Folk påtar seg eller mistolker ofte ressursledere (RM) og prosjektledere (PM), men deres roller og ansvar varierer betydelig i organisasjonen.
PM og RM spiller en avgjørende rolle for å nå dette målet dersom en bedrift ønsker å levere et prosjekt til rett tid og innenfor budsjett. Begge funksjonene er avgjørende for vellykket levering av engasjementet.
PM jobber med spesifikke prosjekter mens RM utfører på forretningsenhetsnivå. Prosjektleder sørger for prosjektleveranse innenfor fastsatt tidsramme og i budsjett, mens RM sørger for at de riktige ressursene allokeres til prosjekter.
RMs jobb begynner etter at organisasjonen vinner kontrakten. RM sørger for at de riktige ressursene blir satt ombord, og når ressursene er ferdigstilt, går de videre til et annet prosjekt.
PMs jobb er å administrere disse ressursene og levere prosjektet innenfor scope og SLA (service level agreement).
Et viktig poeng å merke seg her er, uten de riktige ressursene, starter ikke prosjektet, og derfor går rollene til RM og PM hånd i hånd i noen næringssektor.
Innholdsfortegnelse
Rollen som prosjektleder (PM)
PM er ansvarlig for ende-til-ende prosjektleveranse og håndtering av ett eller flere prosjekter. Den primære jobben til PM er å oppnå prosjektmilepæler innenfor definert SLA (service level agreement) og, viktigere, innenfor budsjett.
PM-rollen er prosjektspesifikk og fokuserer på prosjektgjennomføring innenfor omfang og tidsplan ved hjelp av prosjektteamet. Kort fortalt er prosjektlederne eier av prosjekter, og deres jobb er å sikre at prosjektet blir levert tilfredsstillende i tråd med selskapets mål og kundenes forventninger.
Prosjektlederansvar
- Planlegging, overvåking og utvikling av prosjektstyringsplaner og kommunikasjon mellom interessenter og ledelse.
- Budsjettering og sikring av kostnadseffektiv prosjektgjennomføring uten å gå på akkord med standarder.
- Overvåking av SLA (service level agreement) for å spore ytelsen til prosjektet.
- Levere prosjektet innenfor budsjett og omfang.
- Risikostyring – Identifiser risikoer og lag en risikoreduksjonsplan.
- Arbeid med CSI (Continuous Improvement of Services) for myke og harde dollartjenester.
- Ansvarlig for SOP (standard driftsprosedyre), kjørebøker og annen dokumentasjon.
- Ansvarlig for CSAT (Customer Satisfaction Assessment) – følge opp, forbedre og lukke.
- Ansvarlig for prosjektvurdering og kvalitetsprosess som Six Sigma.
- Personalledelse – Teammotivasjon, vurderinger, forfremmelse, strukturering av karriereveien, etc.
Rollen som ressurssjef (RM)
RMs primære rolle er å sikre at prosjektledere har tilstrekkelige ressurser til å levere prosjektet. PM opererer på prosjektnivå, og RM jobber på forretningsenhetsnivå (BU) for å sikre at BU har tilstrekkelige ressurser til å levere på forpliktelsene.
RM er ikke knyttet til noen spesifikke prosjekter, men faktisk er deres rolle midlertidig for det aktuelle prosjektet, og når ressursene er oppfylt, går de videre til et annet prosjekt.
Ansvar for ressurssjef
- Forstå prosjektbudsjettet og tildele riktig ressurs til prosjektet
- Tilgjengelighetsplan: RM må sørge for at benken alltid er opptatt med de riktige ressursene og bør være oppmerksom på prosjekter i pipelinen.
- Skann og filtrer ressurser etter erfaring, ferdigheter og tilgjengelighet
- Koordinering med PM for å lokalisere over- og underutnyttelse av ansatte og riktige dyktige personer tilpasses prosjekter.
- RM kan også samarbeide med PM-er for å omfordele ressurser, justere krav og markere kritiske ressurskrav for ekstern rekruttering.
- Fra tid til annen tar RM kontakt med PM-er for å lære om kommende prosjekter og forstå ressurskrav.
- I noen tilfeller kan RM kontakte den aktuelle avdelingen for å diskutere ansattes prestasjoner, opplæring, ressursutvikling osv.
- Arbeid med forretningsutviklingsteamet for å estimere ressursbehov
- RM må koble seg til eksterne leverandører for å fylle opp ressurser midlertidig i tilfelle presserende behov.
- Alltid oppdatert med siste arbeidslovgivning, dokumentere prosesser, holde journaler osv.
Forskjellen mellom en prosjektleder (PM) og en ressurssjef (RM)
Rollene til PM og RM skiller seg fra hverandre, men da må begge jobbe sammen for å levere prosjektet vellykket.
Mål
Prosjektleders mål er å levere prosjekter uten brudd på SLA (service level agreement), innenfor omfang og budsjett. De bruker beste praksis som ITIL, Six Sigma, etc., og leverer prosjekter ved hjelp av teamressurser. De har som mål å generere fortjeneste og oppnå kundetilfredshet.
RM driver effektiv ressursstyring. Målet deres er å gi de riktige ressursene til prosjektet og sikre at ansattes tilfredshet forblir høy og karrieremålene deres blir oppfylt.
Leveringsmåte
Når selskapet vinner kontrakten, skisserer PM prosjektets omfang og gir ressursestimat til ressurssjefen. RM begynner å ta inn ressurser fra interne kanaler som benk, ressurser som frigjøres fra andre prosjekter osv. I noen scenarier kan de flagge for å leie ressurser fra eksterne ressurser som rekruttering eller kontraktsgrunnlag.
Henrettelse
RM sporer ressursutnyttelse ved å bruke verktøy som PeopleSoft eller andre verktøy. De fortsetter å sjekke overutnyttelse, underutnyttelse, fakturerbar, ikke-fakturerbar, etc., og tilpasser følgelig planen og diskuterer den med PM.
Hvis RM ikke kan levere ressurser innen aktualitet, er det høye sannsynligheter for eskalering, straff, og til og med i noen tilfeller for tap av prosjekter.
PM analyserer prosjektet for risiko, og hvis de forutser noen risiko, utarbeider de en risikoreduserende plan. Sammen med dette vurderer de jevnlig prosjektets ytelse. For å oppnå dette bruker de milepæler. PM sikrer at prosjektet fullføres innenfor tidslinjene og budsjettet uten avbrudd, eskalering og brudd på SLA.
Kompetansesettet som kreves for PM og RM
Ettersom en prosjektleder har variert ansvar, bør de ha noen viktige ferdigheter, inkludert:
- Tilpasningsevne
- Prosjektledelse
- Ansvarlighet
- Utmerkede kommunikasjonsevner
- Evne til å tenke ut av boksen
- Kunnskap og når du skal delegere
- Prognoser
- Ledelse
- Problemløsning
- Strategisk tenkning
En ressursforvalter trenger de spesifikke ferdighetssettene nedenfor for å oppfylle rollen sin på en vellykket måte.
- Utmerkede kommunikasjonsevner
- Bevissthet om teknologier
- Enestående forhandlingsevner
- Fleksibilitet
- Rask beslutningstaking
- Forpliktelse
- Analyse og prognosemaker
- Presentasjons ferdigheter
Verktøy brukt av prosjektleder (PM) og ressurssjef (RM)
Prosjektlederen har en mangefasettert rolle som omhandler et team, tidslinjer, ledelse, kostnadsberegning, rapportering og omfang. Det er utfordrende å ta hånd om alle disse aktivitetene manuelt med presis nøyaktighet, så spesialverktøy og programvare er tilgjengelig for å hjelpe ledere.
Prosjektstyringsverktøy er en utmerket ressurs for prosjektledere i å organisere og administrere sine prosjekter og oppgaver effektivt. Disse verktøyene kan tilpasses ulike størrelser og til andre formål i henhold til prosjektkrav.
La oss se de beste verktøyene som prosjektlederen bruker for å levere prosjektet
#1. mandag
Monday er et skybasert omfattende verktøy for prosjektledelse. PM-ene kan bruke dette verktøyet til å planlegge, spore og oppdatere prosjektstatus.
Den har 200+ innebygde maler som gjør det enkelt å lage arbeidsflyter og administrere teamaktiviteter.
Det visuelt tiltalende brukergrensesnittet er enkelt å bruke uten trening, og dra-og-slipp-funksjonaliteten hjelper til med å tilpasse elementer og underelementer og oppdatere arbeidsflyter i sanntid.
Dens unike datarepresentasjon lar PM representere prosjektarbeidsflyt ved hjelp av Gantt-diagrammer. Kanban-rammeverket gjør det mulig for teammedlemmer å overvåke gjeldende jobbstatus når som helst.
Programvaren er tilgjengelig i tre versjoner – Basic, Standard og Pro, og prisene er henholdsvis $8, $10 og $16/sete/mnd. Det er til og med en bedriftsversjon som støtter tilpassede funksjoner og svært komplekse miljøer.
#2. Wrike
Wrike programvare sikrer sømløs gjennomføring av prosjekter. Verktøyet hjelper prosjektledere med å administrere, spore og forhindre forsinkelser i gjennomføringen av prosjektaktiviteter.
Verktøyet gir full oversikt over et prosjekt for å sikre uanstrengt styring av ressurser, oppgaver og bidrar til å holde tidsplanen.
Tidsregistreringsprogramvaren, tilpassede Kanban-tavler, sikkerhet i bedriftsklasse og automatisering av arbeidsflyt gir full kontroll og synlighet over prosjektet.
Uavhengig av din vertikale eller forretningsenhet, gjør dette verktøyet en jobb for en prosjektleder nådeløst. Verktøyet kan brukes av ulike sektorer som IT, digital markedsføring, produkt- og prosjektledelse, konsulentprosjekter, profesjonelle tjenester, forretningsdrift, etc.
Du kan se på noen flere prosjektstyringsverktøy her.
Verktøy som brukes av Resource Manager
Ressursforvalterne bruker verktøy og maler for å få arbeidet gjort effektivt.
Avhengig av størrelsen på prosjektet eller team- og bedriftsprofilen, kan ressursforvaltere velge mellom et stort antall ressursstyringsverktøy som for tiden er tilgjengelige på markedet.
Teamdeck
Teamdeck er en effektiv og komplett skybasert programvare for ressursadministrasjon. Programvaren fordeler i form av ressursplanlegging, tidssporing, tilgjengelighetssjekk og generering av tilpasset rapportering.
Dens fleksible ressursadministrasjonskonsoll gir alle detaljer om ressurser som er allokert til prosjekter og synliggjøring av nåværende og fremtidig arbeidsbelastning.
Enten de er permanente, midlertidige eller til og med frilans, alle ressurser kan spores, og timelistene deres kan vedlikeholdes.
En av dens beste tilpasningsevne er at den gir API-programvareintegrasjon med andre verktøy som Slack, Zapier, etc. Innebygde maler, som kan tilpasses ytterligere, kan brukes til rapportering.
Programvaren er tilgjengelig for å prøve gratis i syv dager, hvoretter den koster $3,99/teammedlem/måned.
Noen mer populære SaaS-baserte HR-administrasjonsverktøy er forklart her.
Konklusjon 👩🏫
Prosjektledere og ressursledere er to viktige fokuspunkter for vellykket gjennomføring av engasjementer. Å bruke verktøy for å tilrettelegge og automatisere arbeidet deres vil bidra langt med å øke hastigheten på det daglige ansvaret, styrke godt organisert kommunikasjon og, viktigst av alt, holde oversikt over budsjetter og utgifter.
Valget av spesifikke verktøy er basert på behov, prosjekt og bedriftsbasert. Så til å begynne med foreslår jeg å implementere en prøveperiode av verktøyet, sjekke gjennomførbarheten og deretter ta en endelig beslutning.
Du kan også være interessert i Best Open Source Project Management Software