) er et rammeverk for målsetting som organisasjoner, team og enkeltpersoner kan bruke til å definere sine mål og evaluere resultater.

Andrew Grove, en ungarsk-amerikansk forretningsmann, tidligere administrerende direktør i Intel og ingeniør, er kreditert for å ha utviklet OKR. Han introduserte rammeverket for Intel mens han arbeidet der. OKR fikk større anerkjennelse da Googles medgründer Larry Page brukte det i plattformens arbeid for å organisere verdens data.

OKR består av to hovedelementer: et mål og nøkkelresultater.

Mål: Dette er et spesifikt, betydningsfullt og klart definert mål som skal inspirere organisasjonen eller enkeltpersoner til å jobbe mot det. Tiltak og planer kan støtte opp om måloppnåelsen.
Nøkkelresultater: Disse må være målbare, slik at beslutningstakere og planleggere kan evaluere suksessen av sine anstrengelser for å nå målet. Resultatene kan tilordnes numeriske verdier i prosent, eller rangeres på en skala fra 0-10 eller 0-100.

Typer OKR

Aspirasjons-OKR: Disse OKR-ene er satt med en forståelse av at man kanskje ikke oppnår alle, men at man i prosessen vil oppnå betydelig fremgang.
Forpliktende OKR: Dette er mål man forventes å nå.
Strategiske OKR: Disse fokuserer på langsiktige mål for et selskap og defineres årlig av beslutningstakere.
Taktiske OKR: Disse er mål på et lavere nivå som settes for team som arbeider med ulike produkter.

Fordeler med OKR

Ambisjonsdrevet og inspirerende: OKR motiverer ansatte ved å inspirere hvert teammedlem til å yte sitt beste.
Fleksibilitet: Å definere et klart mål for en bestemt tidsramme gir retning og muliggjør raske justeringer ved endringer. Det gir også muligheten til å prestere bedre gitt tidsfristen, være disiplinert og revurdere innsatsen.
Lett å forstå: Det enkle språket i OKR gjør dem lett tilgjengelig for alle i teamet.
Økt engasjement: De fleste OKR-er defineres av team. Dette engasjerer alle i målsettingsprosessen og bidrar til en bedre forståelse av den overordnede strategien til organisasjonen.
Åpenhet: Alle i selskapet, uavhengig av stilling, kan se OKR-ene, noe som fremmer åpenhet på tvers av organisasjonen. Det gir også innsikt i selskapets retning.

Hva er KPI?

En Key Performance Indicator (KPI) brukes av organisasjoner for å evaluere prestasjoner og/eller suksess for et program, prosjekt, produkt, aktivitet, ansatt, organisasjon og andre tiltak over en viss periode.

Den består av fire komponenter:

Mål: Definerer hva som skal overvåkes og måles.
Mål: Den ønskede verdien for målingen. For eksempel kan man sikte på en inntektsøkning på 10 % for organisasjonen. Det må være både realistisk og utfordrende.
Datakilde: Der data som kreves for KPI-ene hentes fra. Eksempler på datakilder er databaser, CRM-programvare og Google Analytics.
Frekvens: Viser hvor ofte data hentes fra kilden og KPI-ene vurderes. Basert på forretningskrav og beregninger, kan frekvensen settes til årlig, kvartalsvis, månedlig, ukentlig eller daglig.

Typer KPI

Ledende KPI-er: Disse er tidlige indikatorer på suksess og hjelper til med å avgjøre om et prosjekt er på rett vei for å oppnå de ønskede resultatene. De fokuserer på prosessresultatet – eksempler på ledende KPI-er: brukeradopsjonsrate og oppbevaringsgrad for et nettbasert produkt.
Laggende KPI-er: Disse er endelige indikatorer på et tiltaks suksess, med fokus på prosjektresultatet. Et eksempel er salgsinntekter.

Fordeler med KPI-er

Ytelsesmåling: KPI-er hjelper med å måle ytelsen til individuelle ansatte, team og organisasjonen som helhet.
Forbedrer ytelse: Med klare data om ytelse kan man sette mål og motivere ansatte og team til å forbedre prestasjonene og nå målene.
Økt medarbeiderengasjement: Når mål er satt, kan ansatte aktivt engasjere seg i aktiviteter og prestere bedre.
Styrker moralen: Å definere KPI-er for ansatte kan bidra til å øke moralen, skape ansvar for handlinger og forbedre prestasjoner.
Oppdag mønstre over tid: Ved å måle ytelse over tid kan man analysere fremgang og spore forbedringsmønstre.
Identifiser læringsområder: Tydelig informasjon om ytelse gjør det enklere å jobbe med svakheter for å lære og forbedre.

Eksempler på OKR

OKR-er er mer spesifikke for team og enkeltpersoner enn KPI-er. De kan brukes for hele organisasjonen eller bare for en ansatt eller utvalgte prosjekter. De er fleksible å sette og mer konkurransedyktige for å evaluere den enkeltes suksess.

Her er noen eksempler på OKR:

#1. Salgs-OKR

Mål: Øke inntekten med 15 %

Nøkkelresultat 1: Generer 100 nye potensielle kunder

Nøkkelresultat 2: Øk kundelojaliteten til 85 %

Nøkkelresultat 3: Skaff 50 nye kunder

#2. Markedsførings-OKR

Mål: Øke nettsidetrafikken med 20 %

Nøkkelresultat 1: Publiser 30 blogginnlegg i løpet av en måned

Nøkkelresultat 2: Få 1000 nye abonnenter

Nøkkelresultat 3: Øk følgere på Instagram og Twitter med 10 %

#3. Supportteam-OKR

Mål: Øke kundetilfredsheten til 9/10

Nøkkelresultat 1: Forbedre gjennomsnittlig responstid til 2 minutter i løpet av uken

Nøkkelresultat 2: Behandle 80 % av tilbakemeldingene fra kunder i løpet av den første måneden

Eksempler på KPI

Her er noen eksempler på KPI-er for å gi en bedre forståelse av hvordan de kan brukes effektivt i virksomheten:

#1. KPI-er for salg og markedsføring

Innhold: Kvalitet på innhold, tid brukt på artikler, innholdsproduksjon osv.
Sosiale medier: Antall følgere, engasjementsgrad, profilvisninger osv.
Leads: Antall nye leads, oppbevaringsrater, kostnad per lead osv.
Trafikk: Organisk og betalt trafikk til nettsiden
Fortjeneste: Konverteringer, utgifter, salgsinntekter, nettoresultat osv.

#2. KPI-er for IT

Produktkvalitet

Leverte produkter

Programvarens responstid

Kundetap

ROI

#3. KPI-er for ansatte

Ytelse

Punktlighet

Oppmøte

Kommunikasjon

OKR vs. KPI: Likheter

Både OKR-er og KPI-er bidrar til å øke produktiviteten for ansatte og selskapet som helhet.
De gir klare mål på fremgang og ytelse og hjelper med å innrette alle i teamet med forretningsmålene.
Bedrifter av alle størrelser bruker både OKR-er og KPI-er for å nå sine mål.
De er begge ment å være kvantifiserbare, klare og spesifikke.
Begge begrepene inneholder «K» som står for «nøkkel», noe som betyr at man må fokusere på viktige aspekter for å forbedre ytelsen.
Både KPI-er og OKR-er kan brukes for hele selskapet, team, individuelle ansatte og prosjekter.

OKR vs. KPI: Forskjeller

La oss nå sammenligne OKR og KPI på forskjellige punkter:

#1. Målsetting

KPI-er og OKR-er varierer betydelig i målsetting. OKR-er er mer en reise (prosess), mens KPI-er er destinasjonen (resultat).

OKR-er har mer ambisiøse, dristige og konkurransedyktige mål som i utgangspunktet kanskje ikke nås på grunn av de høye standardene som settes.

Målene til OKR-er er imidlertid ikke uoppnåelige. Det er bare det at de kan kreve mer tid, justeringer og tålmodighet for å nå dem. I tillegg krever OKR at man spesifiserer de nøyaktige resultatene som man ønsker å oppnå.

KPI-er har derimot oppnåelige og realistiske beregninger som er satt basert på et eksisterende prosjekt. De er målbare og sporbare, men krever ikke nødvendigvis at man definerer de nøyaktige resultatene man ønsker.

#2. Effektivitet

Siden OKR-er er mer inspirerende og ambisiøse, motiverer de teamene til å prestere eksepsjonelt i stedet for bare å oppfylle minimumskravet.

Man kan sette høye standarder for målene, og det kan fortsatt anses som vellykket selv om man ikke når alle. Og hvis man oppnår 100 %, betyr det at teamet sannsynligvis er for forsiktig, og man må sette høyere, mer ambisiøse mål.

KPI-er, som er mer realistiske og målbare, må oppnås av team og enkeltpersoner som er tildelt en spesifikk oppgave. Å ikke nå dem er vanligvis ikke et alternativ for å lykkes i oppgaven.

#3. Strømningsretning

OKR-er krever generelt flere kommunikasjonslag og fokuserer på å bygge mål basert på verdier og behov. De kan benyttes i en ovenfra-ned, nedenfra-opp eller side-ved-side modell.

Med top-down-modellen deler selskapet sin strategi og visjon med ulike avdelinger og ansatte.
Bottom-up-modellen lar team dele sine ideer med ledere for å validere organisasjonens strategi.
Side-by-side-modellen sikter mot å samordne avdelinger gjennom felles OKR-er og samtidig øke samarbeidet.

KPI-er følger derimot kun en top-down-tilnærming der beregningene baseres på selskapets strategi. De starter på organisasjonens ledernivå og spres nedover i bedriftshierarkiet.

#4. Åpenhet

OKR-er deles med alle i en organisasjon for å gjøre det mulig for ansatte å jobbe mot målene. Denne metoden for ytelsesmåling fremmer åpenhet i hele organisasjonen.

I tillegg involverer OKR ansatte og team i strategisk utvikling og gjennomføring. Derfor er det viktig å dele OKR med alle.

KPI-er kan være litt mer begrenset av ulike årsaker. De kan være mer spesifikke for en avdeling og mindre relevante for andre i organisasjonen.

KPI-er settes for å vurdere ytelsen til en avdeling som salg, IT osv. De måler den gjeldende ytelsen av resultatene produsert av OKR-er.

#5. Ytelsesanmeldelser

OKR-er skal ikke inkluderes i ytelsesanmeldelser. Siden de er mer ambisiøse, er det ikke alltid mulig å oppnå det meste eller alt. De kan noen ganger se urealistiske ut for folk eller team, men samtidig motivere dem til å yte sitt beste og i det minste nærme seg målet.

KPI-er inkluderes derimot oftere i resultatvurderinger for team og ansatte når det er relevant. Siden de er realistiske og oppnåelige, viser de tydelig innsatsen til team og enkeltpersoner for å nå målet.

Som følge av dette kan disse beregningene påvirke viktige organisatoriske aktiviteter som forfremmelser, lønnsøkninger, behov for opplæring og kompetanseutvikling.

#6. Tidsbegrensning

OKR-er er tidsbegrensede. De er mål satt for en bestemt periode, for eksempel månedlig, kvartalsvis, halvårlig eller årlig. Disse beregningene varer ikke evig, og en bedrift kan sette seg et annet mål for en annen periode.

Nøkkelresultatene i en OKR er generelt smale, uansett hvor ambisiøst og stort målet er. De settes, tilbakestilles eller endres oftere sammenlignet med KPI-er.

OKR-er kan imidlertid fortsette å være i fokus utover den definerte perioden hvis målet er relatert til en bedrifts strategi, visjon eller produkter.

En KPI er en målestokk i toppklassen som brukes av toppledere og ledere for å måle virksomhetens generelle helse. Disse KPI-ene kan være salgsinntekter, kunder, nettofortjeneste osv.

KPI-er endres mindre ofte, selv om de kan endre seg på lengre sikt. De kan også noen ganger brukes som nøkkelresultater i en OKR.

Andre forskjeller:

OKR-er brukes til å inspirere og utføre, mens KPI-er brukes til å overvåke og måle resultatene.
OKR-er er målorienterte med flere beregninger kjent som nøkkelresultater, mens KPI-er er beregninger med et spesifikt mål.
OKR-er kan inkludere KPI-er som en av beregningene for nøkkelresultater. Det betyr at KPI-er kan være en undergruppe av OKR-er.

OKR	KPI
Det står for mål og nøkkelresultater.	Det står for Key Performance Indicators.
Det er et rammeverk for målsetting som hjelper organisasjoner med å nå sine mål ved hjelp av målbare resultater.	Det måler ytelsen til enkeltpersoner, team eller prosjekter ved å spore fremgang og arbeide etter et målesystem.
Målene er dristige, ambisiøse og handlingsorienterte, satt for å oppnå betydelige forbedringer.	Beregningene er realistiske, oppnåelige og resultatorienterte, satt for å lykkes med en oppgave.
Det er tidsbegrenset, for eksempel månedlig, årlig osv.	Det beregnes vanligvis kontinuerlig.
Målene kan endres fra tid til annen etterhvert som det gjøres fremskritt.	Beregningene endres sjeldnere, men målene kan endres.
OKR-er er retningsbestemte og fremtidsfokuserte. De kan følge en top-down, bottom-up eller side-by-side modell for flyten.	KPI-er er et resultat av en pågående prosess. De følger kun en ovenfra-ned-tilnærming.
OKR-er er mer transparente for alle i teamet.	KPI-er er mindre transparente og kan være mer restriktive.
De skal ikke inkluderes i ytelsesvurderinger.	De er vanligvis inkludert i ytelsesvurderinger.

OKR vs. KPI: Hvilken er best?

Valget mellom de to ytelsesmålingsmetodene avhenger helt av organisasjonens mål og behov.

Hvis du fortsatt er usikker på hva du skal velge, kan du se på disse eksemplene for å forstå hva du trenger mer:

Eksempel 1: Hvis du vil endre hele strategien, kan det være bedre å bruke OKR. Dette vil hjelpe deg med å sette mål for å transformere forretningsstrategien din og nå store, ambisiøse mål. I tillegg har disse målene mer dybde for å strekke seg videre og hjelpe deg med å være mer kreativ når du planlegger strategien for å nå dem.

Eksempel 2: Hvis du ønsker å forbedre et tidligere prosjekt, kan det være bedre å bruke KPI-er. Disse beregningene er enkle og spesifikke, og fungerer som et system for å overvåke og måle dine nåværende prosjekter og prosesser.

OKR vs. KPI: Kan de jobbe sammen?

Ja, OKR-er og KPI-er kan definitivt jobbe sammen. Og det er mer effektivt hvis de gjør det.

Du kan bruke OKR-er for å spesifisere målbare mål som skal nås for å gjøre forbedringer. Deretter kan disse forbedringene gjøres ved hjelp av KPI-er som følger med visse beregninger som skal oppnås.

Her kan du se sammenhengen mellom OKR-er og KPI-er.

For å oppnå de beste resultatene kan man bruke KPI-er som et av nøkkelresultatene i en OKR, siden KPI-er er spesifikke, oppnåelige og målbare.

Dette lar deg kontinuerlig utvikle deg mot målet ditt mens du overvåker ytelsen til virksomheten, fra team og ansatte til organisasjonen som helhet.

Eksempel: Det er tilfeller der en KPI kan kreve en OKR for å løse et spesifikt problem. Dette kan skje når man henger etter i en KPI-beregning. På dette tidspunktet vil det kreves en OKR med spesifikke mål for å forbedre prosjektet.

Det kan også være lurt å kombinere OKR og KPI hvis man ønsker å gjøre KPI-målet mer målbart og spesifikt, for eksempel å oppnå en viss avkastning eller inntekt.

Beste praksis for bruk av OKR-er og KPI-er

OKR-er

Sett kortsiktige mål, gjerne månedlig eller kvartalsvis. Når du oppretter målene, definer viktige mål for virksomheten som er oppnåelige innen den angitte perioden.
Skriv ned noen spesifikke mål. Hold det enkelt. Start med OKR-er på bedriftsnivå og legg gradvis til nivåer for teamene og enkeltpersoner.
Sørg for at dine ansatte støtter de angitte OKR-ene. Hvis de ikke er engasjert, vil ikke OKR-implementeringen lykkes.
Forenkle metrisk overvåking og rapportering ved hjelp av automatiserte verktøy.
Ikke lag OKR-er uten å ha klarhet i aktivitetene til andre forretningsområder.
Ikke bruk dette rammeverket hvis du vokser sakte eller prøver å opprettholde dine nåværende tilbud. Bruk KPI-er i stedet. OKR er bedre egnet for raskt voksende organisasjoner.

KPI-er

Sørg for at KPI-beregningene er oppnåelige, men utfordrende.
Angi et begrenset antall KPI-er som er avgjørende for å hjelpe deg med å finne ut om du er på rett vei.
Sett en klar kontekst for hver KPI ved å sammenligne den med målet ditt.
Gjennomgå KPI-er med jevne mellomrom og oppdater ved behov. Du kan revurdere resultatberegningene ved å diskutere strategiene med teamet.
Unngå å bruke regneark for å overvåke KPI-er, da dette kan øke kompleksiteten i prosessen.
Forenkle overvåking og sporing ved hjelp av automatiserte verktøy.

Konklusjon 🧑‍💻

Overvåking og måling av ytelsen til dine ansatte, team, prosjekter og hele organisasjonen er avgjørende for å gjøre forbedringer. Det vil hjelpe deg med å nå dine langsiktige og kortsiktige mål og lykkes bedre i virksomheten.

OKR og KPI er begge effektive strategier for å måle ytelse og kan velges av enhver organisasjon, team eller enkeltperson. De vil avdekke dine svakheter og styrker, slik at du kan forbedre svakhetene og utvikle styrkene videre.

Velg derfor mellom OKR og KPI basert på målene eller beregningene du ønsker å måle. Men hvis du kan bruke dem sammen i virksomheten, vil det være mer effektivt å evaluere den totale ytelsen samtidig som alle er på linje med forretningsmålene.

Du kan nå se på noen verktøy for å lage KPI-dashboards.